स्प्रेडशीट में कंडीशनल फॉर्मेटिंग एक शानदार फीचर है जो आपके डेटा को अलग दिखाता है। आप बस एक सेल या सेल के समूह में मानों के आसपास शर्तें रखते हैं। जब वे शर्तें पूरी होती हैं, तो आप सेल को स्वचालित रूप से हाइलाइट कर सकते हैं, टेक्स्ट को फॉर्मेट कर सकते हैं, या दोनों। यह विशिष्ट डेटा को पॉप बनाता है।
यदि आप Mac पर Numbers में कंडीशनल फॉर्मेटिंग सेट करना चाहते हैं, तो हम यहां मदद के लिए हैं। जैसे ही आप इस ट्यूटोरियल का पालन करते हैं, ध्यान दें कि Numbers में, इस सुविधा को कंडीशनल हाइलाइटिंग कहा जाता है, न कि कंडीशनल फॉर्मेटिंग।
कंडीशनल हाइलाइटिंग के लिए डेटा के प्रकार
कंडीशनल हाइलाइटिंग के लिए नियम जोड़ने से पहले, यहां उन डेटा प्रकारों की सूची है जिनका आप उपयोग कर सकते हैं और संबंधित शर्तें।
- संख्याएं: बराबर, बराबर नहीं, अधिक, अधिक या बराबर, कम, कम या बराबर, बीच में, और बीच में नहीं
- टेक्स्ट: है, नहीं है, से शुरू होता है, से समाप्त होता है, शामिल है, और शामिल नहीं है
- दिनांक: कल, आज, कल, इसमें, अगले में, पिछले में, ठीक, पहले, बाद में, बीच में, तारीख, तारीख से पहले, तारीख के बाद, और रेंज में
- अवधि: संख्याओं के समान विकल्प
- रिक्त: रिक्त है या रिक्त नहीं है
अपने डेटा को देखने के अतिरिक्त तरीकों के लिए, आप Numbers में इंटरैक्टिव चार्ट और ग्राफ़ का उपयोग करने पर भी नज़र डाल सकते हैं।
संख्याओं के लिए कंडीशनल हाइलाइटिंग नियम सेट करें
संख्याएं स्प्रेडशीट में उपयोग किए जाने वाले सबसे लोकप्रिय डेटा प्रकार हैं। चाहे एक साधारण संख्या, पैसा, या प्रतिशत, संख्याएं स्प्रेडशीट में हर जगह हैं।
संख्याओं के आसपास कंडीशनल हाइलाइटिंग सेट करने के लिए, हम एक उत्पाद शीट का उदाहरण के रूप में उपयोग करने जा रहे हैं। इस डेटा में कीमत, लागत, और इन्वेंट्री के लिए संख्याएं शामिल हैं, लेकिन हम इन्वेंट्री पर ध्यान केंद्रित करेंगे।
मान लीजिए आप जल्दी से देखना चाहते हैं कि किसी उत्पाद के लिए इन्वेंट्री कब एक निश्चित मात्रा से नीचे आती है। उदाहरण के लिए, 50. हम उन सेल को लाल रंग में हाइलाइट करेंगे। यहां इसे सेट अप करने का तरीका बताया गया है।
- अपनी स्प्रेडशीट में सेल चुनें। आप पहले पर क्लिक करके और बाकी के माध्यम से खींचकर एक समूह चुन सकते हैं या संपूर्ण कॉलम या पंक्ति चुन सकते हैं।
- यदि साइडबार बंद है तो शीर्ष दाएं फॉर्मेट बटन पर क्लिक करके खोलें।
- साइडबार के शीर्ष से सेल चुनें।
- कंडीशनल हाइलाइटिंग पर क्लिक करें।
- नियम जोड़ें पर क्लिक करें।
- संख्याएं चुनें और फिर कम से।
अब आप साइडबार में अपने नियम को फॉर्मेटिंग लागू करने के लिए कस्टमाइज़ कर सकते हैं। अपनी शर्त (कम से) के तहत बॉक्स में संख्या (50) दर्ज करें और फिर ड्रॉपडाउन बॉक्स से अपना फॉर्मेटिंग चुनें (लाल भराव)। यदि आपके पास शर्त को पूरा करने वाले मान हैं तो आपको परिवर्तन तुरंत दिखाई देने चाहिए। हो गया पर क्लिक करें।
टेक्स्ट के लिए कंडीशनल हाइलाइटिंग नियम सेट करें
टेक्स्ट स्प्रेडशीट में एक और व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला डेटा प्रकार है। और Numbers का उपयोग करके छात्रों के ग्रेड ट्रैक करने वाले शिक्षकों या प्रोफेसरों के लिए, कंडीशनल हाइलाइटिंग सुपर हैंडी है।
तो, इस उदाहरण के लिए, हम एक ग्रेड शीट का उपयोग करेंगे। मान लीजिए कि जब भी कोई छात्र किसी टेस्ट में F प्राप्त करता है, तो हम उस ग्रेड को पीले रंग में हाइलाइट करना चाहते हैं ताकि हम उन्हें अतिरिक्त क्रेडिट दे सकें। यहां इसे सेट अप करने का तरीका बताया गया है।
- अपनी स्प्रेडशीट में सेल चुनें।
- यदि साइडबार बंद है तो शीर्ष दाएं फॉर्मेट बटन पर क्लिक करके खोलें।
- साइडबार के शीर्ष से सेल चुनें।
- कंडीशनल हाइलाइटिंग पर क्लिक करें।
- नियम जोड़ें पर क्लिक करें।
- टेक्स्ट चुनें और फिर है।
अब, साइडबार में अपने नियम को कस्टमाइज़ करें। अपनी शर्त (टेक्स्ट है) के तहत बॉक्स में टेक्स्ट (F) दर्ज करें और फिर ड्रॉपडाउन बॉक्स में अपना फॉर्मेटिंग चुनें (पीला भराव)। एक बार फिर, आप शर्त को पूरा करने वाले मानों के लिए परिवर्तन तुरंत देखेंगे। हो गया पर क्लिक करें।
दिनांक के लिए कंडीशनल हाइलाइटिंग नियम सेट करें
स्प्रेडशीट में दिनांक का उपयोग कई व्यावसायिक और व्यक्तिगत स्थितियों के लिए आदर्श है। कर्मचारी रिकॉर्ड से लेकर घरेलू बजट से लेकर प्रोजेक्ट प्रबंधन तक, आपके पास शायद पहले से ही एक स्प्रेडशीट में दिनांक हैं।
दिनांक के लिए कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उपयोग करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है बिलों के लिए पिछली देय तिथियों को अलग दिखाना। तो, यह हमारा अगला उदाहरण है। हम सभी भुगतान तिथियों के लिए एक नियम सेट करेंगे जो देय तिथियों के बाद हैं ताकि वे लाल टेक्स्ट में प्रदर्शित हों।
यहां अन्य तिथियों के बाद आने वाली तिथियों के लिए कंडीशनल हाइलाइटिंग सेट अप करने का तरीका बताया गया है।
- अपनी स्प्रेडशीट में सेल चुनें।
- यदि साइडबार बंद है तो शीर्ष दाएं फॉर्मेट बटन पर क्लिक करके खोलें।
- साइडबार के शीर्ष से सेल चुनें।
- कंडीशनल हाइलाइटिंग पर क्लिक करें।
- नियम जोड़ें पर क्लिक करें।
- दिनांक चुनें और फिर तारीख के बाद।
इस नियम को आसानी से सेट अप करने के लिए, संख्या या टेक्स्ट की तरह शर्त के तहत बॉक्स में मान दर्ज करने के बजाय, हम सेल का चयन करने जा रहे हैं।
शर्त मान दर्ज करने वाले बॉक्स के अंदर बटन पर क्लिक करें। फिर, उन सेल का चयन करें जिनमें तिथियां हैं। अगला, चेकमार्क पर क्लिक करें। अब आप देख सकते हैं कि सभी भुगतान तिथियां जो देय तिथियों के बाद हैं उनमें लाल टेक्स्ट है। हो गया पर क्लिक करें।
अवधि के लिए कंडीशनल हाइलाइटिंग नियम सेट करें
अवधि Numbers में डेटा एंट्री के सबसे लोकप्रिय प्रकार नहीं हो सकते, लेकिन यदि आप प्रोजेक्ट प्रबंधित करते हैं या कार्यों को ट्रैक करते हैं, तो अवधि उपयोगी हैं। और कुछ अवधियों को हाइलाइट करना और भी आसान है।
इस उदाहरण के लिए, हम एक साधारण प्रोजेक्ट प्रबंधन टास्क शीट का उपयोग करने जा रहे हैं। यहां, हम हर सप्ताह कार्यों पर खर्च किए गए समय को ट्रैक करते हैं। अब, हम उन दिनों को देखना चाहते हैं जहां हमने एक ही कार्य पर दो या अधिक घंटे खर्च किए हैं, हरे रंग में हाइलाइट किए गए। यहां इसे सेट अप करने का तरीका बताया गया है।
- अपनी स्प्रेडशीट में सेल चुनें।
- यदि साइडबार बंद है तो शीर्ष दाएं फॉर्मेट बटन पर क्लिक करके खोलें।
- साइडबार के शीर्ष से सेल चुनें।
- कंडीशनल हाइलाइटिंग पर क्लिक करें।
- नियम जोड़ें पर क्लिक करें।
- अवधि चुनें और फिर अधिक या बराबर।
अब, अपना नियम कस्टमाइज़ करें। अपनी शर्त (अधिक या बराबर) के तहत बॉक्स में अवधि (2h) दर्ज करें और फिर ड्रॉपडाउन बॉक्स में अपना फॉर्मेटिंग चुनें (हरा भराव)। हो गया पर क्लिक करें।
रिक्त के लिए कंडीशनल हाइलाइटिंग नियम सेट करें
Numbers में सेट अप करने के लिए एक और सुविधाजनक हाइलाइटिंग नियम रिक्त सेल के लिए है। आप इसका उपयोग उपरोक्त हमारे प्रत्येक उदाहरण में कर सकते हैं जैसे लापता इन्वेंट्री काउंट, छात्र ग्रेड, और बिलों के लिए तिथियां।
आपको यह दिखाने के लिए कि इस नियम को कैसे सेट अप करें, हम अपनी प्रोजेक्ट प्रबंधन स्प्रेडशीट का उपयोग करेंगे और सभी रिक्त अवधि को नीले रंग में प्रदर्शित करेंगे।
- अपनी स्प्रेडशीट में सेल चुनें।
- यदि साइडबार बंद है तो शीर्ष दाएं फॉर्मेट बटन पर क्लिक करके खोलें।
- साइडबार के शीर्ष से सेल चुनें।
- कंडीशनल हाइलाइटिंग पर क्लिक करें।
- नियम जोड़ें पर क्लिक करें।
- रिक्त चुनें और फिर रिक्त है।
अब, चूंकि शर्त के तहत जोड़ने के लिए कोई मान नहीं है, बस ड्रॉपडाउन बॉक्स से हाइलाइटिंग प्रकार चुनें। हो गया पर क्लिक करें।
हाइलाइटिंग के लिए अपना स्वयं का कस्टम स्टाइल बनाएं
जबकि बुनियादी फॉर्मेटिंग विकल्प ठीक हैं, जैसे बोल्ड टेक्स्ट या रंगीन सेल, शायद आप कुछ अधिक विशिष्ट चाहते हैं। शानदार खबर, आप अपना खुद का कस्टम स्टाइल बना सकते हैं!
अपना खुद का स्टाइल बनाने के लिए, ऊपर दिए गए चरणों का उपयोग करके अपना कंडीशनल हाइलाइटिंग नियम सेट अप करें। जब आप उस भाग पर पहुंचें जहां आप ड्रॉपडाउन बॉक्स से फॉर्मेटिंग चुनते हैं, तो बॉक्स के नीचे तक जाएं और कस्टम स्टाइल पर क्लिक करें।
आप तब टेक्स्ट को बोल्ड, इटैलिक, अंडरलाइन, या स्ट्राइकथ्रू के साथ फॉर्मेट कर सकते हैं। और आप टेक्स्ट के लिए रंग के अलावा सेल के लिए रंग का उपयोग कर सकते हैं। तो, यह आपको सभी प्रकार के फॉर्मेटिंग को संयोजित करने देता है जो आपकी आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त हैं।
नीचे हमारे उदाहरण में, सभी प्रोजेक्ट लागतों के लिए जो $20 या अधिक हैं, हमारे सेल पीले हाइलाइट और लाल टेक्स्ट के साथ फॉर्मेटेड हैं जो बोल्ड भी हैं।
Mac पर Numbers में कंडीशनल फॉर्मेटिंग का लाभ उठाएं
उम्मीद है, यह ट्यूटोरियल आपको अपने Mac पर Numbers में कंडीशनल हाइलाइटिंग का उपयोग करने में एक शानदार शुरुआत देगा। Numbers में फॉर्मूला और फंक्शन का उपयोग करना सीखना भी डेटा विश्लेषण के लिए उपयोगी है।
Numbers के साथ अधिक मदद के लिए, डुप्लिकेट मान ढूंढने और हटाने का तरीका जानें।
