इस लेख में, हम सीखेंगे कि एक्सेल में कलर के साथ डेटा वैलिडेशन का उपयोग कैसे करें। डेटा वैलिडेशन एक्सेल में एक तत्व है जिसका उपयोग यह नियंत्रित करने के लिए किया जाता है कि यूजर सेल में क्या इनपुट कर सकता है। यह यूजर्स को अमान्य जानकारी दर्ज करने का प्रयास करते समय एक एरर मैसेज दिखाने की भी अनुमति देता है। कलर का उपयोग डेटा वैलिडेशन के साथ हमारे काम को आसान और अधिक सटीक बनाता है।
यहां हमारे पास एक डेटासेट है जिसमें सीरियल नंबर, उम्मीदवार का नाम, प्राप्त अंक, DoB और उम्मीदवार का कोड है। हम अपने डेटासेट के विभिन्न कॉलम का उपयोग एक्सेल में कलर के साथ डेटा वैलिडेशन उपयोग करने के विभिन्न तरीकों को प्रदर्शित करने के लिए करेंगे।
एक्सेल में कलर के साथ डेटा वैलिडेशन उपयोग करने के 4 तरीके
विधि 1. होल नंबर क्राइटेरिया का उपयोग करके कलर के साथ डेटा वैलिडेशन उपयोग करें
इस विधि में, मैं आपको दिखाऊंगा कि होल नंबर क्राइटेरिया चुनकर डेटा वैलिडेशन फीचर का उपयोग कलर के साथ कैसे करें। सबसे पहले, मैं दिखाऊंगा कि होल नंबर्स के साथ डेटा वैलिडेशन का उपयोग कैसे करें फिर कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करके इसके साथ कलर का उपयोग कैसे करें।
चरण:
मान लीजिए हमारे पास नौकरी भर्ती परीक्षा का एक डेटासेट है जिसमें सीरियल नंबर, उम्मीदवार का नाम और प्राप्त अंक कॉलम है। प्राप्त अंक कॉलम खाली है जिसे हम अब डेटा वैलिडेशन लागू करके भरेंगे। यहां हम शर्त रखना चाहते हैं कि केवल 40 और 100 के बीच की संख्याएं ही इनपुट के रूप में दी जा सकती हैं।
- सबसे पहले, हम उस कॉलम को सिलेक्ट करेंगे जहां हम डेटा वैलिडेशन लागू करेंगे। यहां मैंने प्राप्त अंक कॉलम चुना है।
- फिर Data टैब >> Data Tools >> Data Validation का पालन करके डेटा वैलिडेशन लागू करें।
- डिफ़ॉल्ट रूप से Settings Tab खुलेगा। फिर Allow box पर क्लिक करें और Whole number चुनें।
- उसके बाद, Data box पर क्लिक करें और आपको बहुत सारे विकल्प दिखाई देंगे। आप यहां से कोई भी विकल्प चुन सकते हैं और हमारे क्राइटेरिया को पूरा करने के लिए हम Between विकल्प चुनेंगे ताकि केवल 40 और 100 के बीच का डेटा वैलिडेट हो।
- Between चुनने पर Minimum बॉक्स में 40 टाइप करें या जो भी न्यूनतम मान हम चाहते हैं और फिर Maximum में 100 टाइप करें।
- फिर OK पर क्लिक करें।
- अब प्राप्त अंक कॉलम को भरें।
- यहां ध्यान दें कि यदि आप 40 से कम या 100 से अधिक कोई संख्या दर्ज करना चाहते हैं, तो एक्सेल आपको एक एरर मैसेज दिखाएगा।
- नीचे दी गई छवि में जब हमने सेल 3D में 34 डालने की कोशिश की, तो इसने एक एरर मैसेज प्रदर्शित किया। इस प्रकार आपको उस संख्या को इनपुट करने से रोकता है जो हमारे क्राइटेरिया को पूरा नहीं करती।
- आइए अब प्राप्त अंक कॉलम को भरें।
चरण:
मान लीजिए अब आप अपने डेटा वैलिडेशन कॉलम पर कलर प्रदर्शित करना चाहते हैं। आप 40-59 नंबर रेंज के लिए पीला रंग और 60-100 नंबर रेंज के लिए हरा रंग चाहते हैं। हम इसे निष्पादित करने के लिए कंडीशनल फॉर्मेटिंग फीचर का उपयोग करेंगे।
- सबसे पहले, उस कॉलम को सिलेक्ट करें जहां आप कलर लागू करना चाहते हैं। यहां हमने प्राप्त अंक चुना है।
- फिर Home टैब >> Conditional Formatting >> New Rule का पालन करें।
- New Rules पर क्लिक करने पर आपको लागू करने के लिए बहुत सारे विकल्प मिलेंगे और जो आपको सबसे ज्यादा उपयुक्त लगे उसे चुनें।
- यहां हमने Format only cells that contain चुना है।
- फिर Edit the rule description part पर जाएं।
- डिफ़ॉल्ट रूप से पहला बॉक्स Cell Value होगा जिसे आप अपनी आवश्यकता के अनुसार बदल सकते हैं।
- फिर हमने between चुना और फिर बॉक्स में क्रमशः 40 और 59 टाइप किए अपने सीमित मान के रूप में।
- उसके बाद Format पर क्लिक करें।
- अब सेल्स को कलर से भरने के लिए Fill >> ( वांछित कलर चुनें ) >> OK चुनें।
- अब दूसरा डायलॉग बॉक्स चला जाएगा। पहले डायलॉग बॉक्स पर फिर से Ok क्लिक करें।
- अब हम देखेंगे कि प्राप्त अंक कॉलम के सभी सेल्स जिनके मान 40 और 59 के बीच हैं, पीले रंग से रंगे होंगे।
- उसी प्रक्रिया का पालन करके 60-100 रेंज के लिए मैंने इसे हरा रंग दिया है।
- अब हम कलर को देखकर नंबर रेंज के बीच आसानी से अंतर कर सकते हैं।
हम डायलॉग बॉक्स में होल नंबर विकल्प के बजाय Decimal विकल्प के लिए भी उसी प्रक्रिया का पालन कर सकते हैं।
अधिक पढ़ें: एक्सेल में एकाधिक क्राइटेरिया के लिए कस्टम डेटा वैलिडेशन लागू करें (4 उदाहरण)
विधि 2. डेटा वैलिडेशन का उपयोग करके कलर के साथ ड्रॉप-डाउन लिस्ट बनाएं
इस विधि में, मैं आपको दिखाऊंगा कि डेटा वैलिडेशन का उपयोग करके ड्रॉप-डाउन कैसे बनाएं फिर इसे कलर करें।
चरण:
मान लीजिए हमारे पास पिछले जैसा एक डेटासेट है जिसमें एक अतिरिक्त ग्रेड कॉलम है जहां हम उम्मीदवार के ग्रेड को उनके नंबर रेंज के आधार पर इनपुट करना चाहते हैं। ग्रेड-नंबर टेबल या ड्रॉप-डाउन के लिए हमारा Source डेटासेट के बगल में प्रदान किया गया है।
- सबसे पहले, डेटा वैलिडेशन लागू करने के लिए ग्रेड कॉलम को सिलेक्ट करना होगा।
- अब हम पिछले चरणों का पालन करके Data Validation Dialog box खोलेंगे फिर Validation Criteria से List चुनकर Drop-Down बनाएंगे।
- फिर Source पर क्लिक करके सोर्स जोड़ें।
- अब हम Mouse से अपना Source सिलेक्ट करेंगे।
- यहां हमारा Source नंबर-ग्रेड टेबल के बगल में डेटासेट से ग्रेड कॉलम वैल्यू है।
- फिर Source button पर क्लिक करें।
- अब Data Validation Dialogue box पर OK क्लिक करें।
- अब हम ग्रेड कॉलम के हर सेल में एक Drop Down मेनू देखेंगे।
- इस प्रकार हम Drop Down मेनू सिलेक्ट करेंगे और प्रत्येक सेल के लिए एक Grade चुनेंगे।
- अंत में, हमारा ग्रेड कॉलम होगा।
चरण:
मान लीजिए अब हम अलग-अलग ग्रेड के लिए अलग-अलग कलर चाहते हैं। कंडीशनल फॉर्मेटिंग फीचर का उपयोग करके हम यह कर सकते हैं।
- पिछले चरणों का पालन करके Conditional Formatting Dialogue Box खोलें।
- अब Specific Text >> Containing चुनें और फिर Source button पर क्लिक करें।
- अब Source पर एक-एक करके क्लिक करें।
- सबसे पहले, हम Grade A+ के लिए हरा रंग चाहते हैं।
- इसलिए हम केवल A+ Cell को सिलेक्ट करेंगे फिर Source button पर क्लिक करेंगे।
- फिर हम Format पर क्लिक करेंगे।
- फिर Fill >> ( वांछित कलर चुनें ) >> OK चुनें।
- अब पहले डायलॉग बॉक्स में फिर से OK दबाएं।
- अब ग्रेड कॉलम में A+ वाले हरे रंग होंगे।
- प्रत्येक Grade के लिए इसी तरह करने पर हमें अलग-अलग Grades के लिए अलग-अलग Colors वाला पूरा डेटासेट मिल जाएगा।
अधिक पढ़ें: एक्सेल में एकाधिक चयन के साथ डेटा वैलिडेशन ड्रॉप-डाउन लिस्ट बनाएं
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विधि 3. कलर के साथ डेटा वैलिडेशन में डेट चुनना
इस विधि में, मैं आपको दिखाऊंगा कि डेटा वैलिडेशन ऑफ डेट के साथ कलर का उपयोग कैसे करें।
चरण:
मान लीजिए हमारे पास सीरियल नंबर, उम्मीदवार का नाम और DoB कॉलम के साथ एक डेटासेट है। अब हम DoB के आधार पर उम्मीदवारों को छांटना चाहते हैं और केवल 01-01-1997 और 01-01-2003 के बीच पैदा हुए उम्मीदवार पात्र हैं। यहां हम डेटा वैलिडेशन को Date के साथ लागू करेंगे।
- सबसे पहले, DoB कॉलम को सिलेक्ट करें जहां हम डेटा वैलिडेशन लागू करना चाहते हैं।
- फिर पिछली प्रक्रियाओं का पालन करके Data Validation dialogue box खोलें।
- फिर Date >> between >> Start date >> End date >> OK का पालन करें।
- अब हमारे पास मान्य तारीखों के साथ DoB कॉलम होगा।
चरण:
- मान लीजिए हम DoB कॉलम को दो अलग-अलग श्रेणियों के साथ कलर करना चाहते हैं। 01-01-1997 और 31-12-1999 के बीच पैदा हुए उम्मीदवारों को नारंगी मार्क किया जाएगा और 01-01-2000 और 01-01-2003 के बीच पैदा हुए उम्मीदवारों को हरा मार्क किया जाएगा।
- हमें DoB कॉलम को सिलेक्ट करना होगा।
- फिर हम पिछली विधि (एंकर) का पालन करके New Formatting Rule dialogue box खोलेंगे।
- फिर Cell Value >> between >> 01-01-1997 >> 31-12-1999 >> Format का पालन करें।
- अब मैंने विधि 1 में बताई गई उसी प्रक्रिया का पालन करके कलर चुना है और यहां परिणाम है।
- हम Date की सभी रेंज के लिए इसी तरह का पालन कर सकते हैं और वांछित आउटपुट प्राप्त कर सकते हैं।
हम डेटा वैलिडेशन ऑफ टाइम के लिए भी उसी प्रक्रिया लागू कर सकते हैं।
अधिक पढ़ें: एक्सेल में VBA के साथ डेटा वैलिडेशन ड्रॉप डाउन लिस्ट (7 एप्लिकेशन)
विधि 4. कलर के साथ टेक्स्ट लेंथ चुनकर डेटा वैलिडेशन
यहां, मैं प्रदर्शित करूंगा कि टेक्स्ट लेंथ के डेटा वैलिडेशन के साथ कलर का उपयोग कैसे करें।
चरण:
मान लीजिए हमारे पास कॉलम F में उम्मीदवार का कोड है। कोड को सही टाइप करना कठिन है क्योंकि उनका कोई सीधा शाब्दिक अर्थ नहीं होता और लोग अक्सर गलती करते हैं। इसे कम करने के लिए हम डेटा वैलिडेशन के साथ कोड की लंबाई को सख्त करते हैं और यह हमें कोड में अतिरिक्त कैरेक्टर टाइप करने से रोकने में मदद करेगा।
- सबसे पहले मैंने उम्मीदवार का कोड चुना है।
- अब Data Validation Dialouge box खोलने पर Text Length >> equal to >> 4 ( वांछित कैरेक्टर लंबाई ) >> OK का पालन करें।
- अब यदि हम कोई एरर करते हैं जैसे गलती से एक अतिरिक्त कैरेक्टर जोड़ना या एक हटाना, तो यह हमें एक चेतावनी मैसेज दिखाएगा।
चरण:
अब हम सेल्स को नीले रंग से रंगना चाहते हैं जिनमें 'A' है और हरे रंग से जिनमें 'B' है।
- इसे करने के लिए पहले उम्मीदवार का कोड कॉलम को फिर से सिलेक्ट करें।
- विधि 3 में दिखाई गई प्रक्रियाओं का पालन करके, Specific Value चुनकर फिर containing A और B क्रमशः हम वांछित आउटपुट प्राप्त करेंगे।
संबंधित सामग्री: फिल्टर के साथ एक्सेल डेटा वैलिडेशन ड्रॉप डाउन लिस्ट (2 उदाहरण)
प्रैक्टिस वर्कशीट
यहां हमने आपको एक प्रैक्टिस वर्कशीट प्रदान की है। इसे आजमाएं।
निष्कर्ष
ऊपर दिए गए लेख में हमने सीखा कि एक्सेल में कलर के साथ डेटा वैलिडेशन का उपयोग कैसे करें। इसका उपयोग करने से हमारा काम आसान हो जाएगा और काम करते समय त्रुटियां कम होंगी। आशा है कि आपको यह लेख पढ़ने में मजा आया। यदि आपको कोई संदेह है तो कृपया टिप्पणी छोड़ दें।
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