आउट-ऑफ-ऑफिस उत्तर, जिसे स्वचालित उत्तर भी कहा जाता है, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में उन लोगों को स्वचालित उत्तर भेजने की एक बहुत उपयोगी सुविधा है जिन्होंने आपको ईमेल भेजे हैं। यह प्रेषकों को आपकी उपलब्धता के साथ अद्यतन रखने में उपयोगी है। यह सुविधा आउटलुक 2013, आउटलुक 2016, आउटलुक 2010 और यहां तक कि माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के पुराने संस्करणों में मौजूद है। इसे आमतौर पर आउट-ऑफ-ऑफिस उत्तर कहा जाता है; हालांकि, इसका उपयोग कई अन्य स्थितियों में भी किया जा सकता है।
आउट ऑफ ऑफिस उत्तर सुविधा केवल एक्सचेंज खातों के साथ काम करती है। यदि आपके पास एक्सचेंज खाता नहीं है, तो आपको नीचे चर्चा अनुसार नियम सेट अप करने की आवश्यकता होगी।
एक्सचेंज खातों के साथ आउटलुक 2013, 2016 और 2010 में आउट-ऑफ-ऑफिस उत्तर सेट करें
- माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में, फ़ाइल, जानकारी पर क्लिक करें।
- और फिर स्वचालित उत्तर (आउट ऑफ ऑफिस) चुनें।
नोट: यदि स्वचालित उत्तर (आउट ऑफ ऑफिस) विकल्प उपलब्ध नहीं है, तो आप एक्सचेंज खाते का उपयोग नहीं कर रहे हैं। गैर-एक्सचेंज खातों में स्वचालित उत्तर सेट करने के बारे में जानने के लिए अगले अनुभाग देखें। - स्वचालित उत्तर भेजें चेक बॉक्स चेक करें। यदि आप स्वचालित उत्तरों के लिए प्रारंभ समय और समाप्ति समय सेट करना चाहते हैं, तो केवल इस समय सीमा के दौरान भेजें चेक बॉक्स चेक करें, और प्रारंभ और समाप्ति दिनांक और समय सेट करें।
- मेरे संगठन के अंदर लेबल वाले टैब में, वह टेक्स्ट संदेश टाइप करें जिसे आप उत्तर के रूप में भेजना चाहते हैं यदि कोई आपको संगठन के भीतर ईमेल करता है।
- मेरे संगठन के बाहर लेबल वाले टैब में, मेरे संगठन के बाहर के लोगों को स्वचालित उत्तर दें चेकबॉक्स चेक करें और केवल मेरे संपर्क या मेरे संगठन के बाहर कोई भी लेबल वाले रेडियो बटन विकल्पों में से एक चुनें।
निर्दिष्ट दिनांक और समय के बाद स्वचालित उत्तर सुविधा स्वचालित रूप से निष्क्रिय हो जाएगी। हालांकि, यदि आप इससे पहले ऑटो-उत्तर को निष्क्रिय करना चाहते हैं, तो आप स्वचालित उत्तर सेटिंग्स को फिर से एक्सेस कर सकते हैं और स्वचालित उत्तर न भेजें रेडियो बटन चुन सकते हैं।
आउटलुक 365 ऑनलाइन (वेब-आधारित) में आउट-ऑफ-ऑफिस उत्तर सेट करें
यदि आप वेब पर आउटलुक 365 का उपयोग कर रहे हैं, तो आउट-ऑफ-ऑफिस उत्तर सेट करने के लिए नीचे उल्लिखित चरणों का पालन करें:
- अपने वेब ब्राउज़र में आउटलुक खोलें और अपने खाते में लॉग इन करें।
- पृष्ठ के शीर्ष पर सेटिंग्स तक पहुंचने के लिए गियर व्हील बटन पर क्लिक करें।
- स्वचालित उत्तर पर क्लिक करें और स्वचालित उत्तर भेजें रेडियो बटन पर क्लिक करें।
- आवश्यकता होने पर स्वचालित उत्तरों के लिए दिनांक और समय सेट करें।
- अपना संदेश टाइप करें।
- समाप्त होने पर सहेजें पर क्लिक करें।
- आउटलुक 2013, 2016 और 2010 में अन्य सभी खातों के साथ आउट-ऑफ-ऑफिस उत्तर सेट करें
यदि आप गैर-एक्सचेंज ईमेल खातों का उपयोग कर रहे हैं, जो अन्य श्रेणियों में आते हैं जहां खाता प्रकार आमतौर पर POP या IMAP होता है, उदाहरण के लिए, @outlook.com, @aol.com, @live.com, आदि। आप आउटलुक ईमेल टेम्पलेट को आउटलुक नियमों के साथ जोड़कर स्वचालित उत्तर कार्यक्षमता का अनुकरण कर सकते हैं।
- होम पर क्लिक करें और फिर नया ईमेल। वह संदेश टाइप करें जिसे आप स्वचालित उत्तर के रूप में भेजना चाहते हैं।
- फ़ाइल -> इस रूप में सहेजें पर क्लिक करें; इस रूप में सहेजें प्रकार ड्रॉप-डाउन सूची में, आउटलुक टेम्पलेट चुनें।
- टेम्पलेट के लिए कोई भी नाम टाइप करें और सहेजें पर क्लिक करें।
- अब जब आपने एक ऑटो-उत्तर टेम्पलेट बना लिया है, तो आपको नए ईमेल संदेशों का स्वचालित उत्तर देने के लिए एक नियम बनाने की आवश्यकता है।
- नियम पर क्लिक करें, और फिर नियम और अलर्ट प्रबंधित करें।
- नियम और अलर्ट डायलॉग बॉक्स में नया नियम पर क्लिक करें। खाली नियम से शुरू करें के तहत मेरे द्वारा प्राप्त संदेशों पर नियम लागू करें पर क्लिक करें, और अगला पर क्लिक करें, और फिर अगला।
- एक विशिष्ट टेम्पलेट का उपयोग करके उत्तर दें को आप संदेशों के साथ क्या करना चाहते हैं -> के तहत चेक करें एक विशिष्ट टेम्पलेट पर क्लिक करें,
- एक उत्तर टेम्पलेट चुनें डायलॉग बॉक्स में देखें बॉक्स में, फाइल सिस्टम में उपयोगकर्ता टेम्पलेट्स पर क्लिक करें। एक मानक फ़ाइल चयन डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। पहले चरण में बनाए गए ऑटो-उत्तर टेम्पलेट को इंगित करें। अगला, अगला, समाप्त, और लागू करें पर क्लिक करें।
नोट: इस विधि के लिए ऑटो-उत्तर भेजने के लिए, नियम विज़ार्ड को आवश्यकता है कि आउटलुक चल रहा हो और इसे समय-समय पर नए संदेशों की जांच के लिए कॉन्फ़िगर किया गया हो। डिफ़ॉल्ट रूप से, आउटलुक समय-समय पर नए संदेशों की जांच के लिए सेट है।
अपने ईमेल प्रेषकों को दोहराए जाने वाले उत्तरों से रोकने के लिए, नियम विज़ार्ड प्रत्येक सत्र के दौरान प्रति प्रेषक एक उत्तर भेजेगा। एक सत्र तब शुरू होता है जब आप आउटलुक शुरू करते हैं और जब आप एप्लिकेशन बंद करते हैं तब समाप्त होता है।
जब इसकी आवश्यकता न हो तो नियम को बंद करना याद रखें। अन्यथा, यह ऑटो-उत्तर भेजता रहेगा।
