कुछ सप्ताह पहले, हमने Microsoft Teams में मीटिंग के लिए अपने कुछ पसंदीदा अभ्यासों को शामिल किया था। हमने नोट किया है कि वीडियो कॉल वे हैं जहाँ आप संभवतः अपना अधिकांश समय Microsoft सेवा का उपयोग करते समय व्यतीत कर रहे हैं। हालाँकि, विचार करने के लिए चैट भी हैं, क्योंकि यह अन्य . में से एक है Microsoft टीम की मुख्य विशेषताएं। इसलिए, आज, हम Microsoft 365 के लिए सर्वोत्तम अभ्यासों की अपनी श्रृंखला पर फिर से विचार करेंगे, और टीम में चैट को कवर करेंगे।
अभ्यास 1:कृपया, चीजों को एक सूत्र में रखें!
पहली चीजें पहले। टीमें स्लैक से इस मायने में बहुत अलग हैं कि चीजों को "थ्रेड" में व्यवस्थित रखना सबसे अच्छा है। टीमों के साथ, यदि आप हर बार किसी चीज़ का उत्तर देने के लिए एक नई बातचीत शुरू करते हैं, तो आपका संदेश चैनल में एक लंबी सूची बना देगा, जिससे महत्वपूर्ण चीज़ों पर नज़र रखना मुश्किल हो जाएगा। इसलिए किसी मौजूदा थ्रेड का उत्तर देते रहना सबसे अच्छा है, जब तक कि वह उस विषय पर है। आप जवाब . पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं एक धागे के नीचे बॉक्स, और फिर अपने पाठ में प्रवेश करना, और इसे भेजने के लिए लिफाफा बटन दबाकर। हम पर विश्वास करें, आपके सहकर्मी आपको बाद में धन्यवाद देंगे।
अभ्यास 2:लाइनब्रेक करने के लिए Shift+Enter का उपयोग करें और संदेश जल्दी भेजने से बचें
अगला, एक और सरल युक्ति है। आपके द्वारा टाइप करना समाप्त करने से बहुत पहले एक संदेश भेजने से बुरा कुछ नहीं है। कभी-कभी ऐसा हो सकता है क्योंकि आप कीबोर्ड पर "एंटर" कुंजी दबाते हैं यह सोचकर कि यह एक नई लाइन डालेगा। हालांकि, Teams में, ऐसा करने के बजाय संदेश बाहर भेज दिया जाता है।
इसके परिणामस्वरूप आपकी चैट में एक अजीब संदेश हो सकता है, या इससे भी बदतर, सार्वजनिक थ्रेड में एक अधूरा संदेश हो सकता है। ठीक है, जैसा कि हमने पहले कवर किया है, संदेशों को जल्दी भेजने से बचने का एक आसान तरीका है कि एंटर कुंजी के बजाय लाइन ब्रेक डालने के लिए अपने कीबोर्ड पर Shift+Enter कुंजियों का उपयोग करें। यह टाइपो के लिए संदेशों को संपादित करने, या यहां तक कि उन्हें हटाने की समस्या से बचा जाता है। जैसा कि हम आगे चर्चा करेंगे, आप भी संपादक का उपयोग करने का प्रयास कर सकते हैं।
अभ्यास 3:फ़ॉर्मेट बटन का उपयोग करें
हमारे तीसरे सर्वोत्तम अभ्यास के लिए, हम Microsoft Teams में फ़ॉर्मेट बटन में जाना चाहते हैं। आमतौर पर, Teams में, आपके संदेश और चैट पूर्व-स्वरूपित टेक्स्ट में आएंगे। लेकिन, यदि आप अपने संदेशों के स्वरूप को और अधिक आकर्षक बनाना चाहते हैं, और फ़ॉन्ट बदलना आदि चाहते हैं, तो आप इसे फ़ॉर्मेट बटन के साथ वास्तव में आसानी से कर सकते हैं। यह आपको फ़ॉन्ट्स का रंग बदलने, आइटमों के अनुसार स्ट्राइक करने, फ़ॉन्ट आकार बदलने, और बहुत कुछ करने देगा। यह आपके संदेशों में अधिक व्यक्तित्व जोड़ने में आपकी सहायता करेगा।
संदेशों को जल्दी भेजने से बचने के लिए प्रारूप बटन भी एक और तरीका है। चूंकि प्रारूप बटन आपको एक बेहतर संपादन विकल्प देता है, इसलिए जब आप "एंटर" कुंजी दबाते हैं तो यह आपका संदेश नहीं भेजेगा। आपको हर बार मैन्युअल रूप से लिफ़ाफ़े पर क्लिक करना होगा।
फ़ॉर्मेटर का उपयोग करने के लिए, बस "ए" बटन पर क्लिक करें जिसके आगे एक तूलिका है। यह टीम में चैट बॉक्स या चैनल में उत्तर बॉक्स में पहला बटन है। एक बार जब आप इसे खोलते हैं, तो चीजें उसी तरह महसूस होनी चाहिए जैसे वे माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में करते हैं। आप अपने संदेशों को अपनी पसंद के अनुसार अनुकूलित कर सकते हैं, और भीड़ से अलग दिख सकते हैं।
अभ्यास 4:चैट में अपनी फ़ाइलें जांचने के लिए फ़ाइलें टैब का उपयोग करें
क्या आपने अपने सहकर्मी को टीम में एक महत्वपूर्ण फ़ाइल भेजी थी, लेकिन क्या उसे ढूंढने में समस्या आ रही है? खैर, टीम आपके द्वारा पहले भेजी गई सामग्री को खोजना आसान बनाती है। OneDrive और SharePoint के लिए धन्यवाद, यह "फ़ाइलें" टैब के अंतर्गत चैट में, या किसी चैनल में शीर्ष बार के साथ सभी फ़ाइलें रखता है। यदि आप इसे क्लिक करते हैं, तो आप अपने और जिस व्यक्ति से आप चैट कर रहे हैं, उनके बीच भेजी जाने वाली फ़ाइलों की सूची में स्क्रॉल कर सकेंगे। आप सामग्री पर क्लिक करके उसे खोल सकते हैं, या उसे डाउनलोड कर सकते हैं और फ़ाइल के नाम पर राइट-क्लिक करके लिंक साझा कर सकते हैं।
अधिक के लिए बने रहें!
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