कुछ हफ्ते पहले, हमने Microsoft Teams में मीटिंग्स के लिए अपने कुछ पसंदीदा अभ्यासों को कवर किया था। हमने नोट किया कि वीडियो कॉल वह जगह है जहां आप Microsoft सेवा का उपयोग करते समय अपना अधिकांश समय बिताने की संभावना रखते हैं। हालांकि, चैट पर भी विचार करना है, क्योंकि यह Microsoft Teams की अन्य मुख्य विशेषताओं में से एक है। इसलिए, आज, हम Microsoft 365 के लिए सर्वोत्तम अभ्यासों की अपनी श्रृंखला को फिर से देखेंगे, और Teams में चैट को कवर करेंगे।
अभ्यास 1: कृपया, चीजों को एक थ्रेड में रखें!
पहली चीजें पहले। Teams, Slack से बहुत अलग है जिसमें चीजों को "थ्रेड" में व्यवस्थित रखना सबसे अच्छा है। Teams के साथ, यदि आप किसी चीज़ का जवाब देने के लिए हर बार एक नई बातचीत शुरू करते हैं, तो आपका संदेश चैनल में एक लंबी सूची बना देगा, जिससे यह ट्रैक करना मुश्किल हो जाएगा कि क्या महत्वपूर्ण है। इसलिए जब तक यह उस विषय पर है, तब तक मौजूदा थ्रेड का जवाब देना सबसे अच्छा है। आप थ्रेड के तहत reply बॉक्स पर क्लिक करके, अपना टेक्स्ट दर्ज करके, और भेजने के लिए लिफाफा बटन दबाकर ऐसा कर सकते हैं। हम पर भरोसा करें, आपके सहकर्मी बाद में आपको धन्यवाद देंगे।
अभ्यास 2: जल्दी संदेश भेजने से बचने के लिए Shift+Enter का उपयोग करें
अगला एक और सरल टिप है। अपने संदेश को टाइप करना समाप्त करने से पहले बहुत जल्दी भेजने से बुरा कुछ नहीं है। कभी-कभी यह हो सकता है क्योंकि आप कीबोर्ड पर "Enter" कुंजी दबाते हैं यह सोचकर कि यह एक नई लाइन डाल देगा। हालांकि, Teams में, ऐसा करने से संदेश भेज दिया जाता है।
इसके परिणामस्वरूप आपकी चैट में एक अजीब संदेश हो सकता है, या इससे भी बदतर, एक सार्वजनिक थ्रेड में एक अधूरा संदेश। खैर, जैसा कि हमने पहले कवर किया है, संदेशों को जल्दी भेजने से बचने का एक सरल तरीका है अपने कीबोर्ड पर Shift+Enter कुंजियों का उपयोग करके एक लाइन ब्रेक डालना, Enter कुंजी के बजाय। यह संदेशों को टाइपो के लिए संपादित करने, या यहां तक कि उन्हें हटाने की परेशानी से बचाता है। आप संपादक का उपयोग करने का भी प्रयास कर सकते हैं, जैसा कि हम आगे चर्चा करते हैं।
अभ्यास 3: फॉर्मेट बटन का उपयोग करें
हमारे तीसरे सर्वोत्तम अभ्यास के लिए, हम Microsoft Teams में फॉर्मेट बटन में जाना चाहते हैं। आमतौर पर, Teams में, आपके संदेश और चैट पूर्व-फ़ॉर्मेटेड टेक्स्ट में आएंगे। लेकिन, यदि आप अपने संदेशों के रूप को मसाला देना चाहते हैं, और फ़ॉन्ट बदलना चाहते हैं, आदि, तो आप इसे फॉर्मेट बटन के साथ वास्तव में आसानी से कर सकते हैं। यह आपको फ़ॉन्ट का रंग बदलने, स्ट्राइक थ्रू आइटम, फ़ॉन्ट आकार बदलने, और बहुत कुछ करने देगा। यह आपके संदेशों में अधिक व्यक्तित्व जोड़ने में मदद करेगा।
फॉर्मेट बटन संदेशों को जल्दी भेजने से बचने का एक और तरीका भी है। चूंकि फॉर्मेट बटन आपको एक समृद्ध संपादन विकल्प देता है, जब आप "Enter" कुंजी दबाते हैं तो यह आपके संदेश को नहीं भेजेगा। आपको हर बार मैन्युअल रूप से लिफाफे पर क्लिक करना होगा।
फॉर्मेटर का उपयोग करने के लिए, बस "A" बटन पर क्लिक करें जिसके बगल में एक पेंटब्रश है। यह Teams में चैट बॉक्स या चैनल में रिप्लाई बॉक्स में पहला बटन है। एक बार जब आप इसे खोलते हैं, तो चीजें Microsoft Word में जैसे काम करती हैं वैसा ही महसूस होना चाहिए। आप अपने संदेशों को अपनी पसंद के अनुसार अनुकूलित कर सकते हैं, और भीड़ से अलग दिख सकते हैं।
अभ्यास 4: चैट में अपनी फ़ाइलों की जांच के लिए Files टैब का उपयोग करें
क्या आपने Teams में अपने सहकर्मी को एक महत्वपूर्ण फ़ाइल भेजी, लेकिन इसे ढूंढने में परेशानी हो रही है? खैर, Teams आपके द्वारा पहले भेजी गई सामग्री को खोजना आसान बनाता है। OneDrive और SharePoint के लिए धन्यवाद, यह शीर्ष बार में चैट में, या चैनल में "Files" टैब के तहत सभी फ़ाइलों को रखता है। यदि आप इस पर क्लिक करते हैं, तो आप अपने और जिस व्यक्ति के साथ आप चैट कर रहे हैं उनके बीच भेजी गई फ़ाइलों की सूची के माध्यम से स्क्रॉल कर पाएंगे। आप इस पर क्लिक करके कंटेंट खोल सकते हैं, या नाम पर राइट-क्लिक करके इसे डाउनलोड कर सकते हैं और लिंक साझा कर सकते हैं।
अधिक के लिए बने रहें!
हम हमेशा Microsoft Teams को कवर कर रहे हैं, और यह हमारे कवरेज का सिर्फ एक छोटा सा खंड है। हम आपको अधिक समाचार और Microsoft Teams के आसपास की जानकारी के लिए हमारे Microsoft 365 Hub देखने के लिए आमंत्रित करते हैं। और, कृपया नीचे कमेंट करें यदि आपके पास Teams, या Microsoft 365 से संबंधित अधिक टिप्स हैं।
