एक IT एडमिन या छोटे व्यवसाय या संगठन के मालिक के रूप में, यदि आप अभी Microsoft Teams के साथ आए हैं, तो आप सोच रहे होंगे कि सेवा कैसे काम करती है। हमने पहले सामान्य Teams ट्रिक्स और टिप्स कवर किए हैं, और यूजर इंटरफेस को भी देखा है, लेकिन क्या होगा यदि आप अभी चीजों को सेट अप कर रहे हैं?
उपयोगकर्ताओं को जोड़ने के अलावा, एक IT एडमिन Teams सेट अप करते समय बहुत कुछ कर सकता है। ये चरण आपके सभी कर्मचारियों और उपयोगकर्ताओं के लिए एक गुणवत्तापूर्ण Teams अनुभव सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक हैं। यहां हमारे कुछ शीर्ष चयनों पर एक नज़र है।
युक्ति 1: टीम सदस्य बनाम टीम मालिक भूमिकाओं की जांच करें
जब आप अपने कर्मचारियों या उपयोगकर्ताओं के लिए चैट और इंटरैक्ट करने के लिए Microsoft Teams में एक टीम बनाते हैं, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आप टीम सदस्य या टीम मालिक भूमिकाओं की जांच करें। आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि एक विशिष्ट चैनल के लिए स्वयं को छोड़कर (टीम मालिक के रूप में) सभी को टीम सदस्य पर सेट किया गया है।
टीम सदस्य टीम का नाम या विवरण संपादित नहीं कर सकते, टीम को हटा नहीं सकते, निजी चैनल को हटा नहीं सकते, या सदस्य जोड़ नहीं सकते। टीम मालिक, इस बीच, टीम के लिए आइटम प्रबंधित करते हैं। वे मेहमानों को जोड़ने और हटाने, सेटिंग्स बदलने, और हमारे द्वारा यहां चर्चा किए गए कुछ प्रशासनिक कार्यों को संभालने के लिए स्वतंत्र हैं। इसमें एक टीम को आर्काइव करना, एक टीम को नवीनीकृत करना, GIFS के उपयोग की अनुमति देना, मेहमानों को जोड़ना, टीम तस्वीर बदलना, चैनल, टैब, और कनेक्टर के लिए टीम अनुमतियां सेट करना, और बहुत कुछ शामिल हो सकता है।
आप Microsoft Teams Admin Center पर जाकर, Teams, Manage Teams पर क्लिक करके, और फिर टीम नाम पर क्लिक करके इन सभी सेटिंग्स को स्वयं देख सकते हैं। फिर आप Role कॉलम में भूमिका नाम पर क्लिक करके और इसे प्रति-उपयोगकर्ता आधार पर जैसा आप फिट देखते हैं बदलकर भूमिकाएं बदल सकते हैं।
युक्ति 2: Teams में एक कस्टम नीति बनाएं
एक बार टीम बन जाने और उपयोगकर्ताओं को Microsoft Teams में जोड़ दिए जाने के बाद, आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आप अपनी Teams नीति को अनुकूलित करें। यह आपको विशिष्ट कार्यों जैसे निजी चैनल बनाने में आपके Teams उपयोगकर्ता क्या कर सकते हैं और क्या नहीं, इस पर नियंत्रण रखने की अनुमति देता है। Microsoft Teams Admin Center पर जाकर, शीर्ष से दूसरे आइकन पर क्लिक करके Teams, और फिर Teams Policies पर क्लिक करके नीतियां बदल सकते हैं।
डिफ़ॉल्ट रूप से, आपको Global (Org-wide default) के रूप में जानी जाने वाली एक नीति दिखाई देगी। यह नीति सभी उपयोगकर्ताओं पर लागू होती है। हालांकि, आप शीर्ष पर Add पर क्लिक करके और फिर एक नीति नाम दर्ज करके एक उपयोगकर्ता-विशिष्ट नई नीति बना सकते हैं। फिर आप कुछ सेटिंग्स चुनने के लिए स्वतंत्र हैं, जो उपयोगकर्ताओं को खोज परिणामों में निजी टीमों की खोज करने, या निजी चैनल बनाने की अनुमति देंगी। पूरा होने पर, Save पर क्लिक करें। आप फिर Manage Users पर क्लिक करके उपयोगकर्ताओं को कस्टम नीति में जोड़ सकते हैं। परिवर्तन प्रभावी होने में 24 घंटे लग सकते हैं।
युक्ति 3: मैसेजिंग सेटिंग्स नियंत्रित करें
Microsoft Teams में GIFS और कस्टम स्टिकर बनाने की क्षमता जैसी बहुत मजेदार चीजें हैं। हालांकि, आप उनमें से कुछ को बंद करना चाह सकते हैं। एक एडमिन के रूप में, Microsoft Teams Admin Center पर जाकर और Messaging Policies टैब पर क्लिक करके इस पर आपका पूरा अधिकार है। यह साइडबार को देखते हुए ऊपर से सातवां होगा और इसमें चैट बबल का रूप होगा।
एक बार वहां, आप मैसेजिंग नीतियां बना या संपादित कर सकते हैं। ध्यान रखें Global (Org-wide default) डिफ़ॉल्ट सेटिंग है और Teams में सभी उपयोगकर्ताओं पर लागू होती है। यहां आप काफी कुछ बदल सकते हैं, जिसमें नीचे सूचीबद्ध कुछ चीजें शामिल हैं।
यदि आप साहसी हैं, तो आप एक कस्टम मैसेजिंग नीति बना सकते हैं और इन सुविधाओं को चालू या बंद कर सकते हैं और उन्हें व्यक्तिगत आधार पर रोल आउट कर सकते हैं। बस + Add पर क्लिक करके एक नई मैसेजिंग नीति बनाएं और फिर उपयोगकर्ता या उपयोगकर्ताओं के समूह के लिए अपनी सेटिंग्स को ट्वीक करें। एक बार हो जाने पर, आप नीति के नाम पर क्लिक कर सकते हैं, और Manage users पर क्लिक करके उपयोगकर्ताओं को असाइन कर सकते हैं। फिर आप उपयोगकर्ता नाम खोज सकते हैं और Add पर क्लिक कर सकते हैं। जब समाप्त हो जाए, तो Save पर क्लिक करें।
युक्ति 4: अपने उपयोगकर्ताओं को प्रबंधित करें और अन्य नीतियों को समायोजित करें
Teams Admin Dashboard पर, ऐसी विभिन्न सेटिंग्स और नीतियां हैं जिन्हें आप समायोजित कर सकते हैं। ये मीटिंग नीतियों, लाइव इवेंट सेटिंग्स, कॉलिंग सेटिंग्स, और बहुत कुछ से लेकर हैं। आप इनके साथ खेल सकते हैं जैसा आप फिट देखते हैं और उन्हें बदल सकते हैं। मीटिंग नीतियों तक साइडबार के कैलेंडर अनुभाग पर क्लिक करके पहुंचा जाएगा। ऐप्स सेटिंग्स को चैट आइकन के नीचे चार वर्गों वाले आइकन पर क्लिक करके एक्सेस किया जा सकता है। कॉलिंग नीतियों को फोन आइकन पर क्लिक करके एक्सेस किया जा सकता है। हमने ऊपर इन नीतियों से Microsoft के लिंक एम्बेड किए हैं।
यदि आप ऊपर सूचीबद्ध सेटिंग्स को समायोजित कर रहे हैं, तो आप उपयोगकर्ताओं को नीतियों के अनुसार कॉन्फ़िगर और बदलने में सक्षम होंगे जैसा आप फिट देखते हैं। आप Microsoft Teams एडमिन सेंटर में Users टैब पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं। यह ऊपर से पांचवां आइकन है, जिसका आकार Teams लोगो जैसा है। फिर आप सूची में उपयोगकर्ता नाम के बगल में चेकमार्क पर क्लिक कर सकते हैं, इसके बाद Edit Settings। यहां फिट के रूप में ग्लोबल सेटिंग से उपयोगकर्ता को बंद करके और आपके द्वारा बनाई गई कस्टम नीतियों में बदलने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।
युक्ति 5: अपनी अतिथि पहुंच सुविधाओं को बदलें
Teams में अतिथि पहुंच के रूप में जानी जाने वाली एक सुविधा है, जो आपके संगठन के बाहर के लोगों को आपकी टीमों और चैनलों तक पहुंचने देती है यदि आप उन्हें आमंत्रित भेजते हैं। इस सुविधा को आपकी इच्छा पर चालू या बंद किया जा सकता है। आप यह भी कॉन्फ़िगर कर सकते हैं कि मेहमानों को किन सुविधाओं तक पहुंच है। निजी कॉल, मीटिंग्स, संदेश, GIFS का उपयोग, और बहुत कुछ के लिए टॉगल स्विच हैं। आप Microsoft Teams Admin Center पर जाकर, अपनी स्क्रीन के नीचे सेटिंग्स कॉग पर क्लिक करके, और फिर Guest Access पर क्लिक करके इन्हें ढूंढ पाएंगे।
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ये Microsoft Teams को प्रबंधित और सेट अप करने के लिए हमारे शीर्ष पांच चयन हैं। यदि आप अपने Teams उपयोगकर्ताओं के साथ लेख साझा करना चाहते हैं, तो हमने आपको कवर किया है। हमने वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग टिप्स, चैट कमांड, मीटिंग में शामिल होना, और बहुत कुछ जैसे विभिन्न विषयों पर चर्चा की है। हमारे Teams हब पर जाएं जहां आपको जानने की जरूरत है वह सब कुछ है और OnMSFT के साथ बने रहें क्योंकि हम Microsoft Teams में गहराई से गोता लगाना जारी रखते हैं।
