एक IT व्यवस्थापक या किसी छोटे व्यवसाय या संगठन के स्वामी के रूप में, यदि आप अभी-अभी Microsoft Teams के साथ जुड़े हैं, तो आप सोच रहे होंगे कि यह सेवा कैसे काम करती है। हमने पहले सामान्य टीम ट्रिक्स और युक्तियों को कवर किया है, और उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस को भी देखा है, लेकिन क्या होगा यदि आप अभी चीजों को सेट कर रहे हैं?
उपयोगकर्ताओं को जोड़ने के अलावा, एक IT व्यवस्थापक टीम सेट करते समय बहुत कुछ कर सकता है। आपके सभी कर्मचारियों और उपयोगकर्ताओं के लिए एक गुणवत्ता टीम अनुभव सुनिश्चित करने के लिए ये कदम आवश्यक हैं। यहां हमारे कुछ शीर्ष चयनों पर एक नज़र डालें।
टिप 1:टीम के सदस्य बनाम टीम के मालिक की भूमिकाओं की जांच करें
जब आप Microsoft Teams में अपने कर्मचारियों या उपयोगकर्ताओं के लिए चैट और बातचीत करने के लिए एक टीम बनाते हैं, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आप टीम के सदस्य या टीम के मालिक की भूमिकाओं की जाँच करें। आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आपके अलावा सभी (टीम के मालिक के रूप में) एक विशिष्ट चैनल के लिए टीम के सदस्य के रूप में सेट हैं।
टीम के सदस्य टीम का नाम या विवरण संपादित नहीं कर सकते, टीम को हटा नहीं सकते, निजी चैनल को नहीं हटा सकते, या सदस्यों को जोड़ नहीं सकते। टीम के मालिक, इस बीच, टीम के लिए आइटम का प्रबंधन करते हैं। वे मेहमानों को जोड़ने और हटाने, सेटिंग्स बदलने और कुछ प्रशासनिक कार्यों को संभालने के लिए स्वतंत्र हैं जिनकी हम यहां चर्चा करते हैं। इसमें टीम को संग्रहित करना, टीम का नवीनीकरण करना, GIFS के उपयोग की अनुमति देना, मेहमानों को जोड़ना, टीम की तस्वीर बदलना, चैनल, टैब और कनेक्टर्स के लिए टीम अनुमतियां सेट करना आदि शामिल हो सकते हैं।
आप इन सभी सेटिंग्स को अपने लिए Microsoft Teams Admin Center पर जाकर टीम पर क्लिक करके देख सकते हैं , टीम प्रबंधित करें , और फिर टीम के नाम पर क्लिक करें। फिर आप भूमिका . में भूमिका के नाम पर क्लिक करके भूमिकाएं बदल सकते हैं कॉलम और इसे प्रति-उपयोगकर्ता के आधार पर बदल रहा है जैसा कि आप फिट देखते हैं।
टिप 2:टीमों में एक कस्टम नीति बनाएं
एक बार टीम बन जाने के बाद, और उपयोगकर्ता Microsoft टीम में जुड़ जाते हैं, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आप अपनी टीम नीति को अनुकूलित करें। इससे आप यह नियंत्रित कर सकते हैं कि आपकी टीम के उपयोगकर्ता निजी चैनल बनाने जैसे विशिष्ट कार्यों में क्या कर सकते हैं और क्या नहीं। आप टीमों, के लिए ऊपर से दूसरे आइकन पर क्लिक करके, Microsoft Teams Admin Center पर जाकर नीतियां बदल सकते हैं और फिर टीम नीतियां . क्लिक करें
डिफ़ॉल्ट रूप से, आपको वैश्विक (संगठन-व्यापी डिफ़ॉल्ट) नामक नीति दिखाई देगी। यह नीति सभी उपयोगकर्ताओं पर लागू होती है। हालांकि, आप जोड़ें . पर क्लिक करके उपयोगकर्ता-विशिष्ट नई नीति बना सकते हैं शीर्ष पर और फिर पॉलिसी का नाम दर्ज करना। फिर आप कुछ सेटिंग चुनने के लिए स्वतंत्र हैं, जो उपयोगकर्ताओं को खोज परिणामों में निजी टीमों को खोजने, या निजी चैनल बनाने की अनुमति देगा। जब हो जाए, सहेजें . क्लिक करें . फिर आप नीति को हाइलाइट करके, उपयोगकर्ताओं को प्रबंधित करें . क्लिक करके कस्टम नीति में उपयोगकर्ताओं को जोड़ सकते हैं . किसी बदलाव को प्रभावी होने में 24 घंटे लग सकते हैं।
टिप 3:संदेश सेवा सेटिंग नियंत्रित करें
Microsoft Teams के पास GIFS और कस्टम स्टिकर बनाने की क्षमता जैसी बहुत सारी मज़ेदार चीज़ें हैं। हालाँकि, आप इसमें से कुछ को बंद करना चाह सकते हैं। एक व्यवस्थापक के रूप में, Microsoft टीम व्यवस्थापन केंद्र पर जाकर और संदेश नीतियों पर क्लिक करके आपके पास इस पर सभी अधिकार हैं। टैब। साइडबार को देखने पर यह ऊपर से सातवां होगा और इसमें चैट बबल जैसा दिखाई देगा।
वहां पहुंचने के बाद, आप मैसेजिंग नीतियां बना या संपादित कर सकते हैं। ध्यान रखें ग्लोबल (संगठन-व्यापी डिफ़ॉल्ट) डिफ़ॉल्ट सेटिंग है और सभी टीमों के सभी उपयोगकर्ताओं पर लागू होती है। यहां कुछ सफेद है जिसे आप बदल सकते हैं, जिसमें कुछ चीजें शामिल हैं जिन्हें हमने नीचे सूचीबद्ध किया है।
यदि आप साहसी हैं, तो आप एक कस्टम संदेश नीति बना सकते हैं और इन सुविधाओं को चालू या बंद कर सकते हैं और उन्हें व्यक्तिगत आधार पर रोल आउट कर सकते हैं। + जोड़ें . क्लिक करके बस एक नई संदेश नीति बनाएं और फिर उपयोगकर्ता या उपयोगकर्ताओं के समूह के लिए अपनी सेटिंग्स में बदलाव करें। एक बार हो जाने पर, आप नीति के नाम पर क्लिक कर सकते हैं, और उपयोगकर्ताओं को प्रबंधित करें पर क्लिक करके इसे उपयोगकर्ताओं को असाइन कर सकते हैं . फिर आप उपयोगकर्ता नाम खोज सकते हैं और जोड़ें . पर क्लिक कर सकते हैं समाप्त होने पर, आप सहेजें पर क्लिक कर सकते हैं
युक्ति 4:अपने उपयोगकर्ताओं को प्रबंधित करें और अन्य नीतियों में बदलाव करें
Teams Admin डैशबोर्ड पर, अलग-अलग सेटिंग्स और नीतियां हैं जिन्हें आप भी बदल सकते हैं। इनमें मीटिंग नीतियां, लाइव इवेंट सेटिंग, कॉलिंग सेटिंग और बहुत कुछ शामिल हैं। आप इनके साथ खेल सकते हैं जैसा कि आप फिट देखते हैं और उन्हें बदल सकते हैं। मीटिंग नीतियों को साइडबार के कैलेंडर अनुभाग पर क्लिक करके एक्सेस किया जाएगा। चैट आइकन के नीचे चार वर्गों वाले आइकन पर क्लिक करके ऐप्स सेटिंग तक पहुंचा जा सकता है। फोन आइकन पर क्लिक करके कॉलिंग नीतियों तक पहुंचा जा सकता है। हमने उपरोक्त इन नीतियों पर Microsoft से लिंक एम्बेड किए हैं।
यदि आप सेटिंग में बदलाव कर रहे हैं जैसा कि हमने ऊपर सूचीबद्ध किया है, तो आप उपयोगकर्ताओं को नीतियों के अनुसार कॉन्फ़िगर और परिवर्तित करने में सक्षम होंगे जैसा कि आप उपयुक्त देखते हैं। आप उपयोगकर्ता . पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं Microsoft Teams व्यवस्थापन केंद्र में टैब। यह ऊपर से पांचवां आइकन है, जिसका आकार टीम लोगो जैसा है। फिर आप सूची में उपयोगकर्ता नाम के आगे स्थित चेकमार्क पर क्लिक कर सकते हैं, उसके बाद सेटिंग संपादित करें . कर सकते हैं . बेझिझक उपयोगकर्ता को वैश्विक सेटिंग बंद कर दें और अपनी बनाई कस्टम नीतियों में बदलाव करें जैसा कि आप यहां उपयुक्त देखते हैं।
युक्ति 5:अपनी अतिथि पहुंच सुविधाओं को बदलें
टीम में अतिथि पहुंच के रूप में जानी जाने वाली एक विशेषता होती है, जो आपके संगठन से बाहर के लोगों को आपकी टीमों और चैनलों तक पहुंचने देती है यदि आप उन्हें एक आमंत्रण भेजते हैं। इस फीचर को आप अपनी मर्जी से ऑन या ऑफ कर सकते हैं। आप यह भी कॉन्फ़िगर कर सकते हैं कि मेहमानों के पास किन सुविधाओं तक पहुंच है। निजी कॉल, मीटिंग, संदेश, GIFS का उपयोग करने और बहुत कुछ के लिए टॉगल स्विच हैं। आप इन्हें Microsoft Teams Admin Center पर जाकर, अपनी स्क्रीन के निचले भाग में सेटिंग कॉग पर क्लिक करके और फिर अतिथि पहुँच पर क्लिक करके पा सकेंगे।
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