जब आप अपनी दैनिक दिनचर्या के हिस्से के रूप में सहकर्मियों के साथ फ़ाइलें साझा कर रहे होते हैं, तो आप यह जानना चाह सकते हैं कि आपकी फ़ाइलों में कौन परिवर्तन कर रहा है। यह उन व्यवसायों में विशेष रूप से महत्वपूर्ण हो सकता है जहां रिमोट सहयोग दिन-प्रतिदिन के संचालन की कुंजी है।
सौभाग्य से, यदि आपकी कंपनी Office 365 की सदस्यता लेती है और फ़ाइलों को संग्रहीत करने के लिए SharePoint का उपयोग करती है, तो ऐसा करने का एक आसान तरीका है। जब आपके SharePoint दस्तावेज़ या आपकी साइट पर आइटम बदलते हैं तो अपडेट रहने के लिए, आप अलर्ट बना सकते हैं। इस गाइड में, हम देखेंगे कि आप यह कैसे कर सकते हैं।
कुछ नोट्स
शुरू करने से पहले, कुछ महत्वपूर्ण नोट्स हैं जिनका हम उल्लेख करना चाहते हैं। सबसे पहले, जब भी आप अलर्ट सेट करते हैं तो आपको अलग-अलग विकल्प दिखाई दे सकते हैं। यदि आप अधिक उन्नत उपयोगकर्ता हैं, तो आप SharePoint कनेक्टर के साथ Power Automate का उपयोग करके अपने अलर्ट को स्वचालित कर सकते हैं और मैन्युअल कार्य को छोड़ सकते हैं। अलर्ट बनाए बिना दस्तावेज़ लाइब्रेरी में अपनी फ़ाइल गतिविधि देखने के तरीके भी हैं। इस विधि से, आप फ़ाइल या फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करके, विवरण फलक का चयन करके, और गतिविधि अनुभाग को स्कैन करके किए गए परिवर्तनों को देख सकते हैं।
शुरू कैसे करें
SharePoint Online में अलर्ट के साथ शुरू करने के लिए, आप पहले फ़ाइल, लिंक, या फ़ोल्डर पर जाना चाहेंगे। फिर आप इसके बगल में दीर्घवृत्त मेनू पर टैप कर सकते हैं, और नीचे Alert Me चुन सकते हैं। फिर आपको अपनी स्क्रीन पर एक नया मेनू मिलेगा।
यदि आप किसी फ़ोल्डर या लाइब्रेरी के लिए अलर्ट सेट कर रहे हैं, तो विभिन्न विकल्प होंगे। उदाहरण के लिए, आप शीर्ष पर एक कस्टम अलर्ट शीर्षक सेट कर सकते हैं, या अपनी डिलीवरी विधि को ईमेल से SMS में बदल सकते हैं। आप अपने अलर्ट प्रकार को भी बदल सकते हैं। आप निम्नलिखित के लिए अलर्ट प्राप्त कर सकेंगे: केवल जब नए आइटम जोड़े जाते हैं, जब मौजूदा आइटम संशोधित होते हैं, या जब आइटम हटाए जाते हैं।
आपको किसी फ़ोल्डर में किसी भी चीज़ के बदलने पर विशिष्ट मानदंडों के आधार पर एक विशिष्ट अलर्ट भी भेजा जा सकता है। इनमें शामिल हैं: यदि कोई और दस्तावेज़ बदलता है, यदि कोई और आपके द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ को बदलता है, या यदि कोई और आपके द्वारा अंतिम बार संशोधित दस्तावेज़ को बदलता है। अलर्ट भेजने के विकल्प भी हैं, या तो तुरंत, या दैनिक या साप्ताहिक सारांश।
अपने अलर्ट कैसे रद्द करें
यदि आप अलर्ट के बारे में अपना मन बदलते हैं, तो आप उन्हें आसानी से रद्द कर सकते हैं। अपने अलर्ट देखने के लिए, आप SharePoint में किसी भी फ़ोल्डर या लाइब्रेरी पर जा सकते हैं। फिर, आप स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने में दीर्घवृत्त मेनू पर क्लिक कर सकते हैं और Manage my alerts चुन सकते हैं। फिर आप उस अलर्ट का चयन कर सकते हैं जिसे आप हटाना चाहते हैं और Delete Selected Alerts चुन सकते हैं। फिर इसे हटाने के लिए OK पर क्लिक करें।
Office 365 के साथ सहयोग करने का सिर्फ एक तरीका
SharePoint आपकी फ़ाइलों पर नज़र रखने और सहकर्मियों के साथ सहयोग करने का सिर्फ एक तरीका है। आप Word और Excel में भी सहयोग कर सकते हैं, iOS और Android पर नए Office ऐप का उपयोग कर सकते हैं, साथ ही OneNote 2016 को Outlook के साथ आज़मा सकते हैं। क्या आपके पास सहयोग के लिए कोई सुझाव है? नीचे टिप्पणियों में हमें बताएं, और अधिक सुविधाओं और कहानियों के लिए हमारे Office 365 न्यूज हब की जांच करें।
