जब आप अपने दैनिक दिनचर्या के हिस्से के रूप में सहकर्मियों के साथ फ़ाइलें साझा कर रहे हों, तो हो सकता है कि आप शीर्ष पर रहना चाहें कि आपकी फ़ाइलों में कौन परिवर्तन कर रहा है। यह उन व्यवसायों में विशेष रूप से महत्वपूर्ण हो सकता है जहां दूरस्थ सहयोग दिन-प्रतिदिन के कार्यों की कुंजी है।
सौभाग्य से, यदि आपकी कंपनी ने Office 365 की सदस्यता ली है और फ़ाइलों को संग्रहीत करने के लिए SharePoint का उपयोग करती है, तो ऐसा करने का एक आसान तरीका है। जब आपके SharePoint दस्तावेज़ या आपकी साइट के आइटम बदलते हैं, तो अपडेट रहने के लिए, आप अलर्ट बना सकते हैं। इस गाइड में, हम देखेंगे कि आप यह कैसे कर सकते हैं।
कुछ नोट्स
आरंभ करने से पहले, कुछ महत्वपूर्ण नोट हैं जिनका हम उल्लेख करना चाहते हैं। सबसे पहले, जब भी आप अलर्ट सेट करते हैं, तो आपको अलग-अलग विकल्प दिखाई दे सकते हैं। यदि आप अधिक उन्नत उपयोगकर्ता हैं, तो आप मैन्युअल कार्य को छोड़ भी सकते हैं और SharePoint कनेक्टर के साथ Power Automate के साथ अपने अलर्ट स्वचालित कर सकते हैं। अलर्ट बनाए बिना दस्तावेज़ लाइब्रेरी में आपकी फ़ाइल गतिविधि को देखने के भी तरीके हैं। इस पद्धति से, आप फ़ाइल या फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करके किए गए परिवर्तनों को देख सकते हैं, विवरण फलक का चयन करें और गतिविधि अनुभाग को स्कैन करें।
कैसे शुरू करें
SharePoint Online में अलर्ट के साथ आरंभ करने के लिए, आप पहले फ़ाइल, लिंक या फ़ोल्डर पर जाना चाहेंगे। फिर आप इसके आगे दिए गए दीर्घवृत्त मेनू पर टैप कर सकते हैं, और मुझे सचेत करें . चुन सकते हैं तल पर। फिर आपको अपनी स्क्रीन पर एक नया मेनू मिलेगा।
यदि आप किसी फ़ोल्डर या लाइब्रेरी के लिए अलर्ट सेट कर रहे हैं, तो वे विभिन्न विकल्प होंगे। उदाहरण के लिए, आप शीर्ष पर एक कस्टम अलर्ट शीर्षक सेट कर सकते हैं, या अपनी डिलीवरी पद्धति को ईमेल से एसएमएस में बदल सकते हैं। आप अपना अलर्ट प्रकार भी बदल सकते हैं। आप निम्न के लिए अलर्ट प्राप्त करने में सक्षम होंगे:केवल जब नए आइटम जोड़े जाते हैं जब मौजूदा आइटम संशोधित होते हैं, या जब आइटम हटा दिए जाते हैं।
यदि फ़ोल्डर में कुछ भी विशिष्ट मानदंडों के आधार पर बदलता है, तो आपको एक विशिष्ट अलर्ट भी भेजा जा सकता है। इनमें शामिल हैं:यदि कोई अन्य व्यक्ति किसी दस्तावेज़ को बदलता है, यदि कोई अन्य व्यक्ति आपके द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ को बदलता है, या यदि कोई अन्य व्यक्ति आपके द्वारा अंतिम बार संशोधित दस्तावेज़ को बदलता है। अलर्ट भेजने के विकल्प भी हैं, या तो तुरंत, या एक दैनिक या साप्ताहिक सारांश।
अपने अलर्ट कैसे रद्द करें
यदि आप अलर्ट के बारे में अपना विचार बदलते हैं, तो आप उन्हें आसानी से रद्द कर सकते हैं। अपने अलर्ट देखने के लिए, आप SharePoint में किसी भी फ़ोल्डर या लाइब्रेरी में जा सकते हैं। फिर, आप स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने में दीर्घवृत्त मेनू पर क्लिक कर सकते हैं और मेरे अलर्ट प्रबंधित करें चुन सकते हैं। फिर आप उस अलर्ट का चयन कर सकते हैं जिसे आप हटाना चाहते हैं और चयनित अलर्ट हटाएं चुन सकते हैं। फिर आप ठीक . क्लिक कर सकते हैं इसे हटाने के लिए।
सिर्फ एक तरीका जिससे आप Office 365 के साथ सहयोग कर सकते हैं
SharePoint केवल एक तरीका है जिससे आप अपनी फ़ाइलों के शीर्ष पर बने रह सकते हैं और सहकर्मियों के साथ सहयोग कर सकते हैं। आप Word और Excel में भी सहयोग कर सकते हैं, iOS और Android पर नए Office ऐप का उपयोग कर सकते हैं, साथ ही Outlook के साथ OneNote 2016 आज़मा सकते हैं। क्या आपके पास सहयोग के लिए चींटी युक्तियाँ हैं? हमें नीचे टिप्पणी में बताएं, और अधिक सुविधाओं और कहानियों के लिए हमारे Office 365 समाचार हब की जाँच करें।