कोरोनावायरस संकट के दौरान (और उसके बाद) घर से काम करने का मतलब है कि आप अपने परिवार और शायद अपने रूममेट्स के साथ एक साझा स्थान पर होंगे। आपकी नौकरी के आधार पर, आप नहीं चाहेंगे कि लोग आपकी कार्य-संबंधी फ़ाइलों तक पहुंचें, या आपके कंप्यूटर पर कुछ चीजों तक पहुंच रखें। बेशक, आप केवल कुछ गोपनीयता की तलाश में भी हो सकते हैं।
अपने कंप्यूटर को पासवर्ड या Windows Hello से सुरक्षित करना आपके कार्य सामान को गलत हाथों में जाने से रोकने का एक तरीका है। लेकिन, क्या होगा यदि आप इससे आगे जाना चाहते हैं? इस गाइड में, हम आपको दिखाएंगे कि आप अपनी फ़ाइलों, ईमेल, और अधिक की सुरक्षा कैसे कर सकते हैं ताकि आप घर से सुरक्षित रूप से काम कर सकें।
युक्ति 1: विंडोज 10 में अपनी फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को सुरक्षित करें
हमारी पहली युक्ति सबसे स्पष्ट है: विंडोज 10 में फ़ाइलों और फ़ोल्डरों की सुरक्षा। इस युक्ति के लिए, आप विंडोज की बुनियादी पासवर्ड सुरक्षा की ओर रुख कर सकते हैं। चेतावनी दी जाए, हालांकि, यह केवल व्यक्तिगत उपयोग के लिए है और व्यावसायिक सेटिंग्स में उपयोग के लिए नहीं है। यह एक बिल्ट-इन विंडोज सुविधा है जो आपके अकाउंट से एक एन्क्रिप्शन कुंजी को जोड़ती है, और यदि कोई फ़ाइल तक पहुंचने का प्रयास करता है, तो सामग्री अपठनीय होगी।
ऐसा करने के लिए, आप फाइल एक्सप्लोरर खोल सकते हैं और जिस फ़ाइल या फ़ोल्डर को आप सुरक्षित करना चाहते हैं। फिर आप उस पर राइट-क्लिक कर सकते हैं, Properties चुनें और फिर नीचे Advanced चुनें। पॉप अप होने वाली विंडो के निचले अनुभाग के तहत, आपको Encrypt contents to secure data के लिए एक चेकबॉक्स दिखाई देना चाहिए। आप उस पर क्लिक करना चाहेंगे, और फिर OK दबाएं। फिर आप Apply पर क्लिक करके आगे बढ़ सकते हैं। आप स्क्रीन पर निर्देशों का पालन करना चाहेंगे, और विंडोज फ़ाइल या फ़ोल्डर को एन्क्रिप्ट करेगा, और जब हो जाए, तो अपने एक्शन सेंटर में एन्क्रिप्शन अधिसूचना पर क्लिक करें (Windows Key और A दबाकर एक्सेस किया गया)। फिर आप अपनी फ़ाइलों तक पहुंच प्राप्त करने के लिए एन्क्रिप्शन कुंजी को नोट कर सकते हैं।
युक्ति 2: विंडोज 10 में Outlook में अपने ईमेल को पासवर्ड से सुरक्षित करें
अपनी फ़ाइलों को पासवर्ड से सुरक्षित करना एक बात है, लेकिन वास्तव में सुरक्षित होने के लिए, आप Outlook में अपने ईमेल को पासवर्ड से सुरक्षित कर सकते हैं। इस सुविधा के साथ, ईमेल की सामग्री पठनीय टेक्स्ट से स्क्रैम्बल्ड सिफर टेक्स्ट में परिवर्तित हो जाती है। केवल वही प्राप्तकर्ता जिसके पास उस सार्वजनिक कुंजी से मेल खाने वाली निजी कुंजी है जिसका उपयोग संदेश को एन्क्रिप्ट करने के लिए किया गया था, संदेश को ठीक से पढ़ सकता है।
Outlook दो प्रकार के एन्क्रिप्शन का समर्थन करता है, S/MIME एन्क्रिप्शन, और Office 365 Message Encryption। S/MIME एन्क्रिप्शन अधिकांश ईमेल एप्लिकेशन (Outlook के अलावा) द्वारा समर्थित है और Office 365 Message Encryption केवल तभी समर्थित है यदि प्रेषक के पास Office 365 Message Encryption है, जो Office 365 Enterprise E3 लाइसेंस में शामिल है।
हमारा गाइड S/MIME एन्क्रिप्शन को कवर करेगा, क्योंकि यह सबसे मानक है। शुरू करने के लिए, आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आपका सिस्टम एन्क्रिप्टेड ईमेल भेजने के लिए कॉन्फ़िगर किया गया है। आप नीचे दिए गए चरणों का पालन करके ऐसा कर सकते हैं।
सुविधा सक्षम होने के साथ, अब आप अपना ईमेल एन्क्रिप्ट कर सकते हैं। आप ईमेल को सामान्य रूप से लिखकर, फिर Options टैब पर क्लिक करके, उसके बाद encrypt, और फिर Encrypt with S/MIME पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं। अब संदेश को सामान्य रूप से भेजने के लिए स्वतंत्र महसूस करें!
यदि आप Outlook Web App पर अपने ईमेल एन्क्रिप्ट करना चाहते हैं, तो प्रक्रिया बहुत आसान है। बस यूजर इंटरफेस के शीर्ष पर To: बार के ऊपर encrypt बटन पर क्लिक करें। ध्यान रखें, हालांकि, Outlook.com प्राप्तकर्ता के ईमेल प्रदाता के साथ कनेक्शन को एन्क्रिप्ट करने के लिए अवसरवादी ट्रांसपोर्ट लेयर सिक्योरिटी (TLS) का उपयोग करता है। Outlook ऐप पर S/MIME के विपरीत, TLS के साथ, संदेश प्राप्तकर्ता के ईमेल प्रदाता तक पहुंचने के बाद एन्क्रिप्टेड नहीं रह सकता है। S/MIME अधिक सुरक्षित हो सकता है, क्योंकि यह संदेश को ही एन्क्रिप्ट करता है, न कि ईमेल को मेलबॉक्स के बीच ले जाते समय।
युक्ति 3: विंडोज 10 Pro में BitLocker चालू करें और उपयोग करें
व्यक्तिगत फ़ाइलों या ईमेल को पासवर्ड से सुरक्षित करना बहुत अच्छा है, लेकिन आप विंडोज 10 में BitLocker के साथ अपने पूरे कंप्यूटर को एन्क्रिप्ट भी कर सकते हैं। BitLocker आपके निजी डेटा को गलत हाथों में जाने से रोकता है यदि कोई पासवर्ड दर्ज किए बिना और विंडोज में लॉग इन किए बिना एक्सेस हासिल करने (या आपके डिवाइस को मिटाने) का प्रयास करता है। आमतौर पर यह बिल्ट-इन Windows Recovery USB या OS को पुनर्स्थापित करने के लिए स्पेस में बूट करके, आपकी हार्ड ड्राइव, SSD को निकालकर और इसे दूसरे सिस्टम में डालकर, या Windows ऑपरेटिंग सिस्टम तक पहुंचने के अन्य तरीकों से किया जाता है।
जब कोई बुरे इरादे से उपरोक्त में से कुछ भी करने का प्रयास करता है, तो उनसे 48-अंकीय संख्यात्मक BitLocker Recovery Key के लिए कहा जाएगा। कुंजी आमतौर पर आपके Microsoft अकाउंट पर ऑनलाइन संग्रहीत होती है, या एक प्रिंटआउट पर या USB फ्लैश ड्राइव के माध्यम से। BitLocker केवल Windows 10 Pro में उपलब्ध है, और केवल TPM चिप वाले उपकरणों पर, लेकिन अधिकांश आधुनिक Windows PC में एक होना चाहिए।
BitLocker आमतौर पर डिफ़ॉल्ट रूप से चालू होता है। आप बता सकते हैं कि यह चालू है या नहीं फाइल एक्सप्लोरर खोलकर और साइडबार पर क्लिक करके जहां This PC लिखा है। यदि आप अपने लोकल डिस्क C ड्राइव के ऊपर एक पैडलॉक देखते हैं, तो इसका मतलब है कि यह पहले से ही BitLocker द्वारा संरक्षित है। यदि नहीं, तो आप निम्न कार्य करके इसे चालू कर सकते हैं।
एक बार जब आप BitLocker सेट कर लेते हैं, तो आपके डिवाइस को पूरी तरह से एन्क्रिप्ट होने में कुछ घंटे लग सकते हैं। आपको कभी भी कुंजी दर्ज करने के लिए प्रेरित नहीं किया जाएगा जब तक कि उन स्थितियों में नहीं जिन्हें हमने शुरू में वर्णित किया था। हालांकि, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होगी कि आप कुंजी सहेजते हैं। यदि आप कुंजी खो देते हैं, तो आप अपनी सभी फ़ाइलों तक पहुंच खो सकते हैं, लेकिन उन्हें पुनर्प्राप्त करने के कुछ (बहुत तकनीकी) तरीके हैं।
युक्ति 4: विंडोज 10 में अपने Office 365 दस्तावेजों को पासवर्ड से सुरक्षित करें
तीसरा यह है कि आप अपने Office 365 दस्तावेजों को पासवर्ड से कैसे सुरक्षित कर सकते हैं। ये ज्यादातर लोगों के लिए काम करने के मुख्य तरीके हैं, और दस्तावेजों की सुरक्षा यह सुनिश्चित करती है कि वे गलत हाथों में न पड़ें। आप Word, PowerPoint और Excel दस्तावेजों को बस कुछ चरणों में सुरक्षित कर सकते हैं।
आगे बढ़ने से पहले हम यह उल्लेख करना चाहते हैं कि Office 365 में पासवर्ड वास्तविक दस्तावेजों को एन्क्रिप्ट नहीं करते हैं। यदि आप ऐसा करना चाहते हैं, तो युक्ति 1 पर वापस जाएं। Office दस्तावेजों में पासवर्ड केवल नौसिखिए उपयोगकर्ताओं के लिए कंप्यूटर पर संग्रहीत फ़ाइलों को तुरंत सुरक्षित करने के तरीके के रूप में अभिप्रेत हैं।
Microsoft Word में, आप File रिबन पर जाकर, और Info पर क्लिक करके अपने दस्तावेज़ की रक्षा कर सकते हैं। फिर आप Protect Document पर क्लिक कर सकते हैं, और फिर Encrypt with Password। एक बार जब आप ऐसा करते हैं, तो आप एक पासवर्ड दर्ज कर सकते हैं और OK दबा सकते हैं। इसी तरह, PowerPoint में, आप File रिबन पर जा सकते हैं, और Info पर क्लिक कर सकते हैं। उसके बाद, Protect Presentation चुनें, और फिर Encrypt with Password। फिर आप पासवर्ड बॉक्स में पासवर्ड दर्ज करना चाहेंगे और OK पर क्लिक करें।
Excel थोड़ा जटिल है, क्योंकि आप दूसरों को डेटा तक पहुंचने से रोक सकते हैं, या इसे स्प्रेडशीट में इधर-उधर ले जा सकते हैं। आप असुरक्षित शीट के कुछ क्षेत्रों को लॉक भी कर सकते हैं। यह आपके फॉर्मूले या रेंज को दूसरों को देखने नहीं देने से लेकर है। हम अनुशंसा करते हैं कि आप संपूर्ण Excel दस्तावेज़ को सुरक्षित करके शुरू करें। आप File रिबन पर क्लिक करके और Info पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं। फिर आप Protect Workbook चुन सकते हैं और Encrypt with Password चुन सकते हैं। फिर आप पासवर्ड दर्ज कर सकते हैं और OK पर क्लिक कर सकते हैं।
आप संपूर्ण वर्कबुक को लॉक करने के बजाय Excel में असुरक्षित शीट के केवल कुछ क्षेत्रों को लॉक करके भी छोड़ सकते हैं। आप डेटा रेंज का चयन करके, उस पर राइट-क्लिक करके, और Format Cells विकल्प चुनकर ऐसा कर सकते हैं। फिर आप उस बॉक्स को साफ़ करना चाहेंगे जहां Locked लिखा है। फिर आपको चयन को हाइलाइट रखना होगा, और Review टैब पर जाना होगा, Protect चुनें और फिर Protect Sheet।
युक्ति 5: विंडोज 10 में अपने OneNote नोटबुक सेक्शन को पासवर्ड से सुरक्षित करें
Word, Excel, और PowerPoint के अलावा, आप अपने OneNote नोटबुक सेक्शन की भी रक्षा करना चाह सकते हैं। यह यह सुनिश्चित करने का एक तरीका है कि आपके नोट्स गलत हाथों में न पड़ें। आप इसे विंडोज 10 में OneNote ऐप (Microsoft Store के माध्यम से डाउनलोड किया गया --- हम OneNote 2016 की बात नहीं कर रहे हैं) में बस कुछ त्वरित चरणों में आसानी से कर सकते हैं। शुरू करने के लिए, आप साइडबार में नोटबुक के नाम पर डबल क्लिक करके इसे खोलना चाहेंगे। फिर, सेक्शन पर राइट-क्लिक करें, और उस विकल्प को चुनें जो Password Protection कहता है। बस इतना ही!
आप अपने कंप्यूटर को कैसे सुरक्षित रखते हैं?
हमने विंडोज 10 के साथ घर से सुरक्षित रूप से काम करने के लिए अपनी फ़ाइलों, ईमेल, और अधिक की सुरक्षा के लिए शीर्ष 5 तरीकों को छुआ है। क्या आपको हमारा गाइड उपयोगी लगा? या आपके अपने टिप्स और ट्रिक्स हैं? सुरक्षित रहें, और नीचे हमें एक टिप्पणी छोड़कर घर से काम करने के लिए अपनी सलाह बताएं।
