Microsoft सूचियाँ Microsoft 365 ऐप स्टेबल में नवीनतम जोड़ है। हालांकि नाम आपको इसे एक और आउटलुक टास्क, टू-डू या प्लानर पुनरावृत्ति के रूप में लिखने के लिए प्रेरित कर सकता है, सूचियां वास्तव में एक अनूठी पेशकश है जो उपरोक्त में से किसी की तुलना में एक्सेल के करीब है।
SharePoint द्वारा संचालित और वेब इंटरफ़ेस के माध्यम से एक्सेस की गई, सूचियों को एयरटेबल जैसे निम्न-कोड समाधानों को दोहराने के लिए Microsoft प्रयास के रूप में देखा जा सकता है। यह स्प्रैडशीट की तुलना में अधिक "ऐप-लाइक" है, जबकि उपयोगकर्ताओं को टू-डू या इसके पूर्ववर्ती वंडरलिस्ट जैसे नियमित लिस्टिंग ऐप की तुलना में अधिक नियंत्रण प्रदान करता है।
सूचियों की शक्ति को क्रिया में देखकर ही वास्तव में सराहना की जाती है। यह मानते हुए कि आपके पास एक वैध सदस्यता है, ऐप Office 365 ऐप ड्रॉअर में दिखाई देगा - इसमें एक चमकीले रंग का आइकन है जिसमें एक गर्म पैलेट है।
आरंभ करने के लिए प्रमुख "नई सूची" बटन पर क्लिक करें। डिफ़ॉल्ट टेम्प्लेट का पूर्वावलोकन करने में थोड़ा समय लगता है, क्योंकि वे उस तरीके का वर्णन करते हैं जिसमें सूचियों का उपयोग किया जाना है।
उदाहरण के लिए, डिफ़ॉल्ट इश्यू ट्रैकर को लें। यह एक ग्रिड-आधारित लेआउट का उपयोग करता है जो कहीं एक स्प्रेडशीट और एक पारंपरिक लिस्टिंग ऐप के बीच में होता है। इसके बाद एसेट मैनेजर है, जो और भी अधिक दृश्य है - इसमें चित्र और कई रंगीन सूचना चिप्स शामिल हैं।
आप "टेम्पलेट का उपयोग करें" पर क्लिक करके एक टेम्पलेट से एक नई सूची शुरू कर सकते हैं। आप शुरुआत से एक सूची भी बना सकते हैं, जिसके लिए आपको अपने फ़ील्ड सेट करने के लिए SharePoint-शैली इंटरफ़ेस का उपयोग करने की आवश्यकता होगी। सूचियों और पारंपरिक डेस्कटॉप अनुप्रयोगों के बीच के अंतर को और कम करते हुए, एक्सेल स्प्रेडशीट को भी आयात करना संभव है।
हालाँकि आप अपनी सूची बनाते हैं, आपको इसे एक नाम, विवरण, रंग और आइकन देना होगा। एक बार जब आप सेटअप कर लेते हैं, तो सूची एक खाली स्लेट पर खुल जाएगी।
आप ऊपर बाईं ओर "नया" बटन पर क्लिक करके डेटा जोड़ सकते हैं। यह एक फॉर्म लाएगा जिससे आप सूची में एक नया आइटम जोड़ सकते हैं। प्रपत्र पर मौजूद फ़ील्ड सूची में कॉन्फ़िगर किए गए फ़ील्ड से मेल खाएँगी।
जब आप एक बार में कई जोड़ कर रहे हों, तो आप ऊपरी-बाएँ कोने से ग्रिड दृश्य पर स्विच कर सकते हैं। यह स्क्रीन पर सब कुछ एक संपादन योग्य फ़ील्ड में बदल देता है, बहुत हद तक एक स्प्रेडशीट के समान। इस इंटरफ़ेस का उपयोग करके, आप अपनी सूची में डेटा को तेज़ी से प्रबंधित कर सकते हैं।
आप शीर्ष टूलबार पर बटन का उपयोग करके अपने डेटा को एक्सेल स्प्रेडशीट में निर्यात कर सकते हैं। एक अन्य विकल्प यह है कि जब भी सूची में डेटा बदलता है तो ईमेल या एसएमएस अलर्ट प्राप्त करें - शीर्ष पर तीन डॉट्स ("...") आइकन पर क्लिक करें, फिर "अलर्ट मी"। The dialog which appears will give you comprehensive options to let you choose what you get alerted about and when and where notifications are delivered.
This completes our initial tour of Lists. In future articles, we'll look at creating and modifying lists, managing data within lists and exploring the different view options available within the app. It's also worth noting that Lists can integrate into many other Microsoft tools, including Power Apps, Automate and Microsoft Teams, letting you use the service as a central repository for your information.