अब पहले से कहीं अधिक, आप Microsoft Teams में मीटिंग्स में अधिक समय बिता रहे होंगे। हालांकि, जितना अधिक समय आप Teams में बिताते हैं, उतना ही महत्वपूर्ण यह हो जाता है कि आपके लिए उपलब्ध सभी सुविधाओं का अधिकतम लाभ उठाने का प्रयास करें, ताकि आपको एक सहज अनुभव हो सके। यहां उन सुविधाओं में से कुछ पर एक नज़र है, और कुछ सर्वोत्तम अभ्यास जिनका लाभ उठाकर आप Microsoft Teams में मीटिंग्स में विशेषज्ञ बन सकते हैं।
अभ्यास 1: अपना बैकग्राउंड ब्लर करें या बैकग्राउंड इमेज का उपयोग करें
हमारी सूची में पहला सर्वोत्तम अभ्यास वह है जो वर्तमान स्थिति में सबसे स्पष्ट और सबसे लोकप्रिय है। वह है, Teams में अपने बैकग्राउंड को ब्लर करने या बैकग्राउंड इमेज का उपयोग करने की क्षमता।
इस सर्वोत्तम अभ्यास के साथ, आप अपनी मीटिंग लगभग कहीं भी कर सकते हैं, और अपने आसपास जो कुछ भी होता है उसे छिपा सकते हैं। वास्तव में, इस फीचर के लिए धन्यवाद, Teams केवल आपके चेहरे पर जोर देगा और बाकी सब कुछ छिपा देगा। बस ध्यान रखें, यह आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस का उपयोग करता है, और केवल मनुष्यों के साथ काम करता है। इसलिए, यदि आपके प्यारे दोस्त बैकग्राउंड में हैं तो आप थोड़ा सावधान रहना चाहेंगे।
Teams में अपने बैकग्राउंड को ब्लर करने या बैकग्राउंड इमेज का उपयोग करने के कुछ तरीके हैं। आप यह मीटिंग से पहले, या मीटिंग के दौरान कर सकते हैं।
मीटिंग से पहले, जॉइन स्क्रीन पर, आप अपने वीडियो फीड के तहत PC Mic and Speakers के बाईं ओर वर्ग बॉक्स पर क्लिक करना चाहेंगे। वहां से, आपको Background Settings का विकल्प दिखाई देगा। आप पहले वाले को चुन सकते हैं, जिस पर Blur लिखा है। या, यदि आप एक अलग बैकग्राउंड चाहते हैं, तो आप सूची से एक चुन सकते हैं। आपका फीड वांछित बैकग्राउंड में बदल जाएगा, और जब आप कर लें, तो आप X के साथ Background settings विंडो को बंद कर सकते हैं।
मीटिंग के दौरान अपना बैकग्राउंड ब्लर करने के लिए, मीटिंग विंडो के शीर्ष पर तीन पीरियड ( . . . ) पर क्लिक करें। फिर, वहां से, Apply Background Effects पर क्लिक करें। आप सूची से एक चुन सकते हैं, और Apply पर क्लिक करें।
अभ्यास 2: बेहतर अनुभव के लिए हेडसेट का उपयोग करें
अगला, एक अभ्यास है जिसकी आपके सहकर्मी सराहना कर सकते हैं: हेडसेट का उपयोग करना। इस अभ्यास के साथ, आप Teams में उच्च गुणवत्ता वाली कॉल कर पाएंगे। आपको सहकर्मियों द्वारा न सुने जाने या आप उन्हें न सुन पाने के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं होगी। यहां बताया गया है कि आप Teams में एक कैसे सेट अप कर सकते हैं।
Teams के साथ हेडसेट का उपयोग करने के लिए, बस सुनिश्चित करें कि यह प्लग इन है या आपके डिवाइस से कनेक्ट है, या तो Bluetooth के माध्यम से या हेडफोन जैक के माध्यम से। एक बार कनेक्ट होने पर, आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि Teams हेडसेट के लिए ठीक से कॉन्फ़िगर किया गया है। फिर से, ऐसा करने के दो तरीके हैं, या तो मीटिंग से पहले जॉइन स्क्रीन पर या मीटिंग के दौरान मेनू से।
मीटिंग से पहले, आप अपने वीडियो फीड के तहत PC Mic and Speakers बटन पर क्लिक करके सेटिंग्स कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। एक बार जब आप ऐसा करते हैं, तो आपको Device Settings पॉप अप दिखाई देगा। Speaker और Microphone सेक्शन को देखना सुनिश्चित करें। नीचे तीर पर क्लिक करें, और स्पीकर और माइक्रोफ़ोन दोनों के लिए सूची से अपना हेडफोन चुनें। फिर, X के साथ विंडो बंद करें।
मीटिंग के दौरान, आप स्क्रीन के शीर्ष पर तीन पीरियड ( . . . ) पर क्लिक करके और Device Settings चुनकर अपने हेडसेट पर स्विच कर सकते हैं। वहां से, आप वही सेटिंग्स चुन पाएंगे जैसा हमने ऊपर वर्णन किया है। जब समाप्त हो जाए, तो X के साथ विंडो बंद करें।
यह ध्यान देने योग्य है कि आप यहां Make a test call फीचर का भी उपयोग कर सकते हैं, ताकि मीटिंग में जाने से पहले सब कुछ सही काम करे।
अभ्यास 3: अपनी मीटिंग्स शेड्यूल करें
मीटिंग्स के बारे में सबसे खराब चीजों में से एक है अंतिम मिनट या सेकंड में किसी एक में खींच लिया जाना। इसलिए, एक सर्वोत्तम अभ्यास के रूप में, हम आपकी मीटिंग्स को शेड्यूल करने और फाइन-ट्यून करने का सुझाव देते हैं। आप Microsoft Teams में Scheduling Assistant के साथ ऐसा कर सकते हैं। यहां इसका उपयोग करने का तरीका बताया गया है।
सबसे पहले, Teams के साइडबार में Calendar आइकन पर क्लिक करें। वहां से, शीर्ष पर Scheduling Assistant टैब पर क्लिक करें। उस टैब से, आप अपने सहकर्मियों की उपलब्धता के आधार पर मीटिंग शेड्यूल कर पाएंगे। आप स्थान, उपस्थित लोग, और बहुत कुछ जोड़ सकते हैं। उपस्थित लोगों को जोड़ते समय, आपके सहकर्मी उपलब्ध, अनुपलब्ध, या अज्ञात के रूप में दिखाई देंगे। असिस्टेंट आपके सहकर्मी के Outlook कैलेंडर से जानकारी खींचकर इसे भरता है। आप एक शेड्यूल दृश्य देखेंगे, जिसमें उनके पहले से शेड्यूल मीटिंग्स बैंगनी रंग में दिखाई देंगे। आप सभी के लिए सही समय खोजने के लिए दिनों और घंटों के माध्यम से स्क्रॉल भी कर सकते हैं।
इससे संबंधित, मीटिंग एजेंडा साझा करने की क्षमता है। आप ऐसा कर सकते हैं ताकि आपके सहकर्मी और मीटिंग में सभी लोग एक ही पेज पर हों। नई मीटिंग बनाते समय, आप इसे कंपोज़ बॉक्स में देखेंगे। आप अपना एजेंडा यहां डाल पाएंगे, और यह आमंत्रण ईमेल में दिखाई देगा।
अभ्यास 4: मीटिंग नोट्स लें
क्या होता है यदि आप एक महत्वपूर्ण मीटिंग के बीच में हैं, लेकिन नोट्स लेने का एक तरीका चाहिए? आप सोचेंगे कि आपको Microsoft Word या किसी अन्य प्रोग्राम का उपयोग करना होगा, लेकिन क्या आप जानते हैं कि Teams का अपना मीटिंग नोट्स फीचर भी है?
यह Teams में मीटिंग्स के लिए हमारे अन्य सर्वोत्तम अभ्यासों में से एक है। कारण क्यों? नोट्स मीटिंग के हिस्से के रूप में सहेजे जाते हैं, और आपके साथ कहीं भी जा सकते हैं, और बाद में या अपने सहकर्मियों के साथ साझा करने के लिए सहेजे जाएंगे।
फीचर का उपयोग करने के लिए, मीटिंग में हमेशा की तरह शामिल हों, और फिर (. . . ) अधिक क्रियाएं बटन पर क्लिक करें, इसके बाद Meeting Notes। आपको तब Meeting Notes विंडो पॉप अप दिखाई देनी चाहिए। वहां से, आप Take notes पर क्लिक करना चाहेंगे। यह आपको एक फ़ॉर्मेटिंग टूलबार तक पूर्ण पहुंच देगा, बोल्ड, इटैलिक, हाइलाइटिंग, और Microsoft Word में आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली कुछ अन्य चीजों के साथ। आप (+) बटन के साथ एक नया सेक्शन भी बना सकते हैं।
जब मीटिंग समाप्त हो जाती है, तो आप चैट से अपने नोट्स एक्सेस कर सकते हैं। एक विकल्प होना चाहिए जो Show notes in full screen कहता है। नोट्स देखने के लिए इसे क्लिक करें।
अभ्यास 5: अपनी मीटिंग्स रिकॉर्ड करें (बेशक अनुमति के साथ!)
हमारी सर्वोत्तम अभ्यासों की सूची में अंतिम Teams में मीटिंग रिकॉर्ड करना है। मीटिंग्स में सबसे खराब चीजों में से एक है जब आपको अपने सहकर्मियों से बार-बार चीजों को दोहराने के लिए कहना पड़ता है क्योंकि आप इसे नोट नहीं कर पाए या कुछ नोट्स नहीं ले पाए। खैर, यदि मीटिंग में सभी पक्षों की सहमति है, तो आप वास्तव में मीटिंग को लाइव रिकॉर्ड कर सकते हैं, जैसा कि यह होता है, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके पास बाद में संदर्भ के लिए मीटिंग की एक प्रति हो सकती है।
मीटिंग रिकॉर्ड करने के लिए, आप स्क्रीन के शीर्ष पर तीन डॉट्स ( . . . ) पर क्लिक कर सकते हैं, इसके बाद Start Recording बटन। वहां से, आपको एक डिस्क्लेमर दिखाई देगा कि मीटिंग रिकॉर्ड की जा रही है। आप इसे अनदेखा कर सकते हैं, यह सिर्फ आपके सहकर्मी की सुरक्षा के लिए है। जब मीटिंग समाप्त हो जाती है, और आप रुकने के लिए तैयार होते हैं, तो आप उसी मेनू पर क्लिक करके Stop Recording चुन सकते हैं।
जब रिकॉर्डिंग समाप्त हो जाती है, तो आपको एक ईमेल मिलेगा जिसमें आपको पता चलेगा कि यह Microsoft Stream में उपलब्ध है। आप उस लिंक पर क्लिक करके इसे एक्सेस कर सकते हैं, और यहां तक कि एक फ़ाइल डाउनलोड कर सकते हैं, ताकि आप इसे ऑफ़लाइन देख सकें।
हमारे अन्य टिप्स देखें
हालांकि इस लेख का फोकस Teams मीटिंग्स के लिए कुछ सर्वोत्तम अभ्यासों पर रहा है, Microsoft Teams के बारे में जानने के लिए बहुत कुछ है। पिछले कुछ महीनों में, हम Teams में गहराई से गोता लगा रहे हैं। विषयों में Teams के कई इंस्टेंस कैसे चलाएं, Bots का उपयोग कैसे करें, नोटिफिकेशन प्रबंधित करें, और बहुत कुछ शामिल हैं। अधिक के लिए यहां हमारे न्यूज़ हब देखें, और कमेंट करके हमें बताएं कि क्या आपके पास अपने Teams ट्रिक्स और टिप्स हैं।
