अब पहले से कहीं अधिक, आप Microsoft Teams में मीटिंग में अधिक समय व्यतीत करने की संभावना रखते हैं। हालांकि, आप जितना अधिक समय टीम में बिताते हैं, उतना ही महत्वपूर्ण यह हो जाता है कि आप सभी सुविधाओं का अधिक से अधिक लाभ उठाने का प्रयास करें, ताकि आप एक सहज अनुभव प्राप्त कर सकें। यहां उन सुविधाओं में से कुछ पर एक नज़र है, और लाभ उठाने के लिए कुछ सर्वोत्तम अभ्यास हैं ताकि आप Microsoft Teams में मीटिंग के विशेषज्ञ बन सकें।
अभ्यास 1:अपनी पृष्ठभूमि को धुंधला करें या पृष्ठभूमि छवियों का उपयोग करें
हमारी सूची में पहला सबसे अच्छा अभ्यास वह है जो वर्तमान स्थिति में सबसे स्पष्ट और सबसे लोकप्रिय है। यानी, टीम में अपनी पृष्ठभूमि को धुंधला करने की क्षमता का उपयोग करना या पृष्ठभूमि छवियों का उपयोग करना।
इस सर्वोत्तम अभ्यास के साथ, आप अपनी बैठक लगभग कहीं भी कर सकते हैं, और अपने आस-पास की पृष्ठभूमि में जो कुछ भी होता है उसे छिपा सकते हैं। दरअसल, फीचर के लिए धन्यवाद, टीम केवल आपके चेहरे पर जोर देगी और बाकी सब कुछ छुपा देगी। बस जागरूक रहें, यह कृत्रिम बुद्धि का उपयोग करता है, और केवल मनुष्यों के साथ काम करता है। इसलिए, अगर आपके प्यारे दोस्त बैकग्राउंड में हैं, तो आप थोड़ा सावधान हो सकते हैं।
अपनी पृष्ठभूमि को धुंधला करने या टीम में पृष्ठभूमि छवि का उपयोग करने के कुछ तरीके हैं। आप इसे मीटिंग से पहले या मीटिंग के दौरान कर सकते हैं।
मीटिंग से पहले, शामिल हों स्क्रीन पर, आप पीसी माइक और स्पीकर के बाईं ओर स्थित वर्ग बॉक्स पर क्लिक करना चाहेंगे आपके वीडियो फ़ीड के अंतर्गत। वहां से, आपको पृष्ठभूमि सेटिंग . के लिए एक विकल्प दिखाई देगा . आप पहले वाले को चुन सकते हैं, जो कहता है धुंधला . या, यदि आप एक अलग पृष्ठभूमि चाहते हैं, तो आप सूची में से किसी एक को चुन सकते हैं। आपकी फ़ीड वांछित पृष्ठभूमि में बदल जाएगी, और जब आपका काम हो जाए, तो आप पृष्ठभूमि सेटिंग को बंद कर सकते हैं X के साथ विंडो.
मीटिंग के दौरान अपनी पृष्ठभूमि को धुंधला करने के लिए, मीटिंग विंडो के शीर्ष पर तीन अवधियों (...) पर क्लिक करें। फिर, वहां से, पृष्ठभूमि प्रभाव लागू करें पर क्लिक करें। फिर आप सूची में से किसी एक को चुन सकते हैं, और लागू करें पर क्लिक कर सकते हैं।
अभ्यास 2:बेहतर अनुभव के लिए हेडसेट का उपयोग करें
अगला, एक अभ्यास है कि आपके सहकर्मी सराहना कर सकते हैं:हेडसेट का उपयोग करना। इस अभ्यास के साथ, आप टीमों में एक उच्च गुणवत्ता वाली कॉल प्राप्त करेंगे। आपको इस बात की चिंता करने की ज़रूरत नहीं होगी कि सहकर्मी आपकी बात नहीं सुन रहे हैं, या आप उन्हें नहीं सुन रहे हैं। यहां बताया गया है कि आप टीम में किसी एक को कैसे सेट कर सकते हैं।
टीमों के साथ हेडसेट का उपयोग करने के लिए, बस सुनिश्चित करें कि यह ब्लूटूथ या हेडफोन जैक के माध्यम से प्लग इन या आपके डिवाइस से जुड़ा है। एक बार कनेक्ट होने के बाद, आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि टीम हेडसेट के लिए ठीक से कॉन्फ़िगर की गई है। दोबारा, आप इसे दो तरीकों से कर सकते हैं, या तो शामिल होने स्क्रीन पर मीटिंग से पहले या मेनू से मीटिंग के दौरान।
मीटिंग से पहले, आप पीसी माइक और स्पीकर . पर क्लिक करके सेटिंग कॉन्फ़िगर कर सकते हैं आपके वीडियो फ़ीड के अंतर्गत बटन। ऐसा करने के बाद, आप डिवाइस सेटिंग देखेंगे पॉप अप। स्पीकर . के अनुभागों को देखना सुनिश्चित करें और माइक्रोफ़ोन . नीचे तीर पर क्लिक करें, और स्पीकर और माइक्रोफ़ोन दोनों के लिए सूची से अपना हेडफ़ोन चुनें। फिर, विंडो को X से बंद करें।
मीटिंग के दौरान, आप स्क्रीन के शीर्ष पर तीन अवधियों (...) पर क्लिक करके और डिवाइस सेटिंग चुनकर अपने हेडसेट को बदल सकते हैं . वहां से, आप वही सेटिंग चुन सकेंगे जो हम ऊपर वर्णित करते हैं. समाप्त होने पर, विंडो को X से बंद कर दें।
यह ध्यान देने योग्य है कि आप एक परीक्षण कॉल करें . का भी उपयोग कर सकते हैं यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके मीटिंग में जाने से ठीक पहले सब कुछ काम करता है, यहां भी सुविधा दें।
अभ्यास 3:अपनी मीटिंग शेड्यूल करें
बैठकों के बारे में सबसे बुरी चीजों में से एक को आखिरी मिनट या सेकंड में एक में खींचा जा रहा है। इसलिए, सर्वोत्तम अभ्यास के रूप में, हम आपकी मीटिंग्स को शेड्यूल करने और उन्हें बेहतर बनाने का सुझाव देते हैं। आप इसे शेड्यूलिंग सहायक . के साथ कर सकते हैं माइक्रोसॉफ्ट टीमों में। यहां देखें कि इसका उपयोग कैसे किया जाता है।
सबसे पहले, कैलेंडर . पर क्लिक करें टीम के साइडबार में आइकन। वहां से, शेड्यूलिंग सहायक . पर क्लिक करें शीर्ष पर टैब। उस टैब से, आप अपने सहकर्मियों की उपलब्धता के आधार पर मीटिंग शेड्यूल करने में सक्षम होंगे। आप स्थान, सहभागी और बहुत कुछ जोड़ सकते हैं। उपस्थित लोगों को जोड़ते समय, आपके सहकर्मी उपलब्ध अनुपलब्ध या अज्ञात के रूप में दिखाई देंगे। इसे भरने के लिए सहायक आपके सहकर्मी के आउटलुक कैलेंडर से जानकारी लेता है। आपको उनकी पहले से शेड्यूल की गई मीटिंग्स को बैंगनी रंग में दिखाते हुए एक शेड्यूल व्यू दिखाई देगा। आप सभी के लिए सही समय खोजने के लिए दिनों और घंटों तक स्क्रॉल कर सकते हैं।
इससे संबंधित, बैठक के एजेंडे को साझा करने की क्षमता है। आप ऐसा इसलिए कर सकते हैं ताकि आपके सहकर्मी और मीटिंग में शामिल सभी लोग एक ही पृष्ठ पर हों। नेट मीटिंग बनाते समय, आप इसे लिखें बॉक्स में देखेंगे। आप अपना एजेंडा यहां रख सकेंगे, और यह आमंत्रण ईमेल में दिखाई देगा।
अभ्यास 4:मीटिंग नोट्स लें
What happens if you're in the middle of an important meeting, but need a way to take some notes? You think you'd have to use Microsoft Word or another program, but did you know that Teams has its own meeting notes feature, too?
This is one of our other best practices for meetings in Teams. The reason why? Notes get saved as part of the meeting itself, and can go anywhere with you, and will be saved for later or for sharing with your coworkers.
To use the feature, join the meeting as you normally would, and then click the (. . . ) more actions button, followed by Meeting Notes. You should then see a Meeting Notes window pop up. From there, you'll want to click Take notes . This will then give you full access to a formatting toolbar, with bold, italic, highlighting, and some of other things you are used to in Microsoft Word. You also can create a new section with the (+) button, too.
When the meeting is finished, you can access your notes from the chat. There should be an option that says Show notes in full screen . Click it to view the notes.
Practice 5:Record your meetings (with permission of course!)
Final on our list of best practices is recording a meeting in Teams. One of the worst things in meetings is when you have to constantly ask your coworkers to repeat things over and over because you weren't able to get it down or take some notes. Well, if you have the consent of all parties in the meetings, you can actually record a meeting live, as it happens, to ensure that you can have a copy of the meeting for reference later.
To record a meeting, you can click the three dots ( . . . ) at the top of the screen, followed by the Start Recording बटन। From there, you'll see a disclaimer that the meeting is being recorded. You can ignore it, this is just for your coworker's security. When the meeting is over, and you're ready to stop, you can then click the same menu and choose Stop Recording ।
When the recording is finished, you'll get an email letting you know that it is available in Microsoft Stream. You can click that link in the email to access it, and even download a file, so you can view it offline.
Check out our other tips
While the focus of this article has been some of the best practices for Teams meetings, there's a lot more to know about Microsoft Teams. Over the past few months, we've been diving deeper into Teams. Topics include how to run multiple instances of Teams, how to use Bots, manage notifications, and a lot more. Check out our news hub here for more, and let us know if you have any Teams tricks and tips of your own by dropping us a comment below.