Microsoft Teams मीटिंग शेड्यूल करें या तुरंत शुरू करें: चरण-दर-चरण गाइड

Microsoft Teams के साथ मीटिंग बनाना प्रोजेक्ट्स पर अपने सहकर्मियों के संपर्क में रहने का एक अच्छा तरीका है जब आप घर से काम करते हैं, या जब भी आप दूरस्थ रूप से काम कर रहे होते हैं। यह मानते हुए कि आप या आपका संगठन Microsoft 365 ग्राहक है, आप पहले से ही Microsoft द्वारा प्रदान किए गए सभी ऐप इंटीग्रेशन का लाभ उठा रहे हैं। यहां Microsoft Teams में मीटिंग बनाने का तरीका बताया गया है।

मीटिंग बनाएं

Microsoft Teams में मीटिंग बनाने के तीन तरीके यहां दिए गए हैं।

1. Calendar आइकन चुनें जो Teams चैट बॉक्स के नीचे है ताकि आप Teams में अपने सहकर्मियों के साथ मीटिंग बना सकें। यदि Calendar आइकन गायब है, तो अपने संगठन के IT एडमिनिस्ट्रेटर से जांच करें।
2. Microsoft Teams डेस्कटॉप ऐप के बाईं ओर Calendar चुनें और ऊपरी दाएं कोने में New meeting चुनें।
3. Calendar में समय की एक रेंज चुनें।

एक बार जब आप उपरोक्त तीन विकल्पों में से कोई भी करते हैं, तो मीटिंग जानकारी संपादित करने के लिए एक कैलेंडर फॉर्म खुल जाएगा। मीटिंग का समय शेड्यूल करने में मदद के लिए Scheduling Assistant का उपयोग करें जो सभी के लिए काम करता है, बशर्ते कि उनके कार्य शेड्यूल और मौजूदा मीटिंग्स पहले से ही Microsoft Teams Calendar में सेट अप हों। एक बार जब आप समय, वैकल्पिक उपस्थित लोगों, स्थानों (भौतिक या वर्चुअल मीटिंग रूम जिनके स्थान पहले से ही Teams में सेट अप हैं), और मीटिंग विवरण भरना समाप्त कर लें, तो Save पर क्लिक करें। Teams सभी मीटिंग उपस्थित लोगों को एक Microsoft Teams मीटिंग नोटिफिकेशन भेजेगा या एक लिंक ईमेल करेगा।

यदि आप अपनी मीटिंग में एक Teams चैनल जोड़ते हैं, तो आपको मीटिंग का लिंक भेजना होगा यदि आपकी मीटिंग में आपके संगठन के बाहर के लोग आमंत्रित हैं। समाप्त होने पर Send चुनें। Teams स्वचालित रूप से सभी आमंत्रित उपस्थित लोगों को Microsoft Teams में एक नोटिफिकेशन के माध्यम से या ईमेल के माध्यम से आमंत्रण भेजेगा यदि वे आपके संगठन के बाहर हैं।

अपने संगठन के बाहर के लोगों को आमंत्रित करें

Microsoft Teams यूजर्स को अपने संगठन के बाहर के लोगों को अपनी Teams मीटिंग्स में आमंत्रित करने की अनुमति भी देता है। अपने संगठन के बाहर से किसी को आमंत्रित करने के लिए, आपको उनका पूरा ईमेल पता जानना होगा।

Add required attendees चुनें। यदि कोई वैकल्पिक उपस्थित व्यक्ति है, तो इसके बजाय Add Optional attendees चुनें।

व्यक्ति का पूरा ईमेल पता टाइप करें (यानी admin@wsxdn.com)। Invite (email address) चुनें। आपके द्वारा प्रदान किया गया ईमेल पता Teams मीटिंग के लिए एक आमंत्रण लिंक के साथ एक ईमेल प्राप्त करेगा।

Outlook से मीटिंग शेड्यूल करें

जब इंस्टॉल किया जाता है, तो Microsoft Teams आपकी अनुमति से एक Outlook ऐड-इन इंस्टॉल कर सकता है। Outlook ऐड-इन आपको सीधे Outlook से नई Teams मीटिंग्स बनाने की अनुमति देता है। इस तरह, आपको Outlook और Microsoft Teams के बीच स्विच करने की आवश्यकता नहीं है, यूजर्स किसी भी ऐप के भीतर से मीटिंग्स देख, स्वीकार, अस्वीकार, या शामिल हो सकते हैं।

तत्काल मीटिंग बनाएं

यदि आप अंतिम समय में एक त्वरित मीटिंग सेट करना चाहते हैं, तो आप Teams में एक त्वरित मीटिंग बना सकते हैं। यह उन उदाहरणों के लिए है जहां आप Calendar में या Teams चैनल में हैं और किसी सहकर्मी के साथ एक त्वरित 10-मिनट की मीटिंग करना चाहते हैं ताकि विचारों का आदान-प्रदान किया जा सके या किसी प्रोजेक्ट पर अपनी प्रगति पर त्वरित अपडेट दिया जा सके।

Calendar के भीतर

जब आप Teams Calendar में हों, तो New meeting चुनने के बजाय, Meet now चुनें।

वहां से, आप एक मीटिंग शीर्षक जोड़ पाएंगे, चुनें कि आप वीडियो का उपयोग करना चाहते हैं या नहीं, और अपना पसंदीदा ऑडियो स्रोत चुनें। एक बार जब आप मीटिंग शुरू करने के लिए तैयार हों, तो Join now चुनें।

ऊपरी दाएं कोने में People चिह्नित एक बॉक्स खुलेगा जो आपको अपनी तत्काल मीटिंग में किसी को आमंत्रित करने की अनुमति देगा। बस उस व्यक्ति या लोगों का नाम टाइप करना शुरू करें जिन्हें आप अपनी तत्काल मीटिंग में आमंत्रित करना चाहते हैं। उन्हें आपकी मीटिंग में शामिल होने के लिए Microsoft Teams में एक कॉल प्राप्त होगी।
यदि आप चुनते हैं, तो आप join info link को कॉपी भी कर सकते हैं अपने क्लिपबोर्ड पर और आमंत्रण लिंक को ईमेल में भेज सकते हैं यदि व्यक्ति या लोग आपके संगठन के बाहर हैं। यदि आपके ईमेल प्राप्तकर्ताओं के पास Microsoft Teams नहीं है, तो वे केवल अपने इंटरनेट ब्राउज़र का उपयोग करके तत्काल मीटिंग में शामिल हो सकते हैं।

यह उपयोग करने के लिए एक बढ़िया विकल्प है यदि आपके पास Outlook या Teams में मीटिंग शेड्यूल करने की क्षमता नहीं है। Meet now, Teams Calendar में शेड्यूल की गई मीटिंग्स की तरह ही काम करता है। Meet now मीटिंग में हर कोई मीटिंग में साझा की गई हर चीज़ तक पहुंच सकता है, जिसमें मीटिंग चैट, रिकॉर्डिंग, और मीटिंग में साझा की गई कोई भी फ़ाइल या डॉक्यूमेंट शामिल हैं।

Teams चैनल में

यदि आप Teams चैनल में हैं और एक तत्काल मीटिंग शुरू करना चाहते हैं, तो Posts टैब पर जाएं और जहां आप चैनल में नए संदेश टाइप करते हैं वहां जाएं और Meet now आइकन चुनें।

एक बार जब आप Meet now आइकन चुनते हैं, तो एक तत्काल मीटिंग कमेंट थ्रेड में ही खुल जाएगी।

आप किसी ऐसे मुद्दे पर स्पष्टीकरण प्राप्त करने के लिए तत्काल मीटिंग शुरू करने के लिए Meet now बटन का उपयोग कर सकते हैं जिसे मैसेजिंग के माध्यम से हल नहीं किया जा सकता। बस अपने Teams चैनल में किसी भी कमेंट थ्रेड का उत्तर दें और बातचीत जारी रखने के लिए Meet now चुनें। एक बार जब आप Meet now चुनते हैं, तो कमेंट थ्रेड में सभी को तत्काल मीटिंग में आमंत्रित किया जाएगा।

क्या आपको Microsoft Teams में मीटिंग बनाने में कोई समस्या है? नीचे कमेंट में हमें बताएं।