क्लाउड में किसी दस्तावेज़ पर काम करने के बड़े लाभों में से एक इसे वास्तविक समय में साझा करने की क्षमता है। सुसंगत दस्तावेज़ को बनाए रखने का प्रयास करने के लिए अब आपको संपादन करने की आवश्यकता नहीं है; अब हर कोई एक ही दस्तावेज़ पर चिप लगा सकता है और उसे एक ही समय में संपादित भी कर सकता है। बहुत उपयोगी होते हुए भी, ऐसे मुद्दे हैं जो एक ही दस्तावेज़ को संपादित करने वाले कई लोगों के साथ स्वाभाविक रूप से उत्पन्न होते हैं। एक दिन आप यह देखने के लिए दस्तावेज़ खोल सकते हैं कि बहुत सारे संपादन हुए हैं, जिनमें से कुछ से आप असहमत हैं!
शुक्र है, किसी भी अच्छे सॉफ़्टवेयर के साथ जो सहयोगी संपादन की अनुमति देता है, यह पता लगाने का एक तरीका है कि किसने क्या परिवर्तन किए और उन्हें पिछले संस्करण में वापस लाया। इसे Google डॉक्स में करने का तरीका यहां दिया गया है।
संपादन देखना
इस उदाहरण में हम एक ऐसे दस्तावेज़ का विश्लेषण करेंगे जिसमें संपादन किया गया है। किसी ने इस लेख में तूतनखामुन के बारे में एक छवि जोड़ने की कोशिश की, लेकिन ऐसा करने में उन्होंने गलती से उस छवि के ऊपर एक पैराग्राफ को हटा दिया जिसमें उनके प्रारंभिक जीवन और माता-पिता पर चर्चा की गई थी।
शुक्र है, हम अभी भी अनुच्छेद को पुनर्प्राप्त कर सकते हैं, भले ही इसे हटा दिया गया हो। सबसे पहले, "फ़ाइल" पर क्लिक करें, फिर "पुनरीक्षण इतिहास देखें" पर क्लिक करें। आप वैकल्पिक रूप से "Ctrl + Alt + Shift + H" हॉटकी दबा सकते हैं, हालांकि इसे याद रखना मुश्किल हो सकता है!
संशोधन इतिहास पॉप अप होगा। यहां क्या हो रहा है कि Google डॉक्स लेख के विभिन्न राज्यों को "याद रखता है" जैसा कि लिखा जा रहा है। यह यह भी लॉग करता है कि किसने क्या प्रविष्टि लिखी, ताकि आप पीछे मुड़कर देख सकें कि दस्तावेज़ को किसने संपादित किया है।
यदि हम इतिहास को देखें, तो हम देख सकते हैं कि हमारा दस्तावेज़ पॉल द्वारा संपादित किया गया था:
दस्तावेज़ के इतिहास के उस संस्करण में किए गए परिवर्तनों को देखने के लिए हम प्रत्येक संशोधन पर क्लिक कर सकते हैं। ध्यान दें कि उन्हें देखने के लिए आपको संशोधन इतिहास के निचले भाग में "परिवर्तन दिखाएं" टिकबॉक्स पर क्लिक करना होगा।
किसी संशोधन के भीतर परिवर्तनों को देखते समय, संपादित किया गया कोई भी पाठ उसी रंग में रंगा जाएगा, जिस रंग में वह उपयोगकर्ता था जिसने उसे संपादित किया था। इस मामले में, पॉल का रंग बैंगनी है, इसलिए उसके सभी संपादन बैंगनी दिखाई देंगे। इसके माध्यम से एक पंक्ति के साथ रंगीन पाठ वह है जिसे उपयोगकर्ता ने हटा दिया है, जबकि बिना किसी रेखा के रंगीन पाठ को जोड़ा गया है।
संपादनों के माध्यम से जाने पर, हम उस क्षण को देख सकते हैं जब पॉल ने गलती से हमारे अनुच्छेद को हटा दिया था:
अब जबकि हम जानते हैं कि संपादन कब किया गया था, इसे पुनर्प्राप्त करने का समय आ गया है!
संशोधन बहाल करना
सबसे पहले, हम अनुच्छेद के हटाए जाने से ठीक पहले संशोधन का चयन करेंगे।
अब, ऊपर बाईं ओर, "इस संशोधन को पुनर्स्थापित करें" नामक एक बटन है। इसे क्लिक करें।
फिर, दिखाई देने वाले पॉपअप में "पुनर्स्थापित करें" पर क्लिक करें।
दस्तावेज़ अब वापस अपनी पुरानी स्थिति में लौट आता है। ध्यान दें कि इस विशिष्ट संशोधन के समय के बाद किए गए कोई भी संशोधन अभी भी सहेजे गए हैं। पुराने संशोधन पर वापस जाने से बाद में आए किसी भी संशोधन को स्वचालित रूप से मिटाया या अधिलेखित नहीं किया जाएगा। हम इसका उपयोग नए संशोधनों में जोड़ी गई सामग्री को इसमें स्थानांतरित करने के लिए कर सकते हैं, ताकि हम हटाए गए पैराग्राफ को रख सकें और यह भी सुनिश्चित कर सकें कि हमारे सहयोगी का काम अभी भी बरकरार है।
Google Doc की "सुझाव" सुविधा
भविष्य में यदि आप इन सिरदर्दों से बचना चाहते हैं, तो अपने लेखकों को "सुझाव मोड" सक्षम करने के लिए कहें, आप इसे "संपादन" कहने वाले शीर्ष-दाईं ओर स्थित बॉक्स पर क्लिक करके और इसे "सुझाव" में बदलकर कर सकते हैं। लेखन के समय, लेखकों को इस विधा का उपयोग करने के लिए बाध्य करने का कोई तरीका नहीं है, इसलिए आपको उन्हें मैन्युअल रूप से ऐसा करने के लिए कहना होगा। यदि आप दोनों एक ही समय में फ़ाइल का संपादन कर रहे हैं, तो आप इसे दस्तावेज़ की चैट पर कर सकते हैं।
जब लोग सक्षम सुझावों के साथ दस्तावेज़ को संपादित करते हैं, तो परिवर्तन वास्तविक संपादन के बजाय एक सुझाव के रूप में दिखाई देंगे। इसका मतलब है कि आप टेक्स्ट को भौतिक रूप से हटा नहीं सकते हैं; यदि आप प्रयास करते हैं, तो Google डॉक्स केवल पाठ को हटाने के लिए चिह्नित करेगा। इसी तरह, यदि आप कुछ भी जोड़ते हैं, तो Google डॉक्स उसे लेख में सुझाए गए जोड़ के रूप में जोड़ देगा। प्रत्येक संपादन का एक लॉग दाईं ओर दिखाई देगा और लेखक को यदि वे चाहें तो अपने संपादनों की व्याख्या करने की अनुमति देंगे।
परिवर्तनों को "वास्तविक" बनने के लिए उन्हें स्वीकार या अस्वीकार करना होगा। यह उन बक्सों द्वारा किया जाता है जो किसी भी परिवर्तन के दाईं ओर दिखाई देते हैं।
यदि आप टिक बॉक्स पर क्लिक करते हैं, तो संपादन स्वीकार किया जाता है और दस्तावेज़ में उचित रूप से लागू किया जाता है। यदि आप क्रॉस चिन्ह पर क्लिक करते हैं, तो परिवर्तन मूल रूप से वही हो जाता है जो वह था। उपरोक्त उदाहरण में यदि हमारे सहयोगी अपने संपादन करने के लिए सुझावों का उपयोग कर रहे थे, तो हम उनकी छवि और अनुच्छेद के लिए अतिरिक्त अनुरोध स्वीकार कर सकते थे और हमारे अपने अनुच्छेद के लिए हटाने के अनुरोध को अस्वीकार कर सकते थे। बहुत आसान!
संपादन संपादन
दूसरों के साथ सहयोग करते समय, महत्वपूर्ण भागों को गलती से नष्ट या परिवर्तित होते देखना निराशाजनक हो सकता है। संशोधन इतिहास के साथ आप दस्तावेज़ की अंतिम आदर्श स्थिति को स्थानांतरित कर सकते हैं और उस पर वापस लौट सकते हैं। इससे भी बेहतर, "सुझाव" मोड चालू होने के साथ, आप प्रत्येक परिवर्तन को देख सकते हैं और जैसा आपको उचित लगे उसे स्वीकृत या अस्वीकार कर सकते हैं।
क्या आप दस्तावेज़ों पर सहयोग करने के लिए नियमित रूप से Google डॉक्स का उपयोग करते हैं? हमें नीचे बताएं!