क्लाउड में किसी दस्तावेज़ पर काम करने के बड़े लाभों में से एक इसे वास्तविक समय में साझा करने की क्षमता है। अब आपको एक सुसंगत दस्तावेज़ बनाए रखने के लिए संपादनों को इधर-उधर पास करने की आवश्यकता नहीं है; अब हर कोई उसी दस्तावेज़ पर काम कर सकता है और यहां तक कि इसे एक ही समय में संपादित भी कर सकता है। हालांकि बहुत उपयोगी, कई लोगों द्वारा एक ही दस्तावेज़ को संपादित करने से स्वाभाविक रूप से समस्याएं उत्पन्न होती हैं। एक दिन आप दस्तावेज़ खोल सकते हैं और पा सकते हैं कि बहुत सारे संपादन हुए हैं, जिनमें से कुछ से आप असहमत हैं!
शुक्र है, किसी भी अच्छे सॉफ़्टवेयर की तरह जो सहयोगी संपादन की अनुमति देता है, यह पता लगाने का एक तरीका है कि किसने क्या परिवर्तन किए और उन्हें पिछले संस्करण पर वापस लाया जाए। यहां Google Docs में इसे करने का तरीका बताया गया है।
संपादन देखना
इस उदाहरण में हम एक ऐसे दस्तावेज़ का विश्लेषण करेंगे जिसमें संपादन हुए हैं। किसी ने तूतनखामुन के बारे में इस लेख में एक छवि जोड़ने की कोशिश की, लेकिन ऐसा करते हुए उन्होंने छवि के ऊपर का पैराग्राफ गलती से हटा दिया जिसमें उनके प्रारंभिक जीवन और माता-पिता पर चर्चा की गई थी।
शुक्र है, हम पैराग्राफ को अभी भी रिकवर कर सकते हैं, भले ही इसे हटा दिया गया हो। पहले "फ़ाइल" पर क्लिक करें, फिर "संस्करण इतिहास देखें"। आप वैकल्पिक रूप से हॉटकी "Ctrl + Alt + Shift + H" दबा सकते हैं, हालांकि इसे याद रखना कठिन हो सकता है!
संस्करण इतिहास पॉप अप होगा। यहां क्या हो रहा है कि Google Docs लेख के लिखे जाने के दौरान उसके विभिन्न राज्यों को "याद रखता है"। यह यह भी लॉग करता है कि किसने कौन सी प्रविष्टि लिखी, इसलिए आप पीछे देख सकते हैं और देख सकते हैं कि दस्तावेज़ को किसने संपादित किया।
यदि हम इतिहास के माध्यम से जाते हैं, तो हम देख सकते हैं कि हमारे दस्तावेज़ को पॉल द्वारा संपादित किया गया था:
हम दस्तावेज़ के इतिहास के उस संस्करण में किए गए परिवर्तनों को देखने के लिए प्रत्येक संशोधन पर क्लिक कर सकते हैं। ध्यान दें कि आपको संशोधन इतिहास के नीचे "परिवर्तन दिखाएं" चेकबॉक्स पर क्लिक करना होगा ताकि वे दिखाई दें।
किसी संशोधन के भीतर परिवर्तनों को देखते समय, किसी भी संपादित टेक्स्ट को उसी रंग में रंगा जाएगा जिस रंग में उसे संपादित करने वाले उपयोगकर्ता का रंग है। इस मामले में, पॉल का रंग बैंगनी है, इसलिए उसके सभी संपादन बैंगनी दिखाई देंगे। एक रेखा के साथ रंगीन टेक्स्ट वह है जिसे उपयोगकर्ता ने हटाया, जबकि बिना रेखा के रंगीन टेक्स्ट वह है जो जोड़ा गया था।
संपादनों के माध्यम से जाने पर, हम वह क्षण देख सकते हैं जब पॉल ने गलती से हमारा पैराग्राफ हटा दिया:
अब जब हम जानते हैं कि संपादन कब किया गया था, तो इसे रिकवर करने का समय आ गया है!
संस्करण पुनर्स्थापित करना
सबसे पहले, हम पैराग्राफ हटाए जाने से ठीक पहले के संशोधन का चयन करेंगे।
अब, ऊपर बाईं ओर, "इस संशोधन को पुनर्स्थापित करें" नामक एक बटन है। इस पर क्लिक करें।
फिर, दिखाई देने वाले पॉपअप में "पुनर्स्थापित करें" पर क्लिक करें।
दस्तावेज़ अब अपनी पुरानी स्थिति में वापस आ जाता है। ध्यान दें कि इस विशिष्ट संशोधन के समय के बाद किए गए कोई भी संशोधन अभी भी सहेजे गए हैं। पुराने संशोधन पर वापस जाने से बाद में आए किसी भी संशोधन को स्वचालित रूप से मिटाया या ओवरराइट नहीं किया जाएगा। हम इसका उपयोग नए संशोधनों में जोड़ी गई सामग्री को इसमें स्थानांतरित करने के लिए कर सकते हैं, ताकि हम हटाए गए पैराग्राफ को रख सकें और साथ ही यह सुनिश्चित कर सकें कि हमारे सहयोगी का काम अभी भी बरकरार है।
Google Docs की "सुझाव" सुविधा
भविष्य में यदि आप इन परेशानियों से बचना चाहते हैं, तो अपने लेखकों को "सुझाव मोड" सक्षम करने के लिए कहें। आप इसे शीर्ष-दाईं ओर वाले बॉक्स पर क्लिक करके कर सकते हैं जिस पर "संपादन" लिखा है और इसे "सुझाव" में बदल सकते हैं। लिखने के समय, लेखकों को इस मोड का उपयोग करने के लिए बाध्य करने का कोई तरीका नहीं है, इसलिए आपको उनसे मैन्युअल रूप से ऐसा करने के लिए कहना होगा। यदि आप दोनों एक ही समय में फ़ाइल संपादित कर रहे हैं, तो आप दस्तावेज़ की चैट पर ऐसा कर सकते हैं।
जब लोग सुझाव सक्षम करके दस्तावेज़ संपादित करते हैं, तो परिवर्तन वास्तविक संपादन के बजाय सुझाव के रूप में दिखाई देंगे। इसका मतलब है कि आप शारीरिक रूप से टेक्स्ट को नहीं हटा सकते; यदि आप कोशिश करते हैं, तो Google Docs केवल विलोपन के लिए टेक्स्ट को चिह्नित करेगा। इसी तरह, यदि आप कुछ भी जोड़ते हैं, तो Google Docs इसे लेख में सुझाए गए जोड़ के रूप में जोड़ देगा। प्रत्येक संपादन का एक लॉग दाईं ओर दिखाई देगा और यदि वे चाहें तो लेखक को अपने संपादन समझाने की अनुमति देगा।
परिवर्तनों के "वास्तविक" बनने के लिए उन्हें स्वीकार या अस्वीकार करना होगा। यह किसी भी परिवर्तन के दाईं ओर दिखाई देने वाले बॉक्स द्वारा किया जाता है।
यदि आप टिक बॉक्स पर क्लिक करते हैं, तो संपादन स्वीकार कर लिया जाता है और दस्तावेज़ में लागू हो जाता है। यदि आप क्रॉस सिंबल पर क्लिक करते हैं, तो परिवर्तन वापस वहीं आ जाता है जहां यह मूल रूप से था। उपरोक्त उदाहरण में यदि हमारा सहयोगी अपने संपादन करने के लिए सुझावों का उपयोग कर रहा होता, तो हम उनकी छवि और पैराग्राफ के लिए जोड़ अनुरोध को स्वीकार कर सकते थे और अपने पैराग्राफ के लिए विलोपन अनुरोध को अस्वीकार कर सकते थे। बहुत आसान!
संपादन संपादित करना
दूसरों के साथ सहयोग करते समय, महत्वपूर्ण भागों को गलती से हटाया या बदला हुआ देखना निराशाजनक हो सकता है। संशोधन इतिहास के साथ आप दस्तावेज़ की अंतिम आदर्श स्थिति को पुनः ढूंढ सकते हैं और वापस उस पर जा सकते हैं। इससे भी बेहतर, "सुझाव" मोड चालू होने पर, आप प्रत्येक परिवर्तन को देख सकते हैं और उसे अपनी इच्छानुसार स्वीकार या अस्वीकार कर सकते हैं।
क्या आप दस्तावेज़ों पर सहयोग करने के लिए नियमित रूप से Google Docs का उपयोग करते हैं? हमें नीचे बताएं!
