जैसे-जैसे हम क्लाउड स्टोरेज के युग में आगे बढ़ रहे हैं, इसके साथ कई लाभ और कमियां आती हैं। दुनिया में कहीं भी हों, अपनी फाइलों और दस्तावेजों तक पहुंचने में सक्षम होना एक बहुत अच्छी सुविधा है, लेकिन क्या होता है अगर आप इंटरनेट तक नहीं पहुंच सकते? अचानक, वे सभी सुविधाजनक रूप से संग्रहीत फाइलें आपकी पहुंच से बाहर हो जाती हैं! परिणामस्वरूप, कुछ क्लाउड स्टोरेज कंपनियों ने आपके क्लाउड के कैश्ड संस्करण तक ऑफ़लाइन पहुंचने में सक्षम होने के तरीके विकसित किए हैं। इसमें Google शामिल है, जिसने अपनी क्लाउड सेवा को इस तरह सेट किया है कि आप Google Docs ऑफ़लाइन उपयोग कर सकते हैं।
इसमें जाने से पहले, कुछ चीजें हैं जिन पर आपको ध्यान देने की आवश्यकता है। पहला, क्योंकि यह ऑफ़लाइन सुविधाओं को सक्रिय करने के लिए एक क्रोम एक्सटेंशन इंस्टॉल करता है, यह क्रोम के अलावा किसी अन्य ब्राउज़र में नहीं किया जा सकता। दूसरा, Docs, Sheets, Slides और Drawings में आपके सभी दस्तावेज़ ऑफ़लाइन उपलब्ध होंगे, लेकिन आपके ड्राइव में आपकी अपलोड की गई फाइलें नहीं होंगी। तीसरा, इन विकल्पों को सेट करने के लिए आपको ऑनलाइन होना होगा, इसलिए आपको यह तब करना होगा जब आप Google Docs ऑफ़लाइन उपयोग करना चाहते हैं। यदि ये प्रतिबंध बहुत अधिक हैं, तो अन्य उपलब्ध विधियों को देखने के लिए नीचे "वैकल्पिक विकल्प" अनुभाग देखें।
Google Docs ऑफ़लाइन एक्सेस करना
Google Docs ऑफ़लाइन उपयोग करने के लिए, आपको क्रोम में Google ड्राइव सेटिंग्स तक पहुंचने की आवश्यकता है। आप Google ड्राइव पर जाकर और ऊपरी दाएं कोने पर कॉग पर क्लिक करके, फिर सेटिंग्स पर जाकर ऐसा कर सकते हैं। यदि आप पहले से ही Google में लॉग इन हैं तो आप इस लिंक पर क्लिक करके भी इसे एक्सेस कर सकते हैं।
एक नई विंडो दिखाई देगी। इस विंडो में ऑफ़लाइन विकल्प का पता लगाएं और बॉक्स को टिक करें। आप सहायता टेक्स्ट द्वारा देख सकते हैं कि यह वह समय है जब पहले उल्लिखित एक्सटेंशन जोड़ा जाता है।
Chrome आपको अलर्ट करेगा कि एक्सटेंशन इंस्टॉल करने का अनुरोध कर रहा है। प्रक्रिया पूरी करने के लिए "एक्सटेंशन जोड़ें" बटन पर क्लिक करें।
विशिष्ट फाइलों को सिंक करना
अब जब आप ऑफ़लाइन जाएंगे और Google Docs खोलने का प्रयास करेंगे, तो यह इसके बजाय एक विशेष ऑफ़लाइन संस्करण लोड करेगा। यह संस्करण उन फाइलों का उपयोग करेगा जो ऑफ़लाइन उपयोग के लिए सिंक की गई थीं। हालांकि आपको शायद आपकी अधिकांश फाइलें सिंक मिलेंगी, कुछ "नेट से फिसल गई" हो सकती हैं। इसका मतलब है कि आप कुछ फाइलों को अभी भी अनुपलब्ध पाएंगे, भले ही आपने ऑफ़लाइन एक्सेस चालू कर दिया हो।
यदि कोई विशिष्ट फाइल है जिसे आप ऑफ़लाइन उपलब्ध सुनिश्चित करना चाहते हैं, तो इसे सिंक करने के लिए मजबूर करने का एक तरीका है। यह समान विधि Docs, Sheets, Slides, और Drawings के लिए काम करती है, इसलिए इस बारे में चिंता न करें कि आप किस प्रकार की फाइल सिंक करना चाहते हैं!
1. वह फाइल ढूंढें जिसे आप ऑफ़लाइन एक्सेस करना चाहते हैं। इसके फ़ाइल नाम के पास तीन डॉट्स पर क्लिक करें, फिर "ऑनलाइन उपलब्ध" स्विच को चालू पर टॉगल करें। स्विच दाईं ओर स्लाइड करेगा और नीला हो जाएगा यह दिखाने के लिए कि यह चालू है।
2. थोड़े समय के बाद, आपकी फाइल पर एक रेखा के ऊपर एक टिक का छोटा आइकन दिखाई देगा। इसका मतलब है कि अब यह गारंटी है कि जब आप ऑफ़लाइन होंगे तो यह उपलब्ध होगा। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप इसे ऑफ़लाइन एक्सेस कर सकते हैं, इंटरनेट से डिस्कनेक्ट करें, Google Docs ऑफ़लाइन उपयोग करें, और फाइल खोलने का प्रयास करें। यदि आप कर सकते हैं, तो फाइल सिंक हो गई है।
वैकल्पिक विकल्प
यदि आप क्रोम का उपयोग नहीं करते हैं, Google ड्राइव फाइलों को ऑफ़लाइन उपयोग करना चाहते हैं, या वास्तव में केवल ऑफ़लाइन एक्सेस के लिए एक एक्सटेंशन इंस्टॉल करने का विचार पसंद नहीं करते हैं, तो चिंता न करें! आपकी फाइलों तक ऑफ़लाइन पहुंच प्राप्त करने के अभी भी तरीके हैं।
PC के लिए Google ड्राइव विकल्प
इस विकल्प के लिए PC के लिए Google ड्राइव इंस्टॉल करना आवश्यक है। यदि आपने कभी डेस्कटॉप के लिए ड्रॉपबॉक्स जैसे सॉफ्टवेयर का उपयोग किया है, तो यह बहुत समान है। यह आपके PC पर एक विशेष Google ड्राइव फोल्डर सेट करेगा, फिर Google ड्राइव से फाइलों को इसमें सिंक करेगा। इसका मतलब है कि जब आप उस फोल्डर में किसी फाइल को संपादित करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से इसे Google ड्राइव के साथ सिंक करता है और इसके विपरीत। फाइलों की हार्ड कॉपी आपके हार्ड ड्राइव पर सेव होने के कारण, इसका मतलब यह भी है कि आपके पास अपनी फाइलों तक पहुंच होनी चाहिए यदि आप ऑफ़लाइन जाते हैं। बस अपने हार्ड ड्राइव पर Google ड्राइव फोल्डर खोलें और जिस फाइल का आप उपयोग करना चाहते हैं उसे खोलें।
दुर्भाग्य से, जबकि यह Google Docs, Slides, Sheets और Drawings में बनाई गई फाइलों को आपकी हार्ड ड्राइव पर सिंक करेगा, वे ऑफ़लाइन रहते हुए सही ढंग से नहीं खुलेंगे जब तक कि आप ऊपर दिए चरणों के अनुसार सिंक सेट न करें। यदि आप इन फाइल प्रकारों का उपयोग करना चाहते हैं, तो ऑफ़लाइन जाने से पहले उन्हें हार्ड कॉपी के रूप में डाउनलोड करना सबसे अच्छा है।
डाउनलोड विकल्प
यदि आप Google डॉक फाइलों को ऑफ़लाइन एक्सेस करना चाहते हैं, तो आप अपने कंप्यूटर पर एक हार्ड कॉपी डाउनलोड कर सकते हैं। फिर आप उन्हें अपने पसंदीदा ऑफिस सूट में खोल सकते हैं, बिल्कुल एक नियमित फाइल की तरह। ऐसा करने के लिए, अपने Google ड्राइव में किसी भी फाइल पर राइट-क्लिक करें और डाउनलोड पर क्लिक करें। यह Microsoft Office का समर्थन करने वाले फाइल फॉर्मेट में आपकी हार्ड ड्राइव पर एक भौतिक कॉपी डाउनलोड करता है।
आप कई फाइलों को डाउनलोड करने के लिए CTRL-क्लिक भी कर सकते हैं, और Google स्वचालित रूप से उन्हें आपके लिए .zip फाइल में बंडल कर देगा।
यदि आपको किसी फाइल को गैर-Microsoft Office फॉर्मेट में चाहिए, तो जिस फाइल को आप सेव करना चाहते हैं उसे खोलें। फाइल पर क्लिक करें, डाउनलोड एज़ पर, और फिर जिस फाइल फॉर्मेट को आप चाहते हैं उस पर क्लिक करें।
ड्राइव का रखरखाव
क्लाउड-आधारित स्टोरेज लोकप्रिय और सुविधाजनक होता जा रहा है, कभी-कभी आप खुद को कनेक्शन या अपनी फाइलों तक पहुंच के बिना फंसा हुआ पाएंगे। ऊपर दिए गए समाधानों के साथ, अब आप परिस्थिति आने पर Google Docs ऑफ़लाइन उपयोग कर पाएंगे।
क्या आप कभी क्लाउड में फाइलों तक पहुंचने में असमर्थ होने पर बाधित हुए हैं? क्या आप क्लाउड का उपयोग करते हैं, या क्या USB ड्राइव जैसे पारंपरिक मीडिया आपके लिए काम करते हैं? नीचे कमेंट्स में हमें बताएं।
