जैसे-जैसे हम क्लाउड स्टोरेज के युग में प्रवेश करते हैं, इसके साथ कई लाभ और कमियां आती हैं। आप दुनिया में कहीं भी हों, अपनी फ़ाइलों और दस्तावेज़ों को एक्सेस करने में सक्षम होना एक बहुत अच्छी सुविधा है, लेकिन अगर आप इंटरनेट का उपयोग नहीं कर सकते हैं तो क्या होगा? अचानक, सुविधाजनक रूप से संग्रहीत वे सभी फ़ाइलें आपकी पहुंच से बाहर हैं! परिणामस्वरूप, कुछ क्लाउड स्टोरेज कंपनियों ने आपके क्लाउड के कैश्ड संस्करण को ऑफ़लाइन एक्सेस करने में सक्षम होने के तरीके विकसित किए हैं। इसमें Google शामिल है, जिसने अपनी क्लाउड सेवा सेट की है ताकि आप Google डॉक्स का ऑफ़लाइन उपयोग कर सकें।
इससे पहले कि हम यह करें कि यह कैसे करना है, आपको कुछ बातों का ध्यान रखना चाहिए। पहला, क्योंकि यह ऑफ़लाइन सुविधाओं को सक्रिय करने के लिए क्रोम एक्सटेंशन स्थापित करता है, यह क्रोम के अलावा किसी अन्य ब्राउज़र में नहीं किया जा सकता है। दूसरे, दस्तावेज़, शीट, स्लाइड और ड्रॉइंग में आपके सभी दस्तावेज़ ऑफ़लाइन उपलब्ध होंगे, लेकिन आपकी डिस्क में आपकी अपलोड की गई फ़ाइलें नहीं होंगी। तीसरा, इन विकल्पों को सेट करने के लिए आपका ऑनलाइन होना आवश्यक है, इसलिए Google डॉक्स का ऑफ़लाइन उपयोग करने से पहले आपको यह करना होगा। यदि ये प्रतिबंध बहुत अधिक हैं, तो आप अन्य उपलब्ध विधियों को देखने के लिए नीचे "वैकल्पिक विकल्प" अनुभाग देख सकते हैं।
Google डॉक्स को ऑफ़लाइन एक्सेस करना
Google डॉक्स का ऑफ़लाइन उपयोग करने के लिए, आपको Chrome में Google डिस्क सेटिंग एक्सेस करने की आवश्यकता है। आप इसे Google ड्राइव पर जाकर ऊपर दाईं ओर स्थित कॉग पर क्लिक करके, फिर सेटिंग्स पर क्लिक करके कर सकते हैं। यदि आप पहले से ही Google में लॉग इन हैं तो आप इस लिंक पर क्लिक करके भी इसे एक्सेस कर सकते हैं।
एक नई विंडो खुलकर आएगी। इस विंडो में ऑफलाइन विकल्प खोजें और बॉक्स पर टिक करें। आप सहायता टेक्स्ट द्वारा देख सकते हैं कि यह तब है जब पूर्व-उल्लेखित एक्सटेंशन जोड़ा गया है।
क्रोम आपको अलर्ट करेगा कि एक्सटेंशन इंस्टॉल करने का अनुरोध कर रहा है। प्रक्रिया को पूरा करने के लिए "एक्सटेंशन जोड़ें" बटन पर क्लिक करें।
विशिष्ट फ़ाइलें समन्वयित करना
अब जब आप ऑफ़लाइन जाते हैं और Google डॉक्स खोलने का प्रयास करते हैं, तो यह इसके बजाय एक विशेष ऑफ़लाइन संस्करण लोड करेगा। यह संस्करण उन फ़ाइलों का उपयोग करेगा जिन्हें ऑफ़लाइन उपयोग के लिए समन्वयित किया गया था। जबकि आप शायद पाएंगे कि आपकी अधिकांश फाइलें समन्वयित थीं, कुछ ने "नेट फिसल गया" हो सकता है। इसका मतलब है कि आप पाएंगे कि कुछ फ़ाइलें अभी भी अनुपलब्ध होंगी, भले ही आपने ऑफ़लाइन पहुंच चालू कर दी हो।
यदि कोई विशिष्ट फ़ाइल है जिसे आप सुनिश्चित करना चाहते हैं कि वह ऑफ़लाइन उपलब्ध है, तो उसे सिंक करने के लिए बाध्य करने का एक तरीका है। यही तरीका डॉक्स, शीट्स, स्लाइड्स और ड्रॉइंग्स के लिए काम करता है, इसलिए इस बारे में चिंता न करें कि आप किस तरह की फाइल को सिंक करना चाहते हैं!
1. वह फ़ाइल ढूंढें जिसे आप ऑफ़लाइन एक्सेस करना चाहते हैं। इसके फ़ाइल नाम के पास तीन बिंदुओं पर क्लिक करें, फिर "उपलब्ध ऑनलाइन" स्विच को चालू करें। स्विच चालू होने के लिए दाईं ओर स्लाइड करेगा और नीला हो जाएगा।
2. थोड़े समय के बाद आपकी फाइल पर एक लाइन के ऊपर टिक का एक छोटा सा आइकन दिखाई देगा। इसका मतलब है कि अब आपके ऑफ़लाइन होने पर इसके उपलब्ध होने की गारंटी है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप इसे ऑफ़लाइन एक्सेस कर सकते हैं, इंटरनेट से डिस्कनेक्ट करें, Google डॉक्स का ऑफ़लाइन उपयोग करें, और फ़ाइल को खोलने का प्रयास करें। यदि आप कर सकते हैं, तो फ़ाइल समन्वयित हो जाती है।
वैकल्पिक विकल्प
यदि आप Chrome का उपयोग नहीं करते हैं, Google डिस्क फ़ाइलों का ऑफ़लाइन उपयोग करना चाहते हैं, या वास्तव में केवल ऑफ़लाइन पहुंच के लिए एक्सटेंशन इंस्टॉल करने का विचार पसंद नहीं करते हैं, तो चिंता न करें! आपकी फ़ाइलों को ऑफ़लाइन प्राप्त करने के अभी भी कई तरीके हैं।
पीसी के लिए Google डिस्क विकल्प
इस विकल्प के लिए पीसी के लिए Google डिस्क इंस्टॉल करना आवश्यक है। यदि आपने कभी डेस्कटॉप के लिए ड्रॉपबॉक्स जैसे सॉफ़्टवेयर का उपयोग किया है, तो यह बहुत समान है। यह आपके पीसी पर एक विशेष Google ड्राइव फ़ोल्डर स्थापित करेगा, फिर इसमें Google ड्राइव से फ़ाइलों को सिंक करें। इसका मतलब है कि जब आप उस फ़ोल्डर में किसी फ़ाइल को संपादित करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से इसे Google ड्राइव में सिंक करता है और इसके विपरीत। फ़ाइलों को आपकी हार्ड ड्राइव पर हार्ड कॉपी के रूप में सहेजे जाने के कारण, इसका मतलब यह भी है कि ऑफ़लाइन होने पर आपकी फ़ाइलों तक आपकी पहुंच है। बस अपनी हार्ड ड्राइव पर Google डिस्क फ़ोल्डर खोलें और वह फ़ाइल खोलें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।
दुर्भाग्य से, जबकि यह Google डॉक्स, स्लाइड्स, शीट्स और ड्रॉइंग में बनाई गई फ़ाइलों को आपकी हार्ड ड्राइव में सिंक करेगा, वे ऑफ़लाइन रहते हुए ठीक से नहीं खुलेंगे जब तक कि आप ऊपर दिए गए चरणों के अनुसार सिंक सेट नहीं करते। यदि आप इन फ़ाइल प्रकारों का उपयोग करना चाहते हैं, तो ऑफ़लाइन होने से पहले उन्हें हार्ड कॉपी के रूप में डाउनलोड करना सबसे अच्छा है।
डाउनलोड विकल्प
यदि आप Google दस्तावेज़ फ़ाइलों को ऑफ़लाइन एक्सेस करना चाहते हैं, तो आप अपने कंप्यूटर पर एक हार्ड कॉपी डाउनलोड कर सकते हैं। फिर आप उन्हें नियमित फ़ाइल की तरह अपने पसंदीदा ऑफ़िस सुइट में खोल सकते हैं। ऐसा करने के लिए, अपने Google ड्राइव में किसी भी फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और डाउनलोड पर क्लिक करें। यह आपकी हार्ड ड्राइव पर एक भौतिक प्रतिलिपि को एक फ़ाइल स्वरूप में डाउनलोड करता है जो Microsoft Office का समर्थन करता है।
आप कई फ़ाइलों को डाउनलोड करने के लिए CTRL-क्लिक भी कर सकते हैं, और Google उन्हें स्वचालित रूप से आपके लिए एक .zip फ़ाइल में बंडल कर देगा।
यदि आपको गैर-Microsoft Office प्रारूप में फ़ाइल की आवश्यकता है, तो वह फ़ाइल खोलें जिसे आप सहेजना चाहते हैं। फ़ाइल क्लिक करें, इस रूप में डाउनलोड करें और फिर इच्छित फ़ाइल स्वरूप पर क्लिक करें।
डिस्क को मेंटेन करना
क्लाउड-आधारित संग्रहण लोकप्रिय और सुविधाजनक होने के साथ, कभी-कभी आप अपने आप को बिना किसी कनेक्शन या अपनी फ़ाइलों तक पहुंच के बिना पकड़े हुए पाएंगे। उपरोक्त समाधानों के साथ, अब आप परिस्थिति आने पर Google डॉक्स का ऑफ़लाइन उपयोग कर सकेंगे।
क्लाउड में फ़ाइलों तक पहुँचने में असमर्थ होने पर क्या आपको कभी बाधा आई है? क्या आप क्लाउड का उपयोग करते हैं, या पारंपरिक मीडिया जैसे यूएसबी ड्राइव आपके लिए काम करते हैं? हमें नीचे कमेंट में बताएं।