यदि आप माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के लिए कुछ विशेष सुरक्षा टिप्स ढूंढ रहे हैं तो यह लेख आपके लिए मददगार होगा। हमने पहले वर्कशीट स्तर की सुरक्षा और वर्कबुक स्तर की सुरक्षा को पिछले ट्यूटोरियल में विस्तार से कवर किया है। अब हम पासवर्ड का उपयोग करके अपनी एक्सेल फाइलों को सुरक्षित करना और एन्क्रिप्शन कवर करने जा रहे हैं।
इस लेख में बताए गए सुझावों का उपयोग करके आप अपनी आवश्यकता के अनुसार अपनी वर्कशीट्स, वर्कबुक या फाइलों को सुरक्षित कर सकते हैं ताकि आपके डेटा में कोई अवांछित परिवर्तन न हो।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल की सुरक्षा सुनिश्चित करने के 6 टिप्स
यहां हमारे पास निम्न वर्कबुक है जिसमें 3 वर्कशीट्स हैं जिनमें 3 अलग-अलग विषयों में अंकों के रिकॉर्ड हैं- भौतिकी, रसायन विज्ञान और गणित। इस वर्कबुक का उपयोग करके जिसमें वर्कशीट्स शामिल हैं हम माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए निम्न आसान और संक्षिप्त टिप्स प्रदर्शित करेंगे।
हमने इस लेख को बनाने के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल 365 संस्करण का उपयोग किया है। हालांकि आप अपनी सुविधा के अनुसार किसी अन्य संस्करण का उपयोग कर सकते हैं।
1. केवल वर्कशीट की सुरक्षा माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल सुरक्षा के लिए
एक्सेल वर्कशीट्स में अक्सर कुछ जानकारी या डेटा/फॉर्मेटिंग/फंक्शंस होते हैं जिन्हें आप वर्कबुक देखने वाले यूजर्स द्वारा संपादित या बदला नहीं जाना चाहेंगे। वर्कशीट स्तर की सुरक्षा सेल स्तर पर होती है।
- Review टैब >> Protect ग्रुप >> Protect Sheet पर जाएं।
इसके बाद Protect Sheet विज़ार्ड खुल जाएगा।
- Password to unprotect sheet में पासवर्ड सेट करें।
यहां पहले दो विकल्प स्वचालित रूप से चुने जाएंगे।
डिफ़ॉल्ट रूप से किसी की वर्कशीट में सभी सेल्स लॉक होते हैं। आप अपनी वर्कशीट में कुछ सेल्स को अनलॉक कर सकते हैं या सभी सेल्स को लॉक रख सकते हैं। अपनी शीट को सुरक्षित करते समय आप चुन सकते हैं कि शीट को पासवर्ड से सुरक्षित करना है या नहीं और वास्तव में आप अपने यूजर्स को कौन सी अनुमतियां देंगे। आप Select locked cells विकल्प और Select unlocked cells विकल्प दोनों को अनचेक करना भी चुन सकते हैं और इस तरह यूजर को आपकी वर्कशीट में लॉक सेल्स या अनलॉक सेल्स को चुनने की भी अनुमति नहीं होगी। वे मूल रूप से केवल वर्कशीट में डेटा देख पाएंगे।
- अंत में OK दबाएं।
फिर आपके पास एक Confirm Password डायलॉग बॉक्स होगा।
- Reenter password to proceed में पासवर्ड दोबारा टाइप करें।
- OK दबाएं।
शीट की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए आप किसी छात्र का नाम बदलने का प्रयास कर सकते हैं।
बदले में आपको निम्न त्रुटि संदेश मिलेगा।
यदि आपको इस शीट में कोई परिवर्तन करना आवश्यक लगता है तो आप इस शीट को अनप्रोटेक्ट कर सकते हैं।
- Review टैब >> Protect ग्रुप >> Unprotect Sheet पर जाएं।
बाद में Unprotect Sheet विज़ार्ड खुल जाएगा।
- जिस पासवर्ड से आपने अपनी वर्कशीट को सुरक्षित किया था उसे टाइप करें और OK दबाएं।
2. किसी भी वर्कशीट को छिपाकर माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल सुरक्षा के लिए टिप्स
अपनी वर्कबुक में यूजर्स को वर्कशीट्स हटाने, छिपी शीट्स देखने, जोड़ने, स्थानांतरित करने या नाम बदलने से रोकने के लिए आपको अपनी वर्कबुक या अधिक सटीक रूप से अपनी वर्कबुक की संरचना को सुरक्षित करना होगा। मान लीजिए आप नहीं चाहेंगे कि औसत यूजर इस शीट को देखे। आप अपने सभी नामित रेंज वाली शीट को छिपा सकते हैं और फिर अपनी वर्कबुक को पासवर्ड से सुरक्षित कर सकते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वह विशिष्ट शीट मुख्यधारा के यूजर द्वारा देखी न जा सके।
आप अपनी शीट छिपाने के लिए इस आसान प्रक्रिया का पालन कर सकते हैं।
- जिस शीट नाम (भौतिकी शीट) को आप छिपाना चाहते हैं उस पर राइट-क्लिक करें।
- Hide चुनें।
बाद में शीट छिप जाएगी लेकिन आप इस शीट को फिर से इस शीट टैब में ला सकते हैं।
- बस किसी भी शीट नाम पर राइट-क्लिक करें और Unhide चुनें
- छिपी शीट का नाम चुनें और Unhide डायलॉग बॉक्स में OK दबाएं।
फिर भौतिकी शीट फिर से दिखाई देगी।
यदि आप चाहते हैं कि भौतिकी शीट एक्सेल यूजर इंटरफेस से अनहाइड न की जा सके तो Visual Basic Editor विंडो पर जाएं।
- Developer टैब >> Visual Basic पर जाएं।
- नई खुली विंडो में शीट नाम भौतिकी चुनें और उसका Properties खोलें
- Properties विंडो का उपयोग करके Visible प्रॉपर्टी को xlSheetVeryHidden में बदलें।
- इस विंडो को बंद करने के लिए ALT+F11 दबाएं।
वापस आने पर शीट टैब में कोई भौतिकी शीट नहीं होगी।
- यदि आप किसी शीट पर राइट-क्लिक करके इस शीट को अनहाइड करने का प्रयास करते हैं तो आप देखेंगे कि Unhide विकल्प ग्रे आउट है।
3. वर्कबुक सेव करते समय टूल्स फीचर का उपयोग करके माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल सुरक्षा के लिए टिप्स
हम निम्न वर्कबुक को नई बुक के रूप में सेव करते समय उसका नाम बदलकर इस शीट के लिए सुरक्षा पासवर्ड सक्षम करेंगे।
- File टैब पर जाने के बाद Save As विकल्प और स्थान के रूप में This PC चुनें।
- अब File name और File type चुनें।
- Tools पर क्लिक करें और फिर General Options चुनें।
इसके बाद General Options डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
- इस वर्कबुक को खोलने और संशोधित करने के लिए पासवर्ड दर्ज करें और फिर OK दबाएं।
- Confirm Password डायलॉग बॉक्स में पासवर्ड फिर से टाइप करें और अंत में OK दबाएं।
जब आप इस वर्कबुक को खोलने का प्रयास करेंगे तो निम्न प्रॉम्प्ट दिखाई देगा और आपको इसे खोलने के लिए पासवर्ड दर्ज करना होगा।
4. माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए प्रोटेक्ट वर्कबुक फीचर का उपयोग करना
यहां हम निम्न वर्कबुक को सुरक्षित करने के लिए Protect Workbook की विभिन्न विशेषताओं पर चर्चा करेंगे।
- File पर जाएं
- Info विकल्प चुनें ताकि Protect Workbook के तहत फीचर्स पर जा सकें।
4.1. ऑलवेज ओपन रीड-ओनली विकल्प
यहां हम पाठकों को सूचित करके किसी भी अवांछित परिवर्तन को रोकेंगे यदि वह वास्तव में किसी डेटा को संपादित करना चाहता है।
- Always Open Read-Only चुनें।
- वर्कबुक बंद करें और फिर से खोलें।
वर्कबुक खोलने के बाद आपको निम्न चेतावनी संदेश मिलेगा।
- Yes दबाकर आप वर्कबुक को रीड-ओनली मोड में खोलेंगे।
फिर वर्कबुक निम्न आकृति की तरह खुलेगी।
4.2. एन्क्रिप्ट विद पासवर्ड विकल्प
यहां हम वर्कबुक खोलने के लिए पासवर्ड का उपयोग करेंगे।
- Encrypt with Password चुनें।
फिर Encrypt Document डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
- पासवर्ड सेट करें और OK दबाएं।
- Confirm Password विज़ार्ड में पासवर्ड फिर से टाइप करें और OK दबाएं।
इस वर्कबुक को खोलते समय आपको निम्न मैसेज बॉक्स मिलेगा जहां आपको इस वर्कबुक को खोलने के लिए अपना बनाया गया पासवर्ड डालना होगा।
4.3. प्रोटेक्ट वर्कबुक स्ट्रक्चर विकल्प
तीसरा विकल्प मूल रूप से टिप 1 के समान है।
यहां हम वर्कबुक संरचना को ठीक करेंगे ताकि कोई भी इस वर्कबुक की संरचना को बदल न सके।
- Protect Workbook Structure चुनें।
- अपना पासवर्ड टाइप करें और OK दबाएं।
- Confirm Password डायलॉग बॉक्स में अपना पासवर्ड दोबारा टाइप करें और OK दबाएं।
संरचना ठीक करने के बाद आप देखेंगे कि शीट टैब में प्लस सिंबल ग्रे आउट है इसलिए आप और शीट नहीं जोड़ पाएंगे।
आप अब हटा, स्थानांतरित या कॉपी नहीं कर पाएंगे या शीट्स के साथ कोई अन्य कार्य नहीं कर पाएंगे।
4.4. मार्क एज फाइनल विकल्प
हम सभी को सूचित करेंगे कि वर्कबुक अंतिम रूप दे दी गई है इसलिए आपको कुछ भी बदलने की आवश्यकता नहीं है।
- Mark as Final चुनें।
फिर एक्सेल एक चेतावनी संदेश भेजेगा।
- OK दबाएं
अपनी वर्कबुक बंद करने के बाद जब आप इसे फिर से खोलेंगे तो निम्न संदेश दिखाई देगा।
- OK दबाएं।
इस तरह आप सामग्री देख पाएंगे लेकिन उन्हें बदल नहीं पाएंगे जब तक कि आप Edit Anyway विकल्प नहीं दबाते।
5. फाइलों को सुरक्षित करने के लिए विंडोज एन्क्रिप्टिंग फाइल सिस्टम का उपयोग करना
यहां हम निम्न वर्कबुक को विंडोज के इन-बिल्ट एन्क्रिप्टिंग फाइल सिस्टम का उपयोग करके सुरक्षित करेंगे।
- वर्कबुक बंद करें और इस वर्कबुक के आइकन पर राइट-क्लिक करें।
- Properties चुनें
इसके बाद Secure book Properties विज़ार्ड दिखाई देगा।
- Advanced चुनें।
- Encrypt contents to secure data विकल्प पर क्लिक करें और OK दबाएं।
इस तरह आप फिर से Secure book Properties विज़ार्ड पर जाएंगे।
- Apply पर क्लिक करें।
फिर Encryption Warning नामक एक चेतावनी बॉक्स खुलेगा।
- Encrypt the file and its parent folder (recommended) विकल्प चेक करें।
- OK दबाएं।
फिर Encryption File System निम्न डायलॉग बॉक्स प्रॉम्प्ट करेगा पूछेगा कि क्या आप कोई बैकअप बनाना चाहते हैं या नहीं।
चूंकि हम नहीं चाहते इसलिए हम Cancel दबा रहे हैं।
फिर आपकी वर्कबुक सुरक्षित हो जाएगी और आपकी वर्कबुक आइकन के बगल में एक लॉक सिंबल दिखाई देगा।
6. 7-Zip एप्लिकेशन लागू करना
निम्न दो वर्कबुक जैसी कई वर्कबुक को सुरक्षित करने के लिए आप 7-Zip एप्लिकेशन का आसानी से उपयोग कर सकते हैं। इस लिंक पर क्लिक करके इसे डाउनलोड करें और अपने कंप्यूटर पर इंस्टॉल करें।
- अब फाइल्स चुनें और राइट-क्लिक करें।
- Show more options चुनें।
- 7-Zip पर क्लिक करें और फिर Add to archive।
उसके बाद Add to Archive डायलॉग बॉक्स खुलेगा।
- पासवर्ड टाइप करें और दोबारा टाइप करें फिर OK दबाएं।
इसके बाद फाइल्स जिप हो जाएंगी और आपको फाइल्स खोलने के लिए पासवर्ड का उपयोग करना होगा।
वर्कशीट स्तर की सुरक्षा और वर्कबुक स्तर की सुरक्षा के बीच बहस
[नोट: कमेंटेटर Agnius को धन्यवाद जिन्होंने वर्कशीट और वर्कबुक स्तर की सुरक्षा के संबंध में निम्नलिखित नोट्स जोड़े:"इस प्रकार की सुरक्षा को VBA द्वारा आसानी से भंग किया जा सकता है और इस प्रकार यह किसी भी तरह से सुरक्षित नहीं है। हालांकि यह कुछ ऐसा है जिसके साथ किसी को तब रहना पड़ता है जब ऐसी स्थिति का सामना करना पड़ता है जहां यूजर इनपुट की आवश्यकता होती है। एक्सेल फाइलों को अवांछित संपादन से बचाने का एक बेहतर तरीका उन्हें एन्क्रिप्ट करना है ताकि जो व्यक्ति वर्कबुक का पासवर्ड नहीं जानता वह इसे खोल ही न सके या केवल रीड-ओनली फाइल के रूप में खोल सके। इस प्रकार की सुरक्षा को VBA या किसी अन्य माध्यम से नहीं तोड़ा जा सकता। यह सेव एज़ डायलॉग विंडो में जनरल ऑप्शन तक पहुंचकर किया जा सकता है"।]
यह वास्तव में सच है कि वर्कशीट स्तर और वर्कबुक स्तर की सुरक्षा द्वारा प्रदान की जाने वाली सुरक्षा प्राथमिक और प्रारंभिक है। हालांकि उस समय मेरा प्रतिवाद यह है कि यह वास्तव में आपकी सुरक्षा/संपादन आवश्यकताओं पर निर्भर करता है। यदि संपादन से सुरक्षित किए जाने वाले डेटा इतने संवेदनशील नहीं हैं और सतह स्तर की सुरक्षा आवश्यक है जो तकनीकी से अधिक मनोवैज्ञानिक है तो वर्कशीट और वर्कबुक स्तर की सुरक्षा काफी पर्याप्त है। हालांकि जैसा कि उल्लेख किया गया है वर्कशीट और वर्कबुक स्तर की सुरक्षा को अधिकांश विशेषज्ञों द्वारा वास्तविक सुरक्षा नहीं माना जाता है। तो आइए अपनी एक्सेल वर्कबुक को सुरक्षित रखने के अधिक उन्नत तरीकों में गोता लगाएं।
और पढ़ें: [हल!] एक्सेल में प्रोटेक्ट वर्कबुक काम नहीं कर रहा (त्वरित समाधान के साथ)
सुरक्षा पदानुक्रम
अपनी वर्कशीट और वर्कबुक को सुरक्षित करना वास्तविक सुरक्षा नहीं माना जाता क्योंकि इस प्रकार की सुरक्षा को VBA या पासवर्ड-क्रैकिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करके आसानी से भंग किया जा सकता है। इस प्रकार की सुरक्षा अभी भी अधिकांश भाग के लिए यूजर्स को हाथ में वर्कबुक देखने की अनुमति देती है। वास्तव में यह सतह-स्तर की सुरक्षा है न कि वास्तविक सुरक्षा। हालांकि आपको इसके साथ कम से कम एक सतही परिचय होना चाहिए यदि आप सर्टिफिकेशन परीक्षा देना चाहते हैं और इसका उपयोग क्या है।
इसके अलावा यदि आप अपनी वर्कशीट/वर्कबुक की सुरक्षा के लिए उपयोग किए गए पासवर्ड को भूल जाते हैं तो पासवर्ड-क्रैकिंग सॉफ्टवेयर आसानी से उपलब्ध है और आप इसका उपयोग अपना पासवर्ड पुनर्प्राप्त करने या VBA कोड का उपयोग करने के लिए कर सकते हैं।
ठीक फिर वास्तविक सुरक्षा के अगले स्तर पर आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आपकी एक्सेल वर्कबुक केवल तभी खोली जा सकती है जब यूजर के पास पासवर्ड हो - सेव एज़ विकल्प का उपयोग करके निर्दिष्ट।
जब कोई वास्तविक एक्सेल फाइल को एन्क्रिप्ट करता है तो अधिक उन्नत हाई-लेवल पासवर्ड क्रैकिंग तकनीकों की आवश्यकता होती है - और इसमें बहुत अधिक समय लगता है।
आप जो विकल्प चुनते हैं वह वास्तव में उस डेटा के प्रकार पर निर्भर करता है जिसे आप अपनी वर्कबुक में संग्रहीत कर रहे हैं। गैर-संवेदनशील डेटा के लिए और उस मामले में जहां आप यूजर्स को गलती से शीट्स हटाने से रोकना चाहते हैं और फॉर्मूलास छिपाना चाहते हैं - वर्कशीट और वर्कबुक स्तर की सुरक्षा का उपयोग करें। एक बार जब आपके पास संवेदनशील डेटा हो जैसे वेतन डेटा - एन्क्रिप्शन विकल्प का उपयोग करें। केवल याद रखें कि यदि आप एन्क्रिप्ट करते हैं और अपना पासवर्ड भूल जाते हैं तो आप डेटा तक भी नहीं पहुंच पाएंगे। इसके अलावा अत्यधिक संवेदनशील डेटा के लिए - जैसे बायोसेफ्टी सुविधा के सभी सुरक्षा कोड, एक्सेल ऐसे भंडारण उद्देश्यों के लिए गो-टू विकल्प नहीं होगा।
समीक्षा खंड: अपनी समझ का परीक्षण करें
- यदि आप किसी विशेष सेल में फॉर्मूला छिपाना चाहते हैं तो क्या आपको (फॉर्मेट सेल्स...डायलॉग बॉक्स के प्रोटेक्शन टैब में सेल के हिडन विकल्प को चेक करने के बाद) अपनी वर्कशीट प्रोटेक्ट करनी चाहिए या अपनी वर्कबुक प्रोटेक्ट करनी चाहिए?
- यदि आपकी वर्कबुक में संवेदनशील डेटा नहीं है लेकिन आप केवल यूजर्स को गलती से वर्कशीट्स हटाने से रोकना चाहते हैं - आपको किस स्तर की सुरक्षा का उपयोग करना चाहिए?
- VBE में शीट के विज़िबल प्रॉपर्टी को xlVeryHidden पर सेट करने से क्या होता है?
- सेव एज़ विधि का उपयोग करके अपनी वर्कबुक खोलने के लिए पासवर्ड सेट करने और एन्क्रिप्शन का उपयोग करके अपनी वर्कबुक खोलने के लिए पासवर्ड सेट करने में क्या अंतर है?
- क्या उपयोग की जाने वाली एन्क्रिप्शन विधि एक्सेल के सभी संस्करणों के लिए समान है?
निष्कर्ष
इस लेख में हमने माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल की सुरक्षा से संबंधित सबसे आसान 6 टिप्स देने की कोशिश की है। आशा है आप इसे उपयोगी पाएंगे। यदि आपके कोई सुझाव या प्रश्न हैं तो कमेंट सेक्शन में साझा करने में संकोच न करें। आप अधिक एक्सेल संबंधी लेखों के लिए हमारी साइट एक्सेलडिमी पर जा सकते हैं।
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