माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेस माइक्रोसॉफ्ट द्वारा प्रदान किया गया एक डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) है जो इसके ऑफिस प्रोफेशनल या बिजनेस सूट के हिस्से के रूप में है, जो डेटाबेस बनाने और प्रशासित करने की अनुमति देता है। इस लेख में मैं MS Access के अन्य DBMS पर कुछ लाभों पर चर्चा करूंगा।
अब यह सर्वविदित है कि कई लोग पहले से ही अपने डेटा का विश्लेषण और प्रस्तुत करने के लिए एक्सेल का उपयोग कर रहे हैं और ये लोग खुद से पूछ रहे होंगे कि एक्सेल के अलावा डेटा विश्लेषण और एकीकरण के लिए एक्सेस (अन्य DBMS नहीं) का उपयोग क्यों शुरू करना चाहिए?
इसलिए हमने उस प्रश्न का उत्तर देने और माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का उपयोग डेटाबेस निर्माण और डेटा विश्लेषण के लिए शुरू करने के शीर्ष दस कारणों की एक सूची संकलित करने का निर्णय लिया है।
अन्य DBMS पर MS Access के 10 लाभ/फायदे
1) रिलेशनल डेटाबेस बनाने का एक कुशल, आसान और सुलभ तरीका
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस एक कुशल और शीघ्र तरीके से रिलेशनल डेटाबेस बनाने की अनुमति देता है। एक्सेस में शुरुआत करना बहुत सरल और त्वरित है, एक बार जब कोई रिलेशनल डेटाबेस बनाने के लिए आवश्यक रिलेशनल डेटाबेस थ्योरी में महारत हासिल कर लेता है तो उसे केवल टेबल्स और संबंध बनाने के लिए एक्सेस खोलना होता है। अन्य डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम की तरह अतिरिक्त सॉफ्टवेयर, सिस्टम संसाधन या IT पेशेवरों की आवश्यकता नहीं होती जो घटकों की स्थापना में मदद करें।
2) एक्सेस के लिए लर्निंग कर्व अन्य DBMS पैकेजों जितना कठिन नहीं है
बाजार में कई डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम हैं जो शक्तिशाली डेटाबेस बनाने की अनुमति देते हैं। कोई ओपन सोर्स और पेड इंडस्ट्री-लेवल डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम ढूंढ सकता है। हालांकि इन सिस्टम्स का उपयोग करने में महारत हासिल करने के लिए लर्निंग कर्व काफी जटिल और समय लेने वाला हो सकता है। यदि किसी ने तय किया है कि डेटाबेस एडमिनिस्ट्रेटर या डेवलपर के रूप में करियर किसी का लक्ष्य है तो एक छात्र या रिलेशनल डेटाबेस थ्योरी सीखने वाले के रूप में एक्सेस शुरू करने के लिए एक बेहतरीन जगह है और कोई वास्तविक पैकेज से अभिभूत हुए बिना थ्योरी में आसानी से महारत हासिल कर सकता है। एक बार जब कोई एक्सेस में डेटाबेस बनाने के लिए आवश्यक सभी कौशल और थ्योरी में महारत हासिल कर लेता है तो कोई अधिक औद्योगिक-स्तर के पैकेजों में अनुकूलित हो सकता है क्योंकि किसी ने पहले से ही फाउंडेशन-लेवल अवधारणाओं में महारत हासिल कर ली है।
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3) यूजर इंटरफेस परिचित ऑफिस इंटरफेस है
अक्सर डेटाबेस वितरित करते समय एंड यूजर्स अपरिचित यूजर इंटरफेस से परेशान या अलग-थलग महसूस कर सकते हैं। एक्सेस में विकसित डेटाबेस को डिजाइन और वितरित करने का लाभ यह है कि एंड-यूजर्स या अन्य डेवलपर्स जो डेटाबेस पर काम करना या अपडेट करना चाहते हैं, इंटरफेस से अलग-थलग महसूस नहीं करेंगे। इंटरफेस में ऑफिस स्टैंडर्ड सॉफ्टवेयर के सभी तत्व हैं साथ ही कुछ परिचित शॉर्टकट कुंजियां जैसे सेव के लिए CTRL-S और अनडू के लिए CTRL-Z। अक्सर जो डेटाबेस-केंद्रित एप्लिकेशन और सामान्य रूप से एप्लिकेशन के अपनाने और उपयोग को रोकता है वह एक अपरिचित यूजर इंटरफेस है इसलिए एक्सेस डेटाबेस के साथ उस विशेष मुद्दे का सामना करने की संभावना नहीं है।
4) कार्यात्मक फॉर्म और रिपोर्ट निर्माण क्षमता
फॉर्म्स आकर्षक फ्रंट-एंड इंटरफेस हैं जिन्हें आप डेटा एंट्री और कई अन्य उद्देश्यों और कार्यक्षमता के लिए एक्सेस में बना सकते हैं। अधिकांश मामलों में उदाहरण के लिए कोई एंड-यूजर्स को बैक-एंड टेबल्स तक सीधी पहुंच नहीं देना चाहेगा जो डेटाबेस की मौलिक और महत्वपूर्ण इकाइयां हैं इसलिए कोई इस उद्देश्य के लिए फ्रंट-एंड डेटा एंट्री फॉर्म्स का उपयोग कर सकता है जो यूजर को केवल कुछ टेबल्स में डेटा दर्ज करने की अनुमति देते हैं। कोई नेविगेशन फॉर्म्स और एक्सेस के अन्य प्रकार के एप्लिकेशन-केंद्रित फॉर्म्स भी बना सकता है। आप इन फॉर्म्स को काफी व्यापक रूप से फॉर्मेट भी कर सकते हैं और अपने द्वारा बनाए गए फॉर्म्स में कंडीशनल फॉर्मेटिंग, चार्ट्स, पिक्चर्स, वेब ब्राउज़र कंट्रोल और कई अन्य फीचर्स जोड़ सकते हैं।
दूसरी ओर रिपोर्ट्स आपको अपने टेबल्स या कैलकुलेटेड फील्ड्स से डेटा को प्रिंट करने योग्य तरीके से प्रदर्शित करने की अनुमति देती हैं। फॉर्म्स की तरह रिपोर्ट्स को भी एक्सेस में कई तरीकों से कस्टमाइज़ और प्रदर्शित किया जा सकता है। वास्तव में एक्सेस में फॉर्म डिज़ाइन और रिपोर्ट निर्माण अपने आप में एक बहुत ही रोमांचक विषय है। फॉर्म डिज़ाइन और रिपोर्ट निर्माण वास्तव में वह जगह है जहां डेटाबेस निर्माण और डेटा विश्लेषण के लिए एक्सेस का उपयोग करने के फायदे काफी स्पष्ट हो जाते हैं। एक डेटाबेस एडमिनिस्ट्रेटर उदाहरण के लिए एक्सेस रिपोर्ट्स का उपयोग करके मासिक आधार पर अपने टेबल्स से टॉप ग्राहकों, क्षेत्रों और बिक्री राशियों को दिखाने के लिए प्रिंट करने योग्य रिपोर्ट्स और दस्तावेज़ बना सकता है।
5) पूरी तरह विकसित डेटा-केंद्रित एप्लिकेशन बनाने के लिए VBA का उपयोग करें
विजुअल बेसिक फॉर एप्लिकेशन (VBA) प्रोग्रामिंग भाषा और वातावरण एक्सेस के साथ-साथ अन्य ऑफिस एप्लिकेशन के लिए भी उपलब्ध है। कोई इसलिए VBA प्रोग्रामिंग तकनीकों को शामिल करके शक्तिशाली डेटा-केंद्रित एप्लिकेशन बना सकता है। एक्सेस प्रोग्रामर टेबल्स, फॉर्म्स और रिपोर्ट्स वाले मानक डेटाबेस को अगले स्तर पर ले जाते हैं और प्रोग्रामिंग के माध्यम से उन विशिष्ट उपयोगकर्ता आवश्यकताओं से निपट सकते हैं जिन्हें किसी का विशेष डेटाबेस संभालने की आवश्यकता हो सकती है। आप उदाहरण के लिए अपने कोड के हिस्से के रूप में लूप्स का उपयोग करके हजारों रिकॉर्ड्स के माध्यम से लूप कर सकते हैं और रुचि के कुछ रिकॉर्ड्स को निकाल और एक्सपोर्ट कर सकते हैं।
6) इंटीग्रेटेड ऑफिस एप्लिकेशन बनाएं
मान लीजिए आप किसी कंपनी के लिए काम कर रहे हैं और आपके सहकर्मी कुछ कार्यों के लिए या कुछ डेटा देखने के लिए एक्सेल या यहां तक कि वर्ड का उपयोग करना पसंद करते हैं। आप आसानी से एक्सेस एप्लिकेशन बना सकते हैं जो आपके सहकर्मियों को समायोजित करें। उदाहरण के लिए आप एक एक्सेस डेटाबेस बना सकते हैं जो एक्सेल में टेबल्स से लिंक हो ताकि आपके सहकर्मी जो एक्सेल का उपयोग करने में अधिक सहज हैं वे अभी भी डेटा एंट्री के लिए एक्सेल का उपयोग कर सकें। आप VBA के माध्यम से अपनी एक्सेस रिपोर्ट्स के तत्वों को वर्ड डॉक्यूमेंट्स में एक्सपोर्ट और कॉपी भी कर सकते हैं। एक्सेल और एक्सेस को एक इंटीग्रेटेड एक्सेस/एक्सेल एप्लिकेशन में सही ढंग से एक साथ उपयोग करके आप एक्सेल की डेटा विश्लेषण सुविधाओं जैसे पिवट टेबल्स और एक्सेस की डेटा मैनिपुलेशन सुविधाओं और कार्यक्षमता जैसे क्वेरीज और SQL क्वेरीज का लाभ अंतिम आउटपुट के लिए उठा सकते हैं। आप एक्सेस रिपोर्ट्स या अन्य ऑब्जेक्ट्स को PDF के रूप में आसानी से एक्सपोर्ट भी कर सकते हैं।
7) अपने डेटाबेस को आसानी से साझा करें
एक्सेस में मल्टी-यूजर फीचर्स हैं जो एक समय में 40 लोगों तक के साथ अपने डेटाबेस को साझा करने की अनुमति देते हैं। जब किसी साझा स्थान पर रखा जाता है तो 40 लोग तक एक साथ डेटाबेस का उपयोग कर सकते हैं। इसका मतलब है कि यदि कई यूजर्स या एडमिन को एक ही डेटाबेस को अपडेट करने या उससे जुड़ने की आवश्यकता है तो वे सभी परिवर्तन या संपादन कर सकते हैं बिना परिवर्तन खोए। एक्सेस के बाद के संस्करण एक वेब एप्लिकेशन बनाने की भी अनुमति देते हैं जो यूजर्स को वेब ब्राउज़र का उपयोग करके उसी डेटाबेस के कुछ पहलुओं को संपादित और बदलने की अनुमति देता है। ऑफिस सॉफ्टवेयर पैकेजेस की सर्वव्यापी प्रकृति के कारण कोई एक्सेस में बनाए गए डेटाबेस को बहुत आसानी से साझा कर सकता है, स्टैंडअलोन सिंगल कॉपी डेटाबेस के रूप में भी।
8) उपयोगी टेम्पलेट्स और विज़ार्ड्स उपलब्ध
एक्सेस के लिए कई डेटाबेस टेम्पलेट्स उपलब्ध हैं जो अधिकांश लोकप्रिय डेटाबेस कार्यक्षमता को स्वचालित करते हैं और कोई न्यूट्रिशन ट्रैकिंग डेटाबेस एप्लिकेशन के साथ-साथ प्रोजेक्ट मैनेजमेंट डेटाबेस एप्लिकेशन डाउनलोड कर सकता है जो पहले से ही पूरी तरह विकसित हैं और मूल रूप से केवल डेटा एंट्री की आवश्यकता है। एक्सेस विज़ार्ड्स के साथ भी आता है जो डेटाबेस ऑब्जेक्ट्स जैसे फॉर्म्स, क्वेरीज और रिपोर्ट्स बनाने को चरण-दर-चरण छोटे टुकड़ों में तोड़ते हैं जो इन डेटाबेस ऑब्जेक्ट्स को स्क्रैच से बनाने के सिरदर्द को दूर करते हैं।
9) एक्सेस रनटाइम का उपयोग करके अपने डेटाबेस को उन क्लाइंट्स को भेजें जिनके पास एक्सेस नहीं है
मान लीजिए आप एक एक्सेस डेवलपर/प्रोग्रामर या डेटाबेस कंसल्टेंट हैं जिसने एक एक्सेस एप्लिकेशन या नमूना एप्लिकेशन डिजाइन किया है जिसे आप क्लाइंट्स और/या संभावित क्लाइंट्स को भेजना चाहते हैं। एकमात्र समस्या यह है कि क्लाइंट या संभावित क्लाइंट के सिस्टम पर एक्सेस इंस्टॉल नहीं है। कोई हालांकि इस समस्या को आसानी से हल कर सकता है एक्सेस रनटाइम का उपयोग करके। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस रनटाइम को मुफ्त डाउनलोड के रूप में प्रदान करता है। कोई इस प्रकार एक्सेस में पूरी तरह विकसित डेटाबेस और एप्लिकेशन डिजाइन कर सकता है और क्लाइंट्स या संभावित क्लाइंट्स को, जिनके पास एक्सेस इंस्टॉल नहीं है, एक्सेस रनटाइम के माध्यम से आपके डेटाबेस को देखने और उससे जुड़ने की अनुमति दे सकता है। यह तब भी उपयोगी होता है जब कोई नमूना डेटाबेस भेजना चाहता है जिन्हें आप संपादित नहीं करना चाहते क्योंकि रनटाइम संस्करणों में अधिकांश डिजाइन-संबंधी इंटरफेस सक्षम नहीं होते हैं और इस प्रकार एंड-यूजर्स आपके डेटाबेस में अपने ऑब्जेक्ट्स नहीं बना सकते या ऑब्जेक्ट्स को संशोधित नहीं कर सकते। इसलिए रनटाइम के उपयोग के माध्यम से आप अपने नमूना एक्सेस डेटाबेस को संभावित क्लाइंट्स को वितरित करके और उन क्लाइंट्स को डेटाबेस वितरित करके जिन्हें संपादित नहीं किया जा सकता जिनके पास एक्सेस इंस्टॉल नहीं है, अपनी एक्सेस क्षमताओं का प्रदर्शन कर सकते हैं।
10) एक्सेस के लिए सक्रिय उपयोगकर्ता समुदाय और कई शिक्षण सामग्री उपलब्ध
एक्सेस सबसे लोकप्रिय वैश्विक डेस्कटॉप डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम है और एक दशक से अधिक समय से मौजूद है। नतीजतन एक सक्रिय उपयोगकर्ता समुदाय है जो एक्सेस से संबंधित प्रश्नों के साथ एक्सेस में नए लोगों की आसानी से सहायता कर सकता है। एक्सेस के लिए विशेष रूप से समर्पित मैनुअल, वेबसाइट्स और फोरम जैसी असंख्य शिक्षण सामग्री हैं इसलिए यदि आप एक्सेस सीखने की यात्रा शुरू करने का निर्णय लेते हैं तो आप सहायता या ट्यूटोरियल के मामले में कभी भी नुकसान में नहीं रहेंगे।
संबंधित: MS Access 2016 मास्टर क्लास: बिगिनर से एडवांस्ड (एफिलिएट लिंक)।
निष्कर्ष
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस एक बहुआयामी, आसानी से उपलब्ध डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम है जो डेटाबेस, SQL क्वेरीज और डेटा-केंद्रित एप्लिकेशन बनाने में आसानी से सक्षम बनाता है। औद्योगिक DBMS जितना शक्तिशाली नहीं होने पर भी यह बहुत सस्ता और अधिक सुलभ है। एक्सेस को DBMS के रूप में उपयोग करने के कई और फायदे हैं और हमने यहां व्यक्तिगत या कंपनी डेस्कटॉप DBMS के रूप में एक्सेस को अपनाने के लिए शीर्ष दस कारणों की समीक्षा की है ताकि कुछ व्यावसायिक जरूरतों को संभाला जा सके।
क्या आप वर्तमान में डेटाबेस निर्माण के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का उपयोग करते हैं? कृपया कमेंट सेक्शन में टिप्पणी करने में संकोच न करें।
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