माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेस एक डाटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (डीबीएमएस) है जो माइक्रोसॉफ्ट द्वारा अपने ऑफिस प्रोफेशनल या बिजनेस सूट के हिस्से के रूप में प्रदान किया जाता है, जो किसी को डेटाबेस बनाने और प्रशासित करने की अनुमति देता है। इस लेख में, मैं अन्य डीबीएमएस पर एमएस एक्सेस के कुछ लाभों पर चर्चा करूंगा।
अब यह सर्वविदित है कि बहुत से लोग अपने डेटा का विश्लेषण और प्रस्तुत करने के लिए पहले से ही एक्सेल का उपयोग कर रहे हैं और ये लोग खुद से पूछ रहे होंगे कि एक्सेल के अलावा, डेटा विश्लेषण और एकीकरण के लिए एक्सेस (अन्य डीबीएमएस नहीं) का उपयोग क्यों शुरू करना चाहिए?
इसलिए, हमने उस प्रश्न का उत्तर देने और डेटाबेस निर्माण और डेटा विश्लेषण के लिए Microsoft Access का उपयोग शुरू करने के शीर्ष दस कारणों की एक सूची संकलित करने का निर्णय लिया है।
अन्य DBMS पर MS Access के 10 लाभ/लाभ
1) रिलेशनल डेटाबेस बनाने का एक कुशल, आसान और सुलभ तरीका
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस एक कुशल और समीचीन तरीके से रिलेशनल डेटाबेस बनाने की अनुमति देता है। एक्सेस में आरंभ करना बहुत सरल और त्वरित है, एक बार रिलेशनल डेटाबेस बनाने के लिए आवश्यक रिलेशनल डेटाबेस सिद्धांत में महारत हासिल कर लेने के बाद, टेबल और संबंध बनाना शुरू करने के लिए बस एक्सेस को खोलना होगा। अन्य डेटाबेस प्रबंधन प्रणालियों की तरह घटकों की स्थापना में सहायता के लिए कोई अतिरिक्त सॉफ़्टवेयर, सिस्टम संसाधन या आईटी पेशेवरों की आवश्यकता नहीं है।
2) एक्सेस के लिए सीखने की अवस्था उतनी कठिन नहीं है, जितनी अन्य DBMS पैकेजों के लिए है
बाजार में कई डेटाबेस प्रबंधन प्रणालियां हैं जो किसी को शक्तिशाली डेटाबेस बनाने की अनुमति देती हैं। कोई भी ओपन सोर्स और पेड इंडस्ट्री-लेवल डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम दोनों पा सकता है। हालांकि, इन प्रणालियों का उपयोग करने में महारत हासिल करने के लिए सीखने की अवस्था काफी जटिल और समय लेने वाली हो सकती है। यदि किसी ने तय किया है कि एक डेटाबेस प्रशासक या डेवलपर के रूप में करियर किसी का लक्ष्य है, तो एक छात्र या रिलेशनल डेटाबेस सिद्धांत सीखने वाले व्यक्ति के रूप में, एक्सेस शुरू करने के लिए एक महान जगह है और कोई भी वास्तविक पैकेज से अभिभूत हुए बिना सिद्धांत को आसानी से मास्टर कर सकता है। अपने आप। एक्सेस में डेटाबेस बनाने के लिए आवश्यक सभी कौशल और सिद्धांतों में महारत हासिल करने के बाद, कोई व्यक्ति अधिक औद्योगिक-स्तरीय पैकेजों के अनुकूल हो सकता है क्योंकि वह पहले से ही नींव-स्तर की अवधारणाओं में महारत हासिल कर चुका है।
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3) यूजर इंटरफेस परिचित ऑफिस इंटरफेस है
अक्सर डेटाबेस वितरित करते समय, अंतिम उपयोगकर्ताओं को अपरिचित उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस द्वारा बंद या अलग किया जा सकता है। एक्सेस में विकसित डेटाबेस को डिजाइन और वितरित करने का लाभ यह है कि अंतिम उपयोगकर्ता या अन्य डेवलपर्स जो डेटाबेस पर काम करना या अपडेट करना चाहते हैं, उन्हें इंटरफ़ेस से अलग नहीं किया जाएगा। इंटरफ़ेस में Office मानक सॉफ़्टवेयर के सभी तत्वों के साथ-साथ कुछ परिचित शॉर्टकट कुंजियाँ हैं जैसे कि बचत के लिए CTRL-S और पूर्ववत करने के लिए CTRL-Z। अक्सर जो चीज डेटाबेस-केंद्रित अनुप्रयोगों और अनुप्रयोगों को सामान्य रूप से अपनाने और उपयोग करने से रोकती है, वह एक अपरिचित यूजर इंटरफेस है, इसलिए एक्सेस डेटाबेस के साथ, उस विशेष समस्या का सामना करने की संभावना नहीं है।
4) कार्यात्मक प्रपत्र और रिपोर्ट निर्माण क्षमता
फॉर्म आकर्षक फ्रंट-एंड इंटरफेस हैं जिन्हें आप एक्सेस में डेटा एंट्री और कई अन्य उद्देश्यों और कार्यक्षमता के लिए बना सकते हैं। ज्यादातर मामलों में, उदाहरण के लिए, कोई एंड-यूजर्स को बैक-एंड टेबल तक सीधे पहुंच की अनुमति नहीं देना चाहेगा जो डेटाबेस की मौलिक और महत्वपूर्ण इकाइयां बनाते हैं, इसलिए कोई फ्रंट-एंड डेटा एंट्री फॉर्म का उपयोग कर सकता है जो उपयोगकर्ता को अनुमति देता है इस उद्देश्य के लिए केवल कुछ तालिकाओं में डेटा दर्ज करने के लिए। कोई भी नेविगेशन फॉर्म और अन्य प्रकार के एप्लिकेशन-केंद्रित एक्सेस फॉर्म बना सकता है। आप इन प्रपत्रों को काफी व्यापक रूप से प्रारूपित कर सकते हैं और आपके द्वारा बनाए गए प्रपत्रों में सशर्त स्वरूपण, चार्ट, चित्र, वेब ब्राउज़र नियंत्रण और कई अन्य सुविधाएँ जोड़ सकते हैं।
दूसरी ओर, रिपोर्टें आपकी टेबल या परिकलित फ़ील्ड से डेटा को प्रिंट करने योग्य तरीके से प्रदर्शित करने की अनुमति देती हैं, जैसे कि प्रपत्रों के साथ, रिपोर्ट को एक्सेस में कई तरीकों से अनुकूलित और प्रदर्शित किया जा सकता है। वास्तव में एक्सेस में फॉर्म, डिजाइन और रिपोर्ट निर्माण अपने आप में काफी रोमांचक विषय है। प्रपत्र डिजाइन और रिपोर्ट निर्माण, वास्तव में डेटा डेटाबेस निर्माण और डेटा विश्लेषण के लिए एक्सेस का उपयोग करने के फायदे काफी स्पष्ट हो जाते हैं। एक डेटाबेस व्यवस्थापक, उदाहरण के लिए, एक्सेस रिपोर्ट्स का उपयोग करके, प्रिंट करने योग्य रिपोर्ट और दस्तावेज़ बना सकता है ताकि प्रबंधन को शीर्ष ग्राहकों, क्षेत्रों और बिक्री राशियों को मासिक आधार पर किसी की तालिका से दिखाया जा सके।
5) पूरी तरह से डेटा-केंद्रित एप्लिकेशन बनाने के लिए VBA का उपयोग करें
अनुप्रयोगों के लिए विजुअल बेसिक (वीबीए), प्रोग्रामिंग भाषा और पर्यावरण एक्सेस के साथ-साथ अन्य कार्यालय अनुप्रयोगों के लिए भी उपलब्ध है। इसलिए, कोई भी वीबीए प्रोग्रामिंग तकनीकों को शामिल करके शक्तिशाली डेटा-केंद्रित एप्लिकेशन बना सकता है। एक्सेस प्रोग्रामर अगले स्तर पर टेबल, फॉर्म और रिपोर्ट के साथ मानक डेटाबेस लेते हैं और अद्वितीय उपयोगकर्ता आवश्यकताओं से निपट सकते हैं जिन्हें प्रोग्रामिंग के माध्यम से किसी के विशेष डेटाबेस को संभालने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए आप अपने कोड के हिस्से के रूप में लूप का उपयोग हजारों रिकॉर्ड के माध्यम से लूप करने के लिए कर सकते हैं और रुचि के कुछ रिकॉर्ड निकाल और निर्यात कर सकते हैं।
6) एकीकृत कार्यालय एप्लिकेशन बनाएं
मान लें कि आप किसी कंपनी के लिए काम कर रहे हैं और आपके सहकर्मी कुछ कार्यों के लिए या कुछ डेटा देखने के लिए एक्सेल या वर्ड का उपयोग करना पसंद करते हैं। आप आसानी से एक्सेस एप्लिकेशन बना सकते हैं जो आपके सहकर्मियों को समायोजित करते हैं। उदाहरण के लिए, आप एक एक्सेस डेटाबेस बना सकते हैं जो एक्सेल में टेबल से जुड़ा हुआ है, इसलिए आपके सहकर्मी जो एक्सेल का उपयोग करने में अधिक सहज हैं, वे अभी भी डेटा एंट्री के लिए एक्सेल का उपयोग कर सकते हैं। आप VBA के माध्यम से भी अपनी एक्सेस रिपोर्ट के तत्वों को Word दस्तावेज़ों में निर्यात और कॉपी कर सकते हैं। एक एकीकृत एक्सेस/एक्सेल एप्लिकेशन में एक्सेल और एक्सेस को एक साथ सही ढंग से उपयोग करते समय आप एक्सेल की डेटा विश्लेषण सुविधाओं जैसे पिवट टेबल्स और एक्सेस की डेटा मैनिपुलेशन सुविधाओं और अंतिम आउटपुट के लिए क्वेरी और एसक्यूएल क्वेरी जैसी कार्यक्षमता का लाभ उठा सकते हैं। आप एक्सेस रिपोर्ट या अन्य ऑब्जेक्ट को देखने के लिए PDF के रूप में आसानी से निर्यात कर सकते हैं।
7) अपने डेटाबेस आसानी से साझा करें
एक्सेस में बहु-उपयोगकर्ता विशेषताएं हैं जो किसी को एक समय में अधिकतम 40 लोगों के साथ अपने डेटाबेस को साझा करने की अनुमति देती हैं। जब एक साझा स्थान पर रखा जाता है, तो 40 लोग एक साथ डेटाबेस का उपयोग कर सकते हैं। इसका मतलब यह है कि यदि एक से अधिक उपयोगकर्ताओं या व्यवस्थापक को एक ही डेटाबेस को अपडेट या संलग्न करने की आवश्यकता है, तो वे सभी परिवर्तनों को खोए बिना परिवर्तन या संपादन कर सकते हैं। एक्सेस के बाद के संस्करण भी एक वेब एप्लिकेशन बनाने की अनुमति देते हैं जो उपयोगकर्ताओं को वेब ब्राउज़र का उपयोग करके उसी डेटाबेस के कुछ पहलुओं को संपादित और बदलने की अनुमति देता है। ऑफिस सॉफ्टवेयर पैकेज की सर्वव्यापी प्रकृति के कारण, कोई भी एक्सेस में बनाए गए डेटाबेस को सिंगल कॉपी स्टैंडअलोन डेटाबेस के रूप में भी आसानी से साझा कर सकता है।
8) सुविधाजनक टेम्पलेट और विजार्ड उपलब्ध हैं
एक्सेस के लिए कई डेटाबेस टेम्प्लेट उपलब्ध हैं, जो अधिकांश लोकप्रिय डेटाबेस कार्यक्षमता को स्वचालित करते हैं और कोई भी पोषण ट्रैकिंग डेटाबेस अनुप्रयोगों के साथ-साथ परियोजना प्रबंधन डेटाबेस अनुप्रयोगों को डाउनलोड कर सकता है जो पहले से ही पूरी तरह से विकसित हैं और मूल रूप से केवल डेटा प्रविष्टि की आवश्यकता है। एक्सेस उन विजार्ड्स के साथ भी आता है जो डेटाबेस ऑब्जेक्ट जैसे फॉर्म, क्वेरी और रिपोर्ट को चरण-दर-चरण काटने के आकार में तोड़ते हैं, जो इन डेटाबेस ऑब्जेक्ट्स को खरोंच से बनाने के सिरदर्द को दूर करता है।
9) एक्सेस रनटाइम का उपयोग अपने डेटाबेस को उन क्लाइंट्स को भेजने के लिए करें जिनके पास एक्सेस नहीं है
मान लें कि आप एक एक्सेस डेवलपर/प्रोग्रामर या डेटाबेस सलाहकार हैं, जिन्होंने एक एक्सेस एप्लिकेशन या नमूना एप्लिकेशन डिज़ाइन किया है जिसे आप क्लाइंट और/या संभावित क्लाइंट को भेजना चाहते हैं। एकमात्र समस्या यह है कि क्लाइंट या संभावित क्लाइंट के पास उनके सिस्टम पर एक्सेस स्थापित नहीं है। हालाँकि, एक्सेस रनटाइम का उपयोग करके कोई भी इस समस्या को आसानी से हल कर सकता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस रनटाइम को मुफ्त डाउनलोड के रूप में प्रदान करता है। इस प्रकार कोई भी एक्सेस में पूर्ण रूप से विकसित डेटाबेस और एप्लिकेशन डिज़ाइन कर सकता है और एक्सेस रनटाइम के माध्यम से आपके डेटाबेस को देखने और संलग्न करने के लिए क्लाइंट या संभावित क्लाइंट, जिनके पास एक्सेस इंस्टॉल नहीं है, को अनुमति दे सकता है। यह तब भी उपयोगी होता है जब कोई नमूना डेटाबेस भेजना चाहता है जिसे आप संपादित नहीं करना चाहते हैं क्योंकि रनटाइम संस्करणों में अधिकांश डिज़ाइन-संबंधित इंटरफेस सक्षम नहीं होते हैं, और इस प्रकार अंतिम-उपयोगकर्ता अपने स्वयं के ऑब्जेक्ट नहीं बना सकते हैं या आपके डेटाबेस में ऑब्जेक्ट को संशोधित नहीं कर सकते हैं। . तो रनटाइम के उपयोग के माध्यम से, आप संभावित ग्राहकों को अपने नमूना एक्सेस डेटाबेस वितरित करके अपनी एक्सेस क्षमताओं का प्रदर्शन कर सकते हैं और साथ ही ऐसे डेटाबेस वितरित कर सकते हैं जिन्हें मौजूदा क्लाइंट को संपादित नहीं किया जा सकता है, जिनके पास एक्सेस इंस्टॉल नहीं है।
10) सक्रिय उपयोगकर्ता समुदाय और एक्सेस के लिए उपलब्ध कई शिक्षण सामग्री
एक्सेस सबसे लोकप्रिय वैश्विक डेस्कटॉप डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली है और लगभग एक दशक से अधिक समय से है। नतीजतन, एक सक्रिय उपयोगकर्ता समुदाय है जो एक्सेस से संबंधित प्रश्नों के साथ एक्सेस के लिए नए लोगों की आसानी से सहायता कर सकता है। मैनुअल, वेबसाइट और फ़ोरम जैसे असंख्य शिक्षण सामग्री हैं जो विशेष रूप से एक्सेस के लिए समर्पित हैं, इसलिए यदि आप एक्सेस सीखने की यात्रा शुरू करने का निर्णय लेते हैं, तो सहायता या ट्यूटोरियल की बात आने पर आपको कभी नुकसान नहीं होगा।
संबंधित:MS Access 2016 मास्टर क्लास:शुरुआत से उन्नत (संबद्ध लिंक)।
निष्कर्ष
Microsoft Access एक बहुआयामी, आसानी से उपलब्ध डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली है जो किसी को आसानी से डेटाबेस, SQL क्वेरी और डेटा-केंद्रित एप्लिकेशन बनाने की अनुमति देती है। जबकि औद्योगिक DBMS की तरह उच्च शक्ति वाला नहीं है - यह बहुत सस्ता और अधिक सुलभ है। एक डीबीएमएस के रूप में एक्सेस का उपयोग करने के कई और फायदे हैं और हमने कुछ व्यावसायिक जरूरतों को संभालने के लिए आपके व्यक्तिगत या कंपनी डेस्कटॉप डीबीएमएस तक पहुंच को अपनाने के लिए यहां शीर्ष दस कारणों की समीक्षा की है।
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