इससे पहले कि हम डेटाबेस बनाने में जाएं और एक्सेस में डेटा-केंद्रित एप्लिकेशन, कुछ बुनियादी डेटाबेस और रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम अवधारणाओं पर जाना समझदारी है। चूंकि यह पृष्ठभूमि है, इसलिए आपको कार्यात्मक और उपयोगी डेटाबेस बनाने के लिए आवश्यकता होगी। आप डेटाबेस से संबंधित लेखों, ट्यूटोरियल्स, ऑनलाइन वेबसाइटों और साहित्य में भी अक्सर इन नियमों और अवधारणाओं से रूबरू होंगे।
रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (RDBMS) कॉन्सेप्ट्स
तो पहला प्रश्न जो हमें संबोधित करना होगा वह है - डेटाबेस क्या है?
खैर, एक डेटाबेस काफी सरलता से एक इलेक्ट्रॉनिक, संगठित, डेटा का संग्रह है, एक रिपॉजिटरी में जिसे एक्सेस किया जा सकता है, हेरफेर किया जा सकता है और आवश्यकता पड़ने पर पुनर्प्राप्त किया जा सकता है। कोई भी विभिन्न प्रकार के डेटाबेस बना सकता है। वर्तमान में उपयोग में आने वाला सबसे सामान्य प्रकार का डेटाबेस रिलेशनल डेटाबेस है, हालाँकि, कोई गैर-रिलेशनल डेटाबेस भी बना सकता है जिसे NoSQL डेटाबेस भी कहा जाता है।
रिलेशनल डेटाबेस क्या है?
एक डेटाबेस की प्रमुख संरचनात्मक मौलिक इकाई एक तालिका है। रिलेशनल डेटाबेस में टेबल्स सभी एक-दूसरे से कीज़ के उपयोग से संबंधित होते हैं, जो संबंधों के निर्माण की सुविधा प्रदान करते हैं। तो एक संबंधपरक डेटाबेस काफी सरलता से रखा जाता है, एक समूह या संबंधित तालिकाओं का संग्रह।
रिलेशनल डेटाबेस में टेबल कैसे संरचित होते हैं?
रिलेशनल डेटाबेस में टेबल्स रिकॉर्ड (पंक्तियों) और कॉलम (फ़ील्ड) से बनी होती हैं। प्रत्येक तालिका में प्राथमिक कुंजी फ़ील्ड होना चाहिए। इसके परिणामस्वरूप प्राथमिक कुंजी फ़ील्ड के उपयोग के माध्यम से प्रत्येक पंक्ति को एक विशिष्ट पहचानकर्ता द्वारा पहचाना जा सकता है। तालिकाएँ एकल निकायों, एकल विषयवस्तु या विचार के बारे में जानकारी संग्रहीत करती हैं। उदाहरण के लिए, एक डेटाबेस जो किसी बेकरी के बारे में जानकारी संग्रहीत करता है, उसमें एक उत्पाद तालिका, एक ऑर्डर तालिका और एक ग्राहक तालिका होगी। ग्राहक तालिका परिणामस्वरूप ग्राहक का नाम, पता और पसंदीदा भुगतान विवरण जैसी जानकारी संग्रहीत करेगी। ये सभी ग्राहक तालिका में फ़ील्ड या कॉलम शीर्षक होंगे।
फलस्वरूप इन तालिकाओं के बीच संबंध बनेंगे। बहुत से लोग एक्सेल में टेबल बनाने से पहले से ही काफी परिचित हैं। हालाँकि, जबकि पंक्तियों और स्तंभों में रिकॉर्ड और फ़ील्ड के संदर्भ में एक रिलेशनल डेटाबेस एनालॉग होता है। संबंधपरक डेटाबेस बहुत सख्त हैं और किसी की तालिका में डेटा प्रकारों को सीमित और निर्दिष्ट करते हैं। तालिका को नियंत्रित करने वाले नियम संबंधपरक डेटाबेस में निर्माण एक्सेल की तुलना में अधिक सख्त हैं। एक्सेल टेबल भी हो सकते हैं और अक्सर स्टैंडअलोन होते हैं - क्योंकि उन्हें कार्यपुस्तिका में अन्य तालिकाओं से संबंधित होने की आवश्यकता नहीं होती है।
रिलेशनल डेटाबेस में तालिकाओं के बीच संबंध कैसे बनते हैं?
चाबियों के उपयोग से संबंध बनते हैं। तालिका में प्राथमिक कुंजी एक विशिष्ट पहचानकर्ता फ़ील्ड है जो तालिका में प्रत्येक पंक्ति की विशिष्ट पहचान के लिए अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि कोई स्थानीय पशु चिकित्सक के लिए एक छोटा डेटाबेस बना रहा था, ताकि उसके द्वारा इलाज किए जाने वाले जानवरों के टीकाकरण और अन्य प्रासंगिक विवरणों को ट्रैक किया जा सके। मान लें कि किसी के पास ओनर आईडी, पूरा नाम, पसंदीदा भुगतान विवरण संग्रहीत करने वाली एक स्वामी तालिका थी, जैसा कि फ़ील्ड द्वारा दर्शाया गया था, और उसके बाद एक पशु या पालतू जानवर तालिका थी जिसमें जानवर के प्रकार, जानवर का नाम आदि वर्गीकृत किया गया था। मालिकों के पास शायद अधिक हो सकता है एक से अधिक पालतू/जानवर। प्रत्येक पालतू जानवर के पास केवल एक मालिक होगा जो डेटाबेस में सूचीबद्ध है (हां परिवार पालतू जानवरों/जानवरों के मालिक हो सकते हैं और इस प्रकार उस परिप्रेक्ष्य से एक से अधिक मालिक हो सकते हैं लेकिन सरलीकरण उद्देश्यों के लिए - मालिक, इस मामले में, भुगतान के लिए जिम्मेदार व्यक्ति है ) स्वामी तालिका में स्वामी आईडी नामक एक स्तंभ होगा, जो तालिका में प्रत्येक स्वामी की विशिष्ट रूप से पहचान करेगा।
संबंध बनाने के लिए, इस प्राथमिक कुंजी को दूसरी टेबल पर रखा जाता है। किसी अन्य टेबल पर रखे जाने पर इसे अब विदेशी कुंजी के रूप में जाना जाता है। यदि इस फ़ील्ड को किसी अन्य तालिका जैसे पेट्स/एनिमल्स टेबल में रखा जाता है, तो इसे अब पेट्स/एनिमल्स टेबल में विदेशी कुंजी के रूप में संदर्भित किया जाएगा। पेट्स/एनिमल्स टेबल में अभी भी अपना प्राथमिक कुंजी कॉलम होगा जिसे पेटिड या एनिमलआईडी कहा जाता है जो डेटाबेस में प्रत्येक पालतू/जानवर की विशिष्ट रूप से पहचान करेगा।
दो तालिकाओं के बीच संबंध बनाने के लिए, कोई यह जांचता है कि वे कैसे जुड़े हुए हैं, और फिर संबंध बनाता है। कोई ऐसा स्वामी तालिका में स्वामी आईडी प्राथमिक कुंजी फ़ील्ड को पालतू जानवर/पशु तालिका में स्वामी आईडी विदेशी कुंजी फ़ील्ड से जोड़कर करता है।
सबसे सामान्य प्रकार का संबंध और वह संबंध जो दूसरों द्वारा बनाए गए डेटाबेस को देखते समय आपके सामने आने की सबसे अधिक संभावना है, एक संबंध प्रकार है जिसे एक-से-अनेक संबंध कहा जाता है।
यह संबंध प्रकार है जहां मान लें कि कोई कर्मचारी तालिका का मूल्यांकन कर रहा है और संबंधित ग्राहक तालिका के साथ उसका संबंध है, प्रत्येक कर्मचारी कई ग्राहकों को संभाल सकता है, लेकिन प्रत्येक ग्राहक के पास केवल एक कर्मचारी होता है जो उनके मुद्दों/शिकायतों/आदि से निपटता है या उन्हें सौंपा जाता है।
कभी-कभी आपको एक-से-एक संबंध प्रकार का भी सामना करना पड़ सकता है, इस प्रकार के संबंध में, एक तालिका में एक रिकॉर्ड का दूसरी तालिका में उससे संबंधित एक रिकॉर्ड होता है। यह आमतौर पर एक दुर्लभ संबंध प्रकार है, और डेटाबेस व्यवस्थापक आमतौर पर, इस मामले में, दो तालिकाओं को एक ही तालिका में जोड़ देगा, जब तक कि यह विशेष रूप से निर्दिष्ट न हो कि किसी कारण या औद्योगिक आवश्यकता के लिए, दो अलग-अलग तालिकाओं की आवश्यकता है।
कभी-कभी कई-से-अनेक संबंध प्रकार का भी सामना करना पड़ सकता है, इस स्थिति में, एक तालिका में एक या अधिक रिकॉर्ड किसी अन्य तालिका में एक या अधिक रिकॉर्ड से जुड़े होते हैं। डेटाबेस में कई-से-कई स्थितियों को संभालने का सामान्य तरीका एक तीसरी तालिका बनाना है जो अन्य दो तालिकाओं को मानक एक-से-कई संबंधों के माध्यम से जोड़ती है।
रेफ़रेंशियल अखंडता क्या है?
संदर्भात्मक अखंडता एक ऐसी स्थिति का वर्णन करने के लिए इस्तेमाल किया जाने वाला शब्द है जहां दो तालिकाओं के बीच संबंध बनाया गया है और एक तालिका में प्रत्येक रिकॉर्ड दूसरी तालिका में इसके संबंधित रिकॉर्ड से सही ढंग से मेल खाता है। दूसरे शब्दों में, प्राथमिक कुंजी तालिका में संबंधित तालिका में एक असंबंधित विदेशी कुंजी नहीं हो सकती है। जब आप संदर्भात्मक अखंडता को लागू कर रहे हैं, तो मान लें कि आपने अपने डेटाबेस में कर्मचारी तालिका और ग्राहक तालिका के बीच एक संबंध बनाया है - आपके पास ग्राहक तालिका में कर्मचारी आईडी नहीं हो सकती है जो पहले से कर्मचारी तालिका में मौजूद नहीं है। किसी के डेटाबेस में संदर्भात्मक अखंडता निर्दिष्ट करना तालिकाओं के बीच संबंधों को मान्य करने में सहायता करता है।
इकाई-संबंध आरेख क्या है?
डेटाबेस सिद्धांत और मॉडल पर जाने के दौरान, आप इकाई-संबंध आरेख शब्द के बारे में जानेंगे। डेटाबेस की योजना बनाते समय, डेटाबेस प्रशासक आवश्यक विभिन्न तालिकाओं या संस्थाओं को देखते हैं। प्रत्येक इकाई अपने आप में एक विषय या विचार का वर्णन करती है। संस्थाओं या तालिकाओं के बीच संबंध डेटाबेस में तालिकाओं के बीच संबंध का वर्णन करता है। संस्थाओं में भी विशेषताएँ होती हैं - ये तालिका में फ़ील्ड हैं जो तालिका का वर्णन करती हैं, उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी तालिका में कर्मचारी आईडी, कर्मचारी का पूरा नाम, कर्मचारी का शीर्षक, नौकरी का विवरण आदि होगा। इकाई-संबंध आरेख कागज पर या उपयोग करके स्थापित किया जा सकता है सॉफ्टवेयर। जब व्यापक रूप से इकाई-संबंध आरेखों का दृश्य रूप से प्रतिनिधित्व करते हैं, तो संस्थाओं को आयतों द्वारा दर्शाया जाता है और संबंधों को रेखाओं द्वारा दर्शाया जाता है। The primary keys, foreign keys, and other columns should also be identified in a comprehensive entity relationship diagram. However when first planning your database, you may just make a simplified entity-relationship diagram, and then later once you have identified your main entities or tables and the relationships between them, you can design a more comprehensive entity-relationship diagram that further specifies the attributes and primary and foreign keys.
What is a database management system (DBMS)?
A database management system (DBMS) is a program that allows database administrators to create, update and manipulate databases and the data stored in databases. There are many database management systems on the market – some are commercially available while others are open source. Many are industrial level and one only needs to really consider these types of packages for enterprise level transactions or if one is studying to be a database architect.
What is SQL?
SQL or Structured Query Language is the language used by relational databases that allows one to create, update and manipulate data in databases. It is a relatively simple language to learn and through the use of statements incorporating the words:CREATE, SELECT, INSERT, JOIN, UPDATE, WHERE, and DELETE you can perform most of the standard operations needed to create and manipulate objects in a relational database. Each vendor has its own version of SQL, which differs slightly in some aspects, however, once you have learned one version, you can easily pick up any other version of SQL.
What is a query?
Well, a query is simply a question that one asks of one’s database or command given to one’s database. A typical simple query could be – select all the customers from a particular region. A more complex query could ask for or request all the customers that have been assigned to a particular employee, in this case, this would rely on the relationships created between the tables in one’s database. The database, should if designed correctly be able to retrieve the answer or information that the query is asking for or execute the command given by the query.
Read More:How to Create a Simple Database in Excel VBA
What are forms?
Forms are database objects that can be created in order to separate front-end users and their data entry requirements from the back-end tables. It’s mostly for this purpose that forms are created, in other words, to allow accessible simplified data entry. Forms allow database administrators to create a graphical user interface that simplifies data entry for the front-end user, and also protects the back-end tables from alteration. One may not want to expose the back-ends tables or relationships to front-end users since they may edit the relationships for example and then queries will not work. So forms resolve this issue. One can also create other types of forms such as navigation forms which are useful for navigating one’s database or through the forms one has created in one’s database.
Read More:How to Create a Database with Form in Excel
What are reports?
Reports contain certain fields and calculations from one’s tables presented in the printable format. You can choose to add only fields or calculations from one table in your report, or you can choose to add fields of interest from multiple tables to your report. You can add calculation summaries such as the average, maximum, and minimum on your reports, as well as a group of your data.
So how does Access fit into the picture?
Microsoft Access is a relational database management system provided by Microsoft. It is the most popular desktop database software package currently in use. It is a good middleman between Microsoft Excel – the popular and widely utilized spreadsheet application and Microsoft SQL Server, the industrial enterprise-level relational database management system. If tables are correctly structured in Excel, Access can import them, and these tables can further be manipulated in Access. You can also link Access to SQL Server and use Access as a front-end to tables created in SQL Server.
In addition, you can create tables, queries, forms, and reports – basically, build a very comprehensive and useful database in Access without ever having to use SQL statements. Access allows one to create tables, queries, forms, and reports via the familiar ribbon interface. When you create queries in the design view, Access automatically generates the SQL for you, and one can access and edit these SQL statements using SQL view in Access. However, despite the fact that you can create perfectly functional databases in Access without ever having to learn SQL if you start looking at creating more advanced data-centric applications in Access for specialized needs, then having knowledge of how to create SQL queries directly is very useful.
You can also enhance your databases through the use of Visual Basic for Applications or VBA and Access programming is a useful skill for advanced or specialized needs or organizations.
You will, however, need to understand and master the concepts associated with basic relational database theory. Ultimately your main goal when creating databases is to create a central repository that efficiently stores data and upon querying returns the correct, needed information.
And there you have it.
निष्कर्ष
When embarking on Microsoft Access or any other relational database learning curve and journey, there are a few concepts and terms that one has to master and be familiar with in order to accurately design relational databases. You will frequently come to certain terms in books, tutorials, and be learning manuals and as you get started creating your database objects you will apply certain methods such as creating relationships frequently. Therefore, in order to not be confused and fully exploit the power of the relational database management system, you need to have a passing familiarity with some relational database theory. Once you have mastered the basics, you can proceed full speed ahead, with the actual practical application of some of the concepts.
Please feel free to comment and tell us if you use Access currently or are thinking of getting started with Access or other relational database management systems.
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