इससे पहले कि हम एक्सेस में डेटाबेस बनाना और डेटा-केंद्रित एप्लिकेशन बनाना शुरू करें, कुछ बुनियादी डेटाबेस और रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम अवधारणाओं पर जाना उचित है। चूंकि यह वह पृष्ठभूमि है जिसकी आपको कार्यात्मक और उपयोगी डेटाबेस बनाने के लिए आवश्यकता होगी। आप डेटाबेस से संबंधित लेखों, ट्यूटोरियल, ऑनलाइन वेबसाइटों और साहित्य में इन शब्दों और अवधारणाओं को बार-बार देखेंगे।
रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (RDBMS) अवधारणाएं
तो पहला सवाल जिसे हमें संबोधित करना होगा वह है - डेटाबेस क्या है?
खैर, एक डेटाबेस काफी सरलता से डेटा का एक इलेक्ट्रॉनिक, संगठित संग्रह है, एक रिपॉजिटरी में जिसे आवश्यकता पड़ने पर एक्सेस, मैनिपुलेट और पुनर्प्राप्त किया जा सकता है। कोई विभिन्न प्रकार के डेटाबेस बना सकता है। वर्तमान में उपयोग में सबसे आम प्रकार का डेटाबेस रिलेशनल डेटाबेस है, हालांकि कोई नॉन-रिलेशनल डेटाबेस भी बना सकता है जिन्हें NoSQL डेटाबेस भी कहा जाता है।
रिलेशनल डेटाबेस क्या है?
डेटाबेस की प्रमुख संरचनात्मक मौलिक इकाई एक टेबल है। रिलेशनल डेटाबेस में टेबल्स कुंजियों के उपयोग के माध्यम से एक-दूसरे से संबंधित होते हैं, जो संबंध बनाने की सुविधा प्रदान करते हैं। तो एक रिलेशनल डेटाबेस काफी सरलता से संबंधित टेबल्स का एक समूह या संग्रह है।
रिलेशनल डेटाबेस में टेबल्स कैसे संरचित होते हैं?
रिलेशनल डेटाबेस में टेबल्स रिकॉर्ड्स (पंक्तियों) और कॉलम्स (फील्ड्स) से बने होते हैं। प्रत्येक टेबल में एक प्राइमरी की फील्ड होना चाहिए। प्रत्येक पंक्ति को प्राइमरी की फील्ड के उपयोग के माध्यम से एक अद्वितीय पहचानकर्ता द्वारा पहचाना जा सकता है। टेबल्स एकल इकाइयों, एकल विषय या विचार के बारे में जानकारी संग्रहीत करते हैं। उदाहरण के लिए एक डेटाबेस जो बेकरी के बारे में जानकारी संग्रहीत करता है उसमें एक Products टेबल, एक Orders टेबल और एक Customers टेबल होगी। Customers टेबल में ग्राहक का नाम, पता और पसंदीदा भुगतान विवरण जैसी जानकारी होगी। ये सभी Customers टेबल में फील्ड या कॉलम हेडिंग होंगे।
नतीजतन इन टेबल्स के बीच संबंध बनाए जाएंगे। कई लोग पहले से ही एक्सेल में टेबल बनाने से काफी परिचित हैं। हालांकि पंक्तियों और कॉलम्स का रिलेशनल डेटाबेस में रिकॉर्ड्स और फील्ड्स के संदर्भ में एक एनालॉग है। रिलेशनल डेटाबेस आपकी टेबल्स में डेटा प्रकारों को सीमित और निर्दिष्ट करने में बहुत सख्त हैं। रिलेशनल डेटाबेस में टेबल निर्माण को नियंत्रित करने वाले नियम एक्सेल की तुलना में अधिक सख्त हैं। एक्सेल टेबल्स भी अक्सर स्टैंडअलोन हो सकते हैं - अर्थात उन्हें वर्कबुक में अन्य टेबल्स से संबंधित होने की आवश्यकता नहीं है।
रिलेशनल डेटाबेस में टेबल्स के बीच संबंध कैसे बनाए जाते हैं?
संबंध कुंजियों के उपयोग के माध्यम से बनाए जाते हैं। एक टेबल में प्राइमरी की एक अद्वितीय पहचानकर्ता फील्ड है जो टेबल में प्रत्येक पंक्ति की अद्वितीय पहचान की अनुमति देती है। उदाहरण के लिए मान लीजिए कोई स्थानीय पशुचिकित्सक के लिए एक छोटा डेटाबेस बना रहा है ताकि उसके द्वारा इलाज किए जाने वाले जानवरों के टीकाकरण और अन्य प्रासंगिक विवरणों को ट्रैक किया जा सके। मान लीजिए किसी के पास एक Owners टेबल है जिसमें OwnerID, पूरा नाम, फील्ड्स द्वारा दर्शाए गए पसंदीदा भुगतान विवरण संग्रहीत हैं, और फिर एक Animals या Pets टेबल है जो जानवर के प्रकार, जानवर के नाम आदि को वर्गीकृत करता है। मालिकों के एक से अधिक पालतू/जानवर हो सकते हैं। हालांकि डेटाबेस में प्रत्येक पालतू का केवल एक मालिक सूचीबद्ध होगा (हां परिवार पालतू जानवर रख सकते हैं और उस दृष्टिकोण से एक से अधिक मालिक हो सकते हैं लेकिन सरलीकरण के लिए - इस मामले में मालिक वह व्यक्ति है जो भुगतान के लिए जिम्मेदार है)। Owners टेबल में OwnerID नामक एक कॉलम होगा जो टेबल में प्रत्येक मालिक की विशिष्ट पहचान करेगा।
संबंध बनाने के लिए इस प्राइमरी की को दूसरी टेबल पर रखा जाता है। जब इसे दूसरी टेबल पर रखा जाता है तो इसे फॉरेन की कहा जाता है। यदि यह फील्ड Pets/Animals टेबल जैसी किसी अन्य टेबल में रखी जाती है तो इसे Pets/Animals टेबल में फॉरेन की कहा जाएगा। Pets/Animals टेबल का अपना प्राइमरी की कॉलम PetID या AnimalID होगा जो डेटाबेस में प्रत्येक पालतू/जानवर की विशिष्ट पहचान करेगा।
दो टेबल्स के बीच संबंध बनाने के लिए कोई यह जांचता है कि वे कैसे जुड़े हुए हैं और फिर संबंध बनाता है। कोई Owners टेबल में OwnerID प्राइमरी की फील्ड को Pets/Animals टेबल में OwnerID फॉरेन की फील्ड से जोड़कर ऐसा करता है।
सबसे सामान्य प्रकार का संबंध और वह संबंध प्रकार जिसका सामना आप दूसरों द्वारा बनाए गए डेटाबेस देखते समय सबसे अधिक करेंगे, उसे वन-टू-मैनी रिलेशनशिप कहा जाता है।
यह वह संबंध प्रकार है जहां मान लीजिए कोई Employees टेबल और उससे संबंधित Customers टेबल के संबंध का मूल्यांकन कर रहा है, प्रत्येक कर्मचारी कई ग्राहकों को संभाल सकता है लेकिन प्रत्येक ग्राहक का केवल एक कर्मचारी उनके मुद्दों/शिकायतों/आदि से निपटता है या उन्हें सौंपा जाता है।
कभी-कभी आप वन-टू-वन नामक एक संबंध प्रकार का भी सामना कर सकते हैं। इस प्रकार के संबंध में एक टेबल में एक रिकॉर्ड का दूसरी टेबल में एक रिकॉर्ड से संबंध होता है। यह आमतौर पर एक दुर्लभ संबंध प्रकार है और डेटाबेस एडमिनिस्ट्रेटर आमतौर पर इस मामले में दोनों टेबल्स को एक ही टेबल में जोड़ देंगे जब तक कि किसी कारण या औद्योगिक आवश्यकता के लिए विशेष रूप से निर्दिष्ट न हो कि दो अलग-अलग टेबल्स होने चाहिए।
कोई कभी-कभी मैनी-टू-मैनी संबंध प्रकार का भी सामना कर सकता है। इस स्थिति में एक टेबल में एक या अधिक रिकॉर्ड दूसरी टेबल में एक या अधिक रिकॉर्ड से जुड़े होते हैं। डेटाबेस में मैनी-टू-मैनी स्थितियों को संभालने का सामान्य तरीका एक तीसरी टेबल बनाना है जो मानक वन-टू-मैनी संबंध के माध्यम से अन्य दो टेबल्स को जोड़ती है।
रेफरेंशियल इंटीग्रिटी क्या है?
रेफरेंशियल इंटीग्रिटी एक ऐसी स्थिति का वर्णन करने के लिए इस्तेमाल किया जाने वाला शब्द है जहां दो टेबल्स के बीच संबंध बनाया गया है और एक टेबल में हर रिकॉर्ड दूसरी टेबल में अपने संबंधित रिकॉर्ड से सही ढंग से मेल खाता है। दूसरे शब्दों में प्राइमरी की टेबल में संबंधित टेबल में असंबंधित फॉरेन की नहीं हो सकती। जब आप अपने डेटाबेस में रेफरेंशियल इंटीग्रिटी लागू करते हैं, मान लीजिए आपके डेटाबेस में EmployeeID के उपयोग के माध्यम से Employees टेबल और Customers टेबल के बीच संबंध बनाया गया है - आपके Customers टेबल में ऐसे EmployeeIDs नहीं हो सकते जो पहले से Employees टेबल में मौजूद न हों। अपने डेटाबेस में रेफरेंशियल इंटीग्रिटी निर्दिष्ट करना टेबल्स के बीच संबंधों को मान्य करने में सहायता करता है।
एंटिटी-रिलेशनशिप डायग्राम क्या है?
डेटाबेस थ्योरी और मॉडल्स पर जाते समय आप एंटिटी-रिलेशनशिप डायग्राम शब्द से परिचित होंगे। डेटाबेस प्लान करते समय डेटाबेस एडमिनिस्ट्रेटर्स आवश्यक विभिन्न टेबल्स या एंटिटीज को देखते हैं। प्रत्येक एंटिटी अपने आप में एक विषय या विचार का वर्णन करती है। एंटिटीज या टेबल्स के बीच संबंध डेटाबेस में टेबल्स के बीच संबंध का वर्णन करता है। एंटिटीज में एट्रिब्यूट्स भी होते हैं - ये टेबल में फील्ड्स हैं जो टेबल का वर्णन करते हैं, उदाहरण के लिए एक Employees टेबल में EmployeeID, EmployeeFullName, कर्मचारी शीर्षक, नौकरी विवरण आदि होंगे। एंटिटी-रिलेशनशिप डायग्राम कागज पर या सॉफ्टवेयर का उपयोग करके सेट किए जा सकते हैं। जब एंटिटी-रिलेशनशिप डायग्राम को व्यापक तरीके से विज़ुअली दर्शाया जाता है तो एंटिटीज को आयतों द्वारा दर्शाया जाता है और संबंधों को रेखाओं द्वारा दर्शाया जाता है। प्राइमरी कीज, फॉरेन कीज और अन्य कॉलम्स की पहचान भी एक व्यापक एंटिटी रिलेशनशिप डायग्राम में की जानी चाहिए। हालांकि जब आप पहली बार अपना डेटाबेस प्लान कर रहे हों तो आप एक सरलीकृत एंटिटी-रिलेशनशिप डायग्राम बना सकते हैं और फिर एक बार जब आप अपनी मुख्य एंटिटीज या टेबल्स और उनके बीच के संबंधों की पहचान कर लेते हैं तो आप एक अधिक व्यापक एंटिटी-रिलेशनशिप डायग्राम डिजाइन कर सकते हैं जो एट्रिब्यूट्स और प्राइमरी और फॉरेन कीज को और अधिक निर्दिष्ट करता है।
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) क्या है?
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) एक प्रोग्राम है जो डेटाबेस एडमिनिस्ट्रेटर्स को डेटाबेस और डेटाबेस में संग्रहीत डेटा को बनाने, अपडेट करने और मैनिपुलेट करने की अनुमति देता है। बाजार में कई डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम हैं - कुछ व्यावसायिक रूप से उपलब्ध हैं जबकि अन्य ओपन सोर्स हैं। कई औद्योगिक स्तर के हैं और किसी को वास्तव में केवल इन प्रकार के पैकेजों पर विचार करने की आवश्यकता है यदि कोई एंटरप्राइज स्तर के लेनदेन के लिए या यदि कोई डेटाबेस आर्किटेक्ट बनने के लिए अध्ययन कर रहा है।
SQL क्या है?
SQL या स्ट्रक्चर्ड क्वेरी लैंग्वेज वह भाषा है जिसका उपयोग रिलेशनल डेटाबेस द्वारा किया जाता है जो डेटाबेस में डेटा बनाने, अपडेट करने और मैनिपुलेट करने की अनुमति देता है। यह सीखने के लिए अपेक्षाकृत सरल भाषा है और CREATE, SELECT, INSERT, JOIN, UPDATE, WHERE, और DELETE शब्दों को शामिल करने वाले स्टेटमेंट्स के उपयोग के माध्यम से आप रिलेशनल डेटाबेस में ऑब्जेक्ट्स बनाने और मैनिपुलेट करने के लिए आवश्यक अधिकांश मानक संक्रियाएं कर सकते हैं। प्रत्येक वेंडर का अपना SQL संस्करण होता है जो कुछ पहलुओं में थोड़ा भिन्न होता है, हालांकि एक बार जब आप एक संस्करण सीख लेते हैं तो आप SQL के किसी अन्य संस्करण को आसानी से सीख सकते हैं।
क्वेरी क्या है?
खैर एक क्वेरी बस एक प्रश्न है जो कोई अपने डेटाबेस से पूछता है या अपने डेटाबेस को दिया गया कमांड है। एक सामान्य सरल क्वेरी हो सकती है - किसी विशेष क्षेत्र के सभी ग्राहकों का चयन करें। एक अधिक जटिल क्वेरी किसी विशेष कर्मचारी को सौंपे गए सभी ग्राहकों के लिए पूछ सकती है, इस मामले में यह आपके डेटाबेस में टेबल्स के बीच बनाए गए संबंधों पर निर्भर करेगा। यदि डेटाबेस सही ढंग से डिजाइन किया गया है तो वह क्वेरी द्वारा मांगे गए उत्तर या जानकारी को पुनर्प्राप्त करने या क्वेरी द्वारा दिए गए कमांड को निष्पादित करने में सक्षम होना चाहिए।
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फॉर्म्स क्या हैं?
फॉर्म्स डेटाबेस ऑब्जेक्ट्स हैं जिन्हें फ्रंट-एंड यूजर्स और उनकी डेटा एंट्री आवश्यकताओं को बैक-एंड टेबल्स से अलग करने के लिए बनाया जा सकता है। फॉर्म्स बनाने का मुख्य उद्देश्य यही है, दूसरे शब्दों में सुलभ सरल डेटा एंट्री की अनुमति देना। फॉर्म्स डेटाबेस एडमिनिस्ट्रेटर्स को एक ग्राफिकल यूजर इंटरफेस बनाने की अनुमति देते हैं जो फ्रंट-एंड यूजर के लिए डेटा एंट्री को सरल बनाता है और बैक-एंड टेबल्स को परिवर्तन से भी बचाता है। कोई बैक-एंड टेबल्स या संबंधों को फ्रंट-एंड यूजर्स के सामने उजागर नहीं करना चाहेगा क्योंकि वे उदाहरण के लिए संबंधों को संपादित कर सकते हैं और फिर क्वेरीज काम नहीं करेंगी। फॉर्म्स इस समस्या को हल करते हैं। कोई नेविगेशन फॉर्म्स जैसे अन्य प्रकार के फॉर्म्स भी बना सकता है जो किसी के डेटाबेस या अपने डेटाबेस में बनाए गए फॉर्म्स के माध्यम से नेविगेट करने के लिए उपयोगी होते हैं।
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रिपोर्ट्स क्या हैं?
रिपोर्ट्स में किसी की टेबल्स से कुछ फील्ड्स और गणनाएं प्रिंट करने योग्य फॉर्मेट में प्रस्तुत होती हैं। आप अपनी रिपोर्ट में केवल एक टेबल से फील्ड्स या गणनाएं जोड़ना चुन सकते हैं या आप अपनी रिपोर्ट में कई टेबल्स से रुचि के फील्ड्स जोड़ सकते हैं। आप अपनी रिपोर्ट्स पर औसत, अधिकतम और न्यूनतम जैसे गणना सारांश जोड़ सकते हैं साथ ही अपने डेटा को ग्रुप भी कर सकते हैं।
तो एक्सेस तस्वीर में कैसे फिट बैठता है?
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस माइक्रोसॉफ्ट द्वारा प्रदान किया गया एक रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम है। यह वर्तमान में उपयोग में सबसे लोकप्रिय डेस्कटॉप डेटाबेस सॉफ्टवेयर पैकेज है। यह माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल - लोकप्रिय और व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले स्प्रेडशीट एप्लिकेशन और माइक्रोसॉफ्ट SQL सर्वर, औद्योगिक एंटरप्राइज-स्तरीय रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम के बीच एक अच्छा मध्यस्थ है। यदि टेबल्स एक्सेल में सही ढंग से संरचित हैं तो एक्सेस उन्हें इम्पोर्ट कर सकता है और इन टेबल्स को एक्सेस में आगे मैनिपुलेट किया जा सकता है। आप एक्सेस को SQL सर्वर से भी लिंक कर सकते हैं और SQL सर्वर में बनी टेबल्स के लिए एक्सेस को फ्रंट-एंड के रूप में उपयोग कर सकते हैं।
इसके अलावा आप टेबल्स, क्वेरीज, फॉर्म्स और रिपोर्ट्स बना सकते हैं - मूल रूप से SQL स्टेटमेंट्स का उपयोग किए बिना एक्सेस में एक बहुत व्यापक और उपयोगी डेटाबेस बना सकते हैं। एक्सेस परिचित रिबन इंटरफेस के माध्यम से टेबल्स, क्वेरीज, फॉर्म्स और रिपोर्ट्स बनाने की अनुमति देता है। जब आप डिज़ाइन व्यू में क्वेरीज बनाते हैं तो एक्सेस स्वचालित रूप से आपके लिए SQL जनरेट करता है और कोई एक्सेस में SQL व्यू का उपयोग करके इन SQL स्टेटमेंट्स को एक्सेस और संपादित कर सकता है। हालांकि इस तथ्य के बावजूद कि आप SQL सीखे बिना एक्सेस में पूरी तरह कार्यात्मक डेटाबेस बना सकते हैं यदि आप एक्सेस में विशेष आवश्यकताओं के लिए अधिक उन्नत डेटा-केंद्रित एप्लिकेशन बनाना शुरू करते हैं तो SQL क्वेरीज सीधे बनाने का ज्ञान बहुत उपयोगी होता है।
आप विजुअल बेसिक फॉर एप्लिकेशन या VBA के उपयोग से अपने डेटाबेस को बढ़ा सकते हैं और एक्सेस प्रोग्रामिंग उन्नत या विशेष आवश्यकताओं या संगठनों के लिए एक उपयोगी कौशल है।
हालांकि आपको बुनियादी रिलेशनल डेटाबेस थ्योरी से जुड़ी अवधारणाओं को समझने और मास्टर करने की आवश्यकता होगी। अंततः डेटाबेस बनाते समय आपका मुख्य लक्ष्य एक केंद्रीय रिपॉजिटरी बनाना है जो कुशलतापूर्वक डेटा संग्रहीत करता है और क्वेरी करने पर सही आवश्यक जानकारी लौटाता है।
और बस इतना ही।
निष्कर्ष
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस या किसी अन्य रिलेशनल डेटाबेस सीखने की यात्रा शुरू करते समय कुछ अवधारणाएं और शब्द हैं जिन्हें मास्टर करना और उनसे परिचित होना आवश्यक है ताकि रिलेशनल डेटाबेस को सटीक रूप से डिजाइन किया जा सके। आप किताबों, ट्यूटोरियल और लर्निंग मैनुअल्स में कुछ शब्दों को बार-बार देखेंगे और जैसे ही आप अपने डेटाबेस ऑब्जेक्ट्स बनाना शुरू करेंगे आप कुछ विधियों को लागू करेंगे जैसे संबंध बनाना। इसलिए रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम की शक्ति का पूरी तरह से दोहन करने और भ्रमित न होने के लिए आपको कुछ रिलेशनल डेटाबेस थ्योरी से परिचित होना आवश्यक है। एक बार जब आप मूल बातें मास्टर कर लेते हैं तो आप वास्तविक व्यावहारिक अनुप्रयोग के साथ पूर्ण गति से आगे बढ़ सकते हैं।
कृपया कमेंट करने और हमें बताने में संकोच न करें यदि आप वर्तमान में एक्सेस का उपयोग करते हैं या एक्सेस या अन्य रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम के साथ शुरुआत करने की सोच रहे हैं।
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