Microsoft Access — Microsoft 365 ऑफिस सुइट का एक हिस्सा — एक मजबूत डेस्कटॉप-क्लास रिलेशनल डेटाबेस प्रदान करता जिसे चलाने के लिए सर्वर की आवश्यकता नहीं होती। एक्सेस डेटाबेस आपकी हार्ड ड्राइव पर एक निश्चित फ़ाइल या नेटवर्क शेयर से काम करते हैं और टेबल, क्वेरी, फॉर्म, और रिपोर्ट बनाने के लिए परिष्कृत उपकरण प्रदान करते हैं।
शुरुआत करना और एक्सेस में महत्वपूर्ण शब्द
Microsoft Access लॉन्च करें। बनाएं मेनू आइटम से, टेबल चुनें। एक टेबल डेटाबेस में भंडारण की मूल इकाई है। टेबल जैसे ऑब्जेक्ट के भीतर, जानकारी विशेषता/मान संयोजनों में संग्रहीत होती है।
एक्सेस का उपयोग करते समय आपको पता होने चाहिए कुछ महत्वपूर्ण शब्द:
- फ़ील्ड्स: टेबल में डेटा तत्व जो कॉलम से मेल खाते हैं।
- डेटाबेस: एक डेटाबेस अच्छी तरह से परिभाषित ऑब्जेक्ट्स की एक श्रृंखला है जिन्हें आप रिश्तों से जोड़ते हैं।
- फॉर्म: एक ग्राफिकल फ्रंट-एंड जिसमें आप टेबल में जानकारी दर्ज करते हैं।
- क्वेरीज़: एक क्वेरी एक या अधिक टेबल के कुछ सबसेट को आसवित करती है ताकि ऑन-द-फ्लाई अद्वितीय जानकारी का सेट प्राप्त हो सके।
- रिकॉर्ड्स: टेबल में डेटा तत्व जो पंक्तियों से मेल खाते हैं।
- रिपोर्ट्स: एक टेबल की सामग्री या क्वेरी के परिणाम। रिपोर्ट्स जानकारी के प्रिंट करने योग्य सारांश हैं।
- टेबल्स: विशेषताओं के संरचित, अच्छी तरह से परिभाषित संग्रह। एक टेबल का संगठन फ़ील्ड (कॉलम) और रिकॉर्ड (पंक्तियों) से आता है।
एक्सेस में ऑब्जेक्ट्स के रिश्ते
सभी टेबल रिश्तों की एक श्रृंखला के माध्यम से एक दूसरे से संबंधित हैं। Microsoft Access एक रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम है, जिसका अर्थ है कि यह उन नियमों को लागू करता है जो नियंत्रित करते हैं कि एक टेबल में डेटा दूसरी टेबल में डेटा से कैसे संबंधित है।
एक्सेस में फॉर्म का उपयोग कैसे करें
डेटाबेस में रिकॉर्ड के व्यवस्थित इनपुट को सुविधाजनक बनाने के लिए एक फॉर्म का उपयोग करें। फॉर्म ग्राफिकल उपकरण हैं जो डेटा प्रविष्टि का समर्थन करने के लिए अनुकूलित हैं। टेबल में सीधे जानकारी जोड़ने के बजाय, उपयोगकर्ता इसे एक फॉर्म में दर्ज करेंगे, जिसे नेविगेट करना और पढ़ना आसान है।
एक्सेस में क्वेरीज़
क्वेरी के परिणाम टेबल के परिणामों से पूरी तरह मेल नहीं खाते। इसके बजाय, एक क्वेरी उन्नत फ़िल्टरिंग और सॉर्टिंग नियमों का उपयोग करके एक या अधिक टेबल से ड्रा करती है ताकि एक टेबल-जैसा परिणाम लौटाया जा सके जो एक रिपोर्ट या संरचित एक्सपोर्ट फ़ाइल को फीड करता है।
एक्सेस में रिपोर्ट्स
एक क्वेरी के परिणाम या टेबल की सामग्री लेकर एक पठनीय संस्करण बनाने के लिए रिपोर्ट का उपयोग करें जिसे आप आसानी से प्रिंट या स्क्रीन पर साझा कर सकते हैं। रिपोर्ट्स टेबल की सामग्री के सभी या भाग को सारांशित करती हैं।
एक्सेस में विशेष डेटा स्रोत
Microsoft Access एक फ्रंट-एंड रिपोर्टिंग टूल है जो टेस्ट फ़ाइलों, Excel स्प्रेडशीट्स, SQL या Azure डेटाबेस, Microsoft Outlook, या दर्जनों अन्य सूचना स्रोतों से डेटा खींचता है। लिंक्ड टेबल या आयातित डेटा स्रोत आयात करके, आप एक्सेस को क्वेरी टूल और रिपोर्टिंग एजेंट के रूप में उपयोग करने के लिए स्वतंत्र हैं। एक्सेस अन्य डेटाबेस और Microsoft SharePoint प्लेटफॉर्म पर रिपोर्ट और डेटा प्रकाशित करने का भी समर्थन करता है।
एक्सेस में आउटपुट फॉर्मेट
अधिकांश भाग के लिए, एक्सेस डेटाबेस के भीतर जानकारी उसी के भीतर रहती है। हालांकि, क्वेरी और रिपोर्ट Excel, प्लेन टेक्स्ट, XML, PDF, या XPS फॉर्मेट में डेटाबेस से साफ-सुथरे ढंग से एक्सपोर्ट होती हैं। इसके अलावा, एक्सेस Microsoft Outlook और Microsoft Word वितरण सूचियों को फीड करता है।
