एक्सेल वर्कशीट में पंक्तियों और कॉलम को समूहित करें

एक्सेल ऑफिस सुइट के उन अनुप्रयोगों में से एक है जो कार्यस्थल और घर या होम ऑफिस में समान रूप से उपयोगी है। एक्सेल बड़ी मात्रा में जानकारी संग्रहीत करने में सक्षम है; कभी-कभी वह जानकारी इतनी अनियंत्रित हो जाती है कि एक्सेल वर्कशीट में संग्रहीत डेटा का उपयोग करना समय के साथ फ़ाइल बढ़ने के साथ अधिक से अधिक परेशानी भरा हो जाता है।

वाणिज्यिक सेटिंग्स में अधिक उपयोग किया जाता है, घरेलू उपयोगकर्ता अक्सर अनजान होते हैं कि आप एक्सेल वर्कशीट में पंक्तियों और कॉलम दोनों को समूहित और संक्षिप्त कर सकते हैं ताकि जानकारी को तब तक छिपाया जा सके जब तक इसकी आवश्यकता न हो। यह विशेष रूप से उपयोगी है जब आप स्प्रेडशीट में जानकारी को सारांशित करने के लिए फ़ार्मूला का उपयोग करते हैं और आप ज्यादातर समय केवल उन सारांशों में रुचि रखते हैं।

एक्सेल वर्कशीट में पंक्तियों और कॉलम को समूहित करना

मान लीजिए आपके पास एक एक्सेल वर्कशीट है जो नीचे चित्रित जैसी दिखती है। ध्यान दें कि कई सेल हैं जिनमें डेटा है और डेटा का प्रत्येक सेट एक अलग सेल (B6, B13, और B20) में सारांशित है।

आपको जो परेशानी हो रही है वह यह है कि सेल में डेटा (B1 से B5, B8 से B12, और B15 से B19) नियमित आधार पर आपके लिए उपयोगी नहीं हैं; आप केवल प्रत्येक डेटा सेट के लिए क्रमशः कुल, औसत, और अधिकतम मान की परवाह करते हैं।

एक्सेल के समूह फ़ंक्शन का उपयोग करके, आप इन डेटा को अलग-अलग समूहित कर सकते हैं और उन्हें दृश्य से संक्षिप्त कर सकते हैं। जब आपको डेटा देखने या संपादित करने की आवश्यकता होती है, तो आप समूहों का विस्तार कर सकते हैं और फिर से उनके साथ काम कर सकते हैं।

एक उदाहरण के रूप में, आइए पंक्तियों 8 से 12 को एक साथ समूहित करें, उन्हें संक्षिप्त करें, और केवल पंक्ति 13 में औसत को दृश्यमान छोड़ दें। पंक्तियों 8 से 12 को अपने माउस से चुनकर शुरू करें। रिबन पर डेटा टैब पर क्लिक करें और रिबन के आउटलाइन लेबल वाले अनुभाग का पता लगाएं। समूह लेबल वाले बटन पर क्लिक करें और मेनू से समूह चुनें।

आप एक्सेल वर्कशीट में एक बदलाव तुरंत देखेंगे जिसे आपने पहले कभी नहीं देखा होगा। पंक्तियों 8 से 12 के बगल में, इन पंक्तियों को बाईं ओर जोड़ने वाली एक रेखा है और पंक्ति 13 के बगल में एक माइनस साइन है। यह दर्शाता है कि सेल 8 से 12 एक समूह का हिस्सा हैं जो वर्तमान में विस्तारित है।

यदि आप पंक्ति 13 के बगल में माइनस साइन पर क्लिक करते हैं, तो पंक्तियाँ 8 से 12 संक्षिप्त हो जाएंगी और माइनस साइन प्लस साइन में बदल जाता है। यह भी दर्शाता है कि पंक्तियाँ 8 से 12 एक समूह का हिस्सा हैं और समूह वर्तमान में संक्षिप्त है।

प्लस साइन पर क्लिक करने से समूह फिर से विस्तारित हो जाएगा। साथ ही, ध्यान दें कि जब संक्षिप्त किया जाता है, तो वर्कशीट में पंक्तियाँ सीधे पंक्ति 7 से पंक्ति 13 पर जाती हैं, एक निश्चित संकेत कि वर्कशीट में कुछ पंक्तियों को समूहित किया गया है और वर्तमान में संक्षिप्त हैं।

यदि हम पंक्तियों 1 से 5 और पंक्तियों 15 से 19 के लिए भी ऐसा ही करते हैं, तो हम देखते हैं कि जब इन पंक्तियों को समूहित और संक्षिप्त किया जाता है, तो मूल डेटा दृश्य से छिपा होता है जिससे महत्वपूर्ण सेल अधिक आसानी से मिल जाते हैं। ध्यान दें कि वर्कशीट के बाएं गटर में तीन प्लस साइन इंगित करते हैं कि वर्तमान में पंक्तियों के तीन संक्षिप्त समूह हैं।

एक्सेल में सेल को समूहित और संक्षिप्त करना पंक्तियों तक सीमित नहीं है; आप कॉलम को भी समूहित और संक्षिप्त कर सकते हैं। फूले हुए एक्सेल वर्कशीट में काम करने में मुश्किल हो गए डेटा को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने के लिए समूह के भीतर समूह बनाना भी संभव है।