Microsoft Office Word एक समीक्षा सुविधा प्रदान करता है, जो दस्तावेज़ में परिवर्तन ट्रैक करने की अनुमति देता है। इस गाइड में, हम साझा कर रहे हैं कि आप Microsoft Word में समीक्षा सुविधा या परिवर्तन ट्रैक करें सुविधा का उपयोग कैसे कर सकते हैं।
Word में समीक्षा सुविधा या परिवर्तन ट्रैक करें सुविधा
मैंने समीक्षा सुविधा को कई खंडों में विभाजित किया है और बताया है कि उनमें से प्रत्येक कैसे उपयोगी है:
- परिवर्तन ट्रैक करें सक्षम करें
- समीक्षा और टिप्पणी करना
- परिवर्तन देखें
- परिवर्तन स्वीकार और अस्वीकार करना
- दस्तावेज़ को अंतिम रूप देना
- टिप्पणियों और परिवर्तनों को एक दस्तावेज़ में मर्ज करें
- ट्रैकिंग के बिना दो दस्तावेज़ों की तुलना करें
दस्तावेज़ों को मर्ज करना और तुलना करना वैकल्पिक सुविधाएं हैं, और आपको विभिन्न परिदृश्यों में उनका उपयोग करने की आवश्यकता होती है।
1] परिवर्तन ट्रैक करें सक्षम करें
इससे पहले कि आप एक दस्तावेज़ भेजें जो समीक्षा से गुजरेगा, सुनिश्चित करें कि परिवर्तन ट्रैक करें सुविधा सक्षम है। एक बार चालू होने पर, किसी भी समीक्षक द्वारा किए गए परिवर्तन उनके नाम के साथ रिकॉर्ड किए जाएंगे। उन परिवर्तनों को किसी अन्य व्यक्ति द्वारा अनुमोदित या अस्वीकार किया जा सकता है। यह सुविधा परिवर्तन ट्रैक करें को लॉक करने का एक तरीका भी प्रदान करती है ताकि कोई भी इसे अक्षम न कर सके। आइए दोनों सीखते हैं।
- सुनिश्चित करें कि दस्तावेज़ समीक्षा के लिए तैयार है।
- दस्तावेज़ खोलें, और फिर समीक्षा अनुभाग > परिवर्तन ट्रैक करें पर क्लिक करें, और फिर परिवर्तन ट्रैक करें मेनू पर फिर से क्लिक करें।
- सक्षम होने पर, आपको ध्यान देना चाहिए कि बटन में ग्रे बैकग्राउंड है।
- अगला, ट्रैकिंग लॉक करें, और पासवर्ड दर्ज करें, पुष्टि करें और OK पर क्लिक करें।
- इसके बाद, उसी पासवर्ड का उपयोग करके फिर से अक्षम किए बिना, आपके या किसी और के लिए परिवर्तन ट्रैक करें अक्षम हो जाएगा।
नोट: यदि आप अपना पासवर्ड खो देते हैं या भूल जाते हैं, तो Microsoft आपके लिए इसे पुनर्प्राप्त नहीं कर पाएगा। दस्तावेज़ के संबंध में इसे कहीं नोट करना सुनिश्चित करें।
2] समीक्षा और टिप्पणी करना
इसके बाद, दस्तावेज़ में किए गए किसी भी परिवर्तन को रिकॉर्ड किया जाएगा, चाहे दस्तावेज़ कहीं भी साझा और संपादित किया गया हो। यहां बताया गया है कि परिवर्तन कैसे रिकॉर्ड किए जाएंगे:
- हटाए गए भाग स्ट्राइकथ्रू के साथ चिह्नित होते हैं
- जोड़े गए भाग अंडरलाइन के साथ दिखाए जाते हैं
- प्रत्येक लेखक को परिवर्तनों के लिए अपना रंग मिलता है
- एक पैराग्राफ या शब्दों का समूह चुनें, और अपनी टिप्पणी जोड़ने के लिए टिप्पणी बटन पर क्लिक करें
लाइन या पैराग्राफ के बगल में एक लाल क्षैतिज रेखा दिखाई देगी, जिससे पहचान करना आसान हो जाता है। इस पर क्लिक करें, और सभी परिवर्तन और टिप्पणियां दिखाई देंगी। इसके अलावा, आप ट्रैकिंग अनुभाग के निचले-दाएं कोने में तीर पर क्लिक करके रंगों को और अनुकूलित कर सकते हैं।
नोट: भले ही आप ट्रैकिंग बंद कर दें, रंगीन अंडरलाइन और स्ट्राइकथ्रू दस्तावेज़ में दिखाई देंगे।
3] परिवर्तन देखें
मान लें कि एक दस्तावेज़ समीक्षा के बाद आपके पास वापस आया है, और आपको सभी परिवर्तन और टिप्पणियां ढूंढनी हैं। समीक्षा > ट्रैकिंग > समीक्षा के लिए प्रदर्शन पर जाएं।
- समीक्षा > ट्रैकिंग > सरल मार्कअप से सभी मार्कअप में बदलें
- यदि आप कोई मार्कअप नहीं चुनते हैं, तो दस्तावेज़ केवल अंतिम संस्करण के रूप में प्रदर्शित होगा
- यदि आप मूल चुनते हैं, तो आप बिना किसी परिवर्तन के मूल दस्तावेज़ देख सकते हैं
4] परिवर्तन स्वीकार और अस्वीकार करना
यदि आप किसी अंतर से सहमत हैं, तो स्वीकार करें पर क्लिक करें और अगले पर जाएं, लेकिन यदि आप इसे पसंद नहीं करते हैं, तो अस्वीकार करें पर क्लिक करें और अगले पर जाएं। यह परिवर्तन को पिछले संशोधन पर वापस ला देगा। आपको वह अंतर अंडरलाइन के साथ चिह्नित दिखाई देना चाहिए। आपके पास विकल्प भी हैं
- दस्तावेज़ में सभी परिवर्तन स्वीकार करें
- दस्तावेज़ में सभी परिवर्तन अस्वीकार करें।
आपके पास टिप्पणी अनुभाग भी है, जो आपको सभी टिप्पणियों के माध्यम से नेविगेट करने में मदद कर सकता है। आप टिप्पणियों का उत्तर दे सकते हैं, जब आपने परिवर्तन किया हो तो इसे हल के रूप में चिह्नित कर सकते हैं या इसे हटा सकते हैं।
5] दस्तावेज़ को अंतिम रूप देना
जब आप जानते हैं कि सब कुछ पूरा हो गया है, तो किसी भी दृश्य मार्कअप और टिप्पणियों को हटाने के लिए इन चरणों का पालन करें।
- टिप्पणियां > हटाएं > सभी टिप्पणियां हटाएं पर क्लिक करके सभी टिप्पणियां हटाएं
- सभी परिवर्तन स्वीकार करें और ट्रैकिंग रोकें पर क्लिक करें
- यदि ट्रैकिंग लॉक की गई थी तो आपसे पासवर्ड दर्ज करने के लिए कहा जा सकता है।
यह करने के बाद, Office Word दस्तावेज़ में समीक्षा सुविधा पूरी हो जाती है। हालांकि, हमने गाइड में दो और सुविधाएं जोड़ी हैं। वे अलग परिदृश्य में उपयोगी हो सकते हैं।
6] विभिन्न दस्तावेज़ों से टिप्पणियों और परिवर्तनों को एक दस्तावेज़ में मर्ज करें
यदि आपने कई उपयोगकर्ताओं द्वारा समीक्षा के लिए एक दस्तावेज़ दिया है, तो आप उन्हें समीक्षा के लिए एक अंतिम दस्तावेज़ में जोड़ सकते हैं।
- एक खाली Microsoft दस्तावेज़ खोलें, और समीक्षा > तुलना > संयोजित करें पर जाएं
- दो दस्तावेज़ चुनें, बाईं ओर मूल, और दाईं ओर संपादित।
- OK पर क्लिक करें और सभी दस्तावेज़ों के लिए तब तक दोहराएं जब तक यह पूरा न हो जाए।
लेखकों द्वारा किए गए परिवर्तन विभिन्न रंगों में दिखाई देंगे। यदि आप लेखक के अनुसार फ़िल्टर करना चाहते हैं, तो आप मार्कअप दिखाएं > विशिष्ट लोग पर क्लिक कर सकते हैं और उन लेखकों को हटा सकते हैं जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है।
ऐसा करते समय, लेखकों को लॉक करने और संपादन प्रतिबंध सेटअप करने के लिए सुरक्षा सुविधा का उपयोग करना सुनिश्चित करें। यह तब उपयोगी होता है जब कोई दस्तावेज़ साझा स्थान पर उपलब्ध हो।
7] ट्रैकिंग के बिना दो दस्तावेज़ों की तुलना करें
अंत में, यदि कोई ट्रैकिंग सक्षम नहीं थी, और परिवर्तन किए गए थे, तो आप अंतर खोजने के लिए तुलना उपकरण का उपयोग कर सकते हैं।
- एक खाली दस्तावेज़ खोलें, और फिर समीक्षा पर जाएं > तुलना बटन पर क्लिक करें, और फिर फिर से तुलना करें।
- यह एक समान डायलॉग बॉक्स दिखाएगा जहां आप मूल दस्तावेज़, संशोधित दस्तावेज़, लेखक नाम, और बहुत कुछ चुन सकते हैं।
- आप टिप्पणियों, हेडर, फूटर, टेबल, और बहुत कुछ की तुलना करना भी चुन सकते हैं।
यह Microsoft Word में समीक्षा सुविधाओं का उपयोग करके ट्रैक, टिप्पणी, तुलना करने के तरीके पर हमारी गाइड का समापन करता है। यह उन कंपनियों के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है जहां दस्तावेज़ों की विभिन्न स्तरों पर समीक्षा की जाती है।
मुझे आशा है कि गाइड समझने और पालन करने में आसान था।
