Microsoft Office Word एक समीक्षा सुविधा ऑफ़र करता है , जो किसी को किसी दस्तावेज़ में परिवर्तनों को ट्रैक करने की अनुमति देता है। इस गाइड में, हम साझा कर रहे हैं कि आप समीक्षा सुविधा . का उपयोग कैसे कर सकते हैं या परिवर्तन ट्रैक करें माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में फीचर।
वर्ड में फीचर या ट्रैक चेंज फीचर की समीक्षा करें
मैंने समीक्षा सुविधा को तोड़ दिया है कई अनुभागों में फ़ीचर करें और समझाया कि उनमें से प्रत्येक कैसे उपयोगी है:
- ट्रैक परिवर्तन सक्षम करें
- समीक्षा करना और टिप्पणी करना
- परिवर्तन देखें
- परिवर्तनों को स्वीकार करना और अस्वीकार करना
- दस्तावेज़ को अंतिम रूप देना
- टिप्पणियों और परिवर्तनों को एक दस्तावेज़ में मिलाना
- बिना ट्रैकिंग के दो दस्तावेज़ों की तुलना करें
दस्तावेज़ों को मर्ज करना और उनकी तुलना करना वैकल्पिक विशेषताएं हैं, और आपको इसे विभिन्न परिदृश्यों में उपयोग करने की आवश्यकता है।
1] ट्रैक परिवर्तन सक्षम करें
इससे पहले कि आप कोई दस्तावेज़ भेजें जिसकी समीक्षा की जाएगी, परिवर्तन ट्रैक करें . को सक्षम करना सुनिश्चित करें विशेषता। इसे चालू करने के बाद, किसी भी समीक्षक द्वारा किए गए परिवर्तन उनके नाम के साथ दर्ज किए जाएंगे। उन परिवर्तनों को किसी अन्य व्यक्ति द्वारा अनुमोदित या अस्वीकार किया जा सकता है। यह सुविधा ट्रैक परिवर्तन को लॉक करने का एक तरीका भी प्रदान करती है ताकि कोई भी इसे अक्षम न कर सके। आइए उन दोनों को सीखें।
- सुनिश्चित करें कि दस्तावेज़ समीक्षा के लिए तैयार है।
- दस्तावेज़ खोलें, और फिर समीक्षा अनुभाग> ट्रैक परिवर्तन पर क्लिक करें, . पर जाएं और फिर ट्रैक परिवर्तन . पर क्लिक करें मेनू फिर से।
- एक बार सक्षम हो जाने पर, आपको ध्यान देना चाहिए कि बटन की पृष्ठभूमि धूसर है।
- अगला, लॉक ट्रैकिंग पर क्लिक करें, और पासवर्ड दर्ज करें, पुष्टि करें और ठीक क्लिक करें।
- इसके बाद, आपके या किसी अन्य के लिए ट्रैक परिवर्तन अक्षम कर दिए जाएंगे जब तक कि उसी पासवर्ड का पुन:उपयोग करके अक्षम न किया जाए।
नोट: यदि आप अपना पासवर्ड खो देते हैं या भूल जाते हैं, तो Microsoft आपके लिए इसे पुनर्प्राप्त नहीं कर पाएगा। दस्तावेज़ के संबंध में इसे कहीं नोट करना सुनिश्चित करें।
2] समीक्षा करना और टिप्पणी करना
इसके बाद, दस्तावेज़ में जो भी परिवर्तन किए जाते हैं, उन्हें रिकॉर्ड किया जाएगा चाहे दस्तावेज़ को साझा और संपादित किया गया हो। यहां बताया गया है कि परिवर्तन कैसे दर्ज किए जाएंगे:
- विलोपन को स्ट्राइकथ्रू के साथ चिह्नित किया जाता है
- जोड़ियां एक अंडरलाइन के साथ दिखाई जाती हैं
- प्रत्येक लेखक को परिवर्तनों के लिए उसका रंग मिलता है
- एक पैराग्राफ या शब्दों के सेट का चयन करें, और अपनी टिप्पणी जोड़ने के लिए टिप्पणी बटन पर क्लिक करें
एक लाल क्षैतिज रेखा पंक्ति या अनुच्छेद के आगे दिखाई देगा, जिससे इसे पहचानना आसान हो जाएगा। उस पर क्लिक करें, और सभी परिवर्तन और टिप्पणियां दिखाई देंगी। इसे जोड़कर, आप तीर पर क्लिक करके रंग अनुकूलित कर सकते हैं ट्रैकिंग अनुभाग के दाएं-निचले कोने पर।
नोट: भले ही आप ट्रैकिंग बंद कर दें, रंगीन अंडरलाइन और स्ट्राइकथ्रू दस्तावेज़ में दिखाई देंगे।
3] परिवर्तन देखें
मान लें कि कोई दस्तावेज़ समीक्षा के बाद आपके पास वापस आ गया है, और आपको सभी परिवर्तनों और टिप्पणियों को खोजने की आवश्यकता है। समीक्षा करें . पर जाएं> ट्रैकिंग > समीक्षा के लिए प्रदर्शन ।
- समीक्षा> ट्रैकिंग> से परिवर्तन पर जाएं साधारण मार्कअप करने के लिए सभी मार्कअप
- यदि आप कोई मार्कअप नहीं चुनते हैं , तो दस्तावेज़ केवल अंतिम संस्करण के रूप में प्रदर्शित होगा
- यदि आप मूल . चुनते हैं , आप मूल दस्तावेज़ को बिना किसी परिवर्तन के देख सकते हैं
4] परिवर्तनों को स्वीकार करना और अस्वीकार करना
यदि आप अंतर के साथ ठीक हैं, तो स्वीकार करें पर क्लिक करें और आगे बढ़ें, लेकिन अगर आपको यह पसंद नहीं है, तो अस्वीकार करें पर क्लिक करें और अगले पर जाएं। यह पिछले संशोधन में किए गए परिवर्तन को पूर्ववत कर देगा। आप देखेंगे कि अंतर एक रेखांकन के साथ चिह्नित है . आपके पास
. के विकल्प भी हैं- दस्तावेज़ में सभी परिवर्तन स्वीकार करें
- दस्तावेज़ में सभी परिवर्तनों को अस्वीकार करें।
आपके पास टिप्पणी अनुभाग भी है, जो सभी टिप्पणियों के माध्यम से नेविगेट करने में आपकी सहायता कर सकता है। आप टिप्पणियों का जवाब दे सकते हैं, जब आपने कोई बदलाव किया हो तो उसे हल किया हुआ के रूप में चिह्नित कर सकते हैं या उसे हटा सकते हैं।
5] दस्तावेज़ को अंतिम रूप देना
जब आप जानते हैं कि सब कुछ पूरा हो गया है, तो किसी भी दृश्यमान मार्कअप और टिप्पणियों को हटाने के लिए इन चरणों का पालन करें।
- टिप्पणियां> हटाएं> सभी टिप्पणियां हटाएं पर क्लिक करके सभी टिप्पणियां हटाएं
- सभी परिवर्तन स्वीकार करें पर क्लिक करें और ट्रैकिंग बंद करें
- यदि ट्रैकिंग लॉक थी तो आपसे पासवर्ड डालने के लिए कहा जा सकता है।
ऐसा करने पर, Office Word दस्तावेज़ में समीक्षा सुविधा पूर्ण हो गई है। हालाँकि, दो और विशेषताएं हैं जिन्हें हमने गाइड में जोड़ा है। वे एक अलग परिदृश्य में काम आ सकते हैं।
6] विभिन्न दस्तावेज़ों की टिप्पणियों और परिवर्तनों को एक दस्तावेज़ में मिलाना
यदि आपने कई उपयोगकर्ताओं द्वारा समीक्षा के लिए एक दस्तावेज़ दिया है, तो आप उन्हें समीक्षा के लिए एक अंतिम दस्तावेज़ में जोड़ सकते हैं।
- खाली Microsoft दस्तावेज़ खोलें, और समीक्षा करें> तुलना करें> संयोजित करें . पर जाएं
- दो दस्तावेज़ चुनें, मूल बाईं ओर और दाईं ओर संपादित।
- ठीक क्लिक करें और सभी दस्तावेज़ों के समाप्त होने तक दोहराएं।
लेखकों द्वारा किया गया परिवर्तन अलग-अलग रंगों में दिखाई देगा। यदि आप लेखक द्वारा फ़िल्टर करना चाहते हैं, तो आप शो मार्कअप> विशिष्ट लोगों पर क्लिक कर सकते हैं और उन लेखकों को हटा सकते हैं जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है।
ऐसा करते समय, सुरक्षा सुविधा . का उपयोग करना सुनिश्चित करें लेखकों को लॉक करने और संपादन प्रतिबंधों को सेटअप करने के लिए। यह तब उपयोगी होता है जब कोई दस्तावेज़ किसी साझा स्थान पर उपलब्ध हो।
7] बिना ट्रैकिंग के दो दस्तावेज़ों की तुलना करें
अंत में, यदि कोई ट्रैकिंग सक्षम नहीं थी, और परिवर्तन किए गए थे, तो आप अंतर खोजने के लिए तुलना टूल का उपयोग कर सकते हैं।
- कोई रिक्त दस्तावेज़ खोलें, और फिर समीक्षा . पर जाएं> तुलना करें बटन पर क्लिक करें , और फिर फिर से तुलना करें . पर क्लिक करें
- यह एक समान संवाद बॉक्स दिखाएगा जहां आप मूल दस्तावेज़, संशोधित दस्तावेज़, लेखक का नाम, और बहुत कुछ चुन सकते हैं।
- आप टिप्पणियों, शीर्षलेखों, पादलेखों, तालिकाओं आदि की तुलना करना भी चुन सकते हैं।
Microsoft Word में ट्रैक करने, टिप्पणी करने, तुलना करने के लिए आप समीक्षा सुविधाओं का उपयोग कैसे कर सकते हैं, इस पर हमारी मार्गदर्शिका समाप्त होती है। यह उन कंपनियों के लिए एक शक्तिशाली टूल है जहां विभिन्न स्तरों पर दस्तावेज़ों की समीक्षा की जाती है।
मुझे आशा है कि गाइड को समझना और अनुसरण करना आसान था।