पिवट टेबल का उपयोग करके एक्सेल में डेटा का विश्लेषण कैसे करें (9 उपयुक्त उदाहरण)

पिवट टेबल एक्सेल की एक अत्यंत उपयोगी विशेषता है। इस सुविधा का उपयोग करके उपयोगकर्ता अपनी इच्छानुसार डेटा तालिका में हेरफेर कर सकते हैं। यदि आप यह जानने के लिए उत्सुक हैं कि आप पिवट टेबल का उपयोग करके एक्सेल में डेटा का विश्लेषण कैसे कर सकते हैं, तो यह लेख आपके काम आ सकता है। इस लेख में, हम यह दिखाने जा रहे हैं कि आप एक्सेल में डेटा का विश्लेषण कैसे करते हैं पिवट टेबल . का उपयोग करना विस्तृत व्याख्या के साथ।

इस अभ्यास कार्यपुस्तिका को नीचे डाउनलोड करें।

पिवट टेबल ओवरव्यू

जैसा कि पहले बताया गया है, एक पिवट टेबल डेटा का विश्लेषण करने के लिए एक मजबूत उपकरण है। एक पिवट टेबल उपयोगकर्ताओं को उनकी इच्छा के अनुसार मौजूदा डेटा तालिका को संशोधित करने की अनुमति देता है। तालिका से केवल महत्वपूर्ण या आवश्यक स्तंभों को काटना और फिर उनका विश्लेषण करना पिवट तालिका का मुख्य विषय है . इससे पहले कि हम डेटा विश्लेषण में जाएं , हमें पिवट टेबल . के साथ सहज होने की आवश्यकता है पर्यावरण।

• हमारे द्वारा पिवट टेबल शुरू करने के बाद , हम तुरंत रिबन में तीन अलग-अलग टैब देखेंगे। पावर पिवट , पिवोटटेबल विश्लेषण , और डिज़ाइन ।
• हमारे पास फील्ड्स का एक साइड पैनल भी है। फ़ील्ड मूल रूप से वे कॉलम हैं जो हमारे पास प्राथमिक डेटासेट में थे।
• हम फ़ील्ड को फ़िल्टर . नाम के नीचे के क्षेत्रों में खींच सकते हैं , कॉलम , पंक्ति, और मान ।

• पंक्ति में फ़ील्ड्स को खींचने से वे सबसे बाईं ओर के कॉलम में पिवट टेबल में पंक्तियों के रूप में दिखाई देंगे ।
• और उन्हें कॉलम में जोड़ने से कॉलम में मान पिवट टेबल में आ जाएंगे ।
• आप मान फ़ील्ड सेटिंग बदल सकते हैं, चाहे आप औसत मान . दिखाना चाहें /अधिकतम /न्यूनतम मान आदि। मान . में क्षेत्र क्षेत्र।

Excel में पिवट टेबल बनाने के चरण

हम प्रारंभ में पिवट टेबल सम्मिलित करेंगे सम्मिलित करें . से टैब।

• वहां से पिवट टेबल . पर क्लिक करें > टेबल/रेंज से।

• फिर नए डायलॉग बॉक्स में, टेबल/रेंज . पर क्लिक करें श्रेणी बॉक्स और फिर नई कार्यपत्रक . चुनें विकल्प।
• ऐसा करने से टेबल का चयन हो जाएगा और पिवट टेबल खुल जाएगा एक नई शीट में।
• ठीक क्लिक करें इसके बाद।

• तुरंत ठीक है, . क्लिक करने के बाद आप देखेंगे कि पिवोटटेबल फील्ड के साथ एक नई वर्कशीट खुल गई है सेटिंग.
• नई कार्यपत्रक नीचे दी गई छवि की तरह दिखाई देगी।

9 पिवट टेबल का उपयोग करके एक्सेल में डेटा का विश्लेषण करने के लिए उपयुक्त उदाहरण

प्रदर्शन के उद्देश्य के लिए, हम नीचे दिए गए डेटासेट का उपयोग करने जा रहे हैं। यह एक काल्पनिक संगठन का काल्पनिक बिक्री डेटा है, जहां हम अब तक उनके द्वारा बेचे गए उत्पादों की आईडी देख सकते हैं, जो क्षेत्र उन्होंने बेच दिया, उनका प्रकार , मात्रा , लागत उत्पादन का, रेटिंग , राजस्व, और लाभ मार्जिन। हम एक पिवट टेबल . लागू करेंगे डेटा तालिका के बारे में महत्वपूर्ण अंतर्दृष्टि का विश्लेषण और निकालने के लिए।

हम विभिन्न आकृतियों और मानदंडों के साथ टेबल बनाने के लिए नीचे के क्षेत्रों में विभिन्न क्षेत्रों को जोड़ सकते हैं।

उदाहरण के लिए। हमने क्षेत्र . को घसीटा पंक्ति फ़ील्ड में और फिर आय . को खींचें मान . तक फ़ील्ड.

इन फ़ील्ड के अनुसार पिवट . में एक पिवट टेबल बनाई जाएगी क्षेत्र।

कदम

• हमने प्रारंभिक तालिका को न्यूनतम आकार में छोटा कर दिया है, जहां हम राजस्व देख सकते हैं प्रत्येक क्षेत्र . में अर्जित कुल . यह हमें प्रत्येक क्षेत्र . तक कैसे पहुंच बनाने में अत्यधिक सहायता करता है प्रदर्शन।

• विभिन्न क्षेत्रों में प्रत्येक के प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के लिए हम क्षेत्र में अधिक मानदंड या मूल्य फ़ील्ड जोड़ सकते हैं।
• उदाहरण के लिए, हम लागत को खींच सकते हैं और मात्रा हमारी मौजूदा तालिका का विस्तार करने के लिए क्षेत्र में।
• इस तालिका से, हम प्रत्येक क्षेत्र . में उत्पादन की कुल लागत देख सकते हैं . कुल मात्रा प्रत्येक क्षेत्र . में उत्पादित उत्पादों की संख्या यहाँ भी है।
• इस प्रकार की तालिका हमें डेटा का अधिक प्रभावी ढंग से विश्लेषण करने में सक्षम बनाती है और उन्हें अव्यवस्था से मुक्त रखने में मदद करती है।

• सभी मान फ़ील्ड के लिए, फ़ील्ड योग . के रूप में दिखाए जाते हैं खेतों की। लेकिन उपयोगकर्ता फील्ड ऑपरेशन को बहुत आसानी से बदल सकते हैं।
• उदाहरण के लिए, हम रेटिंग . जोड़ सकते हैं क्षेत्र में मैदान। पिवट टेबल . में मान योग . के रूप में दिखाया जाएगा रेटिंग . में से प्रत्येक क्षेत्र . में . लेकिन इसका कोई मतलब नहीं है। हमें रेटिंग . के योग से कोई लाभ नहीं हुआ है , हमें औसत रेटिंग . चाहिए प्रत्येक का क्षेत्र।

• फ़ील्ड मूल्यांकन सेटिंग बदलने के लिए, हम क्षेत्र में फ़ील्ड पर क्लिक करेंगे, फिर माउस पर राइट-क्लिक करेंगे।
• फिर मेनू से, मान फ़ील्ड सेटिंग चुनें।

• एक नया डायलॉग बॉक्स होगा जिसका नाम वैल्यू फील्ड सेटिंग्स . होगा ।
• उस डायलॉग बॉक्स में, औसत . चुनें मूल्य फ़ील्ड को . द्वारा सारांशित करें समूह।
• ठीक क्लिक करें इसके बाद।

• अब हम देखेंगे कि रेटिंग अब SUM . के बजाय औसत मान में प्रस्तुत किए जाते हैं कोशिकाओं की श्रेणी में कुल E4:E11.
• इस डेटा के साथ, हम विश्लेषण कर सकते हैं कि कौन से क्षेत्र उत्पाद को दूसरों की तुलना में बेहतर ग्राहक समीक्षा मिली।

• उपरोक्त तालिका से, यह बिल्कुल स्पष्ट है कि एशिया क्षेत्र अन्य क्षेत्रों की तुलना में अच्छा प्रदर्शन किया।
• अगला, हम लाभ मार्जिन जोड़ेंगे क्षेत्र में मैदान। चूंकि डिफ़ॉल्ट मान सेटिंग योग पर सेट हैं, इसे औसत, . पर टॉगल करें औसत . देखने के लिए लाभ मार्जिन . में से प्रत्येक क्षेत्र . का ।
• ऐसा करने से प्रत्येक क्षेत्र का लाभ मार्जिन जुड़ जाएगा कोशिकाओं की श्रेणी में F4:F12
• लेकिन लाभ मार्जिन भिन्न में हैं, हमें उन्हें प्रतिशत में बदलने की आवश्यकता है।
• ऐसा करने के लिए, हम सेल की श्रेणी का चयन करेंगे F4:F12 और फिर प्रतिशत . पर क्लिक करें संख्या . में आइकन समूह।

• अब हम औसत लाभ मार्जिन . देख सकते हैं प्रत्येक क्षेत्र . के प्रतिशत स्वरूप में कोशिकाओं की श्रेणी में F4:F11.
• इस सारांश तालिका के साथ, हम विश्लेषण कर सकते हैं कि अफ्रीका क्षेत्र लाभ मार्जिन के संदर्भ में अच्छा प्रदर्शन कर रहा है . दूसरी ओर, हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि मध्य-पूर्व एशिया लाभ मार्जिन के मामले में सबसे खराब प्रदर्शन कर रहा है। वे मूल रूप से उत्पादों को बेचने में पैसा खो रहे हैं।

हम पिवट टेबल . में मानदंड का घोंसला बनाने के लिए कई क्षेत्रों को एक साथ समूहित कर सकते हैं . नेस्टेड . में या समूहीकृत फ़ील्ड, पहला फ़ील्ड पहले डेटा प्रस्तुत करेगा। फिर पहले क्षेत्र के तहत, दूसरे स्तर के सभी क्षेत्र मौजूद होंगे। बिल्कुल नीचे दी गई छवि की तरह।

कदम

• ऐसा करने के लिए, श्रेणी . को खींचें क्षेत्र . के ठीक नीचे फ़ील्ड पंक्ति . में फ़ील्ड क्षेत्र।
• उसके बाद, आप श्रेणी . पर ध्यान देंगे प्रत्येक क्षेत्र फ़ील्ड के नीचे नेस्ट किया जा रहा है।
• तालिका का उपयोग करके, हम न केवल क्षेत्रों . में अंतर कर सकते हैं एक दूसरे से लेकिन प्रत्येक क्षेत्र . के अंदरूनी क्षेत्र से भी ।

• अब हम क्षेत्र को खींच सकते हैं दूसरे स्थान पर। ऐसा करने से श्रेणी घोंसले में पहली स्थिति में। जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है।

पिवट टेबल . बनाने के बाद हम अपने विश्लेषण . में अधिक लचीलापन जोड़ने के लिए चयन में एक फ़िल्टर जोड़ सकते हैं ।

कदम

• ऐसा करने के लिए, श्रेणी . को खींचें फ़िल्टर . में फ़ील्ड क्षेत्र।
• ठीक श्रेणी को खींचने के बाद फ़ील्ड, एक फ़िल्टर . होगा कार्यपत्रक के ऊपरी बाएँ कोने पर आइकन।
• फ़िल्टर पर क्लिक करें चिह्न। और एकाधिक आइटम चुनें . पर सही का निशान लगाएं
• फिर इलेक्ट्रॉनिक्स . चुनें और ठीक click क्लिक करें

• अब, तालिका इलेक्ट्रॉनिक्स . के अलावा अन्य सभी प्रविष्टियों को फ़िल्टर कर देती है , तालिका को स्वचालित रूप से अपडेट करना।
• अद्यतन तालिका नीचे दिखाई गई है। यहां केवल अफ्रीका , यूरोप, और दक्षिण एशिया क्षेत्र s के उत्पाद इलेक्ट्रॉनिक्स . के अंतर्गत हैं श्रेणी . इसलिए केवल ये क्षेत्र यहां दिखाए गए हैं।

डेटासेट को फ़िल्टर करने के अलावा, हम अपनी आवश्यकताओं के अनुसार डेटा को सॉर्ट भी कर सकते हैं। जैसे हम उन्हें वर्णानुक्रम में या सबसे छोटे से सबसे बड़े में क्रमबद्ध कर सकते हैं।

कदम

• पिवट टेबल को सॉर्ट करने के लिए , पंक्ति . के शीर्ष पर स्थित सॉर्ट करें आइकन पर क्लिक करें स्तरों पर एक ड्रॉप-डाउन मेनू दिखाई देगा। उस ड्रॉप-डाउन मेनू से, अधिक सॉर्ट विकल्प पर क्लिक करें

• उसके बाद, एक नया डायलॉग बॉक्स खुलेगा, जहां आप उस फ़ील्ड नाम का चयन करेंगे जिस पर आप सॉर्ट करेंगे। इस मामले में, हम क्षेत्र . चुनते हैं ।
• डिफ़ॉल्ट रूप से, सॉर्ट करें विकल्प आरोही (A से Z) पर सेट होता है:

• तो क्षेत्र वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया जाएगा।
• नई व्यवस्थित तालिका कुछ इस तरह दिखाई देगी।

• लेकिन हम न केवल क्रमबद्ध कर सकते हैं क्षेत्र लेकिन किसी भी क्षेत्र द्वारा किसी भी मानदंड से।
• उदाहरण के लिए, आप पिवट टेबल . को क्रमित कर सकते हैं कुल मात्रा . द्वारा प्रत्येक क्षेत्र . में उत्पादों की उत्पादित।
• ऐसा करने के लिए, सॉर्ट करें आइकन चुनें, और फिर सॉर्ट करें . में संवाद बॉक्स में, मात्रा का योग चुनें ड्रॉप-डाउन मेनू में।
• उसके बाद, अधिक विकल्प . पर क्लिक करें संवाद बॉक्स के दाईं ओर।

• अगले डायलॉग बॉक्स में, कुल योग . पर क्लिक करें में इसके अनुसार क्रमित करें विकल्प। इसका मतलब है कि हम मूल रूप से सॉर्ट करें तालिका मात्रा सबसे छोटे से सबसे बड़े तक। ठीकक्लिक करें इसके बाद।

• अब आप पिछले डायलॉग बॉक्स में वापस आ जाएंगे। ठीक Click क्लिक करें उस बॉक्स पर भी।
• ठीक है, . पर क्लिक करने के बाद आप देखेंगे कि पिवट टेबल अब सबसे छोटी मात्रा . के अनुसार क्रमबद्ध किया गया है किसी उत्पाद का अधिकतम मात्रा उत्पाद का।
• तालिका का विश्लेषण करते समय यह सुविधा काफी मदद करती है, क्योंकि तालिका पहले से ही काफी व्यवस्थित है। हमारे पास न केवल उत्पाद . की संख्या है प्रत्येक क्षेत्र . द्वारा व्यवस्थित लेकिन उन्हें क्रमबद्ध . भी किया जा सकता है ताकि हम मूल्यांकन कर सकें कि कौन सा क्षेत्र अधिक उत्पादों का आसानी से उत्पादन किया है।

और इस प्रकार हम सॉर्टिंग . द्वारा डेटा का विश्लेषण करते हैं उन्हें पिवट टेबल . में एक्सेल में।

और पढ़ें:Excel में बड़े डेटा सेट का विश्लेषण कैसे करें (6 प्रभावी तरीके)

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5. पिवट टेबल में स्लाइसर का उपयोग

एक स्लाइसर आवश्यक जानकारी को कुशलतापूर्वक फ़िल्टर करने के लिए एक सुविधाजनक उपकरण है।

कदम

• अगले चरण में, हम पिवट टेबल में कुछ स्लाइसर जोड़ सकते हैं।
• स्लाइसर जोड़ने के लिए, स्लाइसर सम्मिलित करें . पर क्लिक करें पिवोटटेबल . से कमांड विश्लेषण करें टैब।

• After clicking the Insert Slicer command, there will be a new dialog box named Insert Slicers.
• On that dialog box, select the slicers that you are going to add by tick marking the checkboxes. In this case, we checked the Category , क्षेत्र , and Rating boxes.
• After finishing the ticked marking, click on OK.

• Right after clicking on the OK, there will be 3 different slicers spawned in the worksheet. Each one for every field and the entries in these fields.

• Click on Asia  and South Asia in the first slicer. This will eliminate other entries which have Regions other than Asia and South Asia.
• Then select the Electronics and the Home Appliances.
• This will select only products only in that two Category.
• Then choose Ratings  4 and 4.5 ।
• the table is going to update regularly as we click on Slicer ।
• Finally, we got different products and their different performance parameter only from the Asia and the South Asia Region s. The list is further filtered by the only two Category of products. Then we proceed to choose only 4 and 4.5  Ratings . That is how we narrow down products according to performance parameters.

And this is how we analyze the data by adding the slicers in the Pivot tables एक्सेल में।

We can further enhance our analysis by showing our Pivot Table with some charts. For instance, we can use the stacked bar chart with dual-axis to visualize the Sum of Revenue and the Profit Margin with respect to the Regions.

कदम

• We need to visualize how the Profit Margin earned by each Region is related to the revenue generated by them. Are they in proportion to each other, or do they act inversely?
• In order to do this, first of all, we need to go to the Insert tab and then click on the PivotChart. Then from the drop-down menu click on the PivotChart.

• There will be a new dialog box named Insert Chart, where you can choose your favorite types of charts.
• From that option, we choose the Combo option, as we need to show two separate values on the vertical axis.
• In that menu, for the Sum of Revenue , choose the chart type as Clustered Column ड्रॉपडाउन मेनू से।
• Then for the Average of Profit Margin, choose the Line chart type. And also set this chart as the secondary axis by ticking the box right side of the dropdown menu.

• ठीक क्लिक करने के बाद, we will notice that the new chart is now present. With the two axes, The left side one iis for the Sum of Revenue and the right side one is for the Profit Margin.

<मजबूत> From the chart, we can see that the Profit Margin and the Sum of the Revenue are not exactly proportional here. Higher revenue doesn’t mean that the Profit Margin would be higher accordingly.

• The charts have filters by default in it. For example, you can see the Category filter already set in the top left corner of the chart. Click on it and see that all the products Category are now selected.

• If you want to select some Categories and ignore the rest of them, select your desired one and then click OK. For example, we choose Furniture and Home Appliances और फिर ठीक . क्लिक करें

• ठीक है, clicking क्लिक करने के बाद you will notice that the chart now shows only the Furniture and the Home Appliances मूल्य। And only 4 Regions actually have that Category उत्पाद। That is why the chart is now shrunken and showing only the 4 Region डेटा।

This is how we can analyze and visualize the Pivot Tables in Excel and then narrow down the data using the filter option in the chart.

Updating the data is considered to be routine work in any kind of data analysis project. Suppose we got some new raw sales data , as shown in the highlighted part of the table below. Now creating a new Pivot Table from the scratch can be a tedious thing to do. To resolve this, we will update the data source internally by keeping the original Pivot Table structure intact.

कदम

• In the beginning, from the Pivot Table Analysis tab, click on the Change Data Source command.
• Then from the drop-down menu, click on the Change Data Source.

• Then in the Move PivotTable range box, select the full range of the updated table.

• After selecting the full range, you are going to see that the full range is now added to the existing PivotTable , and it’s updated also.

और पढ़ें:[फिक्स्ड:] डेटा विश्लेषण एक्सेल में नहीं दिख रहा है (2 प्रभावी समाधान)

8. Getting Top 10 Values from Pivot Table

You can extract the top 10 or 20 values in a dataset, using the Sort icon on the top left corner.

कदम

• In order to do this, first, click on the dropdown icon on top of the Row Levels.
• Then from the drop-down menu, click on the Value Filters> Top 10.

• Ther is a new dialog box whose name is Top 10 Filter (Product Id).
• In the first dropdown box, select whether you want the top 10 value or the bottom 10 मूल्य। We choose Top.
• From that window, select whether you want to select the top 10 or  20.   We choose 10.
• Then choose Items from the next dropdown box.
• Then choose based on which column are you going to filter the top 10 मूल्य। We select Average of Profit Margin.
• Click OK इसके बाद।

After clicking OK, you will notice that the Top 10 values according to the Average of the Profit Margin are showing.

And this is how we analyze the data by trimming the top 10 data in the Pivot tables in Excel.

9. Grouping Data in Pivot Table

In the Pivot Table , it is also possible to group data altogether.

कदम

• In order to do this, select multiple values by pressing Ctrl , and then right-click on the mouse.
• Then from the context menu, select Group ।

• After clicking the Group command, we can see the Product ID which is now together.

• We can also group data by Region . For example, we can group the whole Asia Region  under one group. And then group others as the rest of the world group
• To do this, first, create the group as shown before.

• Then select the cell and press F2.
• Doing this will make the cell enter into editing mode.

• Then we enter the group name “Rest of the World "।

• Repeat the same process for Group 2 ।
• Here we will enter Asia Region, as the name of the group.
• Finally, they all together will look like this.

And this is how we analyze the data by grouping them in the Pivot tables in Excel.

निष्कर्ष

To sum it up, the question “how to analyze data in excel using pivot tables ” is answered here with 11 different processes. Those processes can make any kind of data analysis project seamless with the Pivot Table.

For this problem, a workbook is available for download where you can practice these methods.

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