एक्सेल में रिपोर्ट कार्ड कैसे बनाएं (मुफ्त टेम्पलेट डाउनलोड करें)

शैक्षणिक संस्थानों को छात्रों के लिए प्रगति रिपोर्ट बनाने की बहुत बार-बार आवश्यकता होती है। यदि आप एक्सेल में एक रिपोर्ट कार्ड बना सकते हैं तो यह बहुत आसान होगा, क्योंकि एक्सेल में बहुत सारे सूत्र और विशेषताएं हैं। आप आसानी से एक मानक मूल्यांकन रिपोर्ट कार्ड बना सकते हैं और इसे प्रत्येक छात्र के लिए कॉपी कर सकते हैं। इससे आपका समय भी बचेगा। यहां, इस लेख में, मैं आपको दिखाऊंगा कि एक्सेल में रिपोर्ट कार्ड कैसे बनाया जाता है।

रिपोर्ट कार्ड टेम्प्लेट डाउनलोड करें

यहां हमने रिपोर्ट कार्ड टेम्प्लेट संलग्न किया है। आप इसे मुफ्त में डाउनलोड कर सकते हैं।

मार्कशीट और रिपोर्ट कार्ड क्या है?

एक अंक पत्र एक दस्तावेज है जो प्रत्येक विषय में सभी छात्रों के ग्रेड सूचीबद्ध करता है। दूसरे शब्दों में, स्कूल अंक पत्र का उपयोग शैक्षणिक मूल्यांकन जैसे ग्रेड, टिप्पणी आदि दर्ज करने और रिकॉर्ड करने के लिए करते हैं। आप मार्कशीट में छात्रों के बारे में जनसांख्यिकीय जानकारी भी शामिल कर सकते हैं, जैसे कि उनकी उम्र, पता, आदि ताकि वे संदर्भ के रूप में रिपोर्ट कार्ड का उपयोग कर सकें।

और, प्रत्येक छात्र की शैक्षणिक सफलता को रिपोर्ट कार्ड . में सारांशित किया जाता है . दूसरे शब्दों में, यह प्रत्येक छात्र की मूल्यांकन रिपोर्ट है जो किसी भी मूल्यांकन परीक्षा में उसकी कुल उपलब्धि दर्शाती है।

रिपोर्ट कार्ड के आवश्यक भाग

एक स्कूल रिपोर्ट कार्ड में छात्र की जानकारी, विषय-विशिष्ट अंक, विषय-विशिष्ट ग्रेड और कक्षा-विशिष्ट ग्रेड होते हैं। यह छात्र के समग्र प्रतिशत, ग्रेड और रैंक को दर्शाता है।

<मजबूत>1. छात्र सूचना

इस खंड में छात्र की जानकारी जैसे छात्र आईडी, नाम, वर्ग, अनुभाग, संस्थान की जानकारी, शब्द की जानकारी, ग्रेडिंग प्रणाली, आदि शामिल हैं।

<मजबूत>2. मार्क शीट

इस खंड में, प्रत्येक विषय और प्रत्येक छात्र के लिए एक टर्म-वाइज मार्कशीट मौजूद है। यहां, मूल रूप से, छात्रों के आईडी और नाम और प्रत्येक विषय में प्राप्त अंक मौजूद हैं।

<मजबूत>3. टर्म-वाइज रिपोर्ट कार्ड

इस खंड में, हमारे पास एक व्यक्तिगत छात्र का टर्म-वाइज रिपोर्ट कार्ड है। प्रत्येक छात्र के सभी शर्तों के व्यक्तिगत रिपोर्ट कार्ड यहां संक्षेप में प्रस्तुत किए गए हैं।

<मजबूत>4. संचयी रिपोर्ट कार्ड

इस खंड में एक व्यक्तिगत छात्र का संचयी रिपोर्ट कार्ड शामिल है। यह छात्र के हर टर्म की मार्कशीट का सारांश है।

Excel में रिपोर्ट कार्ड कैसे बनाएं

अपनी अभ्यास कार्यपुस्तिका में, हमने नौवीं कक्षा के 10 छात्रों के लिए एक्सेल में एक रिपोर्ट कार्ड बनाया है। हमने रिपोर्ट कार्ड के चार आवश्यक भागों के लिए अपने डेटासेट में 4 वर्कशीट तैयार की हैं। हमने VLOOKUP . का भी उपयोग किया है प्रत्येक बार अलग-अलग नाम और अनुभाग लिखने के बजाय छात्रों के नाम और अनुभागों को उनके छात्र आईडी के अनुसार स्वचालित करने के लिए कार्य करता है। इसके अलावा, आप SUM . का उपयोग कर सकते हैं एक छात्र द्वारा कुल प्राप्त अंकों की गणना करने के लिए कार्य करता है। इसके अलावा, आप IF . का उपयोग कर सकते हैं आपके संस्थान की ग्रेडिंग प्रणाली के अनुसार आसानी से छात्रों के ग्रेड प्राप्त करने के लिए कार्य करता है।

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Excel में रिपोर्ट कार्ड बनाने के चरण

एक्सेल में रिपोर्ट कार्ड बनाने के लिए नीचे दिए गए चरण-दर-चरण दिशानिर्देशों का पालन करें।

📌 चरण 1:एक बुनियादी सूचना पत्रक बनाएं

एक्सेल में एक रिपोर्ट कार्ड तैयार करने के लिए, छात्र की जानकारी, संस्थान की जानकारी, शब्द की जानकारी, ग्रेडिंग सिस्टम आदि को रिकॉर्ड करना बहुत मददगार होता है। इसलिए, सबसे पहले, छात्रों की आईडी, नाम, वर्ग, अनुभाग, संस्थान का नाम, स्थान युक्त एक शीट तैयार करें। , प्राचार्य, कक्षा शिक्षक का नाम, ग्रेडिंग प्रणाली, आदि।

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📌 चरण 2:छात्रों की टर्म-वाइज मार्क शीट बनाएं

अब, प्रत्येक विषय के लिए और प्रत्येक छात्र के लिए टर्म-वाइज मार्कशीट तैयार करें। यहां, मूल रूप से, छात्रों के आईडी और नाम और प्रत्येक सत्र में प्रत्येक विषय में प्राप्त अंकों को रिकॉर्ड करें।

अब, अंकों से, आपको प्रत्येक विषय में छात्रों के ग्रेड को भी रिकॉर्ड करना होगा। यह व्यक्तिगत रूप से ग्रेड डालने के लिए थका देने वाला है। यहां, आप नेस्टेड . का उपयोग करके अपने रिपोर्ट कार्ड की ग्रेडिंग को स्वचालित कर सकते हैं IFs . अपने ग्रेड सेल में निम्नलिखित सूत्र लिखिए।

=IF(E8>=90,"O",IF(E8>=80,"A+",IF(E8>=70,"A",IF(E8>=60,"B+",IF(E8>=50,"B",IF(E8>=40,"C","F"))))))

🔎 सूत्र कैसे काम करता है?

• =IF(
  समान चिह्न(=) सूत्र की शुरुआत का प्रतिनिधित्व करता है। IF लिखना IF फ़ंक्शन को सक्षम करता है और अब हमें 3 तर्क इनपुट करने की आवश्यकता है ।

• =IF(E8>=90,"O",IF(
  अब, पहला तर्क है तार्किक परीक्षण . यहां, तार्किक परीक्षण यह है कि यदि इस विषय में प्राप्त अंक E8 सेल . में है 90 से अधिक है।
  दूसरा तर्क लौटा गया मान . है जब शर्त सत्य हो . संस्थान की ग्रेडिंग प्रणाली से, हम जानते हैं कि यदि कोई छात्र 90 से अधिक अंक प्राप्त करता है, तो ग्रेड "O" होगा। इसलिए जब सत्य को "O" लिखा जाता है तो मान वापस आ जाता है। चूंकि यह एक टेक्स्ट मान है, इसलिए मान दोहरे उद्धरण चिह्न ("") . के अंदर होना चाहिए .
  तीसरा तर्क लौटा गया मान . है जब शर्त गलत . हो . अब, यहां, यदि आप 90 से नीचे आते हैं, तो कई और ग्रेड आ सकते हैं। इसलिए, तार्किक परीक्षण के गलत होने पर, आप अपने लौटाए गए मान के रूप में एक भी मान नहीं डाल सकते हैं। तो, आपको नेस्टेड IFs का उपयोग करना होगा आपके ग्रेडिंग सिस्टम के बाद अन्य मामलों को समाप्त करने के लिए।

• =IF(E8>=90,"O",IF(E8>=80,"A+",IF(
  सेल मान को 90 से अधिक की तरह जांचने के बाद, और यदि यह गलत के रूप में आता है, तो तीसरा तर्क कार्रवाई में आता है। और, तीसरा तर्क यहाँ एक अन्य IF कथन के रूप में कार्य कर रहा है।
  इसे तोड़ने से, हम देख सकते हैं, कि यदि मान 90 से अधिक नहीं है, लेकिन 80 से अधिक है, तो यह "A+" लौटाएगा क्योंकि तार्किक परीक्षण के सही होने पर दूसरा लौटाया गया मान "A+" है। और, यदि मान 90 से अधिक नहीं है और 80 से भी अधिक नहीं है, तो तार्किक परीक्षण के गलत होने पर यह अगले लौटाए गए मान पर जाएगा।

यहाँ, जैसा कि 80 से 0 के बीच कई अन्य ग्रेड हैं, उसी के अनुसार एक और IF आएगा। इसके बाद, यह तब तक जारी रहेगा जब तक कि ग्रेडिंग प्रणाली पूरी नहीं हो जाती।

अब, आप भरण हैंडल को खींच सकते हैं और अन्य विषयों के लिए भी सूत्र को कॉपी कर सकते हैं।

इस प्रकार, परिणाम इस तरह दिखेगा।

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📌 चरण 3:टर्म-वाइज रिपोर्ट कार्ड बनाएं

अब, एक्सेल में रिपोर्ट कार्ड बनाने का मुख्य चरण दूसरे चरण से प्रत्येक छात्र के लिए टर्म-वाइज रिपोर्ट कार्ड बनाना है। इस टर्म-वाइज रिपोर्ट कार्ड को बनाने के लिए नीचे दिए गए चरणों का ध्यानपूर्वक पालन करें।

चरण:

• रिपोर्ट कार्ड के शीर्ष पर बुनियादी जानकारी जैसे छात्र की आईडी, नाम, अनुभाग, उपस्थिति, शब्द संख्या आदि दर्ज करें। यहां, आप मूल सूचना पत्रक से छात्र के नाम और अनुभाग को स्वचालित कर सकते हैं। इसका मतलब है कि आपको प्रत्येक छात्र के लिए बार-बार नाम या अनुभाग लिखने की आवश्यकता नहीं है। लेकिन आप VLOOKUP . का उपयोग कर सकते हैं कार्य करें और केवल विद्यार्थी आईडी . लिखें . एक्सेल स्वचालित रूप से नाम . ढूंढ लेगा और अनुभाग बुनियादी जानकारी . से छात्र आईडी के अनुसार छात्रों की संख्या शीट।
• स्टूडेंट आईडी के अनुसार स्टूडेंट का नाम ऑटोमेट करने के लिए E7 सेल पर क्लिक करें जहां पर आपको स्टूडेंट का नाम लिखना है। अब निम्न सूत्र लिखें:

🔎 सूत्र कैसे काम करता है?

• =VLOOKUP(
  समान चिह्न(=) सूत्र की शुरुआत का प्रतिनिधित्व करता है। VLOOKUP लिखने से VLOOKUP . सक्षम होता है फ़ंक्शन और अब 4 तर्क जरूरत है।

• =VLOOKUP(C7,
  हम छात्र का नाम उनकी आईडी के अनुसार खोजना चाहते हैं। इसलिए, हमें पहले छात्र आईडी की तलाश करनी होगी। तो, C7 सेल . चुनें लुकअप मान के रूप में। इस समय अल्पविराम लगाएं।

• =VLOOKUP(C7,'बुनियादी जानकारी'!B5:D14,
  इसके बाद, तालिका सरणी या परिभाषित श्रेणी चुनें। हमें छात्र का नाम बुनियादी जानकारी . से मिलेगा चादर। तो, छात्रों की जानकारी की पूरी रेंज चुनें जो कि B5:D14 . है मूल सूचना पत्रक से। बस सेल चुनें और रेंज तय हो जाएगी। अभी अल्पविराम लगाएं।

• =VLOOKUP(C7,'बुनियादी जानकारी'!B5:D14,2)
  इस समय, कॉलम अनुक्रमणिका संख्या write लिखें जिस पर आप अपने लुकअप मान के लिए मान वापस करना चाहते हैं। चूंकि छात्रों के नाम हमारी चयनित श्रेणी के दूसरे कॉलम पर हैं, इसलिए हम यहां 2 डालते हैं। और परिणामस्वरूप, यह हमें प्रत्येक लुकअप मान के लिए दूसरे कॉलम का मान देगा।

और, परिणाम इस तरह दिखेगा।

• बाद में, छात्र के नाम को स्वचालित करने के बाद, आप छात्र की कक्षा और अनुभाग को भी स्वचालित कर सकते हैं एक ही प्रक्रिया के बाद एक ही सूत्र का उपयोग करके संख्या। लेकिन, यहां col_index_num . पर तर्क, 3 डालें, क्योंकि वर्ग और अनुभाग हमारी चयनित श्रेणी के तीसरे स्तंभ में है।

• तो, आपके रिपोर्ट कार्ड का शीर्ष भाग तैयार है। अब, टर्म वार मार्क . से शीट , प्रत्येक विषय में निम्नलिखित अवधि के लिए छात्र के अंक दर्ज करें।
• अब, आपको प्रत्येक छात्र द्वारा प्राप्त अंकों को फिर से यहाँ डालना है जो उबाऊ और थका देने वाला है। आप केवल अपने सभी छात्रों की टर्म-वाइज मार्क शीट . का संदर्भ देकर यहां चिह्न लगा सकते हैं यहां। ऐसा करने के लिए, रिपोर्ट कार्ड के सेल पर क्लिक करें जहाँ आप छात्र के अंक को रिकॉर्ड करना चाहते हैं। फिर, बराबर चिह्न(=) . लगाएं जो एक सूत्र की शुरुआत का प्रतिनिधित्व करता है। अब, टर्म-वाइज मार्क शीट से उस सेल पर क्लिक करें जहां उस विषय के छात्र का अंक दर्ज किया गया था। दर्ज करें दबाएं बटन।

इस प्रक्रिया का पालन करते हुए, आप टर्म-वाइज मार्क शीट से प्राप्त सभी अंकों को ठीक से संदर्भित करके भर सकते हैं।

• अब, आपको प्रत्येक विषय में छात्रों के ग्रेड को भी रिकॉर्ड करना होगा। यह व्यक्तिगत रूप से ग्रेड डालने के लिए थका देने वाला है। यहां, आप नेस्टेड IFs . का उपयोग करके अपनी ग्रेडिंग को स्वचालित कर सकते हैं ऊपर दिखाए गए चरण 2 प्रक्रियाओं के रूप में।
• इस समय, आपको ग्रेड के अनुसार टिप्पणी करने की आवश्यकता है। आप VLOOKUP . का उपयोग कर सकते हैं प्रत्येक मामले में व्यक्तिगत रूप से लिखने के बजाय अपनी टिप्पणियों के लिए फिर से कार्य करें।
• यहां, आपका लुकअप मूल्य छात्र का प्राप्त ग्रेड होगा। बुनियादी जानकारी . में शीट, टिप्पणियों . के लिए एक कॉलम है उनके ग्रेड . के अनुसार . तो, ग्रेड कॉलम से चयन शुरू करते हुए ग्रेड और टिप्पणियों की श्रेणी का चयन करें। इसके अलावा, कॉलम इंडेक्स नंबर को अपने चयन के अनुसार सूत्र में रखें। और, FALSE write लिखें जिसका अर्थ है सटीक मिलान अंतिम तर्क पर। चूंकि, कॉलम मान संख्याएं नहीं हैं बल्कि टेक्स्ट मान हैं, सटीक मिलान घोषणा सूत्र को अधिक विश्वसनीय और सही बनाती है।

नोट:

यहां, डॉलर का चिह्न ($) . लगाएं तालिका सरणी को पूर्ण संदर्भ . बनाने के लिए . यहां, जब आप नीचे भरण हैंडल को खींचते हैं, तो सूत्र नीचे के सभी कक्षों पर लागू हो जाएगा। इसलिए, यहां पूर्ण संदर्भ देना आवश्यक है, अन्यथा जैसे ही आप सूत्र को नीचे खींचेंगे, आपकी तालिका सरणी को भी नीचे खींच लिया जाएगा। इस प्रकार, आपको गलत परिणाम मिलेंगे। आप F4 . दबा सकते हैं पूर्ण सेल संदर्भ बनाने की कुंजी।

• इसके अलावा, आप SUM . का उपयोग करके प्राप्त किए गए कुल अंक प्राप्त कर सकते हैं समारोह। इस फ़ंक्शन का उपयोग करने के लिए, =SUM() लिखें। यहां, बराबर चिह्न(=) लिखा जा रहा एक सूत्र का प्रतिनिधित्व करता है। SUM फ़ंक्शन वह फ़ंक्शन है जो संदर्भित मानों का योग करता है। तो, इसके लिए सेल संदर्भ के तर्क की आवश्यकता होती है जिसे संक्षेप में प्रस्तुत करने की आवश्यकता होती है। तो, यहाँ, प्रत्येक विषय में प्राप्त सभी अंकों का सेल संदर्भ रखें। आप केवल सभी कक्षों का चयन करके कक्षों को संदर्भित कर सकते हैं।

•  इस समय, आपको समग्र प्रतिशत . की गणना करने की आवश्यकता है छात्र के प्राप्त अंकों में से। आप डिवीजन . का उपयोग कर सकते हैं इस संबंध में एक्सेल की कार्यक्षमता। सबसे पहले, उस सेल पर क्लिक करें जहाँ आप अपना समग्र प्रतिशत डालना चाहते हैं। फिर, बराबर चिह्न(=) . लगाएं और प्राप्त कुल अंकों . को विभाजित करें कुल अंक . से विषयों की। यह आपको 0 से 1 के पैमाने पर छात्र के कुल अंकों का अनुपात देगा। अब, इसे 100 से गुणा करके 100 पैमानों में परिणाम प्राप्त करें। इस प्रकार, आपको समग्र प्रतिशत . मिलेगा छात्र की।

• बाद में, इसके अनुसार समग्र प्रतिशत , आप समग्र ग्रेड प्राप्त कर सकते हैं ग्रेडिंग सिस्टम का पालन करने वाले छात्र की। आप नेस्टेड IF . का उपयोग कर सकते हैं इस संबंध में शर्तें बिल्कुल चरण 2 में उपयोग की गई हैं। इसलिए, समग्र प्रतिशत स्कोर पर उस प्रक्रिया का पालन करें और समग्र ग्रेड प्राप्त करें।

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📌 चरण 4:संचयी रिपोर्ट कार्ड बनाएं

अब, प्रत्येक छात्र के लिए संचयी रिपोर्ट कार्ड बनाएं। इस रिपोर्ट कार्ड में सभी टर्म मार्कशीट को एक रिपोर्ट कार्ड में जोड़ दिया जाएगा। यहां, आप VLOOKUP . का भी उपयोग कर सकते हैं रिपोर्ट कार्ड के शीर्ष पर प्रत्येक छात्र के लिए नाम, वर्ग और अनुभाग डालने का कार्य। और, SUM . का उपयोग करें प्राप्त अंकों का योग करने के लिए कार्य करें और नेस्टेड का उपयोग करें IF ग्रेड की गणना करने के लिए भी।

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याद रखने वाली बातें

• VLOOKUP . का उपयोग करते समय फ़ंक्शन, याद रखें कि यह एक ऊर्ध्वाधर लुकअप . है प्रक्रिया। तो, आप केवल कॉलम के माध्यम से अपने मान देख सकते हैं। आप क्षैतिज पंक्तियों के माध्यम से अपना मान नहीं देख सकते।
• एक और बात, आपको याद रखनी चाहिए कि, तालिका सरणी का चयन करते समय, लुकअप मान कॉलम को पहले के रूप में रखें आपके चयन में कॉलम। और, इस सीरियल के अनुसार रिटर्न वैल्यू कॉलम इंडेक्स नंबर डाला जाएगा।
• यदि आप क्रमांकित मान देखते हैं, तो range_lookup तर्क इतना महत्वपूर्ण नहीं है। लेकिन, यदि आप टेक्स्ट मानों को खोजते हैं, तो range_lookup . डालना बहुत ही उचित है गलत . के रूप में तर्क , यदि आप हमेशा सटीक मिलान चाहते हैं।

निष्कर्ष

इसलिए, यहां मैंने एक्सेल में रिपोर्ट कार्ड बनाने के लिए चरण-दर-चरण दिशानिर्देशों का वर्णन किया है। इस संबंध में अपने लक्ष्यों को पूरा करने के लिए आप इन आसान चरणों का पालन कर सकते हैं। मुझे उम्मीद है कि आपको यह लेख बहुत मददगार लगा होगा। यदि आपके कोई और प्रश्न या सुझाव हैं, तो कृपया मुझसे बेझिझक संपर्क करें। और, ExcelDemy . पर जाएं इस तरह के और भी कई लेखों के लिए।

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