एक्सेल में अलग-अलग शीट से ड्रॉप डाउन और पुल डेटा से कैसे चुनें

इस लेख में, हम ड्रॉप डाउन से चयन करना और एक अलग शीट से डेटा खींचना सीखेंगे एक्सेल में। कभी-कभी, हमारे पास एक शीट में एक बड़ा डेटासेट होता है। लेकिन हमें उस शीट से कुछ विशिष्ट डेटा चाहिए। इसलिए, हमें उस शीट से डेटा को दूसरी शीट पर खींचने की जरूरत है। यहां, हम ड्रॉप डाउन से चयन करने और एक अलग शीट से डेटा खींचने के लिए 4 आसान तरीकों पर चर्चा करेंगे। इन विधियों में, हम पहले ड्रॉप डाउन सूची बनाएंगे और फिर डेटा खींचने के लिए विभिन्न कार्यों का उपयोग करेंगे।

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एक्सेल में अलग-अलग शीट से ड्रॉप डाउन और पुल डेटा से चयन करने के 4 तरीके

इस पद्धति में, हम VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग करेंगे ड्रॉप डाउन से चयन करने के लिए और एक्सेल में एक अलग शीट से डेटा खींचने के लिए। VLOOKUP फ़ंक्शन किसी तालिका के सबसे बाएं कॉलम में एक मान की तलाश करता है और फिर उसी पंक्ति से आपके द्वारा निर्दिष्ट कॉलम से एक मान देता है।

डेटासेट परिचय

यहां, हमारे पास एक डेटासेट होगा जिसमें तीन अलग-अलग शीटों में कुछ विक्रेताओं के तीन अलग-अलग महीनों की बिक्री होगी।

• यह जनवरी . की बिक्री है और इसे जनवरी . नाम की शीट में संग्रहित किया जाता है ।

• यहां, यह फरवरी . की बिक्री है और इसे फ़रवरी . नाम की शीट में संग्रहित किया जाता है ।

• फिर से, हमारे पास मार्च . की बिक्री है और इसे मार्च . नाम की शीट में संग्रहित किया जाता है ।

चरण 1:ड्रॉप डाउन मेनू बनाएं

आइए ड्रॉप डाउन मेनू बनाने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

• सबसे पहले, दूसरी शीट का चयन करें और डेटासेट की संरचना बनाएं। हमने डेटासेट की संरचना VLOOKUP Function . नामक शीट में बनाई है . हमने माह का नाम . लिखा है और शीट के नाम कॉलम ई. . में

• दूसरा, ड्रॉप डाउन बनाने के लिए, सेल E3 चुनें।

• तीसरे, डेटा . पर जाएं टैब पर जाएं और डेटा सत्यापन . चुनें विकल्प। यह डेटा सत्यापन को खोलेगा खिड़की।

• उसके बाद, सूची . चुनें अनुमति दें . से फ़ील्ड और फिर, स्रोत  . चुनें फ़ील्ड.

• अब, आपको उन विकल्पों का चयन करना होगा जिन्हें आप ड्रॉप डाउन मेनू में जोड़ना चाहते हैं। हमने सेल E8 . चुना है से E10 . ठीक Click क्लिक करें आगे बढ़ने के लिए।

• ठीक क्लिक करने के बाद , आपको सेल E3 में एक ड्रॉप डाउन मेनू दिखाई देगा। आप इस ड्रॉप डाउन मेनू से शीट चुन सकते हैं।

चरण 2:भिन्न पत्रक से डेटा प्राप्त करें

अलग-अलग शीट से डेटा निकालने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

• सेल C5 चुनें सबसे पहले और सूत्र टाइप करें:

• दर्ज करें दबाएं ।

यहां, हमने अप्रत्यक्ष फ़ंक्शन . का उपयोग किया है VLOOKUP फ़ंक्शन . के अंदर .

🔎 सूत्र कैसे काम करता है?

⇒ अप्रत्यक्ष(“'”&$E$3&”'!$B$5:$C$11”)

हमने अप्रत्यक्ष फ़ंक्शन का उपयोग किया है। अप्रत्यक्ष कार्य टेक्स्ट स्ट्रिंग द्वारा निर्दिष्ट संदर्भ देता है। इसका एक अनिवार्य तर्क है। यहां, हमारा तर्क सेल E3 में संग्रहीत टेक्स्ट स्ट्रिंग को संदर्भित करता है। हमने एक शीट का नाम सेल E3 में संग्रहित किया है। मान लीजिए, हमने जनवरी . संग्रहित कर लिया है सेल E3 में। फिर, यह B5:C11 श्रेणी . लौटाएगा जनवरी . के शीट।

⇒ VLOOKUP($B5,INDIRECT(“'”&$E$3&”'!$B$5:$C$11”),2,FALSE)

यह सूत्र सेल B5 . में संग्रहीत मान की तलाश करेगा जनवरी . की तालिका सरणी में चादर। यहां, स्तंभ अनुक्रमणिका संख्या 2 . है और हम एक सटीक मैच की तलाश में हैं। इसलिए, हमने गलत. . का उपयोग किया है

• आखिरकार, हैंडल भरें . का उपयोग करें शेष कक्षों में परिणाम देखने के लिए।

• अब, यदि आप माह का नाम बदलते हैं ड्रॉप-डाउन . का उपयोग करके मेनू, डेटासेट स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएगा।

• हम मार्च का अपडेटेड परिणाम भी देख सकते हैं ।

और पढ़ें:एक्सेल में ड्रॉप डाउन सूची के साथ VLOOKUP

दूसरी विधि में, हम अप्रत्यक्ष फ़ंक्शन का उपयोग करेंगे ड्रॉप डाउन से चयन करने के लिए और एक अलग शीट से डेटा खींचने के लिए। हम यहां पिछले डेटासेट का उपयोग करेंगे।

चरण 1:ड्रॉप डाउन मेनू बनाना

हम सबसे पहले ड्रॉप डाउन मेन्यू बनाएंगे। आइए ड्रॉप डाउन मेनू बनाने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

• शुरुआत में, किसी अन्य शीट का चयन करें और डेटासेट की संरचना बनाएं। हमने दूसरी शीट में डेटासेट की तरह डेटासेट की संरचना बनाई है और साथ ही, माह का नाम लिखा है। और शीट के नाम कॉलम ई. . में

• उसके बाद, डेटा . पर जाएं टैब पर जाएं और डेटा सत्यापन . चुनें विकल्प। यह डेटा सत्यापन को खोलेगा खिड़की।

• अगला, सूची select चुनें अनुमति दें . से फ़ील्ड और फिर, स्रोत  . चुनें फ़ील्ड.

• अब, आपको उन विकल्पों का चयन करना होगा जिन्हें आप ड्रॉप डाउन मेनू में जोड़ना चाहते हैं। हमने सेल E8 . को चुना है से E10 . इसमें चादरों का नाम होता है। ठीक Click क्लिक करें आगे बढ़ने के लिए।

• अंत में, आपको सेल E3 में एक ड्रॉप डाउन मेनू दिखाई देगा। आप इस ड्रॉप डाउन मेनू से शीट चुन सकते हैं।

चरण 2:भिन्न पत्रक से डेटा खींचना

हमने पिछले अनुभाग में ड्रॉप डाउन मेनू बनाया है। अब, हम चर्चा करेंगे कि किसी भिन्न शीट से डेटा कैसे निकाला जाए।

आइए अधिक जानने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

• सेल C5 चुनें सबसे पहले और सूत्र टाइप करें:

यहां, हमने अप्रत्यक्ष फ़ंक्शन का उपयोग किया है। अप्रत्यक्ष कार्य टेक्स्ट स्ट्रिंग द्वारा निर्दिष्ट संदर्भ देता है। इसका एक अनिवार्य तर्क है। हमारा तर्क सेल E3 में संग्रहीत टेक्स्ट स्ट्रिंग को संदर्भित करता है। हमने एक शीट का नाम सेल E3 में संग्रहित किया है। मान लीजिए, हमने जनवरी . संग्रहित कर लिया है सेल E3 में। फिर, यह सेल C6 . लौटाएगा जनवरी . के शीट।

• सूत्र लिखने के बाद, दर्ज करें hit दबाएं और हैंडल भरें . को खींचें यह उसी सूत्र को शेष कक्षों में कॉपी करेगा।

• अब, सेल C7 select चुनें और C7 . लिखें C6 . के बजाय . फिर, दर्ज करें . दबाएं ।

• उसके बाद, सेल C8 . चुनें और C8 . लिखें C6 . के बजाय . फिर, दर्ज करें . दबाएं ।

• बाकी सेल के लिए भी ऐसा ही करें और आपको नीचे दिए गए परिणाम दिखाई देंगे।

• यदि आप माह का नाम बदलते हैं तो ड्रॉप-डाउन . का उपयोग करके मेनू, डेटासेट स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएगा।

• फिर से, हम मार्च . के लिए अद्यतन परिणाम भी देख सकते हैं ।

और पढ़ें:Excel में फ़ॉर्मूला के आधार पर ड्रॉप-डाउन सूची कैसे बनाएं (4 तरीके)

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• एक्सेल में खोजने योग्य ड्रॉप डाउन सूची बनाएं (2 तरीके)
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इस पद्धति में, हम डेटा सत्यापन . का उपयोग करेंगे डेटा . से विकल्प टैब। यहां, हम एक नए डेटासेट का उपयोग करेंगे। हमारे डेटासेट में, आईडी, नाम, . हैं और कीमत कुछ उत्पादों की। हम इस डेटासेट का उपयोग किसी अन्य शीट में पूर्ण डेटासेट बनाने के लिए करेंगे। इस मामले में, हम अपनी उत्पाद सूची . से डेटा निकालेंगे डेटासेट।

चरण 1:ड्रॉप डाउन मेनू डालें

आपको सबसे पहले ड्रॉप डाउन मेन्यू डालना होगा। आइए ड्रॉप डाउन मेनू बनाने के लिए नीचे दिए गए चरणों पर ध्यान दें।

• सबसे पहले, डेटासेट की संरचना बनाएं और फिर, सेल B5 चुनें।

• दूसरा, डेटा सत्यापन . चुनें डेटा . से विकल्प टैब। यह डेटा सत्यापन को खोलेगा खिड़की।

• तीसरा, सूची select चुनें अनुमति दें . से फ़ील्ड और फिर, स्रोत  . पर क्लिक करें फ़ील्ड.

• उसके बाद, आपको उन विकल्पों का चयन करना होगा जिन्हें आप ड्रॉप डाउन मेनू में जोड़ना चाहते हैं।
• ऐसा करने के लिए, उत्पाद सूची . चुनें शीट और फिर, सेल B5 . चुनें ठीक . क्लिक करने के लिए आगे बढ़ने के लिए।

• अब, आप उत्पाद आईडी . देखेंगे सेल B5. . में ड्रॉप डाउन मेनू में

• सेल C5 में ड्रॉप डाउन मेनू लाने के लिए उसी प्रक्रिया का पालन करें। आपको उत्पाद का नाम . चुनना होगा डेटा सत्यापन . में उत्पाद सूची  . से विंडो शीट।

• ड्रॉप डाउन मेनू को सेल D5 में शामिल करने के लिए , आपको कीमत . का चयन करना होगा डेटा सत्यापन . में उत्पाद सूची  . से विंडो शीट।

• आखिरकार, आप पंक्ति 5 के वांछित सेल में ड्रॉप डाउन मेनू देखेंगे।

चरण 2:भिन्न पत्रक से डेटा निकालें

किसी भिन्न शीट से आसानी से डेटा निकालने के लिए, आपको नीचे दिए गए निर्देशों का पालन करना होगा।

• पंक्ति 4 और 5 के वांछित कक्षों का चयन करें।

• अब, सम्मिलित करें . पर जाएं टैब करें और तालिका . चुनें ।

• तालिका बनाएं विंडो दिखाई देगी। चेक करें मेरी तालिका में शीर्षलेख हैं यदि आपकी तालिका में शीर्षलेख हैं। अन्यथा, इसे अनचेक करें। ठीक Click क्लिक करें आगे बढ़ने के लिए।

• ठीक क्लिक करने के बाद, आप नीचे की तरह परिणाम देखेंगे।

• अगला, सेल D5 चुनें।

• सेल D5, . का चयन करने के बाद टैब दबाएं चाभी। यह स्वचालित रूप से पंक्ति 6 ​​के वांछित सेल में ड्रॉप डाउन मेनू को शामिल करेगा। आप इन ड्रॉप डाउन मेनू का उपयोग करके पंक्ति में वांछित सेल भर सकते हैं।

• प्रत्येक पंक्ति में ड्रॉप डाउन मेनू डालने और उसका उपयोग करके डेटा निकालने के लिए समान प्रक्रिया का पालन करें।

• आखिरकार, आप संख्या प्रारूप . को बदल सकते हैं मुद्रा . के लिए कॉलम डी . में नीचे की तरह डेटासेट का प्रतिनिधित्व करने के लिए।

और पढ़ें: एक्सेल में ड्रॉप डाउन सूची चयन के आधार पर डेटा कैसे निकालें

अंतिम विधि में, हम फ़िल्टर फ़ंक्शन . का उपयोग करेंगे ड्रॉप डाउन से चयन करने के लिए और एक अलग शीट से डेटा निकालने के लिए। फ़िल्टर फ़ंक्शन आम तौर पर किसी श्रेणी या सरणी को फ़िल्टर करता है। यहां, हम एक डेटासेट का उपयोग करेंगे जिसमें आईडी, नाम, मात्रा, . होगा और कीमत कुछ उत्पादों के।

चरण 1:डेटासेट को तालिका में बदलें

आइए हमारे डेटासेट को तालिका में बदलने के लिए नीचे दिए गए चरणों पर ध्यान दें।

• सबसे पहले, अपने डेटासेट के किसी भी सेल को चुनें। हमने सेल B4  . चुना है यहाँ।

• दूसरा, सम्मिलित करें . पर जाएं टैब करें और तालिका . चुनें ।

• चेक करें मेरी तालिका में शीर्षलेख हैं तालिका बनाएं . में संवाद बॉक्स में क्लिक करें और ठीक . क्लिक करें आगे बढ़ने के लिए।

• ठीक है, clicking क्लिक करने के बाद डेटासेट नीचे की तरह तालिका में बदल जाएगा।

• अब, टेबल डिज़ाइन पर जाएं टैब और तालिका का नाम बदलें। हमने इसका नाम उत्पाद . रखा है ।

चरण 2:अद्वितीय सूची बनाएं

तालिका बनाने के बाद, हमें उत्पाद का नाम . से अद्वितीय मान खोजने होंगे तालिका के। ऐसा करने के लिए, नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:

• नई शीट पर जाएं और किसी भी सेल को चुनें। हमने सेल I4  . चुना है यहाँ।
• अगला, सूत्र टाइप करें:

• फिर, दर्ज करें hit दबाएं उत्पाद का नाम . में अद्वितीय मान देखने के लिए तालिका का स्तंभ।

यहां, हमने अद्वितीय फ़ंक्शन का उपयोग किया है . अद्वितीय कार्य किसी श्रेणी या सरणी से अद्वितीय मान लौटाता है। यह सूत्र उत्पाद नाम . से अद्वितीय मान लौटाता है उत्पाद . का स्तंभ टेबल।

चरण 3:ड्रॉप डाउन मेनू शामिल करें

• ड्रॉप मेनू को शामिल करने के लिए, उस शीट पर जाएं जहां आपने अद्वितीय मान सूचीबद्ध किए हैं।
• उसके बाद, उत्पाद . के हेडर बनाएं पंक्ति 4 . में तालिका
• अगला, सेल G5 चुनें।

• अब, डेटा सत्यापन . चुनें डेटा . से विकल्प टैब। यह डेटा सत्यापन को खोलेगा खिड़की।

• सूची चुनें अनुमति दें . में फ़ील्ड और फिर, स्रोत  . चुनें फ़ील्ड.

• अब, आपको उन विकल्पों का चयन करना होगा जिन्हें आप ड्रॉप डाउन मेनू में जोड़ना चाहते हैं। इस मामले में, ये विकल्प उत्पादों के नाम हैं। हमने सेल I4 . चुना है करने के लिए I6 . ठीक Click क्लिक करें आगे बढ़ने के लिए।

• उसके बाद, आपको सेल G5 में ड्रॉप डाउन मेनू दिखाई देगा।

चरण 4:भिन्न पत्रक से डेटा सम्मिलित करें

हम डेटा को एक अलग शीट से नई शीट पर खींचेंगे। निर्देशों का ध्यानपूर्वक पालन करें।

• चुनें सेल B5 और सूत्र टाइप करें:

यहां, हमने फ़िल्टर फ़ंक्शन . का उपयोग किया है एक सीमा फ़िल्टर करने के लिए। पहला तर्क उत्पाद . कहलाता है मेज़। दूसरा तर्क दर्शाता है कि उत्पाद का नाम सेल G5. . जैसा ही होना चाहिए

• दबाएं दर्ज करें नीचे की तरह परिणाम देखने के लिए।

• आखिरकार, यदि आप ड्रॉप डाउन मेनू का उपयोग करके उत्पाद का नाम बदलते हैं, तो डेटासेट अपने आप अपडेट हो जाएगा।

और पढ़ें: सेल मान के आधार पर ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करके एक्सेल फ़िल्टर बनाएं

याद रखने वाली बातें

जब हम ड्रॉप डाउन मेनू से चयन करने और एक्सेल में एक अलग शीट से डेटा खींचने की कोशिश कर रहे होते हैं, तो हमें कुछ चीजें याद रखने की आवश्यकता होती है।

• विधि-1 में, सूत्र टाइप करते समय दोहरे उद्धरण चिह्न का सावधानी से उपयोग करें। अन्यथा, परिणाम गलत होगा। साथ ही, VLOOKUP फ़ंक्शन में कॉलम इंडेक्स नंबर के साथ अतिरिक्त सावधान रहें।
• विधि-2 में, जब आप भरें हैंडल का उपयोग करते हैं तो सूत्र स्वचालित रूप से अपडेट नहीं होते हैं। इससे बचने के लिए, प्रत्येक पंक्ति में सूत्र संपादित करें। आप विधि-1  . का उपयोग कर सकते हैं इसके बजाय।
• विधि-3 मुख्य रूप से एक अलग शीट में एक नया डेटासेट बनाने के लिए उपयोग किया जाता है।
• विधि-4 Excel 365 . में लागू है केवल। पुराने संस्करणों के लिए, उपरोक्त विधियों का उपयोग करें।

निष्कर्ष

हमने ड्रॉप डाउन से चयन करने और एक्सेल में एक अलग शीट से डेटा खींचने के 4 आसान तरीके प्रदर्शित किए हैं। मुझे उम्मीद है कि ये तरीके आपकी समस्याओं को हल करने में आपकी मदद करेंगे। इसके अलावा, लेख की शुरुआत में अभ्यास पुस्तक भी जोड़ी जाती है। आप इसे डाउनलोड कर एक्सरसाइज कर सकते हैं। अंत में, यदि आपके कोई सुझाव या प्रश्न हैं, तो नीचे टिप्पणी अनुभाग में बेझिझक पूछें।

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