ईमेल ड्राफ्ट्स को नोट्स के रूप में उपयोग करना: एक आश्चर्यजनक रूप से प्रभावी उत्पादकता हैक

प्रकाशित: 24 सितंबर 2025, दोपहर 2:00 बजे EDT

ओलुवाडेमिलेड एक तकनीक उत्साही हैं जिनके पास पांच साल से अधिक का लेखन अनुभव है। वे 2022 में MUO टीम में शामिल हुए और उपभोक्ता तकनीक, iOS, Android, कृत्रिम बुद्धिमत्ता, हार्डवेयर, सॉफ्टवेयर, और साइबर सुरक्षा सहित विभिन्न विषयों को कवर करते हैं। MUO पर लिखने के अलावा, उनका काम HowtoGeek, Cryptoknowmics, TechNerdiness, और SlashGear पर दिखाई दिया है।

ओलुवाडेमिलेड ने नाइजीरिया में इबादान विश्वविद्यालय में भाग लिया, मेडिसिन कॉलेज से मेडिकल डिग्री अर्जित की। सार्वजनिक सेवा में उत्कृष्टता, ओलुवाडेमिलेड को एक छात्र संगठन द्वारा ग्लोबल एक्शन एंबेसडर की उपाधि से सम्मानित किया गया जो संयुक्त राष्ट्र से संबद्ध है। उन्होंने 2020 में कुआलालंपुर, मलेशिया में अपने प्रयासों के लिए यह पदनाम प्राप्त किया जो 2020 में सकारात्मक वैश्विक प्रभाव डालने के लिए थे।

अपने खाली समय में, ओलुवाडेमिलेड नए AI ऐप्स और सुविधाओं का परीक्षण करना, परिवार और दोस्तों के लिए तकनीकी समस्याओं का निवारण करना, नई कोडिंग भाषाएं सीखना, और जब भी संभव हो नई जगहों की यात्रा करना पसंद करते हैं।

आज नोट लेने वाले ऐप्स की कोई कमी नहीं है। Evernote और Notion जैसे फीचर-रिच नोट ऐप्स से लेकर Logseq या Standard Notes जैसे ओपन-सोर्स विकल्पों तक, ऐसा लगता है कि हर उत्पादकता समस्या का पहले से ही एक समर्पित समाधान है। फिर भी, व्यवहार में, कुछ सबसे सरल टूल उन्नत लोगों की तरह ही अच्छी तरह से काम कर सकते हैं।

मेरे लिए, असंभावित समाधान ईमेल ड्राफ्ट्स रहा है। हां, बस मेरे इनबॉक्स में बैठे नियमित ड्राफ्ट्स। यह शायद अभी आपको हास्यास्पद लगता है। जब इस उद्देश्य के लिए विशेष रूप से बने ऐप्स हैं तो उसका उपयोग क्यों करें? वह मेरा विचार भी था। लेकिन वास्तव में इसे आज़माने के बाद, मुझे एहसास हुआ कि यह अच्छा काम करता है, और मेरी राय में, यह आपके लिए उन गुजरते विचारों, त्वरित रिमाइंडर्स, और अधपके विचारों को इकट्ठा करने का सबसे आसान तरीका हो सकता है।

हमेशा-उपलब्ध इनबॉक्स लाभ

आपके नोट्स हर जगह आपका अनुसरण करते हैं

मेरे ईमेल खाते हर जगह रहते हैं: मेरे फोन, टैबलेट, लैपटॉप, और डेस्कटॉप पर। जिस सेकंड मैं एक ब्राउज़र या ईमेल ऐप खोलता हूं, मेरा इनबॉक्स और ड्राफ्ट्स वहीं होते हैं।

वह सार्वभौमिक पहुंच ड्राफ्ट्स को नोट्स के लिए लगभग घर्षण रहित बनाती है। मुझे इस बात की चिंता करने की ज़रूरत नहीं है कि कोई नोट ऐप हर डिवाइस पर काम करता है या कहीं सिंकिंग टूटी हुई है। ईमेल सिस्टम, और इस मामले में, ड्राफ्ट फ़ोल्डर्स, डिवाइसेज़ के बीच मज़बूती से सिंक करने के लिए बने हैं। यहां तक कि जब मैं ऑफ़लाइन होता हूं, तो कई ईमेल क्लाइंट मुझे स्थानीय रूप से ड्राफ्ट बनाने की अनुमति देते हैं; एक बार जब मैं पुनः कनेक्ट होता हूं, तो वे स्वचालित रूप से सिंक हो जाएंगे।

नोट्स जो खोते नहीं

ड्राफ्ट्स एक फ़ोल्डर में रहते हैं

नोट लेने में मुझे जो चीज़ परेशान करती है वह बस यह याद रखना है कि मैंने डर्न नोट कहां रखा। क्या यह एक नोट ऐप में था, किसी टेक्स्ट डॉक्यूमेंट में एक अधूरा विचार, या एक रिमाइंडर जिसे मैंने किसी अन्य टास्क ऐप में टाइप किया था? अक्सर नहीं, मैं भूल जाता था कहां, भले ही मुझे क्या याद था।

ड्राफ्ट्स ने मेरे लिए इसे बदल दिया। मुझे रैंडम फ़ाइलों के माध्यम से खोदने या यह सोचने की ज़रूरत नहीं है कि मैं उस सप्ताह किस ऐप का उपयोग कर रहा था। हर ईमेल सेवा में वह ड्राफ्ट्स सेक्शन वहीं साइडबार में बैठा होता है, और मैंने खुद को इसे अपने नोट्स के शेल्फ के रूप में सोचने के लिए प्रशिक्षित किया है।

खोज भी एक बड़ी ताकत है। अगर मुझे याद है कि मैंने क्या लिखा उससे एक कीवर्ड भी याद है, तो मैं बस इसे ईमेल खोज बार में टाइप करता हूं, और वहां मेरा ड्राफ्ट है। ईमेल खोज पहले से ही गति और सटीकता के लिए अनुकूलित है, इसलिए यह पुराने विचारों को पुनः प्राप्त करने के तरीके के रूप में खूबसूरती से दोगुना हो जाता है।

आप स्पष्टता के लिए फॉर्मेट कर सकते हैं

बुलेट्स, बोल्ड, लिंक, और यहां तक कि छवियां

मुझे ईमेल ड्राफ्ट्स के बारे में जो पसंद है वह यह है कि वे मुझे अधिक व्यवस्थित होने में धोखा देते हैं। विषय पंक्ति एक शीर्षक के रूप में दोगुनी हो जाती है, जो भी आधा-अधूरा विचार मैं फिसलने से पहले पकड़ने की कोशिश कर रहा हूं उसके लिए एक छोटा लेबल। फिर बॉडी बस एक विस्तृत खुली जगह है। मैं बकबक कर सकता हूं, सूचियां बना सकता हूं, लिंक पेस्ट कर सकता हूं, या किसी विचार को रफ टेक्स्ट में स्केच कर सकता हूं।

अगर मुझे एक छवि संलग्न करने या फ़ाइल डालने की आवश्यकता है, तो वह भी काम करता है। अधिकांश ईमेल क्लाइंट आपको ड्राफ्ट को ठीक उसी तरह व्यवहार करने देते हैं जैसे आप भेजने जा रहे हों: अटैचमेंट जोड़ें, छवियां एम्बेड करें, और टेक्स्ट फॉर्मेट करें (बोल्ड, बुलेट्स, और संभवतः हेडिंग्स)। इसमें वह हर फैंसी सुविधा नहीं हो सकती जो एक समर्पित नोट ऐप में होती है, लेकिन विचारों को स्केच करने, बुलेट पॉइंट्स बिछाने, या प्रमुख विवरणों को हाइलाइट करने के लिए यह पर्याप्त से अधिक है।

बेशक, ट्रेड-ऑफ हैं। अलग-अलग डिवाइस या ईमेल क्लाइंट फॉर्मेटिंग को थोड़ा अलग तरीके से संभाल सकते हैं (कभी-कभी असामान्य तरीकों से)। यदि आप प्लेन टेक्स्ट और रिच टेक्स्ट के बीच टॉगल कर रहे हैं, तो चीजें शिफ्ट हो सकती हैं। हालांकि, मेरे द्वारा लिए जाने वाले कई नोट्स के लिए, जैसे रफ विचार, टू-डू लिस्ट, लिंक, और रिमाइंडर्स, संरचना और स्वतंत्रता का यह मिश्रण एक मधुर स्थान पर प्रहार करता है।

ड्राफ्ट्स में नोट लेना और भी बेहतर कैसे बनाएं

छोटे हैक्स जिन्हें आप लागू कर सकते हैं

यदि आप ड्राफ्ट्स को नोट्स के रूप में उपयोग करने की ओर झुकाव रखते हैं, तो कुछ ट्वीक पूरी चीज़ को आसान बना सकते हैं:

• एक सुसंगत विषय उपसर्ग चुनें। मैं अपने सभी नोट ड्राफ्ट्स को "नोट," "रिमाइंडर," या "आइडिया" जैसे शब्दों के साथ लेबल करता हूं। इस तरह, वे स्कैनिंग या खोज करते समय बाहर खड़े होते हैं।
• जब भी संभव हो एकीकरण का लाभ उठाएं। उदाहरण के लिए, यदि आपकी ईमेल सेवा आपको ड्राफ्ट को कैलेंडर इवेंट में बदलने या बुकिंग पेज बनाने की अनुमति देती है, तो आप उस सुविधा का लाभ उठा सकते हैं। (Gmail में, विकल्पों जैसे मिलने का समय सेट करें के लिए तीन ऊर्ध्वाधर डॉट्स पर क्लिक करें)।
• पूरा होने पर आर्काइव करें। एक बार जब एक ड्राफ्ट ने अपना उद्देश्य पूरा कर लिया, जैसे कि एक विचार जिस पर आपने कार्रवाई की है या एक रिमाइंडर जिसकी आपको अब आवश्यकता नहीं है, तो या तो इसे हटा दें, इसे आर्काइव करें, या इसे किसी अन्य फ़ोल्डर में ले जाएं, जैसे "पुराने नोट्स"। यह आपके ड्राफ्ट्स फ़ोल्डर को साफ रखता है और सक्रिय वाले को ढूंढना आसान बनाता है।

एक प्रणाली चुनें और उस पर टिके रहें। लेकिन रहस्य निरंतरता है। यदि मैं नामकरण पर ढीला पड़ता हूं या पुराने ड्राफ्ट्स छोड़ देता हूं, तो यह सब फिर से गड़बड़ महसूस होने लगता है।

आपका ईमेल ड्राफ्ट नोट ऐप जितना ही अच्छा काम करता है

ईमेल ड्राफ्ट्स को नोट लेने वाले टूल के रूप में डिज़ाइन नहीं किया गया था, लेकिन कभी-कभी, सबसे अच्छे समाधान पहले से मौजूद चीजों को पुनर्निर्मित करने से आते हैं। वे सुलभ हैं, हर डिवाइस पर सिंक किए गए हैं, स्वचालित रूप से बैकअप किए गए हैं, और आपके रास्ते से बाहर निकलने के लिए पर्याप्त सरल हैं।

नहीं, वे पूर्ण-विशेषताओं वाले नोट ऐप्स को सिंहासन से नहीं उतारेंगे यदि आप उस तरह के व्यक्ति हैं जो नोटबुक्स, टैग्स, और कलर-कोडेड फ़ोल्डर्स के अंदर रहते हैं। लेकिन त्वरित विचारों, सूचियों, रिमाइंडर्स, या बस विचारों को उनके वाष्पित होने से पहले पकड़ने के लिए, ड्राफ्ट्स ठोस हैं।