उत्पादकता बढ़ाने के लिए Microsoft के सबसे कम आंके गए Outlook फीचर की खोज करें

प्रकाशित: 2 जनवरी 2026, शाम 4:00 बजे EST

2021 में, एक बच्चे के रूप में तकनीक का कीड़ा पकड़ने और संचार में डिग्री अर्जित करने के बाद, अदा ने क्रिप्टो गाइड संपादित करके टेक राइटिंग में प्रवेश किया।

अदा की विशेषज्ञता अब Windows, Android (विशेष रूप से सैमसंग डिवाइस), मोबाइल ऐप्स, और कई वर्षों के व्यावहारिक अन्वेषण के माध्यम से उत्पादकता टूल्स तक फैली हुई है। उन्होंने 2023 से MakeUseOf और TechNerdiness जैसी साइटों पर 100 से अधिक लेख प्रकाशित किए हैं। जटिल सामान को आकर्षक लेखों में तोड़ने की उनकी आदत ने तकनीक उत्साही लोगों से सराहना अर्जित की है।

जब वे नवीनतम चमकदार तकनीकी खिलौने का परीक्षण नहीं कर रही होती हैं या अपने लेखों के माध्यम से इसके हाउ-टू को उजागर नहीं कर रही होती हैं, तो आप अदा को एक मनोरंजक किताब के साथ घुसा हुआ पाएंगे। यह उनका अनप्लग करने और आजीवन सीखने के जुनून को बढ़ावा देने का तरीका है।

Outlook में अपने ईमेल प्रबंधित करना अक्सर आपके संदेशों को मैन्युअली फ़ोल्डर्स में खींचने और अपने इनबॉक्स के लिए स्वचालित Outlook नियमों पर भरोसा करने के बीच एक विकल्प जैसा लगता है जो शायद उस तरह व्यवहार न करें जैसा आप उम्मीद करते हैं। हालांकि, एक ऐसी सुविधा है जो दोनों समस्याओं को हल करती है, और आपने शायद इसे दर्जनों बार स्क्रॉल किया है बिना इसे दूसरा विचार दिए।

Microsoft Outlook के क्विक स्टेप्स आपको कई कार्यों को एक ही क्लिक या कीबोर्ड शॉर्टकट में बंडल करने की अनुमति देते हैं जिसे आप तब ट्रिगर करते हैं जब यह वास्तव में ऐसा करने के लिए समझ में आता है। लगातार इसका उपयोग करने के बाद, मैंने क्विक स्टेप्स को एक व्यस्त इनबॉक्स को नियंत्रण में रखने के सबसे स्मार्ट और सबसे लचीले तरीकों में से एक पाया है।

Microsoft Outlook आपको एक सुरक्षित, व्यवस्थित ऐप में ईमेल, कैलेंडर, और फ़ाइलों को प्रबंधित करने में मदद करता है।

क्विक स्टेप्स वास्तव में क्या हैं, और वे क्यों मायने रखते हैं?

कार्यों को बैच करने, नियंत्रण में रहने, और बड़े पैमाने पर अपने इनबॉक्स को साफ रखने का एक स्मार्ट तरीका

Outlook का उपयोग करना, Windows 11 के लिए सर्वश्रेष्ठ ईमेल क्लाइंट में से एक, अक्सर इसका मतलब है कि आप दोहराए जाने वाले, मैन्युअल कार्यों से निपट रहे हैं, जैसे संदेशों को फ़्लैग करना या उन्हें विशिष्ट प्रोजेक्ट फ़ोल्डर्स में फाइल करना, अपने मैनेजर को ढेर सारे अनुरोध फॉरवर्ड करना, या अपनी टीम को समान दस्तावेज़ भेजना। इन तीन-या चार-चरणीय प्रक्रियाओं को दिन में सैकड़ों बार करने से अंततः आपकी उत्पादकता खत्म हो जाएगी। नियम मदद कर सकते हैं, लेकिन क्योंकि वे पृष्ठभूमि में स्वचालित रूप से चलते हैं, वे उन स्थितियों के लिए आदर्श नहीं हैं जहां आपको पहले एक ईमेल पढ़ने और यह तय करने की आवश्यकता होती है कि इसे कैसे संभालना है।

एक क्विक स्टेप एक कस्टम, मैक्रो-जैसा वर्कफ़्लो है जो एक साथ एक संदेश पर कई क्रियाएं लागू करता है। और वे केवल तब चलते हैं जब आप उन्हें ट्रिगर करते हैं। यह मैन्युअल सक्रियण आपको निर्णय लेने से दूर किए बिना वन-क्लिक दक्षता देता है, जो अक्सर वही होता है जो इनबॉक्स प्रबंधन को चाहिए।

Outlook Classic में, आपको कुछ डिफ़ॉल्ट क्विक स्टेप्स मिलेंगे, जिनमें डन और उत्तर दें और हटाएं शामिल हैं। डन चयनित ईमेल को पूरा के रूप में चिह्नित करता है, इसे एक निर्दिष्ट फ़ोल्डर में ले जाता है, और इसे पढ़े हुए के रूप में चिह्नित करता है। उत्तर दें और हटाएं, दूसरी ओर, प्रेषक को एक पूर्व-लिखित प्रतिक्रिया भेजता है — मौजूदा विषय पंक्ति पर निर्माण करते हुए — और फिर मूल संदेश को हटा देता है। ये सिर्फ एक प्रारंभिक बिंदु हैं, क्योंकि आप कस्टम क्रियाओं, टेक्स्ट, प्राप्तकर्ताओं, विषय पंक्तियों, और कीबोर्ड शॉर्टकट्स के साथ अपने स्वयं के क्विक स्टेप्स बना सकते हैं जो आपके वर्कफ़्लो के अनुरूप हैं।

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क्विक स्टेप्स को सही तरीके से सेट अप करना

क्विक स्टेप्स Outlook Classic, वेब पर Outlook, और Windows के लिए नए Outlook में उपलब्ध हैं, और आप उन्हें होम टैब पर क्विक स्टेप्स समूह के तहत पाएंगे। यदि आप नए Outlook में क्विक स्टेप्स नहीं देख सकते हैं, तो आप संभवतः Outlook.com, Gmail, Yahoo, iCloud मेल, या संलग्न Microsoft 365 सदस्यता के बिना अन्य मुफ्त ईमेल खातों जैसे व्यक्तिगत ईमेल खाते का उपयोग कर रहे हैं। मैं व्यक्तिगत Outlook खाते का उपयोग करते समय इस समस्या में भागा, लेकिन मैं अपने Yahoo खाते को जोड़कर इसे ठीक करने में सक्षम था, जिसमें मेरी Microsoft 365 सदस्यता है, नए Outlook में एक सदस्यता के रूप में। ऐसा करने के लिए, सेटिंग्स -> खाते -> सदस्यता जोड़ें पर जाएं और अपने Microsoft 365 प्लान से जुड़े ईमेल पते को दर्ज करें। वह ईमेल आपके इनबॉक्स में नहीं जोड़ा जाएगा; यह केवल सदस्यता लाभ साझा करता है।

वेब पर Outlook थोड़ा अलग काम करता है, और दुर्भाग्य से, वही समाधान वहां लागू नहीं होता। आपको सीधे एक ईमेल पते से साइन इन करना होगा जिसमें एक सक्रिय Microsoft 365 सदस्यता हो, क्योंकि सदस्यता साझाकरण वहां समर्थित नहीं है। यदि यह सब प्रयास से अधिक लगता है, तो Outlook Classic सबसे सरल विकल्प बना रहता है, क्योंकि क्विक स्टेप्स बिना किसी अतिरिक्त कॉन्फ़िगरेशन के सभी खातों के लिए उपलब्ध हैं।

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जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, Outlook Classic कुछ पूर्व-कॉन्फ़िगर क्विक स्टेप्स के साथ आता है, लेकिन किसी भी संस्करण में अपना खुद का बनाना सीधा है। होम टैब से, क्विक स्टेप्स मेनू में नीचे की ओर इशारा करने वाले तीर पर क्लिक करके एक नया क्विक स्टेप बनाने का चयन करें। Classic Outlook में, कस्टम चुनने से आप प्रीसेट टेम्प्लेट को बायपास कर सकते हैं और स्क्रैच से कुछ बना सकते हैं। वहां से, आप क्विक स्टेप का नाम देते हैं, यदि आप Classic का उपयोग कर रहे हैं तो एक आइकन चुनते हैं, और क्रियाओं को स्टैक करना शुरू करते हैं, जैसे संदेश को वर्गीकृत करना, इसे फ़ोल्डर में ले जाना, या पूर्वनिर्धारित प्रतिक्रिया के साथ उत्तर देना।

आप अपने सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले क्विक स्टेप्स को Ctrl + Shift + 5 से Ctrl + Shift + 9 तक कीबोर्ड शॉर्टकट्स भी असाइन कर सकते हैं, जिससे आप अपने माउस को छुए बिना पूरे इनबॉक्स को प्रोसेस कर सकते हैं। अंतिम चरण के रूप में, आप एक संक्षिप्त नोट जोड़ सकते हैं जो तब दिखाई देता है जब आप क्विक स्टेप बटन पर होवर करते हैं। यह नोट Classic में टूलटिप टेक्स्ट के रूप में लेबल किया गया है और नए संस्करणों में क्विक स्टेप विवरण।

क्विक स्टेप लागू करने से पहले सावधान रहना उचित है, क्योंकि आप Ctrl + Z के साथ इसके कार्यों को पूर्ववत नहीं कर सकते। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आपके वर्कफ़्लो में स्थायी हटाना शामिल है। यह भी ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि Outlook Classic में बनाए गए क्विक स्टेप्स को नए Outlook या वेब पर Outlook में स्थानांतरित नहीं किया जा सकता। इन सीमाओं के बाहर, हालांकि, मुझे क्विक स्टेप्स तक पहुंचने या सेट अप करने में कोई समस्या नहीं आई है, और एक बार कॉन्फ़िगर होने के बाद वे लगातार विश्वसनीय रहे हैं।

एक छोटा सेटअप जो हर दिन फल देता है

सिर्फ कुछ मिनट के सेटअप के साथ, आप एक दोहराए जाने वाले, मल्टी-स्टेप ईमेल रूटीन को एक ही कीस्ट्रोक में बदल सकते हैं। इसका मतलब है कि आप अपने इनबॉक्स को कैसे प्रबंधित करते हैं इस पर नियंत्रण छोड़े बिना समय बचाते हैं।

यदि नियम एक स्वचालित थर्मोस्टेट की तरह हैं जो पृष्ठभूमि में काम करता है, तो क्विक स्टेप्स आपके माइक्रोवेव पर डीफ्रॉस्ट मोड बटन की तरह हैं। जब तक आप तय नहीं करते कि यह समय है, कुछ नहीं होता, लेकिन जब आप करते हैं, तो आपकी जरूरत की हर चीज एक साथ शुरू हो जाती है। एक बार जब आप क्विक स्टेप्स का उपयोग करना शुरू करते हैं, तो संदेशों के एक स्थिर प्रवाह को प्रबंधित करना कहीं सरल हो जाता है, और इनबॉक्स अराजकता की भावना फीकी पड़ जाती है।