मैंने वर्षों तक अनपढ़ ईमेल को टास्क लिस्ट के रूप में उपयोग किया—यहां वह टूल है जिस पर मैं स्विच कर रहा हूं

प्रकाशित: 7 जनवरी 2026, सुबह 10:01 बजे EST

2014 में MUO में शामिल होने और कंप्यूटर सूचना प्रणाली में डिग्री अर्जित करने के बाद, बेन ने 2016 में साइट के साथ पूर्णकालिक जाने के लिए अपनी IT नौकरी छोड़ दी। वे 2017 में संपादकीय टीम में शामिल हुए और तब से रैंक पर चढ़े हैं।

एक लेखक के रूप में, उनकी विशेषताओं में Windows, Android, गेमिंग, और iPhone व्याख्याकर्ता और हाउ-टू शामिल हैं। वे 2009 से Windows में महारत हासिल कर रहे हैं, 2011 में अपना पहला Android फोन प्राप्त किया, और 2020 से दैनिक रूप से iPhone का उपयोग कर रहे हैं। उनके काम को 100 मिलियन से अधिक बार देखा गया है।

अब, MUO में एक वरिष्ठ संपादक के रूप में, बेन डिवाइस और होम सेगमेंट का नेतृत्व करते हैं, हर महीने दर्जनों उच्च-गुणवत्ता वाले लेख लिखकर उदाहरण पेश करते हैं।

काम के बाहर, बेन नए वीडियो गेम का अनुभव करना, संगीत का पता लगाना, नई जानकारी सीखना, और दोस्तों के साथ समय का आनंद लेना पसंद करते हैं। जबकि MUO उनका घर है, उन्होंने संक्षेप में Nintendo Life के लिए लिखा है और विभिन्न कंपनी ब्लॉग में योगदान दिया है।

मैं तकनीक के बारे में जितना लिखता हूं, कभी-कभी यह चौंकाने वाला है कि मेरे अपने तरीके कितने लो-टेक हो सकते हैं। मैंने अपने ईमेल को सॉर्ट करने और उसमें जो कार्रवाई करने की आवश्यकता है उसे ट्रैक रखने के लिए ऐसी प्रथा का उपयोग किया है; मैं अंततः इसे एक बहुत चिकने समाधान में समायोजित करने जा रहा हूं।

हालांकि यह बेतहाशा ज़मीन तोड़ने वाला नहीं है, यह कुछ दर्द बिंदुओं को हल करेगा और मुझे अपने कार्यों को बेहतर ढंग से जांच में रखने में मदद करेगा।

ईमेल को अनपढ़ चिह्नित करने की मेरी वर्तमान प्रणाली

कार्यात्मक, लेकिन भद्दा

जब तक मुझे Gmail खाता याद है, मैंने अनपढ़ पहले सॉर्टिंग विधि का उपयोग किया है। मेरे दिमाग के काम करने के तरीके के साथ, मुझे लंबित कार्यों को अपने सामने रखने की आवश्यकता है, या मैं उन पर कार्रवाई करना भूल जाऊंगा। इस प्रकार, शीर्ष पर अनपढ़ ईमेल आने का मतलब है कि मैं उन्हें केवल इसलिए नज़रअंदाज़ नहीं करूंगा क्योंकि अधिक संदेश आए और उन्हें नीचे धकेल दिया।

छोटे पैमाने पर, यह काम करता है। मैं उन सभी संदेशों को जल्दी से देख सकता हूं जिन्हें मैं देखना चाहता हूं लेकिन जिन पर कोई कार्रवाई करने की आवश्यकता नहीं है, फिर जिनको अधिक समय चाहिए उन्हें अनपढ़ के रूप में चिह्नित करें। हालांकि, जब आप इसे नियमित रूप से करना शुरू करते हैं तो कई समस्याएं उत्पन्न होती हैं।

सबसे बड़ा मुद्दा यह है कि मेरा ईमेल इनबॉक्स उद्देश्यों का एक गड़बड़झाला बन जाता है। कुछ ऐसा जिसे मैंने अभी तक नहीं देखा है, एक कार्य के साथ मिश्रित हो जाता है जिसे मैंने दो सप्ताह पहले पूरा करने का इरादा किया था, जिसका अर्थ है कि एक अनपढ़ ईमेल क्या दर्शाता है यह एक नज़र में स्पष्ट नहीं है।

कार्यात्मक रूप से, सबसे बड़ी समस्या यह है कि ईमेल को अनपढ़ और पढ़े हुए के बीच टॉगल करना अस्थिर है। डेस्कटॉप पर Mailbird मेरा ईमेल के साथ इंटरैक्ट करने का प्राथमिक तरीका है, और यह आपको चुनने देता है कि संदेश को पढ़े हुए के रूप में चिह्नित करने में कितना समय लगता है। मैंने इसे एक सेकंड पर सेट किया है, इसलिए मैं गलती से किसी ईमेल को स्क्रॉल करके पार नहीं करता। यह मदद करता है, लेकिन इसका यह भी अर्थ है कि मुझे महत्वहीन संदेशों पर उससे अधिक समय तक रहना पड़ता है जितना मैं अन्यथा कर सकता हूं।

दुर्भाग्य से, Mailbird संदेशों को अनपढ़ के रूप में चिह्नित करने के अनुरूप नहीं है। कई मौकों पर, मैं एक ईमेल को अनपढ़ के रूप में चिह्नित करूंगा, केवल यह कि यह कई सेकंड के बाद पढ़े हुए पर वापस आ जाए। मेरे सेटअप के साथ, इसका मतलब है कि ईमेल ईथर में गायब हो गया है जब तक कि मैं अपने इनबॉक्स के रीफ्रेश होने से पहले इसे नोटिस न कर लूं। मैं इसके बारे में पूरी तरह से भूल जाऊंगा जब तक कि यह संयोग से दिमाग में न आ जाए।

पहला कदम: एक समर्पित फ़ोल्डर

इसे एक विशिष्ट स्थान दें

मैं कभी ऐसा व्यक्ति नहीं रहा जो ईमेल संगठन के बारे में विशेष रूप से चिंतित हो। Unroll.me का उपयोग सदस्यता के लिए करने और कभी-कभी अल्पकालिक उद्देश्य के लिए फ़ोल्डर बनाने के अलावा, मेरी ईमेल बातचीत मुख्य रूप से अनपढ़ मेल या पिछले संदेशों की खोज से निपटती है।

इस प्रकार, मैं अपने अनपढ़ मेल प्रतिस्थापन को समान रखना चाहता था। मैंने अपने प्रत्येक इनबॉक्स में _To-Do नामक एक नया फ़ोल्डर बनाया। अब, जब मेरे पास एक संदेश होता है जिसे मैं खोना नहीं चाहता, तो मैं इसे इस फ़ोल्डर में ले जाता हूं। फिर, मुझे इसे अन्य संदेशों के समुद्र में खोने की चिंता नहीं करनी पड़ती।

क्योंकि मुझे कार्रवाई करने की याद दिलाने के लिए अपने चेहरे पर कुछ चाहिए (जैसे अनपढ़ संदेश काउंट), मैं अभी भी इस फ़ोल्डर में संदेशों को अनपढ़ के रूप में चिह्नित करता हूं। लेकिन अब, यदि वे गलती से पढ़े हुए के रूप में चिह्नित हो जाते हैं, तो उन्हें पुनर्प्राप्त करना आसान होता है। जब मैं एक के साथ कर लेता हूं, तो मैं इसे हटा देता हूं या इसे वापस इनबॉक्स में ले जाता हूं ताकि यह मेरे दिमाग से बाहर हो जाए।

मैंने लंबे समय से Gmail की स्टार्ड के रूप में संदेश चिह्नित करने की सुविधा का उपयोग किया है, ऐसा उन संदेशों के लिए करता हूं जिनकी मुझे भविष्य में आवश्यकता होने की उम्मीद है। यह समान रूप से उपयोगी है, लेकिन मैं अधिकांश स्टार्ड संदेशों के बारे में भूल जाता हूं और केवल उन्हें तब साफ करता हूं जब मैं फ़ोल्डर में भटकता हूं।

पूरक: एक बेहतर टू-डू लिस्ट

सभी रिमाइंडर ईमेल में नहीं रहते

ईमेल को एक समर्पित फ़ोल्डर में ले जाने से शून्य में मेल खोने का मुद्दा हल हो जाता है। जिन ईमेल को मैं लंबे समय तक अनपढ़ के रूप में चिह्नित रखता था, वे सीधे कार्रवाई योग्य हैं, जैसे खाता खोलना और अलर्ट की जांच करना। उपरोक्त प्रणाली उन के लिए काम करती है।

लेकिन यह पूरी समस्या नहीं है; एक ईमेल क्लाइंट आपके द्वारा किए जाने वाले व्यापक कार्यों को ट्रैक रखने का एक अच्छा तरीका नहीं है। मैं उन ईमेल को भी अनपढ़ चिह्नित करता था जो मुझे कुछ और करने की याद दिलाते थे—जैसे बैंक जमा अलर्ट ईमेल मुझे याद दिलाता है कि महीने के लिए बजट बनाने का समय आ गया है।

उनके लिए समाधान अंततः फिर से एक उचित टू-डू लिस्ट ऐप का उपयोग शुरू करना था। मैंने इनमें से कई बार प्रयास किया है, और अधिकांश उत्पादकता समाधानों की तरह जिन्हें मैंने उपयोग किया है, वे कभी भी स्वाभाविक महसूस नहीं हुए। मेरा सबसे हालिया प्रयास मेरे सभी आवर्ती कार्यों को Todoist में प्राप्त करना था—जिसे मैंने फिर कभी नहीं खोला।

TickTick बढ़िया है

इस बार, मैं TickTick पर वापस गया, जो एकमात्र टू-डू ऐप है जो कभी मेरे लिए क्लिक किया (मुझे याद नहीं कि मैंने इसका उपयोग करना क्यों बंद कर दिया)। पिछले कई वर्षों से, मैं केवल Apple Reminders के साथ अटका रहा, केवल इसकी आसान Siri एकीकरण के कारण। "गुरुवार को पैकेज मेल करने के लिए याद दिलाओ" कहना ऐप में वह सब सेट करने के लिए आवश्यक टैप बनाने की तुलना में बहुत आसान है—जब Siri काम करता है, वह है।

हालांकि, मुझे एहसास नहीं हुआ कि TickTick इसके लिए दो विकल्प प्रदान करता है: सीधे आवाज से कार्य बनाना, या नियमित रूप से सिंक करना (और फिर हटाना) Apple Reminders से कार्य। यह मुझे वॉयस निर्माण का लाभ रखते हुए एक बेहतर (और क्रॉस-प्लेटफ़ॉर्म) ऐप का उपयोग करने देता है। TickTick में ढेर सारी शानदार विशेषताएं हैं, जिन्हें फिर से खोजना बहुत अच्छा रहा।

एक जिसकी मैं बहुत सराहना करता हूं वह यह है कि आप आवर्ती कार्यों को पूरा होने पर अपनी अगली पुनरावृत्ति बनाने के लिए सेट कर सकते हैं, बजाय देय तिथि के आधार पर। यह Apple Reminders में एक समस्या है, जहां अगली पुनरावृत्ति तब सेट होती है जब आपने इसे करने की योजना बनाई थी, न कि जब आपने किया था।

उदाहरण के लिए, मान लें कि मैंने हर 90 दिनों में अपने वॉटर फिल्टर को बदलने के लिए एक रिमाइंडर सेट किया, लेकिन इस बार इसे 100 दिनों तक बदलने की आवश्यकता नहीं है। दिन 100 पर कार्य पूरा करने से अगला रिमाइंडर भविष्य में 90 दिनों के लिए बनेगा, बजाय 80 दिनों बाद।

सरल परिवर्तनों का बड़ा प्रभाव हो सकता है

यह सब बुनियादी लगता है, लेकिन यह इस बात को दर्शाता है कि हम जिस चीज के आदी हैं, उससे चिपके रहना कितना आसान है, तब भी जब यह इष्टतम नहीं है। ईमेल को अनपढ़ के रूप में चिह्नित करने की मसल मेमोरी को तोड़ने में समय लगता है, लेकिन समस्या की जड़ को अंततः ठीक करने में केवल कुछ मिनट लगे।

अब, मेरे पास ईमेल पर अनुवर्ती कार्रवाई के लिए एक समर्पित स्थान है, चाहे वह उन्हें सीधे संबोधित करना हो या उन्हें किसी और चीज़ के लिए रिमाइंडर बनाने के लिए उपयोग करना हो। मुझे अनपढ़ ईमेल को दिनों, हफ्तों, या यहां तक कि महीनों तक अपने इनबॉक्स में रहने नहीं देना पड़ता।