कुछ उत्पादकता हैक जाने बिना आप ग्रह की सबसे बड़ी कंपनियों में से एक नहीं बन सकते। और यह Google द्वारा बनाए गए कई उत्पादकता टूल की गिनती नहीं कर रहा है।
Google के कर्मचारियों में कुछ बेहतरीन नेता हैं, जैसे एरिक श्मिट, सर्गेई ब्रिन और लैरी पेज। कंपनी कर्मचारियों को अपना 20 प्रतिशत समय निजी प्रोजेक्ट पर खर्च करने के लिए कहने जैसी प्रथाओं के लिए प्रसिद्ध रही है। और भी बहुत कुछ है जहां से यह आया है।
1. कार्यों को व्यवस्थित करने के लिए फोर क्वाड्रेंट सिस्टम का उपयोग करें
नहीं, उत्पादकता गुरु, यह आपकी टू-डू सूची को प्राथमिकता देने के लिए आइजनहावर मैट्रिक्स नहीं है, भले ही यह समान दिखता हो। Google for Work के निदेशक, थॉमस डेविस के पास आपकी कार्य जिम्मेदारियों को विभाजित करने और काम पूरा करने के लिए एक नई प्रणाली है।
चार चतुर्थांश बनाकर प्रारंभ करें। इनमें से तीन चतुर्थांश आपकी नौकरी के सबसे महत्वपूर्ण भागों में से लगभग तीन होंगे। चौथा चतुर्थांश "लेन-देन संबंधी कार्य" होगा।
लेन-देन संबंधी कार्य कोई भी गतिविधि है जिसे आपको एक बार करने की आवश्यकता होती है, और वे त्वरित होते हैं। यह क्लाइंट को कॉल करने या ईमेल का जवाब देने जितना छोटा हो सकता है। यदि आप इसे जल्दी से पूरा कर लेंगे, तो कार्य यहाँ हो जाएगा।
प्रक्रिया चार चतुर्थांश होने के बारे में नहीं है, जिसमें आप प्रत्येक अपना 25 प्रतिशत समय व्यतीत करते हैं। डेविस का कहना है कि यह प्रणाली आपको अपनी नौकरी के विभिन्न पहलुओं में कार्यों के बारे में जागरूक करने और संतुलन बनाए रखते हुए उन्हें करने के लिए है।
यह एक ऐसी गतिविधि है जो ट्रेलो, या सर्वोत्तम ट्रेलो वैकल्पिक कानबन बोर्डों में से एक में आयोजित करने के लिए एकदम सही होगी।
2. "जीरो-मिलियन-डॉलर रिसर्च प्रॉब्लम" को सॉल्व करें
अल्फाबेट के सीईओ के रूप में (कंपनी जो अब Google का मालिक है), लैरी पेज का दृष्टिकोण अधिकांश लोगों की तुलना में व्यापक है। लेकिन आप अभी भी उसके सोचने के तरीके से बहुत कुछ सीख सकते हैं।
फॉर्च्यून के साथ एक साक्षात्कार में, पेज ने "शून्य मिलियन डॉलर की शोध समस्याओं" को हल करने के बारे में विस्तार से बात की। विचार एक दिलचस्प समस्या को खोजने का है जिस पर कोई काम नहीं कर रहा है, और फिर इसे स्वयं हल करें।
किसी भी टीम या कार्यालय में ऐसे हजारों छोटे-छोटे मुद्दे होते हैं, चाहे वह किसी भी आकार का हो। कुल मिलाकर आप उनके बारे में शिकायत तो करते हैं लेकिन उन्हें नज़रअंदाज कर देते हैं। क्या आपने कभी इस समस्या को सुलझाने की कोशिश की है?
3. साप्ताहिक समीक्षा करें और साप्ताहिक लक्ष्य निर्धारित करें
Google की शुरुआती प्रथाओं में से एक अन्य कंपनियों के लिए बेहद फायदेमंद रही है। इसे स्निपेट्स कहा जाता है और यह कर्मचारियों से कहता है कि वे क्या कर रहे हैं इसकी समीक्षा करने के लिए एक मिनट का समय दें।
हर हफ्ते, सभी Google कर्मचारियों को एक स्निपेट लिखने और अपने प्रबंधक को ईमेल करने के लिए कहा जाता है। स्निपेट में वह सब कुछ है जो उन्होंने पिछले सप्ताह में पूरा किया है, और अगले सप्ताह में वे क्या हासिल करने की उम्मीद करते हैं। फिर उनके अगले सप्ताह की योजना किसी को भी देखने के लिए पोस्ट की जाती है। जैसा कि हम जानते हैं, कभी-कभी एक सार्वजनिक टू-डू सूची आपके लिए काम कर सकती है अगर कुछ और नहीं करता है।
स्निपेट सिस्टम बेहद लोकप्रिय था और अन्य कंपनियों द्वारा भी अपनाया गया था। हालांकि टाइप करना और भेजना असुविधाजनक है, यह एक ऐसा अभ्यास है जो आपको अधिक जवाबदेह बनने में मदद करता है। कुल मिलाकर, आप बेहतर ढंग से समझ पाएंगे कि आप क्या कर रहे हैं और कहाँ जा रहे हैं।
4. सार्वजनिक लक्ष्य निर्धारित करें और उन्हें OKRs से मापें
1999 से, Google ने टीमों को चलाने के लिए उद्देश्य और कुंजी परिणाम (OKRs) नामक एक लक्ष्य प्रणाली का उपयोग किया है। यह आपके काम करने के तरीके को बदल देगा।
Google के OKR सिस्टम में, टीमें एक समय सीमा के भीतर महत्वाकांक्षी लक्ष्य निर्धारित करती हैं - यह लगभग असंभव प्रतीत होना चाहिए। फिर, मापने योग्य और मात्रात्मक प्रमुख परिणाम क्षेत्रों की पहचान करें जो टीम को उस उद्देश्य तक ले जाएंगे। आदर्श रूप से, आपको प्रति उद्देश्य तीन उद्देश्यों और लगभग 3-5 प्रमुख परिणाम क्षेत्रों की आवश्यकता होती है।
एक बार यह हो जाने के बाद, OKRs को सार्वजनिक करें ताकि हर कोई उन्हें देख सके। और फिर टीम के प्रत्येक सदस्य परिणामों को अपडेट करते हैं जैसे वे प्राप्त होते हैं। यह सफल लक्ष्य-निर्धारण के विज्ञान द्वारा समर्थित रणनीति है।
व्यक्तिगत प्रोजेक्ट के लिए, आप अभी भी OKRs का उपयोग कर सकते हैं। ये साझा करने के लिए सूची साझा करने के लिए नहीं हैं, आखिरकार, ये साझा उद्देश्य हैं। किसी भी अधिक जानकारी के लिए, Google ने OKRs के साथ लक्ष्य निर्धारित करने के लिए एक मार्गदर्शिका बनाई है।
5. एरिक श्मिट के "9 ईमेल के नियम" का पालन करें
कंपनी के अध्यक्ष और पूर्व सीईओ एरिक श्मिट की तुलना में कुछ लोग ईमेल और ईमेल शिष्टाचार के बारे में अधिक जानते हैं। आपके इनबॉक्स को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने के लिए श्मिट ने नौ नियम लिखे हैं।
- शीघ्र उत्तर दें।
- ईमेल लिखते समय, हर शब्द मायने रखता है, और बेकार गद्य नहीं। अपनी डिलीवरी में क्रिस्प रहें।
- अपने इनबॉक्स को लगातार साफ करें।
- ईमेल को LIFO (लास्ट इन, फर्स्ट आउट) क्रम में हैंडल करें।
- अपने आप से पूछें, "मुझे क्या अग्रेषित करना चाहिए था, लेकिन नहीं किया?"
- जब आप BCC का उपयोग करते हैं, तो अपने आप से पूछें कि क्या यह आवश्यक है।
- चिल्लाओ मत। सभी पूंजी नहीं।
- महत्वपूर्ण ईमेल स्वयं को अग्रेषित करें और ऐसे कीवर्ड जोड़ें जिनका उपयोग आप भविष्य की खोजों में कर सकते हैं।
- जिन ईमेल पर आपको फ़ॉलो अप करने की आवश्यकता है, उन पर स्वयं को CC करें और उन पर फ़ॉलो-अप का लेबल लगाएं.
6. करुणा की एक नई मानसिक आदत बनाएं
Google के एक प्रेरक, चाडे-मेंग टैन ने कहा है कि कंपनी की सफलता इस बात में निहित है कि वह कैसे काम पर करुणा की संस्कृति का निर्माण करती है। उसका एक हिस्सा, वे कहते हैं, अपने लिए एक नई मानसिक आदत का निर्माण कर रहा है।
"कल्पना कीजिए कि जब भी आप किसी अन्य व्यक्ति से मिलते हैं, तो आपका अभ्यस्त, सहज पहला विचार होता है, 'मैं चाहता हूं कि आप खुश रहें।' कल्पना कीजिए कि आप ऐसा कर सकते हैं," टैन ने अपनी टेड वार्ता में कहा। "यह आदत, यह मानसिक आदत, काम पर सब कुछ बदल देती है। क्योंकि यह सद्भावना अन्य लोगों द्वारा उठाई जाती है, और यह विश्वास पैदा करती है। और विश्वास बहुत सारे अच्छे कामकाजी संबंध बनाता है।"
कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका काम क्या है, इसमें अन्य लोगों के साथ बातचीत करना शामिल होगा। यदि आप इन अंतःक्रियाओं में बेहतर होते, तो पूरा वातावरण अधिक सहायक और उत्पादक होता। यही कारण है कि करुणा आज सीखना शुरू करने के लिए खुशी की रणनीति में से एक है।
7. अपने "मेक" टाइम को सुरक्षित रखें
बहुत समय पहले, Google ने अपने कार्यबल को "निर्माताओं" और "प्रबंधकों" में विभाजित किया था:प्रबंधक टीमों को संभालते हैं जबकि निर्माता उत्पाद बनाते हैं। तब से, इसके कुछ कर्मचारियों ने अपनी भूमिकाओं को ओवरलैप करने के लिए पाया है। Google Apps for Work के उत्पाद विपणन प्रमुख, जेरेमिया डिलन कहते हैं, यह समय हर किसी के लिए "निर्माता" बनने और अपने "बनाने" के समय की रक्षा करने का है। यह एक दर्शन है जिसे हम सभी लागू कर सकते हैं।
कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप अपने संगठन में क्या भूमिका निभाते हैं, नई चीजें बनाना आमतौर पर आपके समय का सबसे अच्छा उपयोग होता है। डिलन का कहना है कि हम सभी को निर्माता बनने की जरूरत है ताकि हम सभी नई चीजें बना रहे हों, बजाय इसके कि पहले से मौजूद चीजों को प्रबंधित करने की कोशिश करें। जबकि प्रबंधन महत्वपूर्ण है, यह बनाने जैसा नहीं है। और उस परिप्रेक्ष्य के साथ, आपको अपने समय के प्रबंधन के तरीके को बदलने की जरूरत है।
निर्माताओं के लिए, समय प्रबंधन महत्वपूर्ण है, डिलन कहते हैं। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप क्या करते हैं, आपको अपने कार्यदिवस में "मेक" समय निर्धारित करना चाहिए और उस पर समझौता नहीं करना चाहिए। यही वह है जो विकास की ओर ले जाएगा, चाहे एक व्यक्ति के रूप में या एक संगठन के रूप में। यहां तक कि इंटरनेट भी आपको पहले से कहीं अधिक रचनात्मक बना सकता है।
Google के भीतर एक त्वरित प्रयोग में पाया गया कि एक समर्पित "मेक" स्लॉट ने इसमें शामिल सभी लोगों की मदद की। एक बार जब आप ऐसा कर लेते हैं, तो अगला कदम अपने स्वयं के "मेक" शेड्यूल की रक्षा करना होता है, न कि दूसरों का उल्लंघन करना।
8. मीटिंग के लिए पहले और बाद में लक्ष्य चाहिए
कार्यालय का हर कर्मचारी उन बैठकों का आदी होता है जो कहीं नहीं जाती हैं। इसके अंत तक, आप सोच में पड़ जाते हैं कि आप सभी उस सम्मेलन कक्ष में क्यों एकत्रित हैं। Google में, सभी मीटिंग के पहले और बाद में एक लक्ष्य होता है।
Googler Lisa Conquergood ने Fast Company को बताया कि Google में, वे प्रत्येक मीटिंग का उद्देश्य अंदर जाने से पहले और मीटिंग के बाद जानते थे कि उन्हें कौन से कदम उठाने की आवश्यकता है। क्या आप अपनी कंपनी के बारे में ऐसा कह सकते हैं?
9. भुगतान पाने का सूत्र जो आपके लायक है
काम मुआवजे के बारे में है। यदि आपको अपने प्रयासों के लिए उचित रूप से पुरस्कृत नहीं किया जा रहा है, तो आपके पास प्रेरणा और इच्छाशक्ति की कमी होगी। आप कैसे सुनिश्चित करते हैं कि आपको सही वेतन मिल रहा है? अपनी योग्यता को सही ढंग से तैयार करके।
Google के मानव संसाधन प्रमुख लास्लो ब्लॉक का कहना है कि किसी भी फिर से शुरू (या मूल्यांकन) में, आपको एक सरल सूत्र का पालन करना होगा। यह सुनिश्चित करेगा कि आपको वह भुगतान किया जाए जिसके आप हकदार हैं। ब्लॉक ने द न्यूयॉर्क टाइम्स . को बताया :
<ब्लॉकक्वॉट>"कुंजी यह है कि आप अपनी ताकत को इस प्रकार तैयार करें:'मैंने Z के द्वारा, Y के सापेक्ष X को पूरा किया।' ज्यादातर लोग इस तरह से एक रिज्यूम लिखते हैं:'द न्यू यॉर्क टाइम्स के लिए संपादकीय लिखा।' यह कहना बेहतर होगा:'तीन साल के लिए निम्नलिखित क्षेत्र में गहरी अंतर्दृष्टि प्रदान करने के परिणामस्वरूप अधिकांश ऑप-एड [लेखकों] द्वारा 6 के औसत की तुलना में 50 ऑप-एड प्रकाशित किए गए थे।' अधिकांश लोग अपने रिज्यूमे में सही सामग्री नहीं डालते हैं।"
आपकी उत्पादकता आपकी प्रेरणा से जुड़ी हुई है। यदि आप वेतन से प्रेरित हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपको सही मुआवजा मिले। आपने जो किया उसके बारे में बात करें, दूसरों से तुलना करें और दिखाएं कि आप कैसे बेहतर हैं।
आपको कौन से Google उत्पादकता हैक्स पसंद हैं?
Google या उसके कर्मचारियों की ओर से हज़ारों अन्य उत्कृष्ट उत्पादकता हैक होने चाहिए। यह देखते हुए कि यह बहुत सारी पुस्तकों और वृत्तचित्रों का विषय है, सीखने के लिए बहुत कुछ है।
आपने Google से कौन-सा उत्पादकता हैक सीखा?