आप ग्रह पर सबसे बड़ी कंपनियों में से एक बने बिना कुछ उत्पादकता हैक्स जाने बिना नहीं पहुंच सकते। और यह Google द्वारा बनाए गए कई उत्पादकता टूल्स की गिनती नहीं कर रहा है।
Google के कर्मचारियों में एरिक श्मिट, सर्गेई ब्रिन, और लैरी पेज जैसे कुछ बेहतरीन लीडर हैं। कंपनी कर्मचारियों को अपने समय का 20 प्रतिशत व्यक्तिगत प्रोजेक्ट पर खर्च करने के लिए कहने जैसी प्रथाओं के लिए प्रसिद्ध रही है। और भी बहुत कुछ है जहां से यह आया है।
1. टू-डू को व्यवस्थित करने के लिए फोर-क्वाड्रंट सिस्टम का उपयोग करें
नहीं, उत्पादकता गुरुओं, यह आपके टू-डू सूची को प्राथमिकता देने के लिए आइजनहावर मैट्रिक्स नहीं है, भले ही यह समान दिखता हो। Google for Work के निदेशक थॉमस डेविस के पास आपके कार्य जिम्मेदारियों को विभाजित करने और चीजों को पूरा करने के लिए एक नई प्रणाली है।
चार क्वाड्रंट बनाकर शुरू करें। उनमें से तीन क्वाड्रंट आपकी नौकरी के तीन सबसे महत्वपूर्ण हिस्सों के बारे में होंगे। चौथा क्वाड्रंट "ट्रांजैक्शनल टास्क" होगा।
ट्रांजैक्शनल टास्क कोई भी गतिविधि है जिसे आपको एक बार करने की आवश्यकता है, और वे त्वरित हैं। यह किसी ग्राहक को कॉल करने या ईमेल का जवाब देने जितना छोटा हो सकता है। यदि आप इसे जल्दी से पूरा कर लेंगे, तो कार्य यहां जाता है।
प्रक्रिया यह नहीं है कि आपके पास चार क्वाड्रंट हैं जिन पर आप प्रत्येक का 25 प्रतिशत समय बिताते हैं। डेविस कहते हैं, यह प्रणाली आपको अपनी नौकरी के विभिन्न पहलुओं में कार्यों के प्रति सचेत बनाने और संतुलन बनाए रखते हुए उन्हें करने के लिए है।
यह एक गतिविधि होगी जिसे Trello में व्यवस्थित करना एकदम सही होगा, या सर्वश्रेष्ठ Trello विकल्प कानबन बोर्ड में से एक।
2. "ज़ीरो-मिलियन-डॉलर रिसर्च प्रॉब्लम" को हल करें
Alphabet के CEO (वह कंपनी जो अब Google की मालिक है) के रूप में, लैरी पेज का दृष्टिकोण अधिकांश लोगों की तुलना में व्यापक है। लेकिन आप अभी भी इस बात से बहुत कुछ सीख सकते हैं कि वह कैसे सोचते हैं।
Fortune के साथ एक साक्षात्कार में, पेज ने "ज़ीरो-मिलियन-डॉलर रिसर्च प्रॉब्लम" को हल करने के बारे में विस्तार से बात की। विचार एक दिलचस्प समस्या ढूंढना है जिस पर कोई काम नहीं कर रहा है, और फिर इसे स्वयं हल करना है।
किसी भी टीम या कार्यालय में, आकार कोई भी हो, ऐसी हजारों छोटी समस्याएं हैं। बड़े पैमाने पर, आप उनके बारे में शिकायत करते हैं लेकिन उन्हें अनदेखा करते हैं। क्या आपने कभी समस्या को हल करने की कोशिश की है?
3. साप्ताहिक समीक्षा करें और साप्ताहिक लक्ष्य निर्धारित करें
Google की शुरुआती प्रथाओं में से एक अन्य कंपनियों के लिए बेहद फायदेमंद रही है। इसे Snippets कहा जाता है और यह कर्मचारियों से यह समीक्षा करने के लिए एक मिनट लेने के लिए कहता है कि वे क्या कर रहे हैं।
हर हफ्ते, सभी Google कर्मचारियों को एक Snippet लिखने और इसे अपने मैनेजर को ईमेल करने के लिए कहा जाता है। Snippet में पिछले हफ्ते उन्होंने जो कुछ भी हासिल किया है, और वे अगले हफ्ते क्या हासिल करने की उम्मीद करते हैं। उनकी अगले हफ्ते की योजना तब किसी के भी देखने के लिए पोस्ट की जाती है। जैसा कि हम जानते हैं, कभी-कभी एक सार्वजनिक टू-डू सूची आपके लिए काम कर सकती है अगर और कुछ नहीं करता।
Snippets प्रणाली बेहद लोकप्रिय थी और अन्य कंपनियों द्वारा भी अपनाई गई। टाइप करना और भेजना असुविधाजनक होने के बावजूद, यह एक ऐसा अभ्यास है जो आपको अधिक जवाबदेह होने में मदद करता है। कुल मिलाकर, आप जो कर रहे हैं और आप कहां जा रहे हैं, इसकी बेहतर समझ प्राप्त करेंगे।
4. सार्वजनिक लक्ष्य निर्धारित करें और OKRs के साथ उन्हें मापें
1999 से, Google टीमों को चलाने के लिए Objectives and Key Results (OKRs) नामक एक लक्ष्य प्रणाली का उपयोग कर रहा है। यह बदल देगा कि आप कैसे काम करते हैं।
Google की OKR प्रणाली में, टीमें एक समय सीमा के भीतर महत्वाकांक्षी उद्देश्य निर्धारित करती हैं - यह लगभग असंभव लगना चाहिए। फिर, मापने योग्य और मात्रात्मक प्रमुख परिणाम क्षेत्रों की पहचान करें जो टीम को उस उद्देश्य तक ले जाएंगे। आदर्श रूप से, आपको तीन उद्देश्यों और प्रति उद्देश्य लगभग 3-5 प्रमुख परिणाम क्षेत्रों की आवश्यकता होती है।
एक बार यह हो जाने के बाद, OKRs को सार्वजनिक करें ताकि हर कोई उन्हें देख सके। और फिर प्रत्येक टीम सदस्य परिणामों को अपडेट करता है जैसे वे प्राप्त होते हैं। यह सफल लक्ष्य-निर्धारण के विज्ञान द्वारा समर्थित एक रणनीति है।
व्यक्तिगत प्रोजेक्ट के लिए, आप अभी भी OKRs का उपयोग कर सकते हैं। ये साझा टू-डू सूचियों के लिए नहीं हैं, आखिरकार, वे साझा उद्देश्य हैं। अधिक जानकारी के लिए, Google ने OKRs के साथ लक्ष्य निर्धारित करने के लिए एक गाइड बनाया है।
5. एरिक श्मिट के "ईमेल के 9 नियमों" का पालन करें
कंपनी के अध्यक्ष और पूर्व CEO एरिक श्मिट से ज्यादा ईमेल और ईमेल शिष्टाचार के बारे में कम लोग जानते हैं। श्मिट ने आपके इनबॉक्स को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने के लिए नौ नियम लिखे।
- जल्दी प्रतिक्रिया दें।
- ईमेल लिखते समय, हर शब्द मायने रखता है, और बेकार गद्य नहीं। अपनी डिलीवरी में कुरकुरा रहें।
- अपने इनबॉक्स को लगातार साफ करें।
- ईमेल को LIFO (लास्ट इन, फर्स्ट आउट) क्रम में संभालें।
- अपने आप से पूछें, "मुझे क्या फॉरवर्ड करना चाहिए था, लेकिन नहीं किया?"
- जब आप BCC का उपयोग करते हैं, तो अपने आप से पूछें कि क्या यह आवश्यक है।
- चिल्लाएं नहीं। ऑल-कैपिटल नहीं।
- महत्वपूर्ण ईमेल को स्वयं को फॉरवर्ड करें और कीवर्ड जोड़ें जिनका उपयोग आप भविष्य की खोजों में कर सकते हैं।
- उन ईमेल पर स्वयं को CC करें जिन पर आपको फॉलो अप करने की आवश्यकता है और उन्हें Follow-Up लेबल करें।
6. करुणा की एक नई मानसिक आदत बनाएं
Google में एक प्रेरक चाड-मेंग टैन ने कहा है कि कंपनी की सफलता इस बात में निहित है कि यह काम पर करुणा की संस्कृति कैसे बनाती है। इसका हिस्सा, वह जोड़ते हैं, अपने लिए एक नई मानसिक आदत बनाना है।
"कल्पना करें कि जब भी आप किसी अन्य व्यक्ति से मिलते हैं, तो आपका अभ्यस्त, सहज पहला विचार है, 'मैं चाहता हूं कि तुम खुश रहो।' कल्पना करें कि आप ऐसा कर सकते हैं," टैन ने अपने TED टॉक में कहा। "यह आदत, यह मानसिक आदत, काम पर सब कुछ बदल देती है। क्योंकि यह सद्भावना अन्य लोगों द्वारा उठाई जाती है, और यह विश्वास पैदा करती है। और विश्वास बहुत अच्छे कामकाजी संबंध बनाता है।"
कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका काम क्या है, इसमें अन्य लोगों के साथ बातचीत शामिल होगी। यदि आप इन इंटरैक्शन में बेहतर होते, तो पूरा वातावरण अधिक सहायक और उत्पादक होता। यही कारण है कि करुणा आज सीखना शुरू करने के लिए खुशी की रणनीति में से एक है।
7. अपने "मेक" समय की रक्षा करें
बहुत समय पहले, Google ने अपने कार्यबल को "मेकर्स" और "मैनेजर्स" में अलग किया: मैनेजर टीमों को संभालते हैं जबकि मेकर्स उत्पाद बनाते हैं। तब से, इसके कुछ कर्मचारियों ने अपनी भूमिकाओं को ओवरलैप पाया है। Google Apps for Work के उत्पाद विपणन प्रमुख जेरेमिया डिलन कहते हैं, अब हर किसी के लिए "मेकर्स" बनने और अपने "मेक" समय की रक्षा करने का समय है। यह एक दर्शन है जिसे हम सभी लागू कर सकते हैं।
कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप अपने संगठन में क्या भूमिका निभाते हैं, नई चीजें बनाना आमतौर पर आपके समय का सबसे अच्छा उपयोग है। डिलन कहते हैं कि हम सभी को मेकर्स बनने की जरूरत है ताकि हम सभी नई चीजें बना रहे हों, बजाय केवल जो पहले से मौजूद है उसे प्रबंधित करने की कोशिश करने के। प्रबंधन महत्वपूर्ण है, लेकिन यह बनाने जितना पूर्ण नहीं है। और उस परिप्रेक्ष्य के साथ, आपको यह बदलने की जरूरत है कि आप समय का प्रबंधन कैसे करते हैं।
मेकर्स के लिए, समय प्रबंधन महत्वपूर्ण है, डिलन कहते हैं। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप क्या करते हैं, आपको अपने कार्यदिवस में एक "मेक" समय निर्धारित करना चाहिए और उस पर समझौता नहीं करना चाहिए। यही वह चीज है जो वृद्धि की ओर ले जाएगी, चाहे एक व्यक्ति के रूप में या एक संगठन के रूप में। यहां तक कि इंटरनेट भी आपको पहले से कहीं अधिक रचनात्मक बना सकता है।
Google के भीतर एक त्वरित प्रयोग में पाया गया कि एक समर्पित "मेक" स्लॉट ने इसमें शामिल सभी की मदद की। एक बार जब आप ऐसा करते हैं, तो अगला कदम अपने स्वयं के "मेक" शेड्यूल की रक्षा करना है, और दूसरों पर अतिक्रमण नहीं करना।
8. मीटिंग्स को पहले और बाद में लक्ष्यों की आवश्यकता होती है
हर ऑफिस वर्कर उन मीटिंग्स का आदी है जो कहीं नहीं जातीं। इसके अंत तक, आप सोच रहे होते हैं कि आप सभी उस कॉन्फ्रेंस रूम में क्यों इकट्ठे हैं। Google में, सभी मीटिंग्स के पहले और बाद में एक लक्ष्य होता है।
Googler लीसा कॉनकरगुड ने Fast Company को बताया कि Google में, वे मीटिंग में जाने से पहले प्रत्येक मीटिंग का उद्देश्य जानते थे, और मीटिंग के बाद, उन्हें कौन से एक्शन स्टेप लेने थे। क्या आप अपनी कंपनी के बारे में ऐसा कह सकते हैं?
9. वह फॉर्मूला जिससे आपको वह भुगतान मिले जिसके आप हकदार हैं
काम मुआवजे के बारे में है। यदि आपको अपने प्रयासों के लिए उचित रूप से पुरस्कृत नहीं किया जा रहा है, तो आपमें प्रेरणा और इच्छा की कमी होगी। आप कैसे सुनिश्चित करते हैं कि आपको सही वेतन मिल रहा है? अपने मूल्य को सही ढंग से फ्रेम करके।
Google के मानव संसाधन प्रमुख लैस्लो बॉक कहते हैं कि किसी भी रिज्यूमे (या मूल्यांकन) में, आपको एक सरल फॉर्मूले का पालन करने की आवश्यकता है। यह सुनिश्चित करेगा कि आपको वह भुगतान मिले जिसके आप हकदार हैं। बॉक ने The New York Times को बताया:
"कुंजी अपनी ताकत को इस तरह फ्रेम करना है: 'मैंने X पूरा किया, Y के सापेक्ष, Z करके।' अधिकांश लोग रिज्यूमे इस तरह लिखेंगे: 'The New York Times के लिए संपादकीय लिखे।' बेहतर होगा: 'अधिकांश ऑप-एड [लेखकों] द्वारा औसत 6 की तुलना में 50 ऑप-एड प्रकाशित हुए, तीन वर्षों के लिए निम्नलिखित क्षेत्र में गहरी अंतर्दृष्टि प्रदान करने के परिणामस्वरूप।' अधिकांश लोग अपने रिज्यूमे पर सही सामग्री नहीं डालते।"
आपकी उत्पादकता आपकी प्रेरणा से जुड़ी हुई है। यदि आप वेतन से प्रेरित हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपको सही मुआवजा मिले। इस बारे में बात करें कि आपने क्या किया, दूसरों से तुलना दें, और दिखाएं कि आप कैसे बेहतर हैं।
आपको Google के कौन से उत्पादकता हैक्स पसंद हैं?
Google या उसके कर्मचारियों से हजारों अन्य उत्कृष्ट उत्पादकता हैक्स होने चाहिए। यह देखते हुए कि यह इतनी सारी किताबों और वृत्तचित्रों का विषय है, सीखने के लिए बहुत कुछ है।
आपने Google से कौन सा उत्पादकता हैक सीखा?
