यदि आप खुद को बार-बार वही ईमेल लिखते हुए पाते हैं और चाहते हैं कि आप रिमाइंडर और फॉलो-अप शेड्यूल कर सकें, तो ऑटो-रिस्पॉन्स और शेड्यूल्ड ईमेल सेट करने का समय आ गया है। हम आपको दिखाएंगे कि यह Mozilla Thunderbird में कैसे करें, जो क्रॉस-प्लेटफॉर्म, मुफ्त और ओपन सोर्स डेस्कटॉप ईमेल क्लाइंट है।
नोट: हमने Thunderbird के Windows संस्करण का उपयोग किया है। हालांकि, हमारे निर्देश Mac और Linux संस्करणों पर समान रूप से लागू होते हैं, हालांकि इंटरफ़ेस थोड़ा भिन्न हो सकता है।
ऑटो-रिस्पॉन्स फ़िल्टर
एक ऑटो-रिस्पॉन्स फ़िल्टर आपको आने वाले ईमेल के लिए फ़िल्टर परिभाषित करने और उन्हें एक टेम्पलेट संदेश के साथ जोड़ने देता है। जब कोई ईमेल फ़िल्टर को ट्रिगर करता है, तो प्रेषक को स्वचालित रूप से एक टेम्पलेट प्रतिक्रिया प्राप्त होगी। यहां कुछ उदाहरण हैं जहां एक ऑटो-रिस्पॉन्डर काम आ सकता है:
- सामान्य प्रश्नों का जवाब दें।
- छुट्टी पर होने पर आउट-ऑफ-ऑफिस रिस्पॉन्डर सेट करें (Outlook में कैसे करें)।
- पुष्टि करें कि आपने ईमेल प्राप्त कर लिया है और जल्द से जल्द जवाब देंगे।
अब देखते हैं कि आप Mozilla Thunderbird में ऑटो-रिस्पॉन्स कैसे बना सकते हैं।
अपना संदेश टेम्पलेट सेट करें
अपना टेम्पलेट बनाने के लिए, मेनू बार का उपयोग करके File > New > Message पर जाएं या -- यदि आप मेल टूलबार का उपयोग कर रहे हैं -- नया ईमेल शुरू करने के लिए Write बटन पर क्लिक करें या बस कीबोर्ड शॉर्टकट CTRL + N दबाएं (Mac पर Command + N)।
अब, एक सामान्य ईमेल लिखते हुए संदेश लिखें। विषय जोड़ना याद रखें!
अब अपने संदेश को टेम्पलेट के रूप में सहेजें। ईमेल के मेनू बार में, File > Save As > Template पर जाएं। या -- कंपोजिशन टूलबार के भीतर -- Save ड्रॉप-डाउन का विस्तार करें और Template पर क्लिक करें।
जितने टेम्पलेट आपको चाहिए उतने लिखें, फिर अपने फ़िल्टर बनाने के लिए आगे बढ़ें।
टिप: यदि आप ऊपर उल्लिखित किसी भी मेनू या टूलबार को नहीं देख सकते हैं, तो दृश्य टूलबार के खाली स्थान पर राइट-क्लिक करें यह देखने के लिए कि कौन से अतिरिक्त मेनू उपलब्ध हैं। आपके द्वारा गायब किसी भी टूलबार के बगल में एक चेकमार्क सेट करें ताकि वे दिखाई दें।
अपने संदेश फ़िल्टर सेट करें
अपने Thunderbird मेनू बार में वापस, Tools > Message Filters... पर जाकर संबंधित विंडो खोलें।
मैसेज फ़िल्टर विंडो में, एक नया फ़िल्टर सेट करना शुरू करने के लिए New... बटन पर क्लिक करें।
नोट: यदि आप Thunderbird में एकाधिक ईमेल अकाउंट का उपयोग करते हैं, तो Filters for के तहत वह ईमेल पता सेट करना सुनिश्चित करें जिस पर आपका फ़िल्टर लागू होना चाहिए।
Filter name सेट करके शुरू करें। यह कुछ ऐसा होना चाहिए जिसे आप आसानी से पहचान सकें, यदि आपको बाद में अपना फ़िल्टर संपादित करने की आवश्यकता हो।
Apply filter when के तहत, Thunderbird को निर्देश दें कि फ़िल्टर कब चलाना है। उदाहरण के लिए, यदि आप स्वचालित प्रतिक्रिया भेजने से पहले सभी मेल देखना पसंद करेंगे, तो Manually Run चुनें। फ़िल्टर को मैन्युअल रूप से चलाने का लाभ यह है कि आप उन्हें केवल चयनित फ़ोल्डर्स पर लागू कर सकते हैं। सभी आने वाले मेल को फ़िल्टर करने के लिए, Getting New Mail चुनें। चाहे यह जंक वर्गीकरण से पहले या बाद में किया जाता है, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता, जब तक कि आप Thunderbird को बॉडी को सही ढंग से फ़िल्टर नहीं कर सकते; उस स्थिति में, Filter after Junk Classification के साथ जाएं।
नोट: आप फ़िल्टर को Archiving या After Sending ईमेल पर चलाने के लिए भी सेट कर सकते हैं, जिसका अर्थ है कि आप अपने मेल को व्यवस्थित करने के लिए फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं। हमारे ऑटो-रिस्पॉन्डर के लिए, ये विकल्प कम दिलचस्प हैं।
अब अपने नियम सेट करने का समय है। पहले, तय करें कि फ़िल्टर को Match all of the following या Match any of the following rules करना चाहिए। फिर अपने नियम लिखें। फ़िल्टर मानदंड ईमेल विषय से लेकर किसे CC किया गया था, कुछ भी लागू हो सकते हैं, और आप कस्टम मानदंड भी बना सकते हैं। हमारे उद्देश्य के लिए, Subject और Body पर्याप्त होने चाहिए। अतिरिक्त नियम जोड़ने के लिए + आइकन पर क्लिक करें। संबंधित नियम को हटाने के लिए -- बटन पर क्लिक करें।
नोट: आप Thunderbird को Match all messages भी बना सकते हैं, जो आपको कोई नियम सेट करने की अनुमति नहीं देगा। यह सुविधा उपयोगी है यदि आपको किसी विशिष्ट पते (पहले चरण में चुने गए) से आने वाले बल्क ईमेल को प्रोसेस करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, आपके पास एक स्पैम ईमेल अकाउंट हो सकता है और आप सभी आने वाले ईमेल को स्वचालित रूप से हटाना चाहते हैं।
अंत में, Thunderbird को यह जानने की आवश्यकता है कि आपके नियमों से मेल खाने वाले संदेशों के साथ क्या करना है। Perform these actions के तहत आप Reply with Template चुन सकते हैं, फिर अपना टेम्पलेट चुनें। आप अतिरिक्त नियम भी सेट कर सकते हैं, जैसे संदेश को किसी विशिष्ट फ़ोल्डर में ले जाना।
जब आप अपने फ़िल्टर से खुश हों, तो सहेजने के लिए OK पर क्लिक करें।
टिप: आप एक साथ काम करने के लिए फ़िल्टर के कई चरण सेट कर सकते हैं। नीचे सभी उपलब्ध फ़िल्टर मानदंड और कार्यों का स्क्रीनशॉट है। उदाहरण के लिए, आप अपने नियमों के आधार पर सभी आने वाले संदेशों को फ़ोल्डर्स में ले जाने के लिए स्वचालित फ़िल्टर सेट कर सकते हैं, लेकिन ऑटो-रिस्पॉन्स ट्रिगर किए बिना। अब आपके पास उन फ़ोल्डर्स में क्या है, इसकी दोबारा जांच करने और मेल को आवश्यकतानुसार अंदर और बाहर ले जाने का समय है। अंत में, आप विशिष्ट फ़ोल्डर्स पर विभिन्न ऑटो-रिस्पॉन्स फ़िल्टर मैन्युअल रूप से चला सकते हैं।
शेड्यूल्ड ईमेल बनाना
एक और अनूठी सुविधा जिसे आप Thunderbird में सक्षम कर सकते हैं, वह है शेड्यूल्ड ईमेल बनाना। इसका मतलब है कि Thunderbird भविष्य में एक विशिष्ट समय पर उन ईमेल को भेजेगा। यह सुविधा रिमाइंडर भेजने के लिए वास्तव में उपयोगी होगी, या तो अपने लिए, अपने दोस्तों के लिए, या लोगों के समूहों के लिए।
चूंकि यह डिफ़ॉल्ट Thunderbird सुविधा नहीं है, हमें Send Later नामक एक ऐड-ऑन की मदद लेनी होगी। यह ऐड-ऑन Gmail के लिए Boomerang के समान है, सिवाय इसके कि यह मुफ़्त और असीमित है।
Send Later सेट अप करना
Thunderbird ऐड-इन इंस्टॉल करने का सबसे आसान तरीका सीधे Add-ons Manager के माध्यम से है। Thunderbird Menu आइकन (तीन ऊर्ध्वाधर रेखाएं) पर क्लिक करें और Add-ons चुनें। Add-ons Manager में, Extensions टैब पर स्विच करें। ऊपर दाएं स्थित खोज बॉक्स का पता लगाएं और Send Later के लिए सभी ऐड-ऑन खोजें। अपने मैच के आगे Install पर क्लिक करें।
आपका ऐड-ऑन एक चरण में डाउनलोड और इंस्टॉल हो जाएगा। इंस्टॉलेशन पूरा करने के लिए Restart now पर क्लिक करें।
ऐड-ऑन का उपयोग करने के लिए जाने से पहले, Add-ons Manager > Extensions पर वापस जाएं और Send Later Options खोलें। यहां आप अपनी Send Later प्राथमिकताएं सेट कर सकते हैं, जिसमें General सेटिंग्स, विभिन्न सेंड देरी के लिए कस्टम कीबोर्ड Shortcuts, और Advanced विकल्प शामिल हैं।
टिप: "Send" does "Send Later" चुनें यदि आप गलती से भेजे गए संदेश को रद्द करने में सक्षम होना चाहते हैं।
Send Later का उपयोग करना
अगली बार जब आपने कोई ईमेल लिखा हो जिसे आप बाद में भेजना चाहते हैं, तो File > Send Later पर जाएं या CTRL + SHIFT + RETURN दबाएं।
पॉप अप होने वाली Send this email later विंडो में, Sent at के तहत दिन और समय सेट करें, यदि आप चाहते हैं कि यह ईमेल दोहराए तो Recur मोड चुनें, और आवश्यकतानुसार अन्य विकल्पों में से एक चुनें।
आपके ईमेल नियंत्रण में
ये दो सुविधाएं आपको अपने ईमेल को नियंत्रण में रखने में मदद करनी चाहिए। वे वेबमेल क्लाइंट्स पर Thunderbird के बड़े लाभ को भी उजागर करते हैं: एक व्यापक ऐड-ऑन रिपॉजिटरी जिसमें आप जो कुछ भी करना चाहते हैं उसके लिए एक समाधान होता है।
आप Thunderbird में अपने ईमेल को व्यवस्थित करने के लिए फ़िल्टर और ऐड-ऑन का उपयोग कैसे करते हैं? अपनी ट्रिक्स और कौन से ऐड-ऑन आपको सबसे अच्छे लगते हैं, नीचे टिप्पणियों में साझा करें!
मूल रूप से Jeffry Thurana द्वारा 19 जनवरी, 2011 को लिखा गया।
