इतने सारे ईमेल प्रोवाइडर्स हैं जो आपको मुफ्त में अकाउंट देते हैं और बहुत सारा स्टोरेज स्पेस ऑफर करते हैं। यदि आपके पास अपना ईमेल प्रोवाइडर चुनने का विकल्प है, जैसा कि यह आपके काम पर कंपनी द्वारा निर्धारित नहीं है, तो ऐसी फीचर्स हैं जिन्हें आप तौल सकते हैं जो आपको बेहतर निर्णय लेने में मदद करती हैं। चाहे आप कुछ भी चुनें, आपके ईमेल के भीतर एक निश्चित मात्रा में स्पेस होने की संभावना है।
यदि आप उससे अधिक हो जाते हैं, या उसके करीब पहुंच रहे हैं, तो आपको या तो अधिक स्टोरेज स्पेस खरीदना होगा या अपने कुछ ईमेल डिलीट करने होंगे। शायद पहले कुछ अनचाहे ईमेल्स को क्लियर करने का प्रयास करना समझदारी है इससे पहले कि आप अधिक स्टोरेज स्पेस खरीदें। आप अपने इनबॉक्स में सबसे बड़े ईमेल्स, आकार के संदर्भ में, ढूंढना चाह सकते हैं और ऐसा करने के कुछ तरीके हैं, खासकर यदि आप उनमें अटैचमेंट वाले बड़े ईमेल ढूंढ रहे हैं।
सर्च बार का उपयोग करें और अपने ईमेल्स को फ़िल्टर करें
आपको जो चाहिए उसे ढूंढना मुश्किल नहीं होना चाहिए
इसके लिए इमेजेस में Gmail स्क्रीनशॉट्स शामिल होंगे। लेकिन अन्य ईमेल प्रोवाइडर्स को टेक्स्ट में मेंशन किया जाएगा।
पहले, ईमेल सर्च बार में ईमेल्स खोजने का प्रयास करें, जो आमतौर पर आपके इनबॉक्स के टॉप पर पाया जाता है। चाहे आप Outlook, Gmail, या किसी अन्य प्रोवाइडर का उपयोग कर रहे हों, एक सर्च बार है जिसका उपयोग आप अलग-अलग ईमेल्स देखने के लिए कर सकते हैं। आप फ्रेज़, व्यक्ति, और अधिक द्वारा खोज सकते हैं। आमतौर पर, ईमेल आपके द्वारा टाइप की गई चीज़ के आधार पर ऑप्शन्स पॉप्युलेट करना शुरू कर देगा।
यदि आप Gmail का उपयोग कर रहे हैं, जब आप सर्च बार में क्लिक करते हैं, तो सर्च बार के नीचे बटन्स के साथ तीन ऑप्शन्स पॉप्युलेट होते हैं। वे हैं Has attachment, Last 7 days, और From me। यदि आप Has attachment पर क्लिक करते हैं, तो यह एक फ़िल्टर के रूप में कार्य करता है जो उन सभी को हटा देता है जिनमें अटैचमेंट नहीं है। वहां से, आप larger:10m या larger:20m आदि टाइप कर सकते हैं, 10 या 20 मेगाबाइट से बड़े अटैचमेंट वाले ईमेल्स ढूंढने के लिए। Proton Mail के सर्च बार में Has attachments होता है।
यदि आप किसी विशिष्ट फाइल टाइप की तलाश कर रहे हैं, जैसे PDF, तो आप मेगाबाइट राशि के साथ filename:.pdf और larger: भी जोड़ सकते हैं ताकि एक निश्चित आकार से बड़े ईमेल्स में PDF अटैचमेंट्स ढूंढ सकें। आप तस्वीरों, दस्तावेजों, स्प्रेडशीट्स, और अधिक के लिए भी ऐसा ही कर सकते हैं। पहले इन ईमेल्स का ख्याल रखने से आपको Gmail में अपना स्पेस खाली करने में मदद मिलेगी।
आप Has attachment को अनचेक भी कर सकते हैं और फिर भी बड़े ईमेल्स ढूंढने के लिए larger: प्रॉम्प्ट टाइप कर सकते हैं जिनमें अटैचमेंट्स इतने बड़े नहीं हैं। संभावना है, आपको कई न मिलें, लेकिन लंबे समय तक चलने वाले कुछ थ्रेड्स क्वालीफाई कर सकते हैं।
एडवांस्ड सर्च करें यह देखने के लिए कि आपकी फाइल्स कहां हो सकती हैं
यह ईमेल सर्विसेज में एक यूनिवर्सल ऑप्शन है
सर्च बार में क्लिक करने पर, आपको अपने क्वेरीज़ को और फ़िल्टर करने के विकल्प भी दिखाई देंगे। चाहे वह तीन डॉट्स हों या तीन रेखाएं किसी अन्य फ़िल्टर या मेनू को दर्शाने के लिए, अधिकांश ईमेल क्लाइंट्स और प्रोवाइडर्स आपको अपनी खोज के साथ अधिक दानेदार होने देते हैं। सर्च बार में टाइप करके, आप अपने सिस्टम से अपने प्रॉम्प्ट्स को सॉर्ट करने की पूरी कोशिश करने के लिए कह रहे हैं।
एडवांस्ड सर्च या फ़िल्टर का उपयोग करके, आप इसे सॉर्ट करने के लिए अधिक पैरामीटर्स दे रहे हैं, उम्मीद है कि विशिष्ट प्रकार के ईमेल्स को ढूंढना आसान बना देगा। Gmail Size जैसे ऑप्शन्स ऑफर करता है, जिसे आप Greater than या Less than किसी भी राशि पर टॉगल कर सकते हैं जो आप सेट करते हैं। आप इसे मेगाबाइट्स, किलोबाइट्स, या सिर्फ बाइट्स में देखने के लिए भी बदल सकते हैं। अन्य फ़िल्टर हैं जिनका आप विकल्प चुन सकते हैं, जैसे एक निश्चित तारीख तक के ईमेल्स देखना, यदि आप जानते हैं कि आप बहुत पुराने ईमेल्स डिलीट नहीं करना चाहते हैं।
Outlook आपको एडवांस्ड सर्च भाग में होने पर Attachments पर क्लिक करने का विकल्प देता है। आप चुन सकते हैं कि आप किन फोल्डर्स को देखना चाहते हैं और कौन सी तारीखें आप शामिल करना चाहते हैं। अन्य पैरामीटर हैं जिन्हें आप सेट कर सकते हैं, जैसे रीड स्टेटस, कीवर्ड्स, सब्जेक्ट, और ईमेल किसे भेजा गया है या किससे आया है। यह उन ईमेल्स की एक सूची जेनरेट करेगा जो आपके क्राइटेरिया को पूरा करते हैं। Proton Mail आपको अपने एडवांस्ड सर्च में Has attachments पर क्लिक करने और पैरामीटर्स को संकीर्ण करने देता है।
अपने इनबॉक्स को साइज़ द्वारा फ़िल्टर करें
अपने इनबॉक्स के दिखने के तरीके को रीस्ट्रक्चर करें
कुछ ईमेल प्रोवाइडर्स आपको अपने ईमेल इनबॉक्स को साइज़ द्वारा सॉर्ट करने देते हैं। Outlook में, इनबॉक्स के टॉप पर एक अप एरो और डाउन एरो वाला लोगो होता है। यह सॉर्ट बाय फ़िल्टर है। आप Date, Category, Flag Status, Size, और अधिक द्वारा सॉर्ट करना चुन सकते हैं। आप Size चुन सकते हैं और फिर Oldest on top या Newest on top द्वारा सॉर्ट कर सकते हैं।
यह आपके ईमेल्स को इस आधार पर विभिन्न श्रेणियों में सॉर्ट करता है कि वे कितने बड़े हैं। Microsoft की लेबलिंग में चार श्रेणियां होती हैं। Enormous > 25 MB, Huge 10-25 MB, Very large 5-10 MB के बीच, और Large 1-5 MB के बीच।
Proton Mail के पास अपने इंटरफेस के टॉप पर एक समान लोगो है। इसमें नीचे की ओर इशारा करने वाले तीर के साथ तीन क्षैतिज रेखाएं हैं जो आपको फ़िल्टर द्वारा सॉर्ट करने देती हैं। यह आपको Newest first, Oldest first, Largest first, और Smallest first देता है। Largest first सबसे बड़े ईमेल्स को टॉप पर लाएगा, चाहे आपने उन्हें कब प्राप्त किया हो।
अटैचमेंट वाले उन बड़े ईमेल्स को ढूंढें और उन्हें डिलीट करें
हर ईमेल प्रोवाइडर, मुफ्त या पेड, के पास आपके सबसे बड़े ईमेल्स को ढूंढने के तरीके हैं। उन बड़े ईमेल्स में से अधिकांश वे हैं जिनमें बड़े अटैचमेंट्स हैं, इसलिए यदि आप स्टोरेज स्पेस बचाने की कोशिश कर रहे हैं तो पहले उनको संकीर्ण करना समझदारी है। एक बार जब आप उन ईमेल्स को ढूंढ लेते हैं, तो आप जिनको खाली करना चाहते हैं उन्हें डिलीट कर सकते हैं ताकि स्पेस फ्री हो जाए।
