मैं अक्सर खुद से पूछता हूं कि क्या हमारे Gmail इनबॉक्स (या किसी भी प्रकार के ईमेल) के साथ हमारा एक स्वस्थ संबंध है। तत्काल DMs और WhatsApp संदेशों के इन समयों ने भी उस तात्कालिकता को कम नहीं किया है जो हम महसूस करते हैं जब एक नया ईमेल इनबॉक्स में आता है। हर पिंग हमें दिन के ट्रेडमिल पर दौड़ाता रहता है। या इनबॉक्स ज़ीरो और क्लटर से राहत की दौड़ में।
हाल ही में, मैंने Gmail टैब को एक इंस्टेंट चैट विंडो की तरह व्यवहार करना बंद करने का फैसला किया। यह बदलाव केवल अनुशासन से नहीं आ रहा है। यह Gmail में कुछ स्मार्ट सेटिंग्स बदलने से आ रहा है। इन Gmail वर्कफ्लो ट्वीक ने मुझे अपनी प्रतिक्रियाओं को धीमा करने, झूठी तात्कालिकता को कम करने, और लगातार उत्तरों के बजाय डीप वर्क के लिए जगह बनाने में मदद की।
वेकेशन रिस्पॉन्डर केवल छुट्टियों के लिए नहीं है
उम्मीदें सेट करने और प्रतिक्रिया दबाव कम करने के लिए ऑटोरिप्लाई का उपयोग करें
वेकेशन रिस्पॉन्डर केवल यात्रा के दौरान ही क्यों निकलना चाहिए? आप इसे किसी को भी ईमेल करने पर स्वचालित उत्तर भेजने के लिए पुनर्निर्देशित कर सकते हैं। Gmail में, Settings → See all settings → General → Vacation responder पर जाएं, इसे ऑन करें, एक प्रारंभ तिथि सेट करें, और धीमी प्रतिक्रियाओं के बारे में एक शांत नोट लिखें। मैं इसे डीप वर्क वीक के दौरान उपयोग करता हूं ताकि यह कह सकूं कि मैं दिन में दो बार ईमेल चेक करता हूं।
मुझे एक नियमित सप्ताह के दिन इसे सक्रिय करने पर अजीब लगा। ऐसा लगा जैसे मैं अनुपलब्ध होने का नाटक कर रहा हूं। मैंने कल्पना की कि लोग एक साधारण सवाल के त्वरित उत्तर की आवश्यकता होने पर एक रोबोटिक संदेश से निराश होंगे।
हालांकि, मैंने जल्दी महसूस किया कि स्पष्ट संचार झूठी उम्मीदों से बेहतर है। लोग ठीक-ठीक यह जानकर सराहना करते हैं कि मैं उनके संदेशों की समीक्षा कब करूंगा, और ऑटोमेटेड रिप्लाई फॉलो-अप ईमेल्स को काफी कम कर देता है। बेशक, अपने ऑटोमेटेड रिस्पॉन्डर संदेशों को प्रोफेशनल रखें और जब आपको इसकी आवश्यकता न हो तो इसे बंद करना न भूलें।
कस्टम चैट स्टेटस सेट करें अपनी उपलब्धता सिग्नल करने के लिए
सहयोगियों को बताएं कि तत्काल उत्तर की उम्मीद न करें
यदि आप Gmail के साथ Google Chat/Meet का उपयोग करते हैं, तो अपने प्रोफाइल आइकन के बगल में टॉप-राइट पर Status ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें। Set a status चुनें, एक कस्टम संदेश लिखें, और एक अवधि सेट करें। आप Set as away या Do not disturb भी चेक कर सकते हैं। यह स्टेटस आपके Google Workspace में दिखाई देता है। यदि आपको Google Chat नहीं दिखता है, तो इसे Settings → See all settings → Chat and Meet → Google Chat से इनेबल करें।
पहले, मुझे यह प्रसारित करना अजीब लगा कि मैं "डीप वर्क में हूं" या "3 PM तक ऑफलाइन हूं।" यह आत्म-सचेत रूप से प्रोडक्टिविटी-सिग्नलिंग जैसा लगता है। और यह किसी स्लैक चैनल की तुलना में इनबॉक्स में किसी तरह आसान लगता है।
लेकिन स्टेटस मैसेज आपकी उपलब्धता को स्पष्ट करने में मदद करते हैं। यह एक बाड़ की तरह है जो आपके समय की रक्षा करता है बिना बाद में एक रक्षात्मक ईमेल भेजने की आवश्यकता के, विशेष रूप से एक मैनेजर या बॉस को।
तत्काल उत्तर श्रृंखलाओं को रोकें
ईमेल लिखते समय, Send के बगल में तीर पर क्लिक करें और Schedule send चुनें। एक सुझाया गया समय चुनें या Pick date & time चुनें। आप लेफ्ट साइडबार में Scheduled फोल्डर के तहत शेड्यूल किए गए ईमेल्स की समीक्षा भी कर सकते हैं।
आप अपने ईमेल प्रोसेसिंग को शाम को बैच कर सकते हैं और अगले दिन सुबह 9 बजे सब कुछ डिलीवर कर सकते हैं। मैं लिखते ही उत्तर दाग देता था। यह उत्पादक लगा। लेकिन इसने बैक-एंड-फोर्थ एक्सचेंज भी खोल दिए जहां हर ईमेल तत्काल लगा।
अब मैं जब यह मुझे सूट करता है तब ड्राफ्ट करता हूं और व्यावसायिक घंटों के दौरान भेजता हूं। वह छोटी देरी मेरे तात्कालिकता ट्रिगर्स को कम करती है, मुझे स्पष्ट दिमाग से संदेशों के माध्यम से सोचने में मदद करती है, और मुझे स्वस्थ सीमाओं के भीतर रहने में मदद करती है।
स्नूज़ टाइम्स सेट करें जो आपके शेड्यूल से मेल खाते हों
ईमेल्स को भविष्य में धकेलें
एक ईमेल पर होवर करें और Snooze के लिए घड़ी आइकन पर क्लिक करें, या संदेश खोलें और टॉप बार से Snooze चुनें। यदि आप इसे नहीं देखते हैं, तो Settings → See all settings → General → Hover actions → Enable hover actions पर जाएं। आप ईमेल्स के बैच को स्नूज़ भी कर सकते हैं और अपने मोबाइल पर स्वाइप करके उन्हें स्नूज़ करने के लिए Mail swipe actions का उपयोग कर सकते हैं। स्नूज़ का साइड बेनिफिट कम विजुअल क्लटर है।
मैं इस फीचर का शायद ही उपयोग करता था क्योंकि मुझे उन ईमेल्स का जवाब देना भूल जाने का डर था। लेकिन स्नूज़ टाइम मनमाना नहीं होना चाहिए। अब, मैं एक कस्टम समय सेट करता हूं (उदाहरण के लिए, दोपहर में एक लो-एनर्जी विंडो) जब ईमेल चेक करना प्रोडक्टिविटी में नहीं खाता।
Nudges और Smart Reply जैसे अन्य Gmail फीचर्स के साथ स्नूज़ टाइम को जोड़कर अपनी ईमेल प्रोडक्टिविटी को बूस्ट करें।
उन ईमेल थ्रेड्स को म्यूट करें जो आपका ध्यान चुराते हैं
वास्तविक संदेशों को डिलीट किए बिना शोर वाले ग्रुप थ्रेड्स को साइलेंस करें
एक शोर वाली बातचीत खोलें, तीन-डॉट मेनू पर क्लिक करें, और Mute चुनें। थ्रेड आपके इनबॉक्स को छोड़ देता है और सीधे All Mail में चला जाता है। आपको अभी भी संदेश प्राप्त होंगे, लेकिन वे तत्काल ध्यान नहीं मांगेंगे।
मैं हर थ्रेड को दृश्यमान रखता था ताकि कुछ महत्वपूर्ण होने पर न छूट जाए। छूट जाने का डर मुझे उन बातचीत से बांधे रखता था जिनका मेरे वास्तविक काम से बहुत कम संबंध था। मुझे याद है कहीं पढ़ा था "कॉपी किया जाना जिम्मेदार होने का मतलब नहीं है"!
म्यूट किए गए थ्रेड्स अभी भी खोजने योग्य हैं। यदि कोई म्यूट किए गए थ्रेड पर आपके इनपुट की सख्त जरूरत है, तो वे आपके ईमेल एड्रेस को सीधे "To" या "Cc" लाइन में जोड़ देंगे, जो स्वचालित रूप से बातचीत को अनम्यूट कर देता है। Mute फीचर के सक्रिय उपयोग के साथ, आपका इनबॉक्स अन्य लोगों की प्राथमिकताओं के लिए एक नोटिफिकेशन फीड के रूप में कार्य करना बंद कर देता है।
आपको एक साथ हर Gmail सेटिंग बदलने की जरूरत नहीं है
ईमेल चिंता वास्तविक है। FOMO भी उतना ही सच है। लेकिन हमारे ईमेल के साथ होशियारी से काम करने की क्षमता हमारे हाथ में है। हम केवल छोटे प्रयोगों से सीख सकते हैं। तो एक या दो दिन के लिए वेकेशन रिस्पॉन्डर चालू करें, स्टार के बजाय स्नूज़ करें, और हर गैर-जरूरी उत्तर शेड्यूल करें। आपके इनबॉक्स में आने वाले उत्तर इन प्रयोगों का उत्तर होंगे।
