अपने कार्यदिवस को पुनः प्राप्त करें:5 आवश्यक जीमेल सेटिंग्स जो उत्पादकता बढ़ाती हैं
<पी> 
<पी> प्रकाशित फ़रवरी 26, 2026, 10:31 पूर्वाह्न ईएसटी <पी> एमबीए और दस साल के लंबे मार्केटिंग करियर की परेशानियों को दूर करने के बाद, सैकत ने वेब डेवलपमेंट, नेटवर्किंग और एसएपी में हाथ आजमाया। वह 2008 से 2024 तक कई MakeUseOf अनुभागों के संपादक थे, जिनकी AI, उत्पादकता विधियों और iOS में विशेष रुचि थी। उन्होंने पूर्व में लाइफहैकर, ऑनलाइनटेकटिप्स, गाइडिंगटेक और गोस्किल्स जैसे शीर्ष वेब प्रकाशनों में योगदान दिया है। <पी> आपको उनका पूरा पोर्टफोलियो ऑथरिटी पर मिलेगा। <पी> मैं अक्सर अपने आप से पूछता हूं कि क्या हमारे जीमेल इनबॉक्स (या किसी भी प्रकार के ईमेल) के साथ हमारा स्वस्थ संबंध है। यहां तक कि तात्कालिक डीएम और व्हाट्सएप संदेशों के इस समय में भी कोई नया ईमेल इनबॉक्स में आने पर हमें जो तात्कालिकता महसूस होती है, वह कम नहीं हुई है। प्रत्येक पिंग हमें दिन के ट्रेडमिल पर दौड़ाती रहती है। या फिर इनबॉक्स शून्य और अव्यवस्था से राहत पाने की होड़ में। <पी> हाल ही में, मैंने जीमेल टैब को तत्काल चैट विंडो की तरह व्यवहार करना बंद करने का निर्णय लिया है। बदलाव केवल अनुशासन से नहीं आ रहा है। यह जीमेल में कुछ स्मार्ट सेटिंग्स बदलने से है। इन जीमेल वर्कफ़्लो बदलावों ने मुझे अपनी प्रतिक्रियाओं को धीमा करने, झूठी तात्कालिकता को कम करने और निरंतर उत्तरों के बजाय गहन कार्य के लिए जगह बनाने में मदद की। अवकाश प्रत्युत्तर केवल छुट्टियों के लिए नहीं है
अपेक्षाएं निर्धारित करने और प्रतिक्रिया दबाव को कम करने के लिए ऑटोरिप्लाई का उपयोग करें
<पी> अवकाश प्रत्युत्तरकर्ता को केवल यात्रा के दौरान ही बाहर क्यों आना चाहिए? आप इसे ईमेल करने वाले किसी भी व्यक्ति को स्वचालित उत्तर भेजने के लिए पुन:उपयोग कर सकते हैं। जीमेल में, सेटिंग्स -> सभी सेटिंग्स देखें -> सामान्य -> अवकाश उत्तर पर जाएं। , इसे चालू करें, आरंभ तिथि निर्धारित करें, और धीमी प्रतिक्रियाओं के बारे में एक शांत नोट लिखें। मैं इसका उपयोग गहन कार्य सप्ताहों के दौरान यह कहने के लिए करता हूँ कि मैं दिन में दो बार ईमेल जाँचता हूँ। <पी> मुझे इसे नियमित कार्यदिवस पर सक्रिय करना अजीब लगा। ऐसा लग रहा था जैसे मैं अनुपलब्ध होने का नाटक कर रहा था। मैंने कल्पना की कि जब लोगों को एक साधारण प्रश्न का त्वरित उत्तर चाहिए होता है तो वे रोबोटिक संदेश से निराश हो जाते हैं। <पी> हालाँकि, मुझे जल्द ही एहसास हुआ कि स्पष्ट संचार झूठी उम्मीदों से बेहतर है। लोग यह जानने की सराहना करते हैं कि मैं उनके संदेशों की समीक्षा कब करूँगा, और स्वचालित उत्तर अनुवर्ती ईमेल को काफी हद तक कम कर देता है। बेशक, अपने स्वचालित प्रत्युत्तर संदेशों को पेशेवर रखें और जब आपको इसकी आवश्यकता न हो तो इसे बंद करना न भूलें। अपनी उपलब्धता का संकेत देने के लिए एक कस्टम चैट स्थिति सेट करें
सहकर्मियों को बताएं कि वे तत्काल उत्तर की अपेक्षा न करें
<पी> यदि आप जीमेल के साथ-साथ Google चैट/मीट का उपयोग करते हैं, तो अपने प्रोफ़ाइल आइकन के बगल में शीर्ष-दाईं ओर स्टेटस ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें। स्थिति सेट करें चुनें , एक कस्टम संदेश लिखें, और एक अवधि निर्धारित करें। आपदूर के रूप में सेट करेंभी चेक कर सकते हैं यापरेशान न करें . यह स्थिति आपके Google Workspace पर दिखाई देती है. यदि आप Google चैट नहीं देखते हैं, तो इसे सेटिंग्स -> सभी सेटिंग्स देखें -> चैट और मीट -> Google चैट से सक्षम करें . <पी> सबसे पहले, मुझे यह प्रसारित करना अजीब लगा कि मैं "गहरे काम में" या "दोपहर 3 बजे तक ऑफ़लाइन" था। यह स्व-सचेतन रूप से उत्पादकता-संकेत की तरह लगता है। और यह किसी इनबॉक्स की तुलना में स्लैक चैनल पर अधिक आसान लगता है। <पी> लेकिन स्थिति संदेश आपकी उपलब्धता को स्पष्ट करने में मदद करते हैं। यह एक बाड़ की तरह है जो बाद में रक्षात्मक ईमेल भेजने की आवश्यकता के बिना आपके समय की रक्षा करता है, खासकर किसी प्रबंधक या बॉस को। तत्काल उत्तर श्रृंखला को रोकें
<पी> ईमेल लिखते समय, भेजें के आगे वाले तीर पर क्लिक करें और भेजने का समय निर्धारित करें चुनें . सुझाया गया समय चुनें या दिनांक और समय चुनें चुनें . आप अनुसूचित के अंतर्गत निर्धारित ईमेल की भी समीक्षा कर सकते हैं बाएँ साइडबार में फ़ोल्डर। <पी> आप अपनी ईमेल प्रोसेसिंग को शाम को बैच कर सकते हैं और अगले दिन सुबह 9 बजे सब कुछ वितरित कर सकते हैं। जैसे ही मैं उत्तर लिखना समाप्त कर देता था, वैसे ही मैं उत्तर देना बंद कर देता था। यह उत्पादक लगा। लेकिन इसने आगे-पीछे के आदान-प्रदान को भी खोल दिया जहां हर ईमेल अत्यावश्यक महसूस होता था। <पी> अब जब यह मुझे उपयुक्त लगता है तो मैं ड्राफ्ट तैयार कर लेता हूं और इसे व्यावसायिक घंटों के दौरान भेज देता हूं। वह छोटी सी देरी मेरी तात्कालिकता को कम करती है, मुझे संदेशों के माध्यम से स्पष्ट दिमाग से सोचने में मदद करती है, और मुझे स्वस्थ सीमाओं के भीतर रहने में मदद करती है। स्नूज़ समय सेट करें जो आपके शेड्यूल से मेल खाता हो
ईमेल को भविष्य में पुश करें
<पी> किसी ईमेल पर होवर करें और स्नूज़ करने के लिए घड़ी आइकन पर क्लिक करें , या संदेश खोलें और स्नूज़ चुनें शीर्ष पट्टी से. यदि आप इसे नहीं देखते हैं, तो सेटिंग्स -> सभी सेटिंग्स देखें -> सामान्य -> होवर क्रियाएं पर जाएं। - होवर क्रियाएँ सक्षम करें . आप ईमेल के एक बैच को स्नूज़ भी करते हैं और मेल स्वाइप क्रियाओं का उपयोग करते हैं अपने मोबाइल पर स्वाइप करके उन्हें स्नूज़ करने के लिए। स्नूज़ का उपयोग करने का साइड फ़ायदा कम दृश्य अव्यवस्था है। <पी> मैंने शायद ही इस सुविधा का उपयोग किया क्योंकि मुझे ईमेल का जवाब देना भूल जाने का डर था। लेकिन स्नूज़ का समय मनमाना नहीं होना चाहिए। अब, मैं एक कस्टम समय सेट करता हूं (उदाहरण के लिए, दोपहर के समय कम ऊर्जा वाली विंडो) जब ईमेल चेक करने से उत्पादकता में कोई कमी नहीं आती है। <पी> स्नूज़ टाइम को नजेज जैसी अन्य जीमेल सुविधाओं के साथ जोड़ने पर विचार करें और स्मार्ट रिप्लाई अपनी ईमेल उत्पादकता बढ़ाने के लिए। आपका ध्यान चुराने वाले ईमेल थ्रेड को म्यूट करें
वास्तविक संदेशों को हटाए बिना शोर वाले समूह थ्रेड को शांत करें
<पी> शोर-शराबे वाली बातचीत खोलें, तीन-बिंदु वाले मेनू पर क्लिक करें और म्यूट चुनें . थ्रेड आपके इनबॉक्स को छोड़ देता है और सीधे सभी मेल पर चला जाता है . आपको अभी भी संदेश प्राप्त होंगे, लेकिन वे तुरंत ध्यान देने की मांग नहीं करेंगे। <पी> यदि कुछ महत्वपूर्ण घटित होता तो मैं प्रत्येक धागे को दृश्यमान रखता था। छूट जाने के डर ने मुझे उन वार्तालापों से बांधे रखा जिनका मेरे वास्तविक काम से कोई लेना-देना नहीं था। मुझे कहीं पढ़ा हुआ याद है "नक़ल किए जाने का मतलब ज़िम्मेदार होना नहीं है"! <पी> म्यूट थ्रेड अभी भी खोजे जाने योग्य हैं. यदि किसी को म्यूट थ्रेड पर आपके इनपुट की सख्त जरूरत है, तो वे सीधे आपके ईमेल पते को "टू" या "सीसी" लाइन में जोड़ देंगे, जो स्वचालित रूप से बातचीत को अनम्यूट कर देता है। म्यूट सुविधा के सक्रिय उपयोग से, आपका इनबॉक्स अन्य लोगों की प्राथमिकताओं के लिए अधिसूचना फ़ीड के रूप में कार्य करना बंद कर देता है। <पी> 
संबंधित आपको हर Gmail सेटिंग को एक साथ बदलने की ज़रूरत नहीं है
<पी> ईमेल चिंता वास्तविक है. FOMO बिल्कुल सच है. लेकिन अपने ईमेल के साथ बेहतर ढंग से काम करने की क्षमता हमारे हाथ में है। हम केवल छोटे-छोटे प्रयोगों से ही सीख सकते हैं। इसलिए, एक या दो दिन के लिए वेकेशन रिस्पॉन्डर चालू करें, स्टार के बजाय स्नूज़ करें और हर गैर-जरूरी उत्तर को शेड्यूल करें। आपके इनबॉक्स में आने वाले उत्तर इन प्रयोगों का उत्तर होंगे।
