बिल गेट्स दो स्क्रीन के साथ ईमेल कैसे प्रबंधित करते हैं

सोचें कि पिछले दशक में इंटरनेट कितना बदल गया है। रिस्पॉन्सिव वेब डिज़ाइन। हर जगह वाई-फाई उपलब्धता। उत्पादकता डेस्कटॉप ऐप्स से वेब ऐप्स में स्थानांतरित हो रही है। पूरा वेब बिना किसी दूसरे विचार के हमारी जेब में घूम रहा है।

लेकिन एक चीज है जो नहीं बदली है: ईमेल। वास्तव में, आज हम जो ईमेल भेजते हैं, वे 1971 में भेजे गए पहले ईमेल के समान हैं - मुख्य अंतर यह है कि हमें जितनी बड़ी मात्रा में ईमेल से निपटना पड़ता है। क्या आप जानते हैं कि हर एक सेकंड में 2.4 मिलियन ईमेल भेजे जाते हैं?

बेशक, आप जानते थे। आप हर बार अपना इनबॉक्स खोलते समय और स्पैम, कार्यों और पत्राचार की भारी मात्रा को देखकर उस संख्या को महसूस कर सकते हैं। लेकिन यहां एक और चीज है जो नहीं बदली है: 2006 में बिल गेट्स ने अपने ईमेल को जिस तरह से संभाला था, वह आज भी प्रासंगिक और प्रभावी है।

बिल गेट्स रोजाना सैकड़ों ईमेल कैसे संभालते हैं

CNN के लिए लिखे एक लेख में, गेट्स ने अपनी तथाकथित "डिजिटल वर्कस्टाइल" रखी और बताया कि वह समय पर और व्यवस्थित तरीके से चीजों को कैसे पूरा करते हैं। उनकी पूरी दिनचर्या में SharePoint और OneNote जैसे टूल शामिल हैं, लेकिन हम सिर्फ उनकी ईमेल प्रक्रिया को देखेंगे, जिसमें तीन भाग हैं:

1. डुअल मॉनिटर -- वास्तव में, गेट्स अपने वर्कस्टेशन सेटअप में तीन मॉनिटर होने का उल्लेख करते हैं, लेकिन उनमें से केवल दो ईमेल के लिए प्रासंगिक हैं। बायां मॉनिटर हमेशा अपने इनबॉक्स को प्रदर्शित करने के लिए समर्पित है। दायां मॉनिटर ईमेल पढ़ने और जवाब देने के लिए उपयोग किया जाता है।
2. फ़िल्टर और व्हाइटलिस्ट -- गेट्स के पास केवल "सैकड़ों" ईमेल कैसे हैं? उनकी प्रमुखता के स्तर के साथ, क्या यह "हजारों" की तरह नहीं होना चाहिए? उनकी चाल सरल है: वह व्हाइटलिस्ट का उपयोग करके अपने इनबॉक्स को फ़िल्टर करते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि उन्हें केवल कंपनी के भीतर से, पार्टनर कंपनियों से, और उनके सहायक से ईमेल मिले। बाकी सब कुछ उनके पास इसे देखने का मौका मिलने से पहले ही हटा दिया जाता है।
3. इनबॉक्स को टू-डू सूची के रूप में -- हालांकि हमने आपको दिखाया है कि टू-डू सूची ऐप्स हो सकते हैं उपयोगी, गेट्स कहते हैं कि वह "टू-डू सूचियों पर बड़ा नहीं हैं।" इसके बजाय, वह अपने ईमेल को दिन के लिए अपने कार्यों के रूप में देखते हैं, उन्हें सामग्री और प्राथमिकता के आधार पर फ़ोल्डर्स में चिह्नित और क्रमबद्ध करते हैं। वह कहते हैं: "हम अब उस बिंदु पर हैं जहां चुनौती यह नहीं है कि ईमेल के साथ प्रभावी ढंग से कैसे संवाद किया जाए, यह सुनिश्चित करना है कि आप अपना समय उस ईमेल पर बिताएं जो सबसे ज्यादा मायने रखता है।"

बस। कोई गुप्त मंत्र या गूढ़ कदम नहीं। कोई भुगतान किए गए टूल या सेवाएं नहीं। कोई क्रांतिकारी अवधारणाएं नहीं। अगर बिल गेट्स ईमेल फ़िल्टर से ज्यादा जटिल किसी चीज का सहारा लिए बिना अपने इनबॉक्स को वश में कर सकते हैं, तो आप भी कर सकते हैं।

बिल गेट्स की तरह अपना इनबॉक्स सेट करना

प्रक्रिया त्वरित और आसान है। यदि आपके पास सेट अप करने के लिए बहुत सारे फ़िल्टर हैं, तो इसमें 30 मिनट से अधिक नहीं लगना चाहिए। अधिकांश उपयोगकर्ताओं के लिए, आप 10 मिनट से कम समय में जाने के लिए तैयार हो सकते हैं। यहां आप क्या करते हैं।

अपने मॉनिटर की व्यवस्था

हर गंभीर ऑफिस वर्कर के पास कम से कम दो मॉनिटर होने चाहिए। तीन आदर्श है लेकिन बजट या वर्कस्टेशन स्पेस की सीमाओं के कारण संभव नहीं हो सकता है। तीन से अधिक अत्यधिक है और संभवतः आपकी उत्पादकता को आगे नहीं बढ़ाएगा। लेकिन दो पर्याप्त से अधिक हैं। एक लैपटॉप प्लस मॉनिटर भी काम करता है।

दो मॉनिटर नहीं हैं? यह ठीक है! सब खो नहीं गया है। पढ़ते रहें क्योंकि हम अंत के पास एक वैकल्पिक विधि प्रदान करते हैं।

डुअल मॉनिटर के लिए दो मुख्य सेटअप हैं। यदि दो मॉनिटर बिल्कुल समान हैं, तो आप उन्हें साइड-बाय-साइड या एक-दूसरे के ऊपर रख सकते हैं जिसमें आपकी आईलाइन विभाजन के साथ आराम कर रही हो। यदि दो मॉनिटर असममित हैं, तो बड़े स्क्रीन को अपने सामने रखें (हमेशा की तरह) और छोटी स्क्रीन को साइड में सेट करें। इस मामले में, आपका ईमेल क्लाइंट छोटी स्क्रीन पर होना चाहिए।

एक उत्पादक डुअल-मॉनिटर वर्कफ़्लो के लिए हमारे सुझाव देखें। इसके अलावा, मैं वर्टिकल टास्कबार पर स्विच करने की अत्यधिक अनुशंसा करता हूं, जो मल्टी-मॉनिटर सेटअप में उत्पादकता और स्क्रीन स्पेस दोनों के संदर्भ में कहीं अधिक कुशल हो सकता है।

अपने ईमेल फ़िल्टर करना

हर आधुनिक ईमेल क्लाइंट और ईमेल सेवा किसी न किसी रूप में फ़िल्टरिंग और व्हाइटलिस्टिंग प्रदान करती है। यदि आपका नहीं करता है, तो आपको वास्तव में उस पर स्विच करने पर विचार करना चाहिए जिसमें यह हो। फ़िल्टरिंग की कमी अपने आप में डीलब्रेकर नहीं है, लेकिन यह संकेत दे सकता है कि आपका क्लाइंट या सेवा अन्य क्षेत्रों (जैसे सुरक्षा) में पुराना है।

• वेब-आधारित ईमेल सेवा का उपयोग कर रहे हैं? हमारे पास Gmail, Yahoo, और Outlook.com में फ़िल्टर सेट करने के निर्देश हैं। उतना ही महत्वपूर्ण है व्हाइटलिस्ट सेट करना: Gmail, Yahoo, और Outlook.com।
• Outlook डेस्कटॉप क्लाइंट का उपयोग कर रहे हैं? हमारे पास Outlook को अव्यवस्थित करने के लिए हमारे संग्रह के हिस्से के रूप में ईमेल फ़िल्टर और व्हाइटलिस्ट सेट करने के निर्देश हैं। टिप्स #4 और #5 पर विशेष ध्यान दें।
• Thunderbird डेस्कटॉप क्लाइंट का उपयोग कर रहे हैं? हमारे पास Thunderbird में ईमेल फ़िल्टर और Thunderbird में व्हाइटलिस्ट के लिए भी निर्देश हैं। हालांकि, चूंकि Thunderbird पर विकास लगभग बंद हो गया है, आप दूसरे क्लाइंट पर स्विच करने के बारे में सोचना चाह सकते हैं।

तो, आपको किस तरह के फ़िल्टर बनाने चाहिए?

सबसे पहले, सुनिश्चित करें कि आप अपने ईमेल क्लाइंट के स्पैम या जंक फीचर्स का उपयोग करते हैं। यदि आपको स्पैम प्राप्त होता है, तो इसे स्पैम के रूप में चिह्नित करें! यह आपकी ईमेल सेवा को भविष्य में स्पैम को बेहतर ढंग से पहचानने में मदद करता है। या Postbox जैसे क्लाइंट के मामले में, जंक के रूप में चिह्नित करने से यह संभावित जंक संदेशों को ऑटो-फ़िल्टर करने में मदद करता है।

अगला, लगातार और महत्वपूर्ण संपर्कों को अपनी व्हाइटलिस्ट में जोड़ें। यह इन संपर्कों से आने वाले किसी भी ईमेल को गलती से स्पैम या जंक के रूप में चिह्नित होने से रोकता है। चूंकि स्पैम फ़िल्टर को प्रभावी होने के लिए आक्रामक होने की आवश्यकता होती है, यह एक महत्वपूर्ण कदम है जिसे आपको नहीं छोड़ना चाहिए।

अंत में, नए ईमेल को फ़ोल्डर्स में सॉर्ट करने के लिए फ़िल्टर का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, @makeuseof.com से सभी ईमेल मेरे वर्क फ़ोल्डर में जाएंगे जबकि पार्टनर्स के ईमेल स्पॉन्सर्स फ़ोल्डर में जाएंगे। आप उन ईमेल के लिए विशिष्ट फ़िल्टर भी बना सकते हैं जो किसी तरह आपके स्पैम फ़िल्टर को बायपास करते रहते हैं।

ईमेल को टू-डू कार्यों के रूप में उपयोग करना

ट्रेंडी "इनबॉक्स ज़ीरो" आंदोलन से धोखा न खाएं। हालांकि यह हर दिन अपना इनबॉक्स खाली करने का एक अच्छा विचार लग सकता है, यह वास्तव में आपके इनबॉक्स पागलपन को हल नहीं कर सकता है। वास्तव में, बिल गेट्स अकेले नहीं हैं जो आपके इनबॉक्स को टू-डू सूची के रूप में उपयोग करने का सुझाव देते हैं।

यह मानते हुए कि आपने अपने फ़िल्टर सही ढंग से सेट किए हैं, आपके ईमेल अब स्वचालित रूप से प्रासंगिक फ़ोल्डर्स में सॉर्ट हो जाने चाहिए। अब आपको बस उनके माध्यम से जाना है और उन्हें चिह्नित, संग्रहीत, या हटाना है।

• चिह्नित करना -- Gmail और Yahoo में, आप ईमेल को "स्टार" कर सकते हैं। Postbox में, आप "मार्क एज़ रिमाइंडर" कर सकते हैं जो मूल रूप से वही चीज है। किसी भी तरह, प्रभाव समान है: आप एक नज़र में देख सकते हैं कि किन ईमेल को अभी भी आपके ध्यान की आवश्यकता है। साथ ही, आप "स्टार्ड" या "रिमाइंडर" द्वारा फ़िल्टर कर सकते हैं -- बूम, अब आपके पास अपनी टू-डू सूची है।
• संग्रहीत करना -- यदि आप अधिकांश की तरह हैं, तो आप शायद संदर्भ या सुरक्षित रखने के लिए पढ़े हुए ईमेल को अपने इनबॉक्स में रखते हैं। दुर्भाग्य से, यह अव्यवस्था का एक बड़ा स्रोत है और आपको उन ईमेल को इसके बजाय संग्रहीत करना चाहिए। संग्रहीत ईमेल एक विशेष फ़ोल्डर में रखे जाते हैं, जिससे आप उन्हें आवश्यकता पड़ने पर फिर से देख सकते हैं बिना उन्हें अपने इनबॉक्स में अव्यवस्थित किए।
• हटाना -- कोई भी ईमेल जिसे आप सहेजना नहीं चाहते, उसे हटा दिया जाना चाहिए। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपको बाद में इसकी आवश्यकता होगी, तो इसे संग्रहीत करें। अन्यथा, इसे हटा दें। अपने इनबॉक्स को साफ रखने से आपके पूर्ण ध्यान की प्रतीक्षा कर रहे कार्यों से निपटना कम तनावपूर्ण हो जाता है।

क्या होगा यदि आपके पास केवल एक मॉनिटर है?

आप हमेशा वर्चुअल डेस्कटॉप का उपयोग कर सकते हैं।

एक वर्चुअल डेस्कटॉप मूल रूप से Windows में एक अलग कार्यक्षेत्र है जो अपने स्वयं के खुले ऐप्स के सेट को प्रबंधित करता है। इस मामले में, आपके पास एक वर्चुअल डेस्कटॉप हो सकता है जो आपके ईमेल क्लाइंट को समर्पित है और दूसरा ब्राउज़िंग या काम करने के लिए। उनके बीच स्विच करना कीबोर्ड शॉर्टकट जितना सरल है, और आप जितने चाहें उतने वर्चुअल डेस्कटॉप रख सकते हैं।

शुरू करने के लिए, वर्चुअल डेस्कटॉप के हमारे परिचय और अपने वर्चुअल डेस्कटॉप उत्पादकता को अधिकतम करने के लिए हमारे सुझावों को देखें। यह बेहद उपयोगी है और मैं इसे उन सुविधाओं में से एक मानता हूं जो Windows 10 में अपग्रेड करना सार्थक बनाती हैं।

कुछ मायनों में, मुझे लगता है कि वर्चुअल डेस्कटॉप रास्ता डुअल-मॉनिटर सेटअप से अधिक उत्पादक हो सकता है। दो मॉनिटर के साथ, आप लगातार ईमेल उत्तेजनाओं से घिरे रहते हैं। वर्चुअल डेस्कटॉप के साथ, आप एक समय में एक चीज़ पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं -- और जैसा कि हम सभी जानते हैं, मल्टीटास्किंग उत्पादकता के लिए खराब है।

अब जब आप जानते हैं कि बिल गेट्स की तरह ईमेल कैसे प्रबंधित करें, तो हमें बताएं कि यह आपके लिए कैसे काम करता है। यदि आप एक अलग तकनीक का उपयोग करते हैं, तो हमें इसके बारे में सुनना अच्छा लगेगा। नीचे टिप्पणी में हमारे साथ साझा करें!