बिल गेट्स दो स्क्रीन वाले ईमेल का प्रबंधन कैसे करते हैं

इस बारे में सोचें कि पिछले एक दशक में इंटरनेट कितना बदल गया है। प्रतिक्रियात्मक वेब डिज़ाइन। हर जगह वाई-फाई की उपलब्धता। उत्पादकता डेस्कटॉप ऐप्स से वेब ऐप्स में स्थानांतरित हो रही है। पूरा वेब बिना किसी दूसरे विचार के हमारी जेब में घूम गया।

लेकिन एक चीज है जो नहीं बदली है:ईमेल। वास्तव में, आज हम जो ईमेल भेजते हैं, वे 1971 में भेजे गए पहले ईमेल से काफी मिलते-जुलते हैं - मुख्य अंतर यह है कि हमें ईमेल की भारी मात्रा का सामना करना पड़ता है। क्या आप जानते हैं कि हर सेकेंड में 2.4 मिलियन ईमेल भेजे जाते हैं?

बिलकुल तुमने किया। आप महसूस कर सकते हैं वह नंबर हर बार जब आप अपना इनबॉक्स खोलते हैं और स्पैम, कार्यों और पत्राचार की भारी मात्रा में आहें भरते हैं। लेकिन यहाँ एक और चीज़ है जो नहीं बदली है:जिस तरह से बिल गेट्स ने 2006 में अपने ईमेल को संभाला वह आज भी प्रासंगिक और प्रभावी है।

बिल गेट्स रोजाना सैकड़ों ईमेल कैसे संभालते हैं

सीएनएन के लिए लिखे गए एक लेख में, गेट्स ने अपनी तथाकथित "डिजिटल कार्यशैली" और कैसे वह चीजों को समय पर और व्यवस्थित तरीके से पूरा करने का प्रबंधन करता है, के बारे में बताया। उसकी पूरी दिनचर्या में SharePoint और OneNote जैसे उपकरण शामिल हैं, लेकिन हम केवल उसकी ईमेल प्रक्रिया को देखेंगे, जिसके तीन भाग हैं:

1. दोहरी मॉनिटर -- दरअसल, गेट्स ने तीन . होने का उल्लेख किया है अपने वर्कस्टेशन सेटअप में मॉनिटर करता है, लेकिन उनमें से केवल दो ईमेल के लिए प्रासंगिक हैं। बायां मॉनिटर अपने इनबॉक्स को हमेशा प्रदर्शित करने के लिए समर्पित है। ईमेल पढ़ने और उनका जवाब देने के लिए सही मॉनिटर का उपयोग किया जाता है।
2. फ़िल्टर और श्वेतसूची -- कैसे गेट्स के पास केवल "सैकड़ों" ईमेल हैं? उसकी प्रमुखता के स्तर के साथ, क्या यह "हजारों" जैसा नहीं होना चाहिए? उसकी चाल सरल है:वह एक श्वेतसूची का उपयोग करके अपने इनबॉक्स को फ़िल्टर करता है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि उसे केवल कंपनी के भीतर, भागीदार कंपनियों और उसके सहायक से ईमेल प्राप्त हों। उसे देखने का मौका मिलने से पहले ही सब कुछ बह जाता है।
3. कार्य सूची के रूप में इनबॉक्स करें -- हालांकि हमने आपको दिखाया है कि टू-डू सूची ऐप्स कर सकते हैं उपयोगी हो, गेट्स का कहना है कि वह "टू-डू लिस्ट में बड़ा नहीं है।" इसके बजाय, वह अपने ईमेल को दिन के लिए अपने कार्यों के रूप में देखता है, उन्हें सामग्री और प्राथमिकता के आधार पर फ़ोल्डरों में चिह्नित और क्रमबद्ध करता है। वे कहते हैं:"अब हम उस बिंदु पर हैं जहां चुनौती ईमेल के साथ प्रभावी ढंग से संवाद करने की नहीं है, यह सुनिश्चित करना है कि आप अपना समय उस ईमेल पर व्यतीत करें जो सबसे महत्वपूर्ण है ।"

यही बात है। कोई गुप्त मंत्र या गूढ़ कदम नहीं। कोई भुगतान उपकरण या सेवाएं नहीं। कोई क्रांतिकारी अवधारणा नहीं। यदि बिल गेट्स ईमेल फ़िल्टर से अधिक जटिल किसी चीज़ का सहारा लिए बिना अपने इनबॉक्स को नियंत्रित कर सकते हैं, तो आप भी ऐसा कर सकते हैं।

बिल गेट्स की तरह अपना इनबॉक्स सेट करना

प्रक्रिया त्वरित और आसान है। यदि आपके पास सेट अप करने के लिए बहुत सारे फ़िल्टर हैं, तो इसमें 30 मिनट से अधिक का समय नहीं लगना चाहिए। अधिकांश उपयोगकर्ताओं के लिए, आप 10 मिनट से कम समय में जाने के लिए तैयार हो सकते हैं। यहाँ आप क्या करते हैं।

अपने मॉनिटर्स को व्यवस्थित करना

प्रत्येक गंभीर कार्यालय कर्मचारी के पास कम से कम दो मॉनिटर होने चाहिए। तीन आदर्श है लेकिन बजट या वर्कस्टेशन की जगह की सीमा के कारण संभव नहीं हो सकता है। कोई भी तीन से अधिक अत्यधिक है और संभवतः आपकी उत्पादकता को और बढ़ावा नहीं देगा। लेकिन दो पर्याप्त से अधिक हैं। एक लैपटॉप प्लस मॉनिटर भी काम करता है।

आपके पास दो मॉनीटर नहीं हैं? वह ठीक है! सब खो नहीं गया है। पढ़ना जारी रखें क्योंकि हम अंत में एक वैकल्पिक विधि प्रदान करते हैं।

दोहरे मॉनिटर के लिए दो मुख्य सेटअप हैं। यदि दो मॉनिटर बिल्कुल समान हैं, तो आप उन्हें एक-दूसरे के साथ-साथ या एक के ऊपर-एक-दूसरे को अपनी आईलाइन के साथ डिवाइड के साथ आराम कर सकते हैं। यदि दो मॉनिटर विषम हैं, तो बड़ी स्क्रीन को अपने सामने रखें (सामान्य की तरह) और छोटी स्क्रीन को किनारे पर सेट करें। इस मामले में, आपका ईमेल क्लाइंट छोटी स्क्रीन पर होना चाहिए।

एक उत्पादक दोहरे-मॉनिटर वर्कफ़्लो के लिए हमारी युक्तियां देखें। इसके अलावा, मैं एक लंबवत टास्कबार पर स्विच करने की अत्यधिक अनुशंसा करता हूं, जो उत्पादकता और स्क्रीन स्पेस दोनों के मामले में बहु-मॉनिटर सेटअप में कहीं अधिक कुशल हो सकता है।

अपना ईमेल फ़िल्टर करना

प्रत्येक आधुनिक ईमेल क्लाइंट और ईमेल सेवा किसी न किसी रूप में फ़िल्टरिंग और श्वेतसूची प्रदान करती है। यदि आपका नहीं है, तो आपको वास्तव में उस पर स्विच करने पर विचार करना चाहिए जो करता है। फ़िल्टरिंग की कमी अपने आप में एक डीलब्रेकर नहीं है, लेकिन यह संकेत दे सकती है कि आपका क्लाइंट या सेवा अन्य क्षेत्रों (जैसे सुरक्षा) में पुरानी है।

• वेब-आधारित ईमेल सेवा का उपयोग कर रहे हैं? हमारे पास Gmail, Yahoo और Outlook.com में फ़िल्टर सेट करने के निर्देश हैं। श्वेतसूची स्थापित करना भी उतना ही महत्वपूर्ण है:जीमेल, याहू और आउटलुक डॉट कॉम।
• Outlook डेस्कटॉप क्लाइंट का उपयोग कर रहे हैं? आउटलुक को अव्यवस्थित करने के लिए हमारे सुझावों के संग्रह के हिस्से के रूप में हमारे पास ईमेल फिल्टर और श्वेतसूची स्थापित करने के निर्देश हैं। टिप्स #4 और #5 पर विशेष ध्यान दें।
• थंडरबर्ड डेस्कटॉप क्लाइंट का उपयोग कर रहे हैं? हमारे पास थंडरबर्ड में ईमेल फ़िल्टर और थंडरबर्ड में श्वेतसूची के निर्देश भी हैं। हालांकि, चूंकि थंडरबर्ड पर विकास बंद हो गया है, इसलिए आप किसी अन्य क्लाइंट पर स्विच करने के बारे में सोच सकते हैं।

तो, आपको किस तरह के फ़िल्टर बनाने चाहिए?

सबसे पहले चीज़ें, सुनिश्चित करें कि आप अपने ईमेल क्लाइंट की स्पैम या जंक सुविधाओं का उपयोग करते हैं। यदि आप स्पैम प्राप्त करते हैं, तो इसे स्पैम के रूप में चिह्नित करें! यह आपकी ईमेल सेवा को भविष्य में स्पैम को बेहतर ढंग से पहचानने में मदद करता है। या पोस्टबॉक्स जैसे क्लाइंट के मामले में, जंक के रूप में चिह्नित करने से संभावित जंक संदेशों को ऑटो-फ़िल्टर करने में मदद मिलती है।

अगला, अपनी श्वेतसूची में अक्सर और महत्वपूर्ण संपर्क जोड़ें। यह इन संपर्कों से आने वाले किसी भी ईमेल को गलती से स्पैम या जंक के रूप में चिह्नित किए जाने से रोकता है। चूंकि स्पैम फ़िल्टर प्रभावी होने के लिए आक्रामक होने की आवश्यकता है, यह एक महत्वपूर्ण कदम है जिसे आपको छोड़ना नहीं चाहिए।

अंत में, नए ईमेल को फ़ोल्डर में क्रमित करने के लिए फ़िल्टर का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, @makeuseof.com के सभी ईमेल मेरे कार्य फ़ोल्डर में जाएंगे जबकि भागीदारों के ईमेल प्रायोजक फ़ोल्डर में जाएंगे। आप ईमेल के लिए विशिष्ट फ़िल्टर भी बना सकते हैं जो किसी न किसी तरह आपके स्पैम फ़िल्टर को बायपास करते रहते हैं।

ईमेल को टू-डू टास्क के रूप में उपयोग करना

ध्यान रखें कि ट्रेंडी "इनबॉक्स जीरो" मूवमेंट से धोखा न खाएं। हालांकि हर दिन अपना इनबॉक्स खाली करना एक अच्छा विचार प्रतीत हो सकता है, लेकिन यह वास्तव में आपके इनबॉक्स पागलपन को हल नहीं कर सकता है। वास्तव में, केवल बिल गेट्स ही आपके इनबॉक्स को टू-डू सूची के रूप में उपयोग करने का सुझाव देने वाले नहीं हैं।

यह मानते हुए कि आपने अपने फ़िल्टर सही तरीके से सेट किए हैं, आपके ईमेल अब स्वचालित रूप से प्रासंगिक फ़ोल्डरों में क्रमबद्ध हो जाने चाहिए। अब आपको बस उन्हें पढ़ने और उन्हें चिह्नित करने, संग्रहीत करने या हटाने की आवश्यकता है।

• चिह्नित करना -- जीमेल और याहू में, आप ईमेल को "स्टार" कर सकते हैं। पोस्टबॉक्स में, आप "रिमाइंडर के रूप में चिह्नित" कर सकते हैं जो मूल रूप से वही बात है। किसी भी तरह से, प्रभाव वही है:आप एक नज़र में देख सकते हैं कि कौन से ईमेल अभी भी आपके ध्यान की आवश्यकता है। इसके अलावा, आप "तारांकित" या "अनुस्मारक" द्वारा फ़िल्टर कर सकते हैं - बूम, अब आपके पास अपनी टू-डू सूची है।
• संग्रहीत करना -- यदि आप सबसे अधिक पसंद करते हैं, तो संभवतः आप संदर्भ या सुरक्षित रखने के लिए अपने इनबॉक्स में पढ़े गए के रूप में चिह्नित ईमेल रखते हैं। दुर्भाग्य से, यह अव्यवस्था का एक बड़ा स्रोत है और आपको इसके बजाय उन ईमेल को संग्रहित करना चाहिए। संग्रहीत ईमेल एक विशेष फ़ोल्डर में संग्रहीत किए जाते हैं, जिससे आप अपने इनबॉक्स को अव्यवस्थित किए बिना आवश्यक होने पर उन्हें फिर से देख सकते हैं।
• हटाना -- कोई भी ईमेल जिसे आप सहेजना नहीं चाहते उसे हटा दिया जाना चाहिए. यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपको बाद में इसकी आवश्यकता होगी, तो इसे संग्रहीत करें। अन्यथा, इसे हटा दें। अपने इनबॉक्स को साफ रखने से आपका पूरा ध्यान आने वाले कार्यों से निपटने में तनाव कम होता है।

क्या होगा यदि आपके पास केवल एक मॉनिटर है?

आप इसके बजाय कभी भी वर्चुअल डेस्कटॉप का उपयोग कर सकते हैं।

एक वर्चुअल डेस्कटॉप मूल रूप से विंडोज़ में एक अलग कार्यक्षेत्र है जो खुले ऐप्स के अपने सेट का प्रबंधन करता है। इस मामले में, आपके पास एक वर्चुअल डेस्कटॉप आपके ईमेल क्लाइंट को समर्पित हो सकता है और दूसरा ब्राउज़िंग या काम करने के लिए। उनके बीच स्विच करना एक कीबोर्ड शॉर्टकट जितना आसान है, और आपके पास जितने चाहें उतने वर्चुअल डेस्कटॉप हो सकते हैं।

आरंभ करने के लिए, वर्चुअल डेस्कटॉप के लिए हमारा परिचय और अपने वर्चुअल डेस्कटॉप उत्पादकता को अधिकतम करने के लिए हमारे सुझावों को देखें। यह बेहद उपयोगी है और मैं इसे उन विशेषताओं में से एक मानता हूं जो विंडोज 10 के उन्नयन को सार्थक बनाती हैं।

कुछ मायनों में, मुझे लगता है कि वर्चुअल डेस्कटॉप रूट डुअल-मॉनिटर सेटअप की तुलना में अधिक उत्पादक हो सकता है। दो मॉनिटर के साथ, आप लगातार ईमेल उत्तेजनाओं के साथ बमबारी कर रहे हैं। वर्चुअल डेस्कटॉप के साथ, आप एक समय में एक ही चीज़ पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं -- और जैसा कि हम सभी जानते हैं, मल्टीटास्किंग उत्पादकता के लिए खराब है।

अब जब आप बिल गेट्स जैसे ईमेल प्रबंधित करना जानते हैं, तो आइए जानते हैं कि यह आपके लिए कैसे काम करता है। यदि आप किसी भिन्न तकनीक का उपयोग करते हैं, तो हमें इसके बारे में सुनना अच्छा लगेगा। नीचे टिप्पणी में हमारे साथ साझा करें!