अपनी टीम को सहयोग करने दें और उनके इनबॉक्स को लीन रखें

जबकि ईमेल सेवाएं क्रॉस-प्लेटफॉर्म एक्सेस के साथ सार्वभौमिक हैं, ईमेल बोझिल हो सकते हैं जब लोगों का एक समूह परियोजनाओं पर सहयोग कर रहा हो, फ़ाइलें साझा कर रहा हो, चर्चा कर रहा हो, और कार्यों का प्रबंधन कर रहा हो। यहां तक कि जीमेल में फ़ोल्डर्स और लेबल सिस्टम भी एक अच्छा समाधान नहीं हो सकता है। ईमेल के विकल्प के रूप में, Oogwave और Twoodo टीम सहयोग और परियोजना प्रबंधन के लिए एक सरल नेटवर्क और चर्चा थ्रेड समाधान प्रदान करते हैं। इस तरह के उपकरण ऑनलाइन मीटिंग्स के लिए भी बहुत उपयोगी हैं।

Oogwave कैसे काम करता है

Oogwave तीन ऑनलाइन योजनाएं प्रदान करता है: 20 सदस्यों तक के लिए मुफ्त बेसिक, $49 प्रति माह के लिए बिजनेस, और 100+ सदस्यों के लिए एंटरप्राइज़, $3/उपयोगकर्ता। एक Oogwave खाते में एक सिंगल डैशबोर्ड होता है जहां कर्मचारी या समूह के सदस्य आंतरिक नेटवर्क वर्कस्पेस के माध्यम से संवाद और सहयोग कर सकते हैं। बाहरी नेटवर्क भी गैर-कर्मचारी सदस्यों के साथ सहयोग के लिए सेट किए जा सकते हैं।

ये ऑनलाइन नेटवर्क वर्कस्पेस उन टीमों और विभागों के लिए उपयोगी हैं जिनमें स्टाफ सदस्य भौतिक स्थान के अंदर या बाहर काम करते हैं। वर्कस्पेस को पूरे स्टाफ के लिए उपलब्ध कराया जा सकता है या चुनिंदा सदस्यों तक सीमित किया जा सकता है।

वर्कस्टेशन में चार क्षेत्र होते हैं: गतिविधियां, अपलोड की गई फ़ाइलें और दस्तावेज़, चर्चा थ्रेड, और कार्य योजनाएं। इस प्रकार का सेटअप ईमेल का उपयोग करने से बेहतर बनाता है क्योंकि यह लंबी दूरी की परियोजनाओं और चर्चाओं पर लगातार ईमेल बनाने और आदान-प्रदान करने की आवश्यकता को कम करता है। व्यक्तिगत नेटवर्क को स्टाफ घोषणाओं, फ़ाइल साझाकरण, परियोजना योजनाओं, समूह प्रतिक्रिया और मूल्यांकन, और विभिन्न सामयिक चर्चाओं के लिए सेट किया जा सकता है।

एक वर्कस्टेशन का समूह मालिक स्थान की सामग्री को टीम फ़ाइल साझाकरण, चर्चा या कार्य योजना तक सीमित कर सकता है। स्टाफ सदस्य पूरे स्टाफ को, चुनिंदा सहकर्मियों के साथ निजी तौर पर, या किसी चयनित समूह/वर्कस्टेशन को जल्दी से संदेश लिख और साझा कर सकते हैं।

हालांकि Oogwave का एक समर्पित मोबाइल ऐप नहीं है, लेकिन सेवा को उनके वेब ब्राउज़र के माध्यम से iOS, Android, और BlackBerry उपकरणों पर एक्सेस किया जा सकता है।

Oogwave ईमेल जितना हमेशा सुलभ नहीं हो सकता है, लेकिन यह एक अच्छी बात हो सकती है, क्योंकि यह स्टाफ सदस्यों को भीड़ भरे इनबॉक्स के बाहर महत्वपूर्ण जानकारी प्राप्त करने और प्रबंधनीय वर्कस्पेस में सुव्यवस्थित करने में सक्षम बनाता है।

Twoodo बीटा Oogwave के समान काम करता है जिसमें यह उपयोगकर्ताओं को एक व्यक्तिगत नेटवर्क सेट करने और इसमें अन्य स्टाफ सदस्यों या सहयोगियों को जोड़ने की अनुमति देता है। Twoodo मुझे Google+ और फेसबुक की याद दिलाता है, लेकिन पोस्ट किए गए लिंक और अन्य सामग्री के सभी विकर्षण के बिना।

Twoodo आंतरिक ईमेल को प्रतिस्थापित करने वाले एक सीधे संदेश बोर्ड की तरह है। Wunderlist के समान, एक iPhone टू-डू सूची ऐप, Twoodo नोट्स, टू-डू सूचियों, साझा कार्यों, या विभिन्न विषयों पर चल रही चैट को साझा करने के लिए उपयोगी हो सकता है। यह ज्यादातर "कमांड बॉक्स" नामक चीज़ में किया जाता है, जिसमें उपयोगकर्ता ट्विटर जैसे टैग का उपयोग करके एक स्थान से कार्य, संदेश, कैलेंडर इवेंट और नोट्स बना और प्रबंधित कर सकते हैं। आप मूल रूप से, एक ही वाक्य में, एक संदेश भेज सकते हैं, एक कार्य सूची अपडेट कर सकते हैं, महत्व का स्तर सेट कर सकते हैं और अपने संदेश को टैग कर सकते हैं। यह विंडो खोलने या फॉर्म भरने की आवश्यकता को कम करता है।

बुनियादी वार्तालापों के अलावा, उपयोगकर्ता लिंक की गई फ़ाइलें अपलोड कर सकते हैं, और संदेशों को टू-डू आइटम, एक प्रश्न, या मतदान के लिए एक विषय के रूप में नामित कर सकते हैं। ये "कार्रवाई योग्य" संदेश प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए इनबॉक्स के नीचे फ़िल्टर और समूहित हो जाते हैं।

एक Twoodo नेटवर्क में उपयोगकर्ताओं की एक टीम भी शामिल हो सकती है। टीमों को एक टीम नाम टाइप करके और उन लोगों की उपयोगकर्ता आईडी जोड़कर बनाया जाता है जिन्हें आप टीम में आमंत्रित करना चाहते हैं (उदाहरण, +websiteteam @bakari @tim, @tim)। आप अन्य लोगों को संदेश भी भेज सकते हैं, लेकिन उन्हें Twoodo में शामिल होना होगा और एक उपयोगकर्ता आईडी बनानी होगी, जैसे ट्विटर, फेसबुक, या Google+ पर किया जाता है।

Twoodo थ्रेड एक्सचेंज को सॉर्ट करने के लिए टैग सिस्टम का उपयोग करता है। इस दृष्टिकोण का मतलब है कि जब उपयोगकर्ता किसी टैग पर क्लिक करते हैं तो यह उस टैग वाले सभी संदेशों को प्रस्तुत करेगा, जैसे कि उन्हें एक वास्तविक फ़ाइल फ़ोल्डर में डाल दिया गया हो।

Twoodo पर पोस्ट किए गए संदेश और अन्य गतिविधि हाल ही में अपडेट, प्राथमिकता, या निर्माण तिथियों द्वारा समर्थित हो सकते हैं। Twoodo अपने मुफ्त iPhone ऐप [अब उपलब्ध नहीं] के माध्यम से मोबाइल एक्सेस भी प्रदान करता है, जो ऑनलाइन वेब एप्लिकेशन के कार्यों को दर्शाता है।

यदि आप हैशटैग सिस्टम का उपयोग करने के लिए काफी उत्सुक हैं, तो Twoodo ईमेल के लिए एक साफ वैकल्पिक दृष्टिकोण हो सकता है। हालांकि, Twoodo उस प्रकार की परियोजना प्रबंधन और टीम सहयोग आवश्यकताओं के लिए उतना उपयोगी नहीं हो सकता है जो Oogwave प्रदान करता है।

ईमेल के विकल्प?

अधिकांश लोग अभी भी परियोजनाओं पर सहयोग करने और संचार में बने रहने के लिए ईमेल सिस्टम का उपयोग करते हैं, लेकिन Twoodo और Oogwave जैसे ऑनलाइन टूल आपको सवाल करते हैं कि क्या ईमेल बहुत समय लेने वाले हैं या वास्तव में ऑनलाइन नेटवर्किंग के लिए सबसे उत्पादक विधि हैं।

हमें बताएं कि आप इन सहयोग टूल के बारे में क्या सोचते हैं। क्या ऐसी सुविधाएं हैं जिन्हें आप उनमें जोड़ना चाहेंगे? क्या ऐसी सीमाएं हैं जो आपको और आपकी टीम को उनका उपयोग करने से रोकती हैं? आप किन वैकल्पिक सेवाओं की सिफारिश करते हैं?