जबकि क्रॉस प्लेटफॉर्म एक्सेस के साथ ईमेल सेवाएं सार्वभौमिक हैं, ईमेल बोझिल हो सकते हैं जब लोगों का एक समूह परियोजनाओं पर सहयोग कर रहा हो, फाइलों को साझा कर रहा हो, चर्चा कर रहा हो और कार्यों का प्रबंधन कर रहा हो। यहां तक कि जीमेल में फोल्डर और लेबल सिस्टम भी एक अच्छा समाधान नहीं हो सकता है। ईमेल करने के विकल्प के रूप में, Oogwave और Twoodo टीम सहयोग और परियोजना प्रबंधन के लिए एक सरल नेटवर्क और चर्चा सूत्र समाधान प्रदान करते हैं। इस प्रकार के टूल ऑनलाइन मीटिंग के लिए भी बहुत उपयोगी होते हैं।
Oogwave कैसे काम करता है
Oogwave तीन ऑनलाइन प्लान प्रदान करता है:अधिकतम 20 सदस्यों के लिए निःशुल्क बेसिक, प्रति माह $49 के लिए व्यवसाय, और $3/उपयोगकर्ता के लिए 100+ सदस्यों के साथ उद्यम। Oogwave खाते में एक एकल डैशबोर्ड होता है जहां कर्मचारी या समूह के सदस्य आंतरिक नेटवर्क कार्यस्थान कहलाते हैं, के माध्यम से संवाद और सहयोग कर सकते हैं। गैर-स्टाफ सदस्यों के सहयोग के लिए बाहरी नेटवर्क भी स्थापित किए जा सकते हैं।
ये ऑनलाइन नेटवर्क कार्यस्थान उन टीमों और विभागों के लिए उपयोगी हैं जिनमें कर्मचारी सदस्य किसी भौतिक स्थान के अंदर या बाहर काम करते हैं। कार्यक्षेत्र पूरे स्टाफ के लिए उपलब्ध कराया जा सकता है या चुनिंदा सदस्यों के लिए प्रतिबंधित किया जा सकता है।
कार्यस्थानों में चार क्षेत्र होते हैं:गतिविधियाँ, अपलोड की गई फ़ाइलें और दस्तावेज़, चर्चा सूत्र और कार्य योजनाएँ। इस प्रकार का सेटअप Oogwave के उपयोग को ईमेल के उपयोग से बेहतर बनाता है क्योंकि यह लंबी दूरी की परियोजनाओं और चर्चाओं पर लगातार ईमेल बनाने और आदान-प्रदान करने की आवश्यकता को कम करता है। कर्मचारियों की घोषणाओं, फ़ाइल साझाकरण, परियोजना योजनाओं, समूह प्रतिक्रिया और मूल्यांकन और विभिन्न सामयिक चर्चाओं के लिए अलग-अलग नेटवर्क स्थापित किए जा सकते हैं।
किसी कार्य केंद्र का समूह स्वामी स्थान की सामग्री को टीम फ़ाइल साझाकरण, चर्चा या कार्य योजना तक सीमित कर सकता है। स्टाफ सदस्य जल्दी से पूरे स्टाफ को संदेश लिख सकते हैं और साझा कर सकते हैं, निजी तौर पर चयनित सहकर्मियों के साथ, या किसी चयनित समूह/कार्य केंद्र को।
हालाँकि Oogwave के पास एक समर्पित मोबाइल ऐप नहीं है, फिर भी इस सेवा को iOS, Android और BlackBerry उपकरणों पर उनके वेब ब्राउज़र के माध्यम से एक्सेस किया जा सकता है।
Oogwave हमेशा ईमेल के रूप में सुलभ नहीं हो सकता है, लेकिन यह एक अच्छी बात हो सकती है, क्योंकि यह स्टाफ के सदस्यों को भीड़-भाड़ वाले इनबॉक्स के बाहर महत्वपूर्ण जानकारी प्राप्त करने और प्रबंधनीय कार्यस्थानों में सुव्यवस्थित करने में सक्षम बनाता है।
Twoodo Beta Oogwave की तरह ही काम करता है जिसमें यह उपयोगकर्ताओं को एक व्यक्तिगत नेटवर्क स्थापित करने और अन्य स्टाफ सदस्यों या सहयोगियों को इसमें जोड़ने की अनुमति देता है। Twoodo मुझे Google+ और Facebook की याद दिलाता है, लेकिन पोस्ट किए गए लिंक और अन्य सामग्री से विचलित हुए बिना।
Twoodo एक सीधा संदेश बोर्ड की तरह है जो आंतरिक ईमेल को बदल देता है। Wunderlist के समान, एक iPhone टू-डू सूची ऐप, Twoodo नोट्स साझा करने, टू-डू सूचियों, साझा कार्यों या विभिन्न विषयों के बारे में चल रही चैट के लिए उपयोगी हो सकता है। यह ज्यादातर "कमांड बॉक्स" कहलाता है, जिसमें उपयोगकर्ता एक ही स्थान से कार्यों, संदेशों, कैलेंडर ईवेंट और नोट्स बनाने और प्रबंधित करने के लिए ट्विटर जैसे टैग का उपयोग कर सकते हैं। आप मूल रूप से, एक वाक्य में, एक संदेश भेज सकते हैं, एक कार्य सूची को अपडेट कर सकते हैं, महत्व का स्तर निर्धारित कर सकते हैं और अपने संदेश को टैग कर सकते हैं। यह विंडो खोलने या फ़ॉर्म भरने की आवश्यकता को कम करता है।
बुनियादी बातचीत के अलावा, उपयोगकर्ता लिंक की गई फ़ाइलों को अपलोड कर सकते हैं, और संदेशों को एक टू-डू आइटम, एक प्रश्न या मतदान के लिए एक विषय के रूप में नामित कर सकते हैं। ये "कार्रवाई योग्य" संदेश प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए इनबॉक्स के नीचे फ़िल्टर और समूहित हो जाते हैं।
एक Twoodo नेटवर्क में उपयोगकर्ताओं की एक टीम भी हो सकती है। टीम का नाम लिखकर और उन लोगों की उपयोगकर्ता आईडी जोड़कर टीम बनाई जाती है जिन्हें आप टीम में आमंत्रित करना चाहते हैं (जैसे, +websiteteam @bakari @tim, @tim)। आप अन्य लोगों को भी संदेश भेज सकते हैं, लेकिन उन्हें Twoodo में शामिल होना होगा और एक उपयोगकर्ता आईडी बनाना होगा, जैसे कि यह Twitter, Facebook, या Google+ पर किया जाता है।
थ्रेड एक्सचेंजों को सॉर्ट करने के लिए ट्वूडो टैग सिस्टम का उपयोग करता है। इस दृष्टिकोण का अर्थ है कि जब उपयोगकर्ता किसी टैग पर क्लिक करते हैं तो यह सभी संदेशों को उसी टैग के साथ प्रस्तुत करेगा, जैसे कि उन्हें एक वास्तविक फ़ाइल फ़ोल्डर में डाल दिया गया हो।
Twoodo पर पोस्ट किए गए संदेशों और अन्य गतिविधियों को हाल ही में अद्यतन, प्राथमिकता, या निर्माण तिथियों द्वारा समर्थित किया जा सकता है। Twoodo अपने मुफ़्त iPhone ऐप [अब उपलब्ध नहीं] के माध्यम से मोबाइल एक्सेस भी प्रदान करता है, जो ऑनलाइन वेब एप्लिकेशन के कार्यों को प्रतिबिंबित करता है।
यदि आप हैशटैग सिस्टम का उपयोग करने के लिए बहुत उत्सुक हैं, तो ट्वूडो ईमेल के लिए एक साफ-सुथरा वैकल्पिक तरीका हो सकता है। हालाँकि, Twoodo उस प्रकार के प्रोजेक्ट प्रबंधन और टीम सहयोग के लिए उतना उपयोगी नहीं हो सकता है, जो Oogwave प्रदान करता है।
ईमेल के विकल्प?
अधिकांश लोग अभी भी परियोजनाओं पर सहयोग करने और संचार में बने रहने के लिए ईमेलिंग सिस्टम का उपयोग करते हैं, लेकिन ट्वूडो और ओगवेव जैसे ऑनलाइन टूल आपको सवाल करते हैं कि क्या ईमेल बहुत अधिक समय लेने वाले हैं या वास्तव में ऑनलाइन नेटवर्किंग के लिए सबसे अधिक उत्पादक विधि हैं।
हमें बताएं कि आप इन सहयोग टूल के बारे में क्या सोचते हैं। क्या ऐसी कोई विशेषताएँ हैं जिन्हें आप उनमें जोड़ना चाहते हैं? क्या ऐसी कोई सीमाएँ हैं जो आपको और आपकी टीम को उनका उपयोग करने से रोकती हैं? आप किन वैकल्पिक सेवाओं की सलाह देते हैं?