क्या Gmail में Outlook की तरह प्रीव्यू पेन है? हां! इसमें कई अन्य लो-की विशेषताएं भी हैं जो आपको आश्चर्यचकित कर सकती हैं।
Gmail का डिफ़ॉल्ट इंटरफ़ेस अच्छा है। आप बिना किसी सेटिंग को बदले भी ठीक काम करेंगे, लेकिन अगर आप कुछ बदलाव करें और Gmail की शानदार सुविधाओं का उपयोग करें, तो आपका Gmail वर्कफ़्लो बहुत सरल, तेज़ और बेहतर हो जाएगा।
उनमें से कुछ विशेषताएं इतनी सूक्ष्म हैं कि वे आपका ध्यान नहीं खींचतीं, महत्वहीन लगती हैं, या सेट अप करने में जटिल लगती हैं। लेकिन एक बार जब आप उनका उपयोग करना शुरू करते हैं, तो आप आश्चर्य करेंगे कि आप उनके बिना कैसे काम करते थे।
आइए कुछ ऐसी विशेषताओं का पता लगाएं जो आपने शायद Gmail में पहले देखी हों, लेकिन उन पर ज्यादा ध्यान नहीं दिया या उन्हें अपने वर्कफ़्लो में नहीं जोड़ा।
1. अटैचमेंट रिमाइंडर प्राप्त करें
यदि आप अक्सर अटैचमेंट जोड़ना भूल जाते हैं, तो हर ईमेल की शुरुआत "I have attached" टेक्स्ट से करने की आदत डालें। फिर यदि आप Send दबाने से पहले अटैचमेंट जोड़ने में विफल रहते हैं, तो Gmail आपको उन्हें जोड़ने के लिए प्रेरित करेगा।
बेशक, उन फ़ाइलों को अपलोड करने के बाद जिन्हें अपलोड करने की आवश्यकता है, "I have attached" टेक्स्ट को हटाना याद रखें।
2. सबसे पुराने ईमेल पहले दिखाएं
एक पेज पर ईमेल की संख्या दिखाने वाला छोटा सा टेक्स्ट क्लिक करने योग्य नहीं लगता, लेकिन यह है। इस पर क्लिक करें और आप Gmail को अपने ईमेल को सबसे पुराने से नवीनतम क्रम में सॉर्ट करने के लिए कह सकेंगे - जो डिफ़ॉल्ट के विपरीत है। यह पुराने ईमेल को छानने और जिनकी आवश्यकता नहीं है उन्हें हटाने के लिए बहुत अच्छा है। आप हमेशा सामान्य सॉर्ट ऑर्डर पर वापस जा सकते हैं।
ध्यान दें कि यह सॉर्ट सुविधा कुछ पेजों पर धूसर दिखाई देगी। उदाहरण के लिए, खोज परिणामों में।
3. अपने इनबॉक्स को प्राथमिकता दें
Gmail आपको अपने इनबॉक्स को आसानी से स्कैन करने योग्य वर्गों में विभाजित करने की अनुमति देता है, जो आपके लिए प्राथमिकता वाले ईमेल के प्रकार पर आधारित होते हैं। साइडबार में Inbox लिंक पर अपना माउस होवर करें और आपको एक छोटा डाउन एरो दिखाई देगा। यह इनबॉक्स शैलियों की एक मुट्ठी को छुपाता है जिन्हें आप चुन सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप चुन सकते हैं कि केवल स्टार किए गए संदेश या केवल अनपढ़ संदेश शीर्ष पर व्यवस्थित हों।
4. एक साथ कई प्रकार के ईमेल देखें
Google की Multiple Inboxes Labs सुविधा के साथ, आप अपने प्राथमिक इनबॉक्स के समान पृष्ठ पर विशेष मापदंडों के साथ पांच अतिरिक्त इनबॉक्स तक प्रदर्शित कर सकेंगे। इसलिए आपके पास स्टार किए गए संदेशों के लिए एक अलग सेक्शन या इनबॉक्स हो सकता है, अटैचमेंट वाले संदेशों के लिए एक, किसी विशेष पते पर भेजे गए संदेशों के लिए एक, और शायद एक खोज क्वेरी के लिए एक। यह तब बहुत सुविधाजनक होता है जब आप उन ईमेल तक पहुंचने के लिए लेबल के बीच स्विच नहीं करना चाहते जिन्हें आप अक्सर एक्सेस करते हैं।
एक बार जब आप Settings > Labs से सुविधा सक्षम करते हैं, तो आप Settings > Multiple inboxes से मल्टीपल इनबॉक्स को कॉन्फ़िगर कर सकेंगे। इस खंड से, आप यह भी निर्दिष्ट कर सकते हैं कि इनबॉक्स कैसे स्थित होने चाहिए और एक समय में उन्हें कितने संदेश प्रदर्शित करने चाहिए।
यदि आप मल्टीपल इनबॉक्स का उपयोग करने का निर्णय लेते हैं, तो याद रखें कि यह सुविधा केवल Default इनबॉक्स शैली के साथ काम करती है। आपको यह भी सुनिश्चित करना होगा कि Gmail केवल Primary टैब प्रदर्शित करने के लिए सेट है। आप अपनी प्रोफ़ाइल तस्वीर के नीचे गियर आइकन पर क्लिक करके, ड्रॉपडाउन में Configure inbox पर क्लिक करके, और अंत में Select tabs to enable डायलॉग में Primary के बगल वाले बॉक्स को छोड़कर सभी बॉक्स अनचेक करके ऐसा कर सकते हैं।
5. Gmail का उपयोग करके अन्य खातों से मेल भेजें
हर बार ईमेल भेजने के लिए एक ईमेल खाते से दूसरे पर क्यों कूदें जब आप उन सभी खातों की ओर से सीधे Gmail से ईमेल भेज सकते हैं? यह Yahoo, Outlook, और किसी भी अन्य खाते के लिए काम करता है जो SMTP सर्वर का उपयोग करता है।
"Send mail as" सुविधा सेट करने के लिए, पहले Settings > Accounts पर जाएं। अब Send mail as: अनुभाग के तहत, Add another email address you own link पर क्लिक करें और Gmail को आपके स्वामित्व वाले किसी भी ईमेल पते से मेल भेजने के लिए अधिकृत करने के लिए ऑनस्क्रीन निर्देशों का पालन करें। Treat as an alias के बगल वाले बॉक्स को अनचेक करना सुनिश्चित करें ताकि ईमेल दूसरे खाते से जुड़े सर्वर से भेजा जाए।
आप एक कदम आगे जा सकते हैं और Gmail से अपने सभी ईमेल खातों को आयात/प्रबंधित कर सकते हैं।
6. एक साथ कई पेजों के ईमेल प्रोसेस करें
जब आप किसी भी लेबल के तहत ईमेल का एक गुच्छा ले जाना, हटाना, या अन्यथा प्रोसेस करना चाहते हैं, तो आप शायद इसे पेज दर पेज करते हैं। हम आपको दोष नहीं देते।
उस लिंक को देखना आसान है जो आपको सभी ईमेल को उस लेबल के तहत एक क्लिक में चुनने की अनुमति देता है। यह मेनू बार और आपके ईमेल के बीच के अंतराल में दिखाई देता है जब आप Select All चेकबॉक्स चेक करते हैं, और यह कुछ इस तरह पढ़ता है: Select all number_of conversations in label_name।
7. अपने ईमेल तक पहुंच सौंपें
मान लीजिए कि आप एक टेक-फ्री छुट्टी पर जाना चाहते हैं, लेकिन अपना ईमेल पीछे नहीं छोड़ सकते। क्यों न अपने खाते तक पहुंच किसी ऐसे व्यक्ति को सौंप दें जिस पर आप 100% भरोसा करते हैं, जैसे भाई-बहन या कार्य साथी, और उन्हें आपके लिए ईमेल जांचने दें? इस तरह आप पूरी तरह से आराम कर सकते हैं, क्योंकि आप जानते हैं कि अगर आपके ईमेल में कुछ वास्तव में महत्वपूर्ण आता है तो आपको अपडेट मिल जाएगा।
अपने खाते तक पहुंच अधिकृत करने के लिए, Settings > Accounts पर जाएं और Grant access to your account के तहत Add another account लिंक का उपयोग करके किसी का Google मेल पता (केवल) जोड़ें। एक बार वह व्यक्ति एक्सेस अनुरोध की पुष्टि कर देता है, तो आप पूरी तरह तैयार हैं।
प्रतिनिधि आपके खाते की सेटिंग्स और पासवर्ड को बदल नहीं सकेगा या आपके खाते से चैट का उपयोग नहीं कर सकेगा। वे आपके संपर्कों तक पहुंच सकते हैं और आपकी ओर से ईमेल पढ़/भेज सकते हैं।
8. अप्रासंगिक मेलिंग सूचियों को छोड़ें
अगर आप मेरी तरह हैं, तो आप अपने इनबॉक्स में नहीं चाहने वाले ग्रे मेल पर बस Delete बटन दबाते हैं, पूरी तरह से भूल जाते हैं कि Google ने मेलिंग सूचियों से बचने के लिए वन-क्लिक Unsubscribe बटन पेश किया है। अपने इनबॉक्स को अव्यवस्थित करने वाले अप्रासंगिक ईमेल को रोकने के लिए उस बटन का उपयोग करें।
आपको Unsubscribe बटन प्रेषक के ईमेल पते के ठीक बगल में मिलेगा। कभी-कभी यह to: जानकारी के बगल में छोटे डाउन एरो के पीछे ड्रॉपडाउन में छिपा होता है।
काश Unsubscribe बटन अधिक प्रमुख होता। अभी यह नजरअंदाज करना आसान है।
9. अपने ईमेल क्लाइंट को अव्यवस्थित करें और सिंकिंग तेज़ करें
पिछली बार आपने एक दशक पहले के ईमेल, या कुछ साल पहले के ईमेल को कब एक्सेस किया था? याद नहीं आ रहा, है ना?
यदि आपको दिन-प्रतिदिन के आधार पर पुराने ईमेल के माध्यम से नहीं जाना पड़ता, तो उन्हें अपने ईमेल क्लाइंट को अव्यवस्थित करने से रोकना समझदारी है। आप Settings > Forwarding and POP/IMAP के माध्यम से Gmail से आपके ईमेल क्लाइंट में सिंक होने वाले संदेशों की संख्या पर एक सीमा निर्धारित करके ऐसा कर सकते हैं।
IMAP Access के तहत Folder Size Limits विकल्प देखें और Limit IMAP folders to contain no more than this many messages के बगल में रेडियो बटन चुनें। आप 1000 और 10000 के बीच एक संख्या चुन सकते हैं और उतने ही संदेश (सबसे हाल के, निश्चित रूप से) आपके ईमेल क्लाइंट के साथ सिंक हो जाएंगे।
यदि आपको कभी-कभार किसी पुराने ईमेल तक पहुंचने की आवश्यकता होती है, तो आप Gmail के वेब इंटरफ़ेस से इसे काफी आसानी से कर सकते हैं।
क्या आपके पास पुराने ईमेल का एक गुच्छा है जिन्हें आप नियमित रूप से संदर्भित करते हैं?
उन्हें स्टार करके रखें, और Settings > Labels के तहत, सुनिश्चित करें कि Starred फ़ोल्डर IMAP में दिखाने के लिए सेट है। आप इस खंड से शायद ही कभी उपयोग किए जाने वाले अन्य लेबलों की सिंकिंग को भी अक्षम कर सकते हैं।
10. स्मार्ट कोड के साथ ईमेल आसानी से खोजें
Gmail लेबल आपके इनबॉक्स को वश में कर सकते हैं जब डिफ़ॉल्ट श्रेणियां पर्याप्त नहीं होतीं। आप लेबल को रंग-कोड कर सकते हैं और आसान पहचान के लिए उन्हें नाम दे सकते हैं।
लेकिन कुछ ऐसा है जो टेक्स्ट से बेहतर पहचानकर्ता बनाता है - एक प्रतीक, एक आइकन, या किसी विशिष्ट आकार का कोई रूप।
अक्सर संदर्भित ईमेल के लिए एक पीला सितारा, कार्रवाई की आवश्यकता वाले ईमेल को फ़्लैग करने के लिए एक लाल विस्मयादिबोधक चिह्न, आपके द्वारा निपटाए गए ईमेल को चिह्नित करने के लिए एक हरा चेक मार्क - यह दृष्टिकोण बहुत मायने रखता है, है ना?
अंदाजा लगाइए? Gmail में यह अंतर्निहित है।
आपको बस Settings > General से जिन प्रतीकों की आवश्यकता है - जिन्हें Gmail में "Stars" कहा जाता है - उन्हें सक्षम करना है।
Stars: अनुभाग तक नीचे स्क्रॉल करें। आपको तीन प्रीसेट दिखाई देंगे: 1 star, 4 stars, और all stars। डिफ़ॉल्ट 1 star (पीला सितारा) है। एक ईमेल को स्टार करने से वह आसान पहुंच के लिए Starred लेबल के अंतर्गत आ जाता है। यदि आपने अपने इनबॉक्स को श्रेणियों में विभाजित किया है, तो एक ईमेल को स्टार करने से वह Primary श्रेणी में आ जाता है, ताकि वह आपकी नज़र से न छूटे।
आप अधिक प्रतीकों को सक्रिय करने के लिए 4 stars या all stars प्रीसेट चुन सकते हैं। आप In use: और Not in use: अनुभागों के बीच सितारों को ड्रैग और ड्रॉप करके उन्हें सक्षम/अक्षम भी कर सकते हैं।
हर बार जब आप किसी ईमेल के बगल में स्टार प्रतीक पर क्लिक करते हैं, तो यह सभी सक्षम सितारों के माध्यम से साइकिल चलाता है, जिससे उस विशेष ईमेल को असाइन करने के लिए 원하는 स्टार को चुनना आसान हो जाता है।
आप जानते हैं, हर बार जब मैंने Settings में उन रंगीन सितारों को देखा, तो मैं उनके पार देखता था, क्योंकि मुझे लगता था कि उनका उपयोग शुरू करने से पहले उन्हें कुछ गंभीर ट्वीकिंग/लेबलिंग की आवश्यकता होगी। जब मैंने वास्तव में देखने के लिए समय लिया, तो मुझे एहसास हुआ कि वहां समझने के लिए बहुत कुछ नहीं है और Gmail सितारे वास्तव में आपका जीवन आसान बना सकते हैं।
Gmail को आपको फिर से प्रभावित करने दें। फिर से!
Gmail काफी लंबे समय से मौजूद है। हमने इसके इंटरफ़ेस के हर नुक्कड़ और कोने में झांका है, लेकिन Gmail की कुछ विशेषताएं अभी भी इन सभी वर्षों के बाद हमें आश्चर्यचकित करने की क्षमता रखती हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि वे तब तक छिपी रहती हैं जब तक आप उनकी खोज में नहीं जाते, ठीक इन कम उपयोग की जाने वाली Google सुविधाओं की तरह।
आपको कौन सी Gmail सुविधा लगता है कि उसे वह ध्यान या सराहना नहीं मिलती जिसका वह हकदार है? हमें बताएं कि आप Gmail के बारे में क्या पसंद करते हैं!
