मैं आमतौर पर नए साल के संकल्पों से नफरत करता हूं। इसलिए नहीं कि मुझे नहीं लगता कि वे करने लायक हैं - बल्कि इसलिए क्योंकि मैं आमतौर पर कुछ बेतहाशा अप्राप्य चुनता हूं जिसे तोड़ने पर मुझे दो सप्ताह में हार महसूस होती है। (यहां आपको देख रहे हैं, 'अब आइसक्रीम नहीं।')
लेकिन इस साल - मैंने खुद को काम पर अधिक उत्पादक और व्यवस्थित होने के लिए प्रतिबद्ध करने का फैसला किया है। दूर से काम करते समय रेखाओं को धुंधला होने देना आसान है। घरेलू जीवन कामकाजी जीवन में फिसल जाता है और इसके विपरीत, और यह जल्दी से अराजक हो सकता है।
यही कारण है कि हमने आपके ईमेल को व्यवस्थित करने और अपने इनबॉक्स को अव्यवस्था मुक्त रखने के लिए पांच सरल चीजें संकलित की हैं। सौभाग्य से, आप प्रत्येक को Kiwi for Gmail का उपयोग करके कर सकते हैं।
1. अपने इनबॉक्स को सॉर्ट करने के लिए कलर-कोडेड सिस्टम बनाएं
जीमेल ने बहुत पहले एक लेबलिंग सिस्टम जोड़ा था जिसका उपयोग आप किसी भी कारण से ईमेल को जल्दी से सॉर्ट करने के लिए कर सकते हैं। बदले में, आप इन लेबल्स को रंग असाइन कर सकते हैं। अगले टिप में उस पर और अधिक।
2. विशिष्ट प्रकार के इनकमिंग मेल को उनके उपयुक्त फ़ोल्डर में स्वचालित रूप से सॉर्ट करने के लिए फ़िल्टर का उपयोग करें
उदाहरण के लिए, शायद आप इस गर्मी में छुट्टी पर जा रहे हैं, और आप ट्रैवल साइट और एयरलाइन से ईमेल को समूहित करना चाहते हैं। एक अन्य परिदृश्य में, आप किसी कार्य प्रोजेक्ट के बारे में संदेशों को स्टोर करने के लिए एक लेबल बनाते हैं।
आप इसे आगे बढ़ाने के लिए एक फ़िल्टर भी लागू कर सकते हैं, ताकि इनकमिंग ईमेल स्वचालित रूप से एक नए लेबल/फ़ोल्डर में जुड़ जाएं।
शायद, उदाहरण के लिए, आप एक या अधिक व्यक्तियों के ईमेल या बॉडी में विशिष्ट शब्दों वाले संदेशों को समूहित करना चाहते हैं।
जीमेल पहले से प्राप्त उन ईमेल को सॉर्ट करना भी संभव बनाता है जो समान मानदंडों से मेल खाते हैं। इसलिए, आपके पास इनबॉक्स को सॉर्ट करने के लिए एक कलर-कोडेड सिस्टम है!
कुछ और आसान के लिए, Kiwi for Gmail फोकस्ड इनबॉक्स का उपयोग करने पर विचार करें। तुरंत, आप अब दिन या सप्ताह के अनुसार संदेशों को कम कर सकते हैं, केवल "महत्वपूर्ण" चिह्नित लोगों को अलग कर सकते हैं, केवल अटैचमेंट वाले शामिल कर सकते हैं, और बहुत कुछ।
3. न्यूज़लेटर्स और अन्य बल्क ईमेल के लिए एक अलग ईमेल अकाउंट का उपयोग करें
स्पैम के बाद, ऑनलाइन स्टोर या अन्य साइटों पर जाने के बाद बेकार न्यूज़लेटर्स और अन्य बल्क ईमेल प्राप्त करने से बुरा कुछ नहीं है। दुर्भाग्य से, एक बार जब वे आना शुरू हो जाते हैं तो इन ईमेल को रोकना हमेशा आसान नहीं होता।
समाधान के रूप में न्यूज़लेटर्स और इसी तरह के ईमेल प्रकारों के लिए अलग ईमेल अकाउंट बनाने पर विचार करें। इस तरह, वे आपके द्वारा व्यक्तिगत और पेशेवर रूप से प्राप्त होने वाले अधिक महत्वपूर्ण संदेशों से अलग रखे जाते हैं।
इस समाधान का सबसे अच्छा हिस्सा? यदि आप कभी बल्क ईमेल प्राप्त करने से थक जाते हैं, तो बस अपना ईमेल अकाउंट डिलीट करें और अपने दिन के बारे में आगे बढ़ें।
4. किसी भी अवांछित या अनावश्यक ईमेल से अनसब्सक्राइब करें
यदि आप न्यूज़लेटर्स और अन्य शॉपिंग ईमेल प्राप्त करने से थक गए हैं, तो एक और समाधान है: अनसब्सक्राइब करना।
उन pesky ईमेल के नीचे देखें, अनसब्सक्राइब लिंक पर क्लिक करें, और निर्देशों का पालन करें। कोई भी प्रतिष्ठित कंपनी आपको एक बार और हमेशा के लिए अपनी मेलिंग सूची से हटा देगी।
अन्य सभी के लिए, ईमेल को स्पैम के रूप में चिह्नित करने पर विचार करें। इस तरह, भले ही आपको किसी कंपनी या संगठन से भविष्य में ईमेल भेजे जाएं, वे आपके इनबॉक्स से हटा दिए जाएंगे।
5. सभी अटैचमेंट को अपने कंप्यूटर पर डॉक्यूमेंट के रूप में या ड्रॉपबॉक्स या गूगल ड्राइव जैसी ऑनलाइन स्टोरेज साइट पर सेव करें
अंत में, मेरे पास ईमेल अटैचमेंट को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने का एक समाधान है। इन अटैचमेंट को केवल जीमेल में रखने के बजाय, जहां उन्हें ढूंढना अक्सर मुश्किल होता है, स्टोरेज सेवा का उपयोग करें।
गूगल ड्राइव, एप्पल iCloud, माइक्रोसॉफ्ट OneDrive, और कई अन्य किसी भी प्रकार की कंप्यूटर फाइल के लिए स्टोरेज स्पेस प्रदान करते हैं। अपने सबसे आवश्यक अटैचमेंट को इस तरह स्टोर करें, ताकि वे केंद्रीय रूप से स्थित और सुलभ हों, चाहे आपका डिवाइस कोई भी हो।
बस! पांच त्वरित, आसानी से प्राप्त करने योग्य कार्य जो आप अपने इनबॉक्स का नियंत्रण हासिल करने के लिए कर सकते हैं। और आइसक्रीम के लिए समय बचाएं।
संपादक का नोट: अमांडा मार्कोट Kiwi for Gmail की VP of Growth and Marketing हैं, एक डेस्कटॉप एप्लिकेशन जो जीमेल और गूगल वर्कस्पेस में हमारे द्वारा पसंद और निर्भर की जाने वाली सुविधाओं को बढ़ाता है और उन्हें ब्राउज़र के बाहर अलग करता है।
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