मैं आमतौर पर नए साल के संकल्पों से घृणा करता हूं। इसलिए नहीं कि मुझे नहीं लगता कि वे करने लायक हैं - बल्कि इसलिए कि मैं आमतौर पर कुछ बेतहाशा अप्राप्य चुनता हूं कि जब मैं दो सप्ताह में टूट जाता हूं तो मैं पराजित महसूस करता हूं। (यहां आप देख रहे हैं, 'कोई और आइसक्रीम नहीं।')
लेकिन इस साल - मैंने काम पर अधिक उत्पादक और संगठित होने के लिए खुद को प्रतिबद्ध करने का फैसला किया है। दूर से काम करते समय लाइनों को खराब होने देना आसान है। गृह जीवन काम के जीवन में फिसल जाता है और इसके विपरीत, और यह जल्दी से अराजक हो सकता है।
इसलिए हमने आपके ईमेल को व्यवस्थित करने और अपने इनबॉक्स को अव्यवस्था मुक्त रखने के लिए पांच सरल चीजें संकलित की हैं। सौभाग्य से, आप Gmail के लिए Kiwi का उपयोग करके प्रत्येक का प्रदर्शन कर सकते हैं।
1. अपने इनबॉक्स को क्रमबद्ध करने के लिए एक रंग-कोडित प्रणाली बनाएं
जीमेल ने बहुत पहले एक लेबलिंग सिस्टम जोड़ा था जिसका उपयोग आप किसी भी कारण से ईमेल को जल्दी से सॉर्ट करने के लिए कर सकते हैं। बदले में, आप इन लेबलों को रंग निर्दिष्ट कर सकते हैं। उसके बारे में नीचे अगले टिप में।
2. विशिष्ट प्रकार के इनकमिंग मेल को उनके उपयुक्त फ़ोल्डर में स्वचालित रूप से सॉर्ट करने के लिए फ़िल्टर का उपयोग करें
उदाहरण के लिए, शायद आप इस गर्मी में छुट्टी पर जा रहे हैं, और आप यात्रा साइट और एयरलाइन से ईमेल समूहित करना चाहते हैं। किसी अन्य परिदृश्य में, आप किसी कार्य प्रोजेक्ट के बारे में संदेशों को संग्रहीत करने के लिए एक लेबल बनाते हैं।
आप इसे और आगे बढ़ाने के लिए एक फ़िल्टर भी लागू कर सकते हैं, ताकि आने वाले ईमेल स्वचालित रूप से एक नए लेबल/फ़ोल्डर में जुड़ जाएं।
शायद, उदाहरण के लिए, आप एक या अधिक व्यक्तियों के ईमेल या उन संदेशों को समूहबद्ध करना चाहते हैं जिनमें मुख्य भाग में विशिष्ट शब्द हों।
जीमेल पहले से प्राप्त ईमेल को समान मानदंड से मेल खाना संभव बनाता है। इसलिए, आपके पास इनबॉक्स को छांटने के लिए एक रंग-कोडित प्रणाली है!
कुछ और आसान के लिए, जीमेल फोकस्ड इनबॉक्स के लिए कीवी का उपयोग करने पर विचार करें। अब आप दिन या सप्ताह के अनुसार संदेशों को छोटा कर सकते हैं, "महत्वपूर्ण" में चिह्नित संदेशों को अलग कर सकते हैं, जिनमें केवल अटैचमेंट वाले संदेश शामिल हैं, और बहुत कुछ।
3. न्यूज़लेटर और अन्य बल्क ईमेल के लिए एक अलग ईमेल खाते का उपयोग करें
स्पैम के बाद, ऑनलाइन स्टोर या अन्य साइटों पर जाने के बाद बेकार न्यूज़लेटर्स और अन्य बल्क ईमेल प्राप्त करने से बुरा कुछ नहीं है। दुर्भाग्य से, इन ईमेल के आने के बाद उन्हें रोकना हमेशा आसान नहीं होता है।
समाधान के रूप में न्यूज़लेटर्स और समान ईमेल प्रकारों के लिए अलग-अलग ईमेल खाते बनाने पर विचार करें। इस तरह, उन्हें अधिक महत्वपूर्ण संदेशों से अलग रखा जाता है जो आपको व्यक्तिगत और पेशेवर रूप से प्राप्त हो सकते हैं।
इस समाधान का सबसे अच्छा हिस्सा? यदि आप कभी भी बल्क ईमेल प्राप्त करते-करते थक जाते हैं, तो बस अपना ईमेल खाता हटा दें और अपना दिन व्यतीत करें।
4. किसी भी अवांछित या अनावश्यक ईमेल से सदस्यता समाप्त करें
यदि आप न्यूज़लेटर्स और अन्य शॉपिंग ईमेल प्राप्त करते-करते थक गए हैं, तो एक और उपाय है:सदस्यता समाप्त करना।
उन अजीब ईमेल के नीचे देखें, सदस्यता समाप्त लिंक पर क्लिक करें और निर्देशों का पालन करें। कोई भी प्रतिष्ठित कंपनी आपको हमेशा के लिए अपनी मेलिंग सूची से हटा देगी।
अन्य सभी के लिए, ईमेल को स्पैम के रूप में चिह्नित करने पर विचार करें। इस तरह, भले ही आपको भविष्य में किसी कंपनी या संगठन से ईमेल भेजे गए हों, लेकिन उन्हें आपके इनबॉक्स से हटा दिया जाएगा।
5. अपने कंप्यूटर पर या ड्रॉपबॉक्स या Google ड्राइव जैसी ऑनलाइन संग्रहण साइट में सभी अनुलग्नकों को दस्तावेज़ के रूप में सहेजें
अंत में, मेरे पास ईमेल अटैचमेंट को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने के लिए एक समाधान है। इन अनुलग्नकों को केवल Gmail में रखने के बजाय, जहां उन्हें ढूंढना अक्सर मुश्किल होता है, एक संग्रहण सेवा का उपयोग करें।
Google ड्राइव, Apple iCloud, Microsoft OneDrive, और कई अन्य किसी भी प्रकार की कंप्यूटर फ़ाइल के लिए संग्रहण स्थान प्रदान करते हैं। अपने सबसे जरूरी अटैचमेंट को इस तरह से स्टोर करें, ताकि वे आपके डिवाइस पर ध्यान दिए बिना केंद्र में स्थित हों और पहुंच योग्य हों।
इतना ही! अपने इनबॉक्स पर नियंत्रण पाने के लिए आप पांच त्वरित, आसानी से प्राप्य कार्रवाइयां कर सकते हैं। और आइसक्रीम के लिए समय बचाएं।
संपादक का नोट: अमांडा मार्कोटे जीमेल के लिए कीवी के विकास और विपणन के उपाध्यक्ष हैं, एक डेस्कटॉप एप्लिकेशन जो उन सुविधाओं को बढ़ाता है जिन्हें हम पसंद करते हैं और जीमेल और Google कार्यक्षेत्र में निर्भर करते हैं और उन्हें ब्राउज़र के बाहर अलग करते हैं।
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