जब आप सड़क पर किसी के पास चलते हैं और हाय कहते हैं, तो जब वे हाय बैक नहीं कहते हैं तो आपको कैसा महसूस होता है? यह आश्चर्यजनक है कि स्वीकृति की कमी किसी व्यक्ति को कितना छोटा महसूस करा सकती है, लेकिन यह भी आश्चर्यजनक है कि आप प्रतिक्रिया को प्रोत्साहित करने के लिए कितना कुछ कर सकते हैं। ईमेल के साथ भी ऐसा ही है।
अब, विपरीत परिदृश्य की कल्पना करें। आप सड़क पर किसी के पास से गुजर रहे हैं और वे संक्षेप में आपकी ओर देखते हैं, नमस्ते कहते हैं, और फिर जल्दी से दूर देखते हैं। आपके नमस्ते कहने की कितनी संभावना है? अब कल्पना करें कि कोई व्यक्ति आपको सीधे आंखों में देख रहा है, मोटे तौर पर मुस्कुरा रहा है और नमस्ते कह रहा है - यहां तक कि आपके नाम का भी उपयोग कर रहा है! संभावनाएं बहुत बेहतर हैं कि आप तरह से जवाब देने के लिए प्रेरित होंगे।
वही फिर से, ईमेल के साथ सच है। सिवाय, चेहरे के भाव या आवाज के स्वर के बजाय, ईमेल के मामले में नियमों का एक अलग सेट है जो किसी व्यक्ति को "उत्तर" बटन को हिट करने और आपको जवाब देने के लिए प्रोत्साहित या हतोत्साहित करेगा। इस पोस्ट में, मैं आपके साथ कुछ तरकीबें साझा करने जा रहा हूं जो मैंने वर्षों से सीखी हैं - ऐसी युक्तियां जो बहुत व्यस्त लोगों से भी ईमेल प्रतिक्रियाएं प्राप्त करने के साथ आपकी सफलता को बढ़ा देंगी।
आपको उत्तर की आवश्यकता क्यों है?
जब मैंने कुछ साल पहले नौकरी बदली, तो मैंने एक ऐसी कंपनी में काम करना शुरू किया, जहां लोग मेरी पिछली नौकरी की तुलना में ज्यादा व्यस्त थे। लोगों के पास प्रोजेक्ट का काम पूरा करने के लिए मुश्किल से समय था, इसलिए ईमेल का जवाब देना प्राथमिकता देने का काम बन गया। मुझे जल्द ही पता चला कि अगर मैंने लोगों को ईमेल करते समय एक निश्चित प्रारूप और दृष्टिकोण का पालन नहीं किया, तो हो सकता है कि मुझे कई दिनों तक कोई प्रतिक्रिया न मिले।
किसी को ईमेल करते समय सबसे पहली चीज - विशेष रूप से कोई व्यक्ति जो बेहद व्यस्त है - उन्हें ईमेल करने के अपने कारणों की एक त्वरित सूची लेना है। यदि वे व्यस्त हैं और आपका ईमेल पर्याप्त उच्च प्राथमिकता वाला मुद्दा नहीं है, तो संभवतः इसे कार्य सूची में कहीं छिपा दिया जाएगा, केवल तभी निपटा जाएगा जब इस मुद्दे पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक समय होगा (यदि बिल्कुल भी) ) व्यस्त लोगों को ईमेल प्रबंधित करने में कठिनाई होती है। वे जितने व्यस्त होंगे, अगर आप अपने पत्ते ठीक से नहीं खेलेंगे तो आपको प्रतिक्रिया मिलने की संभावना उतनी ही कम होगी।
यदि आप इस मुद्दे के महत्व को पर्याप्त रूप से उचित ठहरा सकते हैं कि एक ईमेल की गारंटी दी जा सके, तो हर तरह से, चलिए शुरू करते हैं।
एक प्रश्न पूछें - अधिमानतः उनके बारे में
2012 में, हार्वर्ड विश्वविद्यालय के शोधकर्ताओं ने एक बहुत गहन अध्ययन किया जिसमें मस्तिष्क स्कैन भी शामिल था, और पाया कि लोगों को वास्तव में अपने बारे में बात करने से "जैव रासायनिक चर्चा" मिलती है। एक व्यक्ति जितना अधिक शक्तिशाली होता है - जितने अत्यधिक व्यस्त लोग होते हैं - उतना ही उन्हें अपने बारे में बात करने में मज़ा आता है। आखिर, बस इतना ही इतना है बताने के लिए, है ना?
इसका मतलब यह है कि यदि आप अपने ईमेल के अंदर एक व्यक्तिगत प्रश्न के गाजर को लटकाते हैं, तो आप मूल रूप से उस व्यक्ति को एक व्यक्तिगत उच्च के साथ लुभा रहे हैं - अपने बारे में कुछ साझा करके "चर्चा" का अवसर। और कुछ लोग वास्तव में, वास्तव में साबुन बॉक्स रखने का अवसर पसंद करते हैं। तो उन्हें दे दो।
आप बस पूछ सकते हैं कि जिस प्रोजेक्ट पर वे काम कर रहे हैं वह कैसा चल रहा है। यदि आप उनके बहुत करीब हैं और अक्सर परिवार के बारे में बात करते हैं, तो पूछें कि परिवार कैसा चल रहा है। अगर कोई बड़ा खेल है जिसके बारे में हर कोई बात कर रहा है -- उनसे पूछें कि वे क्या सोचते हैं। उन्हें आपको जवाब देने का मौका दें और काम के बारे में इतना सोचने से "ब्रेक लें"। आप अपने प्रश्न का अनुसरण उस कार्य-संबंधी प्रश्न के साथ कर सकते हैं जिसे आप पहले पूछना चाहते थे, लेकिन एक राय के लिए आग्रह "मैं-से-बात-के-के बारे में-मैं" उच्च की आवश्यकता को ट्रिगर करेगा।
अतिरिक्त बोनस:कुछ ऐसा उपयोग करें जो आप दोनों में समान हो। बच्चे। बेसबॉल का प्यार। जो भी हो -- पहले उस व्यक्तिगत संबंध को बनाओ। उस व्यक्ति के बाद में ईमेल को जल्दी से फाइल करने की संभावना कम होगी।
एक अत्यावश्यक विषय पंक्ति चुनें
व्यस्त लोग स्वाभाविक रूप से ईमेल को प्राथमिकता देना शुरू कर देते हैं, और कभी-कभी वे ऐसा करने के लिए ईमेल भी नहीं खोलते हैं। वे जल्दी से विषय पंक्ति पर नज़र डालेंगे। इसलिए, यदि आप इन लोगों से तेजी से प्रतिक्रिया चाहते हैं, तो आप कल्पना कर सकते हैं कि विषय पंक्ति कितनी महत्वपूर्ण है। यदि आपको यह करने के लिए युक्तियों की आवश्यकता है, तो मैं हारून की सलाह की अत्यधिक अनुशंसा करता हूं कि कैसे अपनी विषय पंक्ति को अव्यवस्थित इनबॉक्स में अलग बनाया जाए।
लब्बोलुआब यह है:यदि आपको तुरंत प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, तो आपकी विषय पंक्ति "महत्वपूर्ण:" या "अत्यावश्यक:" से पहले क्यों नहीं है? ऐसा करने में कुछ भी गलत नहीं है, और यह वास्तव में उन व्यस्त लोगों के लिए मददगार है जो इस तरह की विषय पंक्तियों का उपयोग इस बात के दृश्य संकेतक के रूप में करते हैं कि ईमेल इनबॉक्स में पहले क्या हमला करना है। बस इसे मूर्खतापूर्ण, महत्वहीन मुद्दों पर न करें, या आप "लड़का जो भेड़िया रोया" बन जाएगा, और आपके ईमेल अंततः पूरी तरह से अनदेखा कर दिए जाएंगे!
इसे छोटा और मीठा रखें
यह लेख का वह हिस्सा है जहां मैं पाखंडी हो जाता हूं। जो आदमी 2000 शब्दों के लेख लिखता है, वह अमेरिका को इसे छोटा और मीठा रखने के लिए कहने जा रहा है? हां। ठीक यही मैं करने जा रहा हूं। हम यहां ईमेल पर बात कर रहे हैं, और यहां वह सबक है जो मिस्टर वर्डी ने यहां अपनी नई नौकरी पर पहला वर्ष सीखा:पाइल। यह एक संक्षिप्त शब्द है जिसे मैं अभी-अभी लेकर आया हूं। लोग लंबे ईमेल को अनदेखा करते हैं।
लगभग छह महीने के लोगों द्वारा मेरे लंबे, विस्तृत ईमेल को अनदेखा करने के बाद, मैंने कुछ नया करने की कोशिश की। मैंने बहुत ही संक्षिप्त ईमेल लिखना शुरू किया, जिसमें केवल बात बताई गई थी। मैंने अतिरिक्त विवरण प्रदान नहीं किया, लेकिन ईमेल के अंत में यदि वे चाहते तो अधिक जानकारी प्रदान करने की पेशकश की।
मैंने अपने ईमेल कम करना शुरू कर दिया। जब मैंने सोचा कि वे काफी छोटे हैं, तो मैंने कुछ और काट दिया। आपको खुद से पूछना होगा, क्या यह लाइन सिर्फ फालतू है? क्या आप लोगों को यह बताने के लिए जानकारी साझा कर रहे हैं कि आप कितना जानते हैं -- या यह वास्तव में मौजूदा समस्या से कोई फर्क नहीं पड़ता? शब्दों को काट दो। मुद्दे पर जल्दी पहुंचो। जब मैंने ऐसा करना शुरू किया, तो मैंने देखा कि प्रतिक्रिया दर आसमान छू रही है। यदि आप अपने ईमेल को एक ही पंक्ति में संक्षिप्त कर सकते हैं -- संभावनाएं बहुत अच्छी हैं तो आपको तत्काल प्रतिक्रिया मिलेगी।
उन्हें रिश्वत दें
अगर हम यहां ईमानदार होने जा रहे हैं, तो आपको यह स्वीकार करना होगा कि उनके स्वभाव से, मनुष्य एक स्वयंसेवा करने वाला गुच्छा है। जब लोग देखते हैं कि उनके लिए "इसमें कुछ" हो सकता है, तो वे कार्रवाई करने के लिए और अधिक मजबूर महसूस करते हैं। आप अपने ईमेल को कुछ इस तरह से बंद करके ईमेल में इसका लाभ उठा सकते हैं, "तो, एक अच्छे समय के साथ मेरे पास वापस आएं जब आप इसके बारे में एक कप कॉफी पर बात कर सकें - मुझ पर!"
केवल रिप्लाई बटन दबाने के लिए एक मुफ्त कप कॉफी? यह अच्छा प्रोत्साहन है। और अगर मुद्दा और भी महत्वपूर्ण है - कहते हैं, आप कुछ बेचने या एक नया ग्राहक हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं - आगे बढ़ें और दोपहर का भोजन खरीदने की पेशकश करें। वह छोटा निवेश इसके लायक होगा। लोग मुफ्त लंच पसंद करते हैं।
दूसरे पक्ष को शामिल करें
यदि आपने किसी को कई बार ईमेल किया है, आपने ऊपर सूचीबद्ध सभी युक्तियों का प्रयास किया है, और आपको अभी भी कोई प्रतिक्रिया नहीं मिल रही है, तो यह बड़ी बंदूकें निकालने का समय है। मैं आमतौर पर इन अंतिम दो युक्तियों को उन लोगों के लिए सुरक्षित रखता हूं जो लंबे समय से ईमेल को अनदेखा करते हैं। पहला "बड़ी बंदूक" दृष्टिकोण किसी ऐसे व्यक्ति को खींचना है जो स्थिति से संबंधित हो सकता है। यह आपका बॉस हो सकता है, या कोई अतिरिक्त व्यक्ति हो सकता है जिसके साथ आप उस प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं जिसे रोक दिया गया है क्योंकि वह व्यक्ति आपके ईमेल का जवाब नहीं दे रहा है।
यह ऐसा कुछ नहीं है जिसे आप पहले, दूसरे या तीसरे ईमेल पर करना चाहते हैं। हालांकि, अगर आपको खुले तौर पर नजरअंदाज किया जा रहा है, तो एक और विनम्र ईमेल लिखें, और सिर्फ एक शामिल व्यक्ति को सीसी करें। यदि यह आपके बॉस की तरह उच्च स्तर का कोई व्यक्ति है, और दूसरा व्यक्ति जानता है कि वे अधिकार की स्थिति में हैं, तो वे तुरंत प्रतिक्रिया देंगे। उन सभी पुरानी उपेक्षाओं में से, जिनसे मैंने वर्षों से निपटा है, यह "सीसी" दृष्टिकोण 99 प्रतिशत समय की प्रतिक्रिया का संकेत देता है। दर्शकों के होने के बारे में कुछ ऐसा है जो संवाद को बदल देता है और अचानक इसे उच्च प्राथमिकता देता है।
लगातार रिमाइंडर जारी करना
यदि आपने कभी शशांक रिडेम्पशन फिल्म देखी है, या स्टीफन किंग द्वारा लिखित उपन्यास पढ़ा है, तो आप उस हिस्से को याद कर सकते हैं जहां एंडी डुफ्रेसने हर हफ्ते राज्य सीनेट को एक पत्र भेजता है, जेल पुस्तकालय के लिए पैसे मांगता है। कुछ सौ डॉलर और पुस्तकों का दान प्राप्त करने के बाद, एंडी और भी अधिक पैसे मांगने के लिए सप्ताह में दो पत्र मेल करना शुरू कर देता है।
कहानी का सार यह है कि दृढ़ता काम करती है। इसे परेशान करने वाला, उत्तेजित करने वाला या परेशान करने वाला कहें - लेकिन अगर आपको वास्तव में, वास्तव में किसी महत्वपूर्ण चीज़ के उत्तर की आवश्यकता है, तो लगातार विनम्रता से पूछें कि क्या उन्हें आपका अंतिम ईमेल प्राप्त हुआ है, दो वांछित प्रभावों में से एक होगा। यह उस व्यक्ति को उस ईमेल की तलाश में अपने इनबॉक्स के माध्यम से खोदने के लिए प्रेरित करेगा, जिसके बारे में आप बात कर रहे हैं, या यह उन्हें यह एहसास दिलाएगा कि आपको दूर करने का एकमात्र तरीका आपके ईमेल का जवाब देना है। यह स्पष्ट रूप से एक अंतिम उपाय है, लेकिन यह एक ऐसा समाधान भी है जो काम करता है।
अपने ईमेल का तेजी से जवाब पाने के लिए आप किन तकनीकों का उपयोग करते हैं? आपके लिए क्या काम करता है? नीचे टिप्पणी अनुभाग में अपने सुझाव और सलाह साझा करें!