जब आप सड़क पर किसी के पास से गुजरते हैं और हाय कहते हैं, तो जब वे वापस हाय नहीं कहते तो आपको कैसा लगता है? यह आश्चर्यजनक है कि स्वीकृति की एक छोटी सी कमी एक व्यक्ति को कितना छोटा महसूस करा सकती है, लेकिन यह भी आश्चर्यजनक है कि आप प्रतिक्रिया को प्रोत्साहित करने के लिए कितना कुछ कर सकते हैं। ईमेल के साथ भी यही सच है।
अब, रिवर्स परिदृश्य की कल्पना करें। आप सड़क पर किसी के पास से गुजर रहे हैं और वे संक्षेप में आपकी ओर देखते हैं, हाय कहते हैं, और फिर जल्दी से दूर देखते हैं। आप वापस हाय कहने की कितनी संभावना रखते हैं? अब एक ऐसे व्यक्ति की कल्पना करें जो आपकी आंखों में सीधे देखता है, व्यापक रूप से मुस्कुराता है और हाय कहता है—यहां तक कि आपके नाम का उपयोग करके! संभावनाएं बहुत बेहतर हैं कि आप उसी तरह प्रतिक्रिया देने के लिए प्रेरित होंगे।
ईमेल के साथ भी यही बात लागू होती है। सिवाय, चेहरे के भाव या आवाज के स्वर के बजाय, ईमेल करने के लिए नियमों का एक पूरी तरह से अलग सेट है जो किसी व्यक्ति को "उत्तर दें" बटन दबाने और आपको जवाब देने के लिए प्रोत्साहित या हतोत्साहित करेगा। इस पोस्ट में, मैं आपके साथ कुछ तरकीबें साझा करने जा रहा हूं जो मैंने वर्षों में सीखी हैं—युक्तियां जो व्यस्त लोगों से भी ईमेल प्रतिक्रियाएं प्राप्त करने में आपकी सफलता को काफी बढ़ा देंगी।
आपको उत्तर की आवश्यकता क्यों है?
जब मैंने कुछ साल पहले नौकरी बदली, तो मैंने एक ऐसी कंपनी में काम करना शुरू किया जहां लोग मेरी पिछली नौकरी की तुलना में बहुत अधिक व्यस्त थे। लोगों के पास परियोजना कार्य खत्म करने का समय मुश्किल से था, इसलिए ईमेल का जवाब देना प्राथमिकता देने में एक कार्य बन गया। मैंने जल्द ही सीखा कि अगर मैं लोगों को ईमेल करते समय एक निश्चित प्रारूप और दृष्टिकोण का पालन नहीं करता, तो मुझे कई दिनों तक प्रतिक्रिया नहीं मिल सकती, बिल्कुल भी नहीं।
किसी को ईमेल करते समय—विशेष रूप से किसी ऐसे व्यक्ति को जो बेहद व्यस्त है—आपको सबसे पहले अपने ईमेल करने के अपने कारणों की एक त्वरित सूची बनाने की आवश्यकता है। यदि वे व्यस्त हैं और आपका ईमेल पर्याप्त उच्च प्राथमिकता वाला मुद्दा नहीं है, तो यह शायद कहीं टू-डू सूची में छिपा दिया जाएगा, केवल तभी निपटाया जाएगा जब मुद्दे पर ध्यान केंद्रित करने के लिए अधिक समय हो (यदि कभी हो)। व्यस्त लोगों को ईमेल प्रबंधित करने में कठिनाई होती है। वे जितने व्यस्त हैं, उतनी ही कम संभावना है कि आपको प्रतिक्रिया मिले यदि आप अपने पत्ते सही नहीं खेलते।
यदि आप इस मुद्दे के महत्व को ईमेल की गारंटी देने के लिए पर्याप्त रूप से उचित ठहरा सकते हैं, तो हर तरह से, शुरू करते हैं।
एक प्रश्न पूछें - अधिमानतः उनके बारे में
2012 में, हार्वर्ड विश्वविद्यालय के शोधकर्ताओं ने एक बहुत गहन अध्ययन किया जिसमें ब्रेन स्कैन भी शामिल थे, और पाया कि लोग वास्तव में अपने बारे में बात करने से "बायोकेमिकल बज़" प्राप्त करते हैं। एक व्यक्ति जितना अधिक शक्तिशाली होता है—जैसा कि कई बेहद व्यस्त लोग होते हैं—उतना ही अधिक वे अपने बारे में बात करने का आनंद लेते हैं। आखिरकार, बताने के लिए इतना कुछ होता है, है ना?
इसका मतलब है कि यदि आप अपने ईमेल के अंदर एक व्यक्तिगत प्रश्न का लालच देते हैं, तो आप मूल रूप से उस व्यक्ति को एक व्यक्तिगत उच्च के साथ लुभा रहे हैं—आपके साथ अपने बारे में कुछ साझा करके थोड़ा सा "बज़" पाने का अवसर। और कुछ लोगों को सिर्फ साबुन बॉक्स रखने का अवसर वास्तव में, वास्तव में पसंद होता है। तो उन्हें दें।
आप बस पूछ सकते हैं कि वे जिस प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं वह कैसा चल रहा है। यदि आप उनके बहुत करीब हैं और अक्सर परिवार के बारे में बात करते हैं, तो पूछें कि परिवार कैसा चल रहा है। यदि कोई बड़ा खेल है जिसके बारे में हर कोई बात कर रहा है—उनसे पूछें कि वे क्या सोचते हैं। उन्हें आपको जवाब देने और काम के बारे में इतना सोचने से "ब्रेक लेने" का अवसर दें। आप अपने पहले पूछे जाने वाले कार्य-संबंधी प्रश्न के साथ अपने प्रश्न का पालन कर सकते हैं, लेकिन राय के लिए अनुरोध उस "मुझे-अपने-बारे में-बात-करने-को-मिलता-है" उच्च की आवश्यकता को ट्रिगर करेगा।
अतिरिक्त बोनस: किसी ऐसी चीज़ का उपयोग करें जो आप दोनों में समान हो। बच्चे। बेसबॉल का प्यार। जो भी हो—वह व्यक्तिगत संबंध पहले बनाएं। व्यक्ति ईमेल को बाद के लिए जल्दी से फाइल करने की संभावना कम होगी।
एक आवश्यक विषय पंक्ति चुनें
व्यस्त लोग स्वाभाविक रूप से ईमेल को प्राथमिकता देना शुरू करते हैं, और कभी-कभी वे प्राथमिकता देने के लिए ईमेल भी नहीं खोलेंगे। वे विषय पंक्ति पर त्वरित नज़र डालेंगे। इसलिए, यदि आप इन लोगों से त्वरित प्रतिक्रिया चाहते हैं, तो आप बस कल्पना कर सकते हैं कि विषय पंक्ति कितनी महत्वपूर्ण है। यदि आपको इस पर सुझावों की आवश्यकता है, तो मैं एरॉन की सलाह की अत्यधिक अनुशंसा करता हूं कि कैसे अपने विषय पंक्ति को अव्यवस्थित इनबॉक्स में अलग दिखाएं।
निचला रेखा यह है: यदि आपको तुरंत प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, तो आपकी विषय पंक्ति "महत्वपूर्ण:" या "आवश्यक:" से पहले क्यों नहीं है? ऐसा करने में कुछ भी गलत नहीं है, और यह वास्तव में व्यस्त लोगों के लिए मददगार है जो ऐसी विषय पंक्तियों का उपयोग दृश्य संकेतक के रूप में करते हैं कि ईमेल इनबॉक्स में पहले क्या हमला करना है। बस इसे मूर्खतापूर्ण, महत्वहीन मुद्दों पर न करें, या आप "भेड़िया चिल्लाने वाला लड़का" बन जाएंगे, और आपके ईमेल अंततः पूरी तरह से नजरअंदाज कर दिए जाएंगे!
इसे संक्षिप्त और मधुर रखें
यह लेख का वह हिस्सा है जहां मैं पाखंडी हो जाता हूं। 2000 शब्दों के लेख लिखने वाला लड़का हमें संक्षिप्त और मधुर रखने के लिए कहने जा रहा है? यप। ठीक यही मैं करने जा रहा हूं। हम यहां ईमेल के बारे में बात कर रहे हैं, और यहां वह सबक है जो श्रीमान वर्बोज़ ने अपनी नई नौकरी के पहले वर्ष में सीखा: PILE। यह एक संक्षिप्त नाम है जिसे मैंने अभी बनाया है। इसका मतलब है People Ignore Long Emails (लोग लंबे ईमेल को नजरअंदाज करते हैं)।
लोगों द्वारा मेरे लंबे, विस्तृत ईमेल को नजरअंदाज करने के लगभग छह महीने बाद, मैंने कुछ नया करने की कोशिश की। मैंने बहुत, बहुत संक्षिप्त ईमेल लिखना शुरू किया जो केवल मुद्दे को बताते थे। मैंने अतिरिक्त विवरण प्रदान नहीं किए, लेकिन ईमेल के अंत में मैंने अधिक जानकारी प्रदान करने की पेशकश की यदि वे चाहते थे।
मैंने अपने ईमेल को कम करना शुरू किया। जब मुझे लगा कि वे काफी छोटे हैं, तो मैंने उन्हें और काट दिया। आपको खुद से पूछना होगा, क्या यह लाइन सिर्फ अनावश्यक है? क्या आप लोगों को यह बताने के लिए जानकारी साझा कर रहे हैं कि आप कितना जानते हैं—या क्या यह हाथ में मुद्दे के लिए वास्तव में मायने नहीं रखता? शब्दों को कम करें। मुद्दे पर जल्दी पहुंचें। जब मैंने ऐसा करना शुरू किया, तो मैंने देखा कि प्रतिक्रिया दर आसमान छू गई। यदि आप अपने ईमेल को एक लाइन तक कम कर सकते हैं—संभावना बहुत अच्छी है कि आपको तत्काल प्रतिक्रिया मिलेगी।
उन्हें रिश्वत दें
अगर हम यहां ईमानदार होने जा रहे हैं, तो आपको यह स्वीकार करना होगा कि उनकी प्रकृति से, मनुष्य स्वार्थी झुंड हैं। जब लोगों को लगता है कि उनके लिए "कुछ है", तो वे कार्रवाई करने के लिए अधिक मजबूर महसूस करते हैं। आप अपने ईमेल को "तो, मुझे एक अच्छा समय बताएं जब आप इसके बारे में एक कप कॉफी पर बात कर सकते हैं - मेरी तरफ से!" जैसी किसी चीज़ के साथ बंद करके इसका लाभ उठा सकते हैं।
सिर्फ उत्तर बटन दबाने के लिए मुफ्त कॉफी का कप? यह अच्छा प्रोत्साहन है। और अगर मुद्दा और भी महत्वपूर्ण है—मान लें, आप कुछ बेचने या एक नया क्लाइंट पाने की कोशिश कर रहे हैं—तो दोपहर के भोजन की पेशकश करें। वह छोटा निवेश अच्छी तरह से इसके लायक होगा। लोगों को मुफ्त दोपहर का भोजन पसंद है।
दूसरे पक्ष को शामिल करें
यदि आपने किसी को कुछ बार ईमेल किया है, तो आपने ऊपर सूचीबद्ध सभी रणनीति आजमाई हैं, और आपको अभी भी कोई प्रतिक्रिया नहीं मिल रही है, तो बड़े हथियार निकालने का समय आ गया है। मैं आमतौर पर इन अंतिम दो रणनीतियों को उन लोगों के लिए आरक्षित करता हूं जो ईमेल को पुराने ढंग से नजरअंदाज करते हैं। पहला "बड़ा हथियार" दृष्टिकोण किसी ऐसे व्यक्ति को खींचना है जो स्थिति से संबंधित हो सकता है। यह आपका बॉस हो सकता है, या एक अतिरिक्त व्यक्ति जिसके साथ आप उस प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं जिसे रोक दिया गया है क्योंकि व्यक्ति आपके ईमेल का जवाब नहीं दे रहा है।
यह ऐसा कुछ नहीं है जो आप पहले, दूसरे, या यहां तक कि तीसरे ईमेल पर करना चाहते हैं। हालांकि, अगर आपको स्पष्ट रूप से नजरअंदाज किया जा रहा है, तो एक और विनम्र ईमेल लिखें, और बस एक शामिल व्यक्ति को CC करें। अगर यह कोई उच्च अधिकारी है, जैसे आपका बॉस, और दूसरा व्यक्ति जानता है कि वे अधिकार की स्थिति में हैं, तो वे जल्दी से जवाब देंगे। उन सभी पुराने नजरअंदाज करने वालों में से जिनसे मैंने वर्षों में निपटा है, यह "CC" दृष्टिकोण 99 प्रतिशत समय प्रतिक्रिया देता है। दर्शक होने के बारे में कुछ ऐसा है जो संवाद को बदल देता है और अचानक इसे उच्च प्राथमिकता बना देता है।
लगातार रिमाइंडर जारी रखें
यदि आपने कभी शॉशैंक रिडेम्पशन फिल्म देखी है, या स्टीफन किंग द्वारा लिखित उपन्यास पढ़ा है, तो आप उस हिस्से को याद कर सकते हैं जहां एंडी डुफ्रेसने स्टेट सीनेट को हर एक सप्ताह में एक पत्र भेजता है, जेल पुस्तकालय के लिए पैसे मांगता है। कुछ सौ डॉलर और किताबों के दान प्राप्त करने के बाद, एंडी फिर हर सप्ताह दो पत्र भेजना शुरू कर देता है और भी अधिक पैसे मांगने के लिए।
कहानी का मुद्दा यह है कि दृढ़ता काम करती है। इसे कष्टप्रद, उत्तेजक, या परेशान करने वाला कहें—लेकिन अगर आपको वास्तव में, वास्तव में किसी महत्वपूर्ण चीज़ का जवाब चाहिए, तो लगातार उस व्यक्ति से विनम्रतापूर्वक पूछना कि क्या उन्हें आपका पिछला ईमेल मिला, दो वांछित प्रभावों में से एक होगा। यह व्यक्ति को आपके द्वारा बात किए जा रहे ईमेल की खोज में अपने इनबॉक्स को खंगालने के लिए प्रेरित करेगा, या यह उन्हें एहसास दिलाएगा कि आपको जाने का एकमात्र तरीका आपके ईमेल का जवाब देना है। यह स्पष्ट रूप से एक अंतिम उपाय समाधान है, लेकिन यह एक ऐसा समाधान भी है जो काम करता है।
आप अपने ईमेल का तेजी से जवाब पाने के लिए किन तकनीकों का उपयोग करते हैं? आपके लिए क्या काम करता है? नीचे टिप्पणी अनुभाग में अपने सुझाव और सलाह साझा करें!
