नौकरी खोजना सोने की खोज करने जैसा है। यदि आप अपने कार्ड सही खेलते हैं, तो आप अमीर बन सकते हैं और एक करियर प्राप्त कर सकते हैं। यदि आप गड़बड़ करते हैं, तो आप उस कंपनी के साथ अपने अवसरों को उड़ा सकते हैं।
जिन तरीकों से आप उन कंपनियों से संपर्क कर सकते हैं जिनके लिए आप काम करना चाहते हैं वे बढ़ रहे हैं, और उनमें से एक तरीका ईमेल के माध्यम से है। यहां बताया गया है कि ईमेल एप्लिकेशन के लिए अपने रिज्यूमे और कवर लेटर को कैसे संरचित करें, ताकि आप अपना सर्वश्रेष्ठ पैर आगे रखें और अपने अवसरों को न उड़ाएं।
1. अपना शोध करें
आपको आवेदन करने से पहले जो सबसे बड़ी चीज करने की आवश्यकता है वह है अपना शोध करना।
यह शोध कंपनी पर ही लागू होता है और वे चाहते हैं कि आप अपना आवेदन कैसे भेजें। कुछ कंपनियां आपको ईमेल के माध्यम से आवेदन करने की अनुमति नहीं देती हैं, और यदि आप उस विधि को आजमाते हैं तो आप स्वचालित रूप से अस्वीकार कर दिए जाएंगे।
एक बार जब आप पता लगा लेते हैं कि क्या आपको उन्हें ईमेल करने की अनुमति है, तो उस नौकरी पोस्टिंग पर दिए गए निर्देशों का अक्षरशः पालन करें। यदि उनके पास आपके आवेदन में शब्दों के लिए अजीब अनुरोध हैं, या वे आपको अपने सब्जेक्ट लाइन को एक निश्चित तरीके से संरचित करने के लिए कहते हैं, तो ऐसा करें। यदि वे आपको कवर लेटर को किसी विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित करने के लिए कहते हैं, तो वह भी करें।
वे निर्देश यह देखने का एक परीक्षण हैं कि क्या आप ठीक से आदेशों का पालन करते हैं। वे यह भी जानना चाहते हैं कि क्या आपके पास विस्तार पर नजर है—दोनों कार्यस्थल में मूल्यवान कौशल।
2. सब्जेक्ट लाइन
आपके ईमेल की सब्जेक्ट लाइन शायद आपके आवेदन के सबसे महत्वपूर्ण भागों में से एक है। यह कंपनी द्वारा ईमेल खोलने या यह सोचने के बीच का अंतर हो सकता है कि यह स्पैम है और इसे फेंक देना।
यदि आपके पास सब्जेक्ट लाइन के लिए विशिष्ट निर्देश नहीं हैं, तो अपने ईमेल के सामान्य उद्देश्य का संदर्भ शामिल करना सबसे अच्छा है।
इस उदाहरण में, "JOB APPLICATION: Entertainment Writer" जैसा कुछ शुरू करने के लिए एक अच्छी जगह है। यह आपके ईमेल की सामग्री क्या है, इसे स्पष्ट रूप से बताने का एक अच्छा, त्वरित तरीका है। यह कीवर्ड के लिए भी एक अच्छी जगह है।
अन्य मामलों में, आप एक साझा इनबॉक्स को ईमेल भेज रहे होंगे, लेकिन आप जानते हैं कि ईमेल को किसे संबोधित करना है। ऐसी स्थितियों में, आप सब्जेक्ट लाइन की शुरुआत में "ATTN: [नाम डालें]" जैसा कुछ जोड़ सकते हैं। इस तरह इनबॉक्स देखने वाला कोई भी व्यक्ति जान जाएगा कि इसे किसे फॉरवर्ड करना है।
3. परिचय
जब आप अपना परिचय दे रहे हों और उस व्यक्ति को संबोधित कर रहे हों जो आपके आवेदन को पढ़ेगा, तो कुछ चीजें हैं जिन्हें आपको बिल्कुल सही करने की आवश्यकता है। आपको:
- उनके नाम या शीर्षक को सही ढंग से लिखना होगा।
- अपने परिचय के साथ उचित "टोन" सेट करना होगा।
आवेदन करने से पहले, शोध करें कि कंपनी का सार्वजनिक "चेहरा" कैसा दिखता है। वे दुनिया के सामने किस तरह की संस्कृति पेश करने की कोशिश कर रहे हैं?
क्या वे मस्ती-प्रेमी और आकस्मिक हैं? क्या वे गंभीर हैं? यदि वे आकस्मिक हैं, तो शायद एक साधारण "हैलो" के साथ जाना ठीक है और हायरिंग मैनेजर को उनके पहले नाम से संबोधित करें—लेकिन केवल तभी जब आप शुरुआत में उनका नाम जानते हों।
यदि आप जिस व्यक्ति से संपर्क कर रहे हैं उसका एक विशिष्ट शीर्षक है जिससे वे संबोधित होना चाहते हैं, तो उसका उपयोग करें।
जब कंपनी अधिक गंभीर होती है, तो आप "Dear [नाम डालें]" या ऐसा कुछ उपयोग कर सकते हैं। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि "Mr." और "Mrs." जैसे शीर्षक हाल के वर्षों में चलन से बाहर हो गए हैं, क्योंकि आप किसी की ऑनलाइन प्रोफाइल से उनके वैवाहिक स्थिति या लिंग का अनुमान नहीं लगा सकते।
यह सब कहने का मतलब है कि जब आप अपना परिचय देते हैं, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपका परिचय कॉर्पोरेट, सांस्कृतिक स्तर पर कंपनी से मेल खाता है। यदि आप नहीं करते हैं, तो यह एक लाल झंडा हो सकता है कि आप उनके कार्यस्थल मूल्यों के साथ टकरा सकते हैं।
4. अपना कवर लेटर अपने ईमेल के बॉडी में रखें
जब आप अपना आवेदन ईमेल के माध्यम से भेज रहे हों, तो अपने कवर लेटर को ईमेल के बॉडी में ही रखना सबसे अच्छा है।
ऐसा इसलिए है क्योंकि जब आप ईमेल भेजते हैं, तो वह ईमेल है आपका कवर लेटर। यह पहली चीज है जिसे हायरिंग मैनेजर देखेगा, इसलिए आपको अपना सर्वश्रेष्ठ पैर आगे रखने की आवश्यकता है।
इस दृष्टिकोण को आजमाने का एक और कारण: आप नहीं चाहते कि हायरिंग मैनेजर आपका कवर लेटर दो बार पढ़े। याद रखें कि ये लोग समय की कमी से जूझ रहे हैं।
यदि वे आपके ईमेल में एक संक्षिप्त परिचय पढ़ते हैं, उसके बाद अटैचमेंट में पूरा कवर लेटर, तो वे निराश हो सकते हैं। यह थोड़ी अधिक अतिरेक है।
यदि वे अनुरोध करते हैं कि आप अपने कवर लेटर की एक प्रति संलग्न करें, हालांकि, उनके निर्देशों का ठीक से पालन करें।
5. यदि आप कुछ संलग्न करते हैं, तो इसे PDF बनाएं
कुछ कंपनियां अटैचमेंट स्वीकार नहीं करती हैं, और यदि आप अपने आवेदन में कोई फाइल संलग्न करते हैं तो यह सीधे जंक मेल में चली जाएगी। यदि कोई कंपनी अटैचमेंट स्वीकार नहीं करती है, तो वे आमतौर पर नौकरी पोस्टिंग में ही आपको बता देंगे।
यदि आप अटैचमेंट का उपयोग नहीं कर सकते, या आप चिंतित हैं कि उन अटैचमेंट के साथ आपका आवेदन नहीं जाएगा, तो सुनिश्चित करें कि आप अपने रिज्यूमे के ऑनलाइन संस्करण के लिंक प्रदान करते हैं, जैसे आपकी लिंक्डइन प्रोफाइल। सुनिश्चित करें कि उन लिंक के लिए आप जिस एंकर टेक्स्ट का उपयोग कर रहे हैं वह पर्याप्त वर्णनात्मक है ताकि लोगों को पता चले कि वे किस पर क्लिक कर रहे हैं।
यदि आप कर सकते हैं अटैचमेंट भेजें, तो आमतौर पर उन अटैचमेंट को PDF के रूप में भेजना एक सुरक्षित शर्त है। वे एक बहुत ही सार्वभौमिक फाइल फॉर्मेट हैं जिन्हें कई अलग-अलग प्रोग्राम और आधुनिक ब्राउज़र भी खोल सकते हैं। इससे लोग आपके रिज्यूमे को जब भी और जहां भी देख सकते हैं, देखना आसान हो जाता है।
चिंतित हैं कि आप अपने अटैचमेंट में गलत जानकारी शामिल कर सकते हैं? यहां बताया गया है कि अपने रिज्यूमे में क्या शामिल न करें।
6. लोगों को स्पैम न करें
अंत में, एक बार जब आप अपना आवेदन भेज देते हैं तो लोगों को परेशान न करें। उनसे यह पूछने के लिए ईमेल न करें कि क्या उन्होंने इसे अभी तक पढ़ा है। यदि आप ऐसा करते हैं, तो आपका पत्राचार जल्द ही स्पैम के रूप में देखा जा सकता है।
कुछ कंपनियां आपके आवेदन प्राप्त होने की पुष्टि करने के लिए ऑटो-रिप्लाई भेजती हैं। अन्य नहीं भेजते।
कभी-कभी ये कंपनियां आपको वापस जवाब देने में लंबा समय लेती हैं क्योंकि आवेदन प्रक्रिया अभी भी खुली है। वे बिल्कुल भी जवाब नहीं दे सकते। यह खेल की प्रकृति है।
यदि कंपनी आपसे और सवाल पूछने के लिए ईमेल करती है—लेकिन इंटरव्यू की पेशकश नहीं करती—तो विनम्र और मिलनसार रहें।
यदि आप उनके सवालों का जवाब देते हैं और कई हफ्तों के बाद वे आपको ईमेल नहीं करते हैं, तो एक त्वरित ईमेल भेजकर पूछना ठीक है कि क्या उनके पास और सवाल हैं। आप उन्हें यह भी बता सकते हैं कि आप अभी भी इंटरव्यू के लिए उपलब्ध हैं।
हालांकि, यदि कंपनी इस फॉलो-अप का जवाब नहीं देती है, या वे नकारात्मक में जवाब देते हैं, तो इसके बाद उन्हें और ईमेल न भेजें। समझें कि कुछ ऑनलाइन आवेदन बस काम नहीं करते। आप हमेशा कहीं और किसी अन्य कंपनी में अपना हाथ आजमा सकते हैं।
सावधानी से ईमेल करें
ईमेल के माध्यम से रिज्यूमे भेजना नर्वस करने वाला हो सकता है, लेकिन यदि आप इन बुनियादी चरणों का पालन करते हैं तो आप सही रास्ते पर होंगे। कम से कम, आप आश्वस्त हो सकते हैं कि आपके आवेदन का मूल्यांकन आपके अनुभव की मात्रा पर किया जाएगा—आपके आवेदन में किसी स्पष्ट गलती पर नहीं।
नौकरी खोज पर अधिक टिप्स खोज रहे हैं? यहां सामान्य कवर लेटर गलतियों की सूची दी गई है।
