नौकरी की तलाश सोने की तलाश के समान है। यदि आप अपने पत्ते सही से खेलते हैं, तो आप इसे अमीर बना सकते हैं और करियर बना सकते हैं। अगर आप गड़बड़ करते हैं, तो आप उस कंपनी के साथ अपने मौके उड़ा सकते हैं।
जिस तरह से आप उन कंपनियों से संपर्क कर सकते हैं, जिनके लिए आप काम करना चाहते हैं, वे कई गुना बढ़ रहे हैं, और इनमें से एक तरीका ईमेल के माध्यम से है। ईमेल एप्लिकेशन के लिए अपना रिज्यूमे और कवर लेटर तैयार करने का तरीका यहां दिया गया है, ताकि आप अपना सर्वश्रेष्ठ पैर आगे बढ़ाएं और अपने अवसरों को न उड़ाएं।
1. अपना शोध करें
आवेदन करने से पहले आपको जो सबसे बड़ी चीज करने की जरूरत है, वह है अपना शोध करना।
यह शोध कंपनी पर ही लागू होता है और वे चाहते हैं कि आप अपना आवेदन कैसे भेजें। कुछ कंपनियां आपको ईमेल के माध्यम से आवेदन करने की अनुमति नहीं देती हैं, और यदि आप उस तरीके को आजमाते हैं तो आपको स्वतः ही अस्वीकार कर दिया जाएगा।
एक बार जब आपको पता चल जाए कि क्या आपको उन्हें ईमेल करने की अनुमति है, तो उस नौकरी के लिए पत्र पर दिए गए निर्देशों का पालन करें। यदि आपके आवेदन में शब्दों के लिए उनके पास अजीब अनुरोध हैं, या वे आपको अपनी विषय पंक्ति को एक निश्चित तरीके से तैयार करने के लिए कहते हैं, तो इसे करें। यदि वे आपको किसी विशिष्ट व्यक्ति को कवर लेटर संबोधित करने के लिए कहते हैं, तो वह भी करें।
वे निर्देश यह देखने के लिए एक परीक्षण हैं कि क्या आप आदेशों का ठीक से पालन करते हैं। वे यह भी जानना चाहते हैं कि क्या आपके पास विस्तार के लिए नजर है --- कार्यस्थल में दोनों मूल्यवान कौशल।
2. सब्जेक्ट लाइन
आपके ईमेल की विषय पंक्ति शायद आपके आवेदन के सबसे महत्वपूर्ण भागों में से एक है। इसका मतलब कंपनी द्वारा ईमेल खोलने या इसे स्पैम मानने और इसे बाहर फेंकने के बीच का अंतर हो सकता है।
यदि आपके पास विषय पंक्ति के लिए विशिष्ट निर्देश नहीं हैं, तो अपने ईमेल के सामान्य उद्देश्य के संदर्भ को शामिल करना सबसे अच्छा है।
इस उदाहरण में, "JOB APPLICATION:Entertainment Writer" जैसा कुछ शुरू करने के लिए एक अच्छी जगह है। यह स्पष्ट रूप से यह बताने का एक अच्छा, त्वरित तरीका है कि आपके ईमेल की सामग्री किस बारे में है। यह खोजशब्दों के लिए भी एक अच्छी जगह है।
अन्य मामलों में, आप एक साझा इनबॉक्स में एक ईमेल भेजेंगे, लेकिन आप जानते हैं कि ईमेल को किसको संबोधित करना है। ऐसी स्थितियों में, आप सब्जेक्ट लाइन की शुरुआत में "ATTN:[Insert Name]" जैसा कुछ जोड़ सकते हैं। इस तरह जो कोई भी इनबॉक्स देख रहा है उसे पता चल जाएगा कि उसे किसे अग्रेषित करना है।
3. परिचय
जब आप अपना परिचय दे रहे हों और उस व्यक्ति को संबोधित कर रहे हों जो आपका आवेदन पढ़ रहा होगा, तो कुछ चीजें हैं जिन्हें आपको ठीक करने की आवश्यकता है। आपको चाहिए:
- उनके नाम या शीर्षक की सही वर्तनी करें।
- अपने परिचय के साथ उपयुक्त "टोन" सेट करें।
आवेदन करने से पहले, शोध करें कि कंपनी का सार्वजनिक "चेहरा" कैसा दिखता है। वे किस तरह की संस्कृति को दुनिया के सामने रखने की कोशिश कर रहे हैं?
क्या वे मज़ेदार और आकस्मिक हैं? क्या वे गंभीर हैं? यदि वे आकस्मिक हैं, तो एक साधारण "हैलो" के साथ जाना और हायरिंग मैनेजर को उनके पहले नाम से संबोधित करना ठीक है --- लेकिन केवल तभी जब आप उनका नाम शुरू से जानते हों।
यदि आप जिस व्यक्ति से संपर्क कर रहे हैं उसके पास एक विशिष्ट शीर्षक है जिसे वे संबोधित करना चाहते हैं, तो उसका उपयोग करें।
जब कंपनी अधिक गंभीर हो, तो आप "प्रिय [नाम डालें]" या कुछ इसी तरह का उपयोग कर सकते हैं। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि "श्रीमान" जैसे शीर्षक। और "श्रीमती।" हाल के वर्षों में शैली से बाहर हो गया है, क्योंकि आप हमेशा किसी व्यक्ति की वैवाहिक स्थिति या लिंग का अनुमान उसकी ऑनलाइन प्रोफ़ाइल से नहीं लगा सकते हैं।
यह सब कहने का तात्पर्य यह है कि जब आप अपना परिचय देते हैं, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपका परिचय कॉर्पोरेट, सांस्कृतिक स्तर पर कंपनी से मेल खाता हो। यदि आप ऐसा नहीं करते हैं, तो यह एक लाल झंडा हो सकता है कि आप उनके कार्यस्थल मूल्यों से टकरा सकते हैं।
4. अपने कवर लेटर को अपने ईमेल के मुख्य भाग में रखें
जब आप अपना आवेदन ईमेल के माध्यम से भेज रहे हों, तो अपने कवर लेटर को ईमेल के मुख्य भाग में ही रखना सबसे अच्छा होता है।
ऐसा इसलिए है क्योंकि जब आप कोई ईमेल भेजते हैं, तो वह ईमेल है आपका कवर पत्र। यह पहली चीज़ है जिसे हायरिंग मैनेजर देखेगा, इसलिए आपको अपना सर्वश्रेष्ठ प्रयास करने की आवश्यकता है।
एक और कारण है कि आपको इस दृष्टिकोण को क्यों आजमाना चाहिए:आप नहीं चाहते कि हायरिंग मैनेजर आपके कवर लेटर को दो बार पढ़े। याद रखें कि इन लोगों के पास समय की कमी होती है।
यदि वे आपके ईमेल में एक संक्षिप्त परिचय पढ़ते हैं, उसके बाद संलग्नक में पूर्ण कवर पत्र पढ़ते हैं, तो वे निराश हो सकते हैं। यह कुछ ज़्यादा ही अतिरेक है।
यदि वे अनुरोध करते हैं कि आप अपने कवर लेटर की एक प्रति संलग्न करें, हालांकि, उनके निर्देशों का ठीक से पालन करें।
5. अगर आप कुछ भी अटैच करते हैं, तो उसे एक पीडीएफ़ बनाएं
कुछ कंपनियां अनुलग्नकों को स्वीकार नहीं करती हैं, और यदि आप अपने आवेदन में कोई फ़ाइल संलग्न करते हैं तो यह सीधे जंक मेल पर चली जाएगी। अगर कोई कंपनी अटैचमेंट स्वीकार नहीं करती है, तो वे आमतौर पर आपको जॉब पोस्टिंग में ही बता देंगे।
यदि आप अनुलग्नकों का उपयोग नहीं कर सकते हैं, या आप चिंतित हैं कि आपका आवेदन उन अनुलग्नकों के साथ नहीं जाएगा, तो सुनिश्चित करें कि आप अपने फिर से शुरू के ऑनलाइन संस्करण के लिंक प्रदान करते हैं, जैसे कि आपकी लिंक्डइन प्रोफ़ाइल। सुनिश्चित करें कि आप उन लिंक्स के लिए जिस एंकर टेक्स्ट का उपयोग कर रहे हैं वह इतना वर्णनात्मक है कि लोग जानते हैं कि वे किस पर क्लिक कर रहे हैं।
अगर आप कर सकते हैं अनुलग्नक भेजें, आमतौर पर उन अनुलग्नकों को PDF के रूप में भेजना एक सुरक्षित शर्त है। वे एक बहुत ही सार्वभौमिक फ़ाइल स्वरूप हैं जिन्हें कई अलग-अलग कार्यक्रमों और आधुनिक ब्राउज़रों के साथ भी खोला जा सकता है। इससे लोगों के लिए आपका रिज्यूमे जब भी और जहां भी वे देख सकते हैं, देखना आसान हो जाता है।
चिंतित हैं कि आप अपने अनुलग्नकों में गलत जानकारी शामिल कर सकते हैं? यहां बताया गया है कि आपके रेज़्यूमे में क्या शामिल नहीं है।
6. लोगों को स्पैम न करें
अंत में, अपना आवेदन भेजने के बाद लोगों को परेशान न करें। उन्हें यह पूछने के लिए ईमेल न करें कि क्या उन्होंने इसे अभी तक पढ़ा है। अगर आप ऐसा करते हैं, तो आपका पत्राचार जल्द ही स्पैम के रूप में देखा जा सकता है।
कुछ कंपनियां यह पुष्टि करने के लिए ऑटो-जवाब भेजती हैं कि उन्हें आपका आवेदन प्राप्त हो गया है। अन्य नहीं करते हैं।
कभी-कभी ये कंपनियां आपके पास वापस आने में लंबा समय लेती हैं क्योंकि आवेदन प्रक्रिया अभी भी खुली है। हो सकता है कि वे बिल्कुल भी प्रतिक्रिया न दें। यह सिर्फ खेल की प्रकृति है।
अगर कंपनी आपको और प्रश्न पूछने के लिए ईमेल करती है --- लेकिन साक्षात्कार की पेशकश नहीं करती है --- विनम्र और मिलनसार बनें।
यदि आप उनके प्रश्नों का उत्तर देते हैं और वे आपको कई हफ़्तों के बाद वापस ईमेल नहीं करते हैं, तो उनसे यह पूछने के लिए कि क्या उनके कोई और प्रश्न हैं, एक त्वरित ईमेल भेजना ठीक है। आप उन्हें यह भी बता सकते हैं कि आप अभी भी एक साक्षात्कार के लिए उपलब्ध हैं।
हालांकि, अगर कंपनी इस अनुवर्ती कार्रवाई का जवाब नहीं देती है, या वे नकारात्मक प्रतिक्रिया देते हैं, तो इसके बाद उन्हें और ईमेल न भेजें। समझें कि कुछ ऑनलाइन एप्लिकेशन बस काम नहीं करते हैं। आप हमेशा किसी दूसरी कंपनी में कहीं और अपना हाथ आजमा सकते हैं।
ध्यान से ईमेल करें
ईमेल के माध्यम से रिज्यूमे भेजना परेशान करने वाला हो सकता है, लेकिन अगर आप इन बुनियादी चरणों का पालन करते हैं तो आप सही रास्ते पर होंगे। कम से कम, आपको आश्वस्त किया जा सकता है कि आपके आवेदन का निर्णय आपके पास अनुभव की मात्रा पर होगा --- आपके आवेदन में किसी स्पष्ट गलती पर नहीं।
नौकरी खोजने के बारे में और सुझावों की तलाश है? यहां सामान्य कवर लेटर गलतियों की सूची दी गई है।