आपके ईमेल में एक पंची, स्पष्ट और संक्षिप्त हस्ताक्षर होना अत्यंत महत्वपूर्ण है। एक फ्रीलांस लेखक के रूप में जो ज्यादातर ऑनलाइन क्षेत्र में कार्य करता है, मैं अपने ईमेल हस्ताक्षर को 90 के दशक में बिजनेस कार्ड की तरह ही भूमिका निभाते हुए देखता हूं।
जीमेल में हस्ताक्षर जोड़ना काफी सरल है: बस जीमेल में सेटिंग्स पर जाएं, हस्ताक्षर तक स्क्रॉल करें, और एक टाइप करें। लेकिन यहां विकल्प सीमित हैं, क्योंकि हस्ताक्षर को उद्धृत टेक्स्ट से पहले या बाद में रखने के मामले में यह काफी प्रतिबंधात्मक है, और आपको हर बार इसे चालू या बंद करने के लिए सेटिंग्स पर जाना पड़ता है।
यहां, मैं आपको दिखाऊंगा कि "कैन्ड रिस्पॉन्स" टूल का उपयोग करके एकाधिक हस्ताक्षर कैसे बनाएं और हर बार ईमेल भेजते समय आसानी से चुन सकें कि आप किसका उपयोग करना चाहते हैं (यदि कोई हो)।
सबसे पहले, आपको जीमेल लैब्स में कैन्ड रिस्पॉन्स सक्षम करना होगा (जहां आपको सभी प्रकार के अद्भुत जीमेल ऐड-ऑन मिलेंगे)।
1. अपने जीमेल इनबॉक्स में, ऊपर दाएं कोने में कॉग आइकन पर क्लिक करें, सेटिंग्स, फिर लैब्स टैब पर क्लिक करें।
2. "लैब खोजें" बॉक्स में, canned responses टाइप करें फिर एंटर दबाएं। कैन्ड रिस्पॉन्स "उपलब्ध लैब्स" के तहत दिखाई देना चाहिए। (उस भाग को नज़रअंदाज़ करें जहां लिखा है कि यह आलसी लोगों के लिए है - हम इसे ऑटो-रिप्लाई की तुलना में कहीं अधिक उत्पादक चीज के लिए उपयोग कर रहे हैं!) "सक्षम करें" पर क्लिक करें, फिर "परिवर्तन सहेजें"।
अब आपके पास कैन्ड रिस्पॉन्स सक्षम है, तो अपने हस्ताक्षर बनाना शुरू करें।
1. जीमेल में "कंपोज़" पर क्लिक करें जैसे कि आप एक नया ईमेल लिख रहे हों।
2. अगला, न्यू मैसेज विंडो के निचले दाएं कोने में छोटे तीर पर क्लिक करें -> कैन्ड रिस्पॉन्स -> नया कैन्ड रिस्पॉन्स।
3. दिखाई देने वाले टेक्स्ट बॉक्स में अपने हस्ताक्षर के लिए एक नाम टाइप करें जिसे आप याद रखेंगे, फिर OK पर क्लिक करें।
4. अगला, अपने न्यू मैसेज विंडो में फिर से कैन्ड रिस्पॉन्स पर जाएं, और "इन्सर्ट" सबहेडर के तहत अपने हस्ताक्षर के नाम पर क्लिक करें। आपके हस्ताक्षर के लिए चुना गया नाम आपके ईमेल की "विषय" लाइन में दिखाई देगा।
5. अब बस वही टाइप करें जो आप अपने हस्ताक्षर में चाहते हैं, ईमेल के "बॉडी" भाग में (वह क्षेत्र जहां आप सामान्य रूप से अपना ईमेल संदेश टाइप करेंगे)।
अपने हस्ताक्षर को अच्छा दिखाना
मैं अपने हस्ताक्षर को दो डैश से शुरू करना पसंद करता हूं, जो इसे ईमेल के बाकी हिस्से से साफ-साफ अलग करता है। फिर मैं पहली लाइन पर अपना नाम लिखता हूं, अगली लाइन पर अपना शीर्षक, फिर तीसरी लाइन पर उस कंपनी या कंपनियों का लोगो जिनके लिए मैं काम करता हूं या लिखता हूं। जाहिर है, यदि आप अपना ट्विटर हैंडल, फोन नंबर आदि दर्ज करना चाहते हैं, तो आप वह भी कर सकते हैं - आखिरकार, यह आपका हस्ताक्षर है!
यदि आप किसी साइट या कंपनी के लोगो का उपयोग करना चाहते हैं, तो आप आमतौर पर वेबसाइट पर लोगो पर राइट-क्लिक करके, फिर "इमेज इस रूप में सहेजें..." पर क्लिक करके इसे प्राप्त कर सकते हैं। यदि यह विफल होता है, तो आप विंडोज स्निपिंग टूल (स्टार्ट मेनू में इसे खोजें) का उपयोग करके लोगो को काट सकते हैं और इसे एक इमेज के रूप में सहेज सकते हैं।
एक बार जब आप लोगो सहेज लेते हैं, तो इसे उस स्थान से जहां इसे सहेजा गया है, जीमेल विंडो में खींचें जहां आप अपना हस्ताक्षर बना रहे हैं। लोगो आपके हस्ताक्षर में डिफ़ॉल्ट रूप से "बेस्ट फिट" आकार में दिखाई देना चाहिए, लेकिन आप लोगो के कोनों को खींचकर इसका आकार बदल सकते हैं।
एक बार जब आप अपना हस्ताक्षर दर्ज कर लेते हैं, तो इसे भविष्य के उपयोग के लिए सहेजने का समय आ गया है। नीचे दाएं कोने में बिन आइकन के बगल में तीर पर क्लिक करें -> कैन्ड रिस्पॉन्स, फिर "सेव" सबहेडिंग के तहत अपने हस्ताक्षर के नाम का चयन करें।
आपने अब अपना पहला हस्ताक्षर बना लिया है! हर बार जब आप इसे ईमेल में उपयोग करना चाहते हैं, तो बस एक ईमेल कंपोज़ करें, फिर जब आप अपना हस्ताक्षर डालना चाहें, तो नीचे दाएं कोने में तीर पर क्लिक करें -> कैन्ड रिस्पॉन्स। फिर "इन्सर्ट" सबहेडिंग के तहत अपने हस्ताक्षर का चयन करें।
आप उपरोक्त विधि का उपयोग करके हस्ताक्षरों की एक पूरी सूची बना सकते हैं, प्रत्येक ईमेल के लिए व्यक्तिगत रूप से चुनने के लिए तैयार। यदि आप अपने किसी हस्ताक्षर को संपादित करना चाहते हैं, तो जीमेल में "कंपोज़" पर क्लिक करें, अंतिम पैराग्राफ में विधि का उपयोग करके इसे डालें, फिर इसे जैसा चाहें संपादित करें।
जब आप संपादन कर लें, तो नीचे दाएं कोने में बिन आइकन के बगल में तीर पर क्लिक करके अपना हस्ताक्षर सहेजें -> कैन्ड रिस्पॉन्स, फिर "सेव" सबहेडिंग के तहत इसका चयन करें।
इस कैन्ड रिस्पॉन्स हस्ताक्षर विधि के साथ एकमात्र समस्या यह है कि यह मुख्य रूप से डेस्कटॉप के लिए लागू है। यदि आप जीमेल मोबाइल ऐप का उपयोग कर रहे हैं, तो आपके पास अपने कैन्ड रिस्पॉन्स तक त्वरित पहुंच नहीं होगी, जो इस विधि को बेकार बना देती है।
निष्कर्ष
मैं हमेशा जीमेल के डिफ़ॉल्ट हस्ताक्षर विकल्पों से जूझता रहा और यह जानकर आश्चर्य हुआ कि यह छिपी हुई सुविधा, जिसका उपयोग आमतौर पर स्वचालित प्रतिक्रियाओं के लिए किया जाता है, मेरे अपने हस्ताक्षरों के संग्रह को बनाने और प्रबंधित करने के लिए कितनी 완벽 होगी। यह दिखाता है कि कभी-कभी एक सुविधा या ऐप का उपयोग उसके प्रतीत होने वाले उद्देश्य से पूरी तरह से अलग उद्देश्य के लिए किया जा सकता है।
