अपनी Excel स्प्रेडशीट में ड्रॉपडाउन सूची बनाने से आपके काम की दक्षता बढ़ाने में मदद मिल सकती है। यह विशेष रूप से तब काम आ सकता है जब आप चाहते हैं कि आपके सहकर्मी कुछ जानकारी प्रदान करें जो कंपनी के लिए प्रासंगिक हो। Excel ड्रॉपडाउन सूची का उपयोग करके, आप उपयोगकर्ताओं को पूर्व-निर्धारित सूची से चयन करने का विकल्प देकर एक सेल में वास्तव में क्या दर्ज किया जा सकता है, इसे नियंत्रित कर सकते हैं।
जब आप किसी सेल में ड्रॉपडाउन सूची जोड़ते हैं, तो उसके बगल में एक तीर प्रदर्शित होगा। इस तीर पर क्लिक करने से सूची खुल जाएगी और उपयोगकर्ता को सूची में मौजूद वस्तुओं में से एक को चुनने का विकल्प मिलेगा। यह न केवल आपकी स्प्रेडशीट पर जगह बचाएगा बल्कि आपको एक सुपरयूज़र की तरह दिखाएगा और आपके सहकर्मियों और बॉस को प्रभावित करेगा। यहां Excel में ड्रॉपडाउन सूची बनाने के बारे में चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका दी गई है।
चरण 1: अपनी सूची की सामग्री परिभाषित करें
1. एक नई Excel वर्कशीट खोलें और वह सामग्री लिखें जो आप अपनी सूची में दिखाना चाहते हैं। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक प्रविष्टि एक सेल पर कब्जा करती है, और सभी प्रविष्टियाँ एक ही कॉलम में लंबवत रूप से संरेखित हैं। साथ ही, सुनिश्चित करें कि प्रविष्टियों के बीच कोई खाली सेल न हो। हमारे मामले में हमारी ड्रॉपडाउन मेनू चुनने के लिए शहरों की एक सूची खोलेगी।
2. एक बार जब आप सूची को इकट्ठा कर लेते हैं, तो सभी प्रविष्टियों को हाइलाइट करें, उन पर राइट-क्लिक करें, और दिखाई देने वाले मेनू से "Define Name" (नाम परिभाषित करें) चुनें।
3. यह "New Name" (नया नाम) शीर्षक वाली एक नई विंडो खोलेगा। अपनी सूची के लिए एक नाम चुनें और उसी को "Name" (नाम) टेक्स्ट बॉक्स में दर्ज करें।
4. "OK" पर क्लिक करें।
चरण 2: अपनी ड्रॉपडाउन सूची को स्प्रेडशीट में जोड़ना
अगला चरण अपनी ड्रॉपडाउन सूची को स्प्रेडशीट में जोड़ना है। यहां बताया गया है कि यह कैसे करना है।
1. एक नई या मौजूदा वर्कशीट खोलें जहां आप अपनी ड्रॉपडाउन सूची रखना चाहते हैं।
2. उस सेल को हाइलाइट करें जहां आप ड्रॉपडाउन सूची रखना चाहते हैं। "Data" (डेटा) टैब पर क्लिक करें, फिर डेटा टूल अनुभाग में "Data validation" (डेटा सत्यापन) आइकन ढूंढें और उस पर क्लिक करें।
3. एक डेटा सत्यापन बॉक्स दिखाई देगा जिसमें तीन टैब होंगे: Settings, Input Message, और Error Alert। Settings टैब में, "Arrow" (तीर) ड्रॉपडाउन सूची से "List" (सूची) चुनें। विंडो के नीचे अब "Source" (स्रोत) शीर्षक वाला एक नया विकल्प दिखाई देगा। टेक्स्ट बॉक्स पर क्लिक करें और फिर "=" चिह्न दर्ज करें, उसके बाद अपनी ड्रॉपडाउन सूची का नाम। हमारे मामले में यह =cities पढ़ना चाहिए।
"Ignore blank" (रिक्त को अनदेखा करें) और "In-cell dropdown" (सेल में ड्रॉपडाउन) बॉक्स डिफ़ॉल्ट रूप से चेक किए गए हैं। Ignore blank सेल चेक होने के साथ, इसका मतलब है कि लोगों के लिए सेल को खाली छोड़ना ठीक है। लेकिन यदि आप चाहते हैं कि प्रत्येक उपयोगकर्ता सेल से एक विकल्प चुने, तो बॉक्स को अनचेक करें।
4. OK पर क्लिक करें। बस। आपने अपनी स्प्रेडशीट में एक ड्रॉपडाउन सूची जोड़ दी है।
इसे पूरा करने के साथ, अब आप Input message टैब पर आगे बढ़ सकते हैं।
चरण 3: डेटा सत्यापन के लिए इनपुट संदेश सेट करें (वैकल्पिक)
कभी-कभी आप चाहते हैं कि जब ड्रॉपडाउन सूची वाले सेल पर क्लिक किया जाए तो एक संदेश (विवरण के साथ) पॉप अप हो। उस स्थिति में आपको Input message टैब में "show input message" (इनपुट संदेश दिखाएं) बॉक्स पर क्लिक करना होगा। आपको शीर्षक और इनपुट संदेश को उनके संबंधित बॉक्स में भी भरना होगा। आपकी ड्रॉपडाउन सूची अब निम्न छवि की तरह दिखनी चाहिए।
अंतिम टैब त्रुटि चेतावनी के लिए है। एक बार परिभाषित हो जाने पर, यह एक त्रुटि संदेश भेजता है यदि कोई अमान्य डेटा दर्ज करता है - डेटा जो सूची में नहीं है।
निष्कर्ष
ड्रॉपडाउन सूचियां वेबसाइटों पर बहुत आम हैं और उपयोगकर्ता के लिए बहुत सहज हैं। उनकी बहुमुखी प्रकृति उन्हें लगभग सभी उद्योगों में उपयोगी बनाती है। चाहे सर्वेक्षण में हो, व्यावसायिक दुनिया में या स्कूलों में भी, आपको Excel ड्रॉपडाउन सूचियों का उपयोग करने की आवश्यकता हमेशा मिलेगी।
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