अपनी एक्सेल स्प्रैडशीट में ड्रॉपडाउन सूची बनाने से आपके काम की दक्षता बढ़ाने में मदद मिल सकती है। यह काम आ सकता है, खासकर जब आप चाहते हैं कि आपके सहकर्मी कंपनी के लिए प्रासंगिक कुछ जानकारी प्रदान करें। एक्सेल ड्रॉपडाउन सूची का उपयोग करके, आप उपयोगकर्ताओं को पूर्व-निर्धारित सूची से चयन करने का विकल्प देकर ठीक से नियंत्रित कर सकते हैं कि सेल में क्या दर्ज किया जा सकता है।
जब आप किसी सेल में ड्रॉपडाउन सूची जोड़ते हैं, तो उसके आगे एक तीर प्रदर्शित होगा। इस तीर पर क्लिक करने से सूची खुल जाएगी और उपयोगकर्ता को सूची में से किसी एक आइटम को चुनने का विकल्प मिलेगा। यह न केवल आपकी स्प्रैडशीट पर स्थान बचाएगा बल्कि आपको एक सुपरयूज़र की तरह दिखने देगा और आपके सहकर्मियों और बॉस को प्रभावित करेगा। एक्सेल में ड्रॉपडाउन सूची कैसे बनाएं, इस पर चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका यहां दी गई है।
चरण 1:अपनी सूची की सामग्री को परिभाषित करें
1. एक नया एक्सेल वर्कशीट खोलें और उन सामग्रियों को नीचे रखें जिन्हें आप अपनी सूची में दिखाना चाहते हैं। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक प्रविष्टि एक सेल पर कब्जा कर लेती है, और सभी प्रविष्टियाँ एक ही कॉलम में लंबवत रूप से संरेखित होती हैं। साथ ही, सुनिश्चित करें कि प्रविष्टियों के बीच कोई रिक्त कक्ष नहीं हैं। हमारे मामले में हमारा ड्रॉपडाउन मेनू चुनने के लिए शहरों की एक सूची खोलेगा।
2. एक बार जब आप सूची को इकट्ठा कर लेते हैं, तो सभी प्रविष्टियों को हाइलाइट करें, उन पर राइट-क्लिक करें, और दिखाई देने वाले मेनू से "नाम परिभाषित करें" चुनें।
3. यह "नया नाम" शीर्षक के साथ एक नई विंडो खोलेगा। अपनी सूची के लिए एक नाम चुनें और उसे "नाम" टेक्स्ट बॉक्स में दर्ज करें।
4. "ओके" पर क्लिक करें।
चरण 2:स्प्रेडशीट में अपनी ड्रॉपडाउन सूची जोड़ना
अगला चरण अपनी ड्रॉपडाउन सूची को स्प्रेडशीट में जोड़ना है। इसे करने का तरीका यहां बताया गया है।
1. एक नई या मौजूदा वर्कशीट खोलें जहां आप अपनी ड्रॉपडाउन सूची रखना चाहते हैं।
2. उस सेल को हाइलाइट करें जहां आप ड्रॉपडाउन सूची रखना चाहते हैं। "डेटा" टैब पर क्लिक करें, फिर डेटा टूल सेक्शन में "डेटा सत्यापन" आइकन ढूंढें और उस पर क्लिक करें।
3. एक डेटा सत्यापन बॉक्स दिखाई देगा जिसमें तीन टैब होंगे:सेटिंग्स, इनपुट संदेश और त्रुटि चेतावनी। सेटिंग टैब में, "एरो" ड्रॉपडाउन सूची से "सूची" चुनें। "स्रोत" शीर्षक वाला एक नया विकल्प अब विंडो के निचले भाग में दिखाई देगा। टेक्स्ट बॉक्स पर क्लिक करें और फिर अपनी ड्रॉपडाउन सूची के नाम के बाद "=" चिह्न दर्ज करें। हमारे मामले में इसे =cities read पढ़ना चाहिए ।
"रिक्त पर ध्यान न दें" और "इन-सेल ड्रॉपडाउन" बॉक्स डिफ़ॉल्ट रूप से चेक किए जाते हैं। इग्नोर ब्लैंक सेल को चेक करने से इसका मतलब है कि लोगों के लिए सेल को खाली छोड़ना ठीक है। लेकिन यदि आप चाहते हैं कि प्रत्येक उपयोगकर्ता सेल से एक विकल्प का चयन करे, तो बॉक्स को अनचेक करें।
4. ओके पर क्लिक करें। इतना ही। आपने अपनी स्प्रेडशीट में एक ड्रॉपडाउन सूची जोड़ी है।
इसके पूरा होने के साथ, अब आप इनपुट संदेश टैब पर जा सकते हैं।
चरण 3:डेटा सत्यापन के लिए इनपुट संदेश सेट करें (वैकल्पिक)
जब ड्रॉपडाउन सूची वाले सेल पर क्लिक किया जाता है तो कभी-कभी आप एक संदेश (विवरण के साथ) पॉप अप करना चाहते हैं। उस स्थिति में आपको इनपुट संदेश टैब में "इनपुट संदेश दिखाएं" बॉक्स पर क्लिक करना होगा। आपको उनके संबंधित बॉक्स में शीर्षक और इनपुट संदेश भी भरना होगा। आपकी ड्रॉपडाउन सूची अब निम्न छवि की तरह दिखनी चाहिए।
अंतिम टैब त्रुटि चेतावनी के लिए है। एक बार परिभाषित होने के बाद, यह एक त्रुटि संदेश भेजता है यदि कोई अमान्य डेटा दर्ज करता है - डेटा जो सूची में नहीं है।
रैपिंग अप
वेबसाइटों पर ड्रॉपडाउन सूचियां बहुत आम हैं और उपयोगकर्ता के लिए बहुत सहज हैं। उनकी बहुमुखी प्रकृति उन्हें लगभग सभी उद्योगों में उपयोगी बनाती है। सर्वेक्षणों में हो, व्यापार जगत में या स्कूलों में भी, आपको हमेशा एक्सेल ड्रॉपडाउन सूचियों का उपयोग करने की आवश्यकता होगी।
क्या यह लेख उपयोगी था? बेझिझक टिप्पणी करें और साझा करें।