जीमेल को सेंडर, सब्जेक्ट या लेबल के आधार पर कैसे छाँटें

यदि आपके पास एक सक्रिय ईमेल खाता है, तो आपको अपने इनबॉक्स में आपका ध्यान आकर्षित करने वाले लोगों से सैकड़ों संदेश प्राप्त होने की संभावना है। नतीजतन, महत्वपूर्ण लोगों को चुनने के लिए प्रत्येक नए ईमेल के माध्यम से जाना एक कठिन काम बन जाता है।

सौभाग्य से, यदि आप जीमेल का उपयोग करते हैं, तो आपके पास अपने इनबॉक्स और अन्य फ़ोल्डरों को और अधिक प्रबंधनीय बनाने और संदेशों को खोजने पर आपको अधिक नियंत्रण देने के लिए दर्जनों सुविधाएं और तरीके हैं।

आप Gmail को प्रेषक, आकार, प्राप्तकर्ता, विषय, लेबल, अटैचमेंट, चैट, संदेशों के मुख्य भाग और दिनांक के अनुसार क्रमित कर सकते हैं।

इस मार्गदर्शिका में, हम आपको यह दिखाने जा रहे हैं कि प्रेषक, लेबल या विषय फ़िल्टर का उपयोग करके आपके संदेशों को क्रमबद्ध करके अपने Gmail ऐप को कैसे व्यवस्थित, खोज और स्वचालित किया जाए।

Gmail संदेशों को प्रेषक द्वारा कैसे क्रमित करें

अपने जीमेल इनबॉक्स को व्यवस्थित और साफ करने का पहला कदम सैकड़ों प्रचार ईमेल से छुटकारा पाना है, जो आपके भंडारण स्थान का 90 प्रतिशत से अधिक हिस्सा लेते हैं। वे आपके व्यक्तिगत या व्यावसायिक संपर्कों के वैध ईमेल के साथ मिल जाते हैं, जिनमें से अधिकांश महत्वपूर्ण हो सकते हैं, और ट्रैश बिन के लिए नहीं होते हैं।

यदि आपने अपने इनबॉक्स से प्रत्येक प्रचार संदेश को चुनने का प्रयास किया है, तो हो सकता है कि संदेशों की आमद के कारण आपके पास पर्याप्त ताकत न बची हो, और आप शायद इस प्रक्रिया में कुछ महत्वपूर्ण संदेशों को हटा देंगे।

जीमेल को प्रेषक द्वारा क्रमबद्ध करने से आपको विशिष्ट प्रेषकों के ईमेल को एक साथ समूहित करने में मदद मिलेगी, और महत्वपूर्ण और वैध ईमेल को छोड़कर जो आपके इनबॉक्स में रहना चाहिए, उन्हें एक बार में हटा दें।

यह किसी विशेष प्रेषक से विशिष्ट ईमेल की खोज करते समय और आपके संपर्कों को ईमेल अग्रेषित करते समय समय बचाने में भी आपकी सहायता करता है। संक्षेप में, आपका अपने इनबॉक्स पर अधिक नियंत्रण है, और आप हर दिन अधिक व्यवस्थित और उत्पादक रह सकते हैं।

ऐसी कई तरकीबें हैं जिनका उपयोग आप प्रेषक द्वारा जीमेल को छाँटने के लिए कर सकते हैं और अपनी संपर्क सूची में प्रत्येक व्यक्ति के सभी ईमेल देख सकते हैं। ऐसा करने के विभिन्न तरीकों के बारे में हम आपको नीचे बताएंगे।

विधि 1:किसी विशेष प्रेषक द्वारा क्रमित करना

1. जीमेल खोलें और अपने इनबॉक्स में जाएं। अपनी संपर्क सूची के महत्वपूर्ण प्रेषकों में से एक ईमेल चुनें और उस पर राइट-क्लिक करें।

2. नए मेनू में, ईमेल ढूंढें click क्लिक करें से ।

3. उस विशेष प्रेषक से आपको वापस आने वाले सभी ईमेल की एक सूची दिखाई देगी, जिसमें प्रेषक का पूरा संपर्क विवरण शामिल है। इस तरह, आप उन्हें तुरंत संदेश भेज सकते हैं या वीडियो कॉल भी शुरू कर सकते हैं।

4. यदि आप अपने इनबॉक्स में व्यक्ति का नाम नहीं देखते हैं, तो खोज बॉक्स में उसका नाम लिखकर त्वरित खोज करें, और फिर खोज परिणामों से किसी भी संदेश पर राइट-क्लिक करें, और इससे ईमेल ढूंढें चुनें ।

5. आप खोज बॉक्स के आगे नीचे की ओर स्थित तीर पर क्लिक करके एकाधिक खोज मानदंड का उपयोग कर सकते हैं। इसके बाद, ईमेल पते को “प्रेषक” . में पेस्ट करें फ़ील्ड, या “इसमें शब्द हैं” . का उपयोग कर रहे हैं उस प्रेषक के नाम के साथ अधिक विशिष्ट खोज के लिए फ़ील्ड जिसे आप ढूंढ रहे हैं।

6. खोज . क्लिक करें बटन जब आप उस विशेष प्रेषक से ईमेल प्राप्त करने के लिए कर रहे हैं।

नोट: आप फ़िल्टर बनाएं पर क्लिक करके अपनी खोजों के लिए फ़िल्टर बना सकते हैं, और अगली बार मापदंड से मेल खाने वाले ईमेल प्राप्त होने पर स्वचालित रूप से कुछ कार्रवाइयां लागू कर सकते हैं।

विधि 2:किसी भी प्रेषक के Gmail ईमेल को क्रमित करें

1. Google खोज बार पर जाएं और संदेशों का पता लगाने के विकल्पों को प्रदर्शित करने के लिए अपने दाईं ओर नीचे की ओर स्थित छोटे तीर पर क्लिक करें।

2. अपने ईमेल खोजने के लिए पैरामीटर निर्दिष्ट करें जिसमें विशिष्ट शब्द शामिल या बहिष्कृत हों। यह तब काम आता है जब आप बातचीत के केवल एक हिस्से को याद कर सकते हैं, क्योंकि यह केवल विषयों में ही नहीं, बल्कि पूरे ईमेल को ढूंढता है।

नोट: यदि आप चाहें, तो आप केवल अटैचमेंट वाले संदेशों को शामिल करने के लिए खोज परिणामों को फ़िल्टर कर सकते हैं। अन्य विकल्प भी हैं जैसे दिनांक भीतर जो खोज परिणामों को विशिष्ट तिथियों या समय सीमा तक सीमित करता है।

3. एक बार जब आपको अपना इच्छित प्रेषक मिल जाए, तो इससे ईमेल ढूंढें . क्लिक करें संदेशों की सूची को भरने के लिए।

विधि 3:वाइल्डकार्ड कार्यक्षमता का उपयोग करके Gmail ईमेल को क्रमित करें

यह विधि तब मदद करती है जब आपको ईमेल संग्रहण स्थान खाली करने और अपने इनबॉक्स के सैकड़ों संदेशों से आवश्यक ईमेल पुनर्प्राप्त करने की आवश्यकता होती है।

यदि आपके पास पूर्व सहयोगियों (उसी डोमेन नाम के साथ) के ईमेल हैं जिन्हें आप उसी समय प्रदर्शित करना चाहते हैं तो वाइल्डकार्ड कार्यक्षमता का उपयोग करें। यह एक तारांकन चिह्न (*) द्वारा दर्शाया जाता है, जो एक ही जानकारी के साथ कई रिकॉर्ड ढूंढता है।

1. अपना जीमेल अकाउंट खोलें। सर्च बार में, कंपनी के डोमेन नाम के बाद तारांकन (*) टाइप करें, उदाहरण के लिए, *@helpdeskgeek.com ।

2. आप ईमेल पते के किसी अन्य भाग को वाइल्डकार्ड से भी बदल सकते हैं, उदाहरण के लिए, elsie@*.com, elsie@helpdeskgeek.* , या e.*@helpdeskgeek.com . इनमें से कोई भी काम करेगा।

जीमेल सेवाओं के Google परिवार का हिस्सा है, लेकिन खोज इंजन के विपरीत जहां आप खोज परिणामों को कोष्ठक या उद्धरण चिह्नों का उपयोग करके विशिष्ट शब्दों या वाक्यांशों तक सीमित कर सकते हैं, आप जीमेल में ऐसा नहीं कर सकते। इसके बजाय, यदि आप इन्हें अंतर्निहित खोज सुविधा में उपयोग करने का प्रयास करते हैं, तो यह सटीक मिलान लौटाएगा।

हालांकि, आप कई स्वतंत्र कीवर्ड वाले ईमेल खोजने के लिए कोष्ठक का उपयोग कर सकते हैं, उदाहरण के लिए (क्रिसमस पार्टी ) टाइप करते समय (क्रिसमस या पार्टी) यह प्रत्येक ईमेल को पुनः प्राप्त करेगा जिसमें विषय पंक्ति में प्रत्येक कीवर्ड शामिल है ) विषय पंक्ति में किसी भी कीवर्ड के साथ सभी ईमेल लाएगा।

Gmail मोबाइल ऐप का उपयोग करके प्रेषक द्वारा Gmail को सॉर्ट करना

अपने Android या Ios डिवाइस पर, आप नीचे दिए गए चरणों का उपयोग करके Gmail में अपने ईमेल को प्रेषक द्वारा क्रमित कर सकते हैं।

1. जीमेल ऐप खोलें , साइन इन करें यदि आपने पहले से नहीं किया है, और फिर शीर्ष पर खोज बार पर टैप करें।

2. आप जिस प्रेषक को खोज रहे हैं उसका ईमेल पता टाइप करें और खोज . पर क्लिक करें आइकन (ऑन-स्क्रीन कीबोर्ड पर छोटा आवर्धक ग्लास आइकन)।

नोट: मोबाइल ऐप आपको अपने परिणामों को और अधिक फ़िल्टर करने के लिए अतिरिक्त खोज मानदंड का उपयोग करने नहीं देता है। इस मामले में, आप डेस्कटॉप ऐप का उपयोग कर सकते हैं और पहली विधि लागू कर सकते हैं।

Gmail को लेबल द्वारा कैसे क्रमित करें

जीमेल में, लेबल रंग-कोडित, टेक्स्ट-आधारित पहचानकर्ता होते हैं जो आपको तेजी से इच्छित ईमेल ढूंढने में सहायता करते हैं। साइडबार पर, आपको इनबॉक्स, ड्राफ्ट, ट्रैश, स्पैम और अन्य जैसे आइटम दिखाई देंगे, जो आपके लिए पहले से ही सेट हैं, और टैग या फ़ोल्डर की तरह व्यवहार करते हैं।

आप Gmail में विशिष्ट लेबल वाले संदेशों को ढूंढ सकते हैं और नीचे बताए अनुसार अपने इनबॉक्स को क्रमित करने के लिए उनका उपयोग कर सकते हैं।

1. अपने इनबॉक्स में किसी ईमेल संदेश को खोलने के लिए उसे चुनें। आपको संदेश के ठीक ऊपर कई आइकन दिखाई देंगे, और लेबल की सूची दिखाने के लिए टैग जैसा दिखने वाला आइकन चुनें.

2. नया बनाएं क्लिक करें एक नया लेबल बनाने के लिए।

3. नए लेबल का नाम दर्ज करें, और नीले बनाएं . पर क्लिक करें बटन।

आप शीर्ष पर स्थित लेबल आइकन पर क्लिक करने से पहले एक से अधिक ईमेल को उनके चेकबॉक्स का चयन करके एक साथ लेबल भी कर सकते हैं, और फिर उन्हें सूची से इच्छित लेबल के अनुसार क्रमित कर सकते हैं।

अब जब आप अपने ईमेल संदेशों पर लेबल लागू करना जानते हैं, तो आप अपने ईमेल को लेबल के अनुसार क्रमित कर सकते हैं। ईमेल संदेश में या साइडबार से लेबल टैग पर क्लिक करें और आपको सभी ईमेल एक विशिष्ट लेबल में दिखाई देंगे।

स्मार्ट लेबल का उपयोग करके ईमेल को सॉर्ट करना

स्मार्ट लेबल आपके ईमेल को पांच अलग-अलग श्रेणियों में व्यवस्थित करते हैं:प्राथमिक, सामाजिक, प्रचार, अपडेट और फ़ोरम।

यह आपके इनबॉक्स में न्यूज़लेटर्स, सूचनाओं, प्रचारों और अन्य सभी ईमेल को एक बार में दिखाने के बजाय आपके इनबॉक्स को साफ और अव्यवस्थित रखने में मदद करता है। Gmail आपके लिए इसे स्वचालित रूप से सॉर्ट करता है, इसलिए आपको प्रत्येक प्रेषक के लिए किसी नियम को संशोधित करने या इसे स्वयं सेट करने की आवश्यकता नहीं है।

1. स्मार्ट लेबल को कॉन्फ़िगर करने के लिए Gmail में टैब, सेटिंग . क्लिक करें नेविगेशन बार से।

2. इनबॉक्स कॉन्फ़िगर करें क्लिक करें ।

3. संदेश श्रेणियां चुनें आप इनबॉक्स टैब के रूप में प्रदर्शित करना चाहते हैं।

4. सहेजेंClick क्लिक करें परिवर्तनों को प्रभावी करने के लिए।

आप तारांकित प्रेषकों के संदेशों को अपने इनबॉक्स के प्राथमिक टैब पर दिखाने की अनुमति भी दे सकते हैं, भले ही वे अन्य टैब पर जाते हों। उदाहरण के लिए, यदि आपको कोई प्रचार संदेश मिलता है, तो आप उसे तारांकित कर सकते हैं और यह आपके प्राथमिक इनबॉक्स में दिखाई देगा।

इस तरह, आप अपने महत्वपूर्ण संदेशों का पता लगा सकते हैं और बाद में उन पर आसानी से अनुवर्ती कार्रवाई कर सकते हैं।

जीमेल को विषय के आधार पर कैसे क्रमित करें

1. यदि आप प्रेषक या लेबल के बजाय अपने ईमेल को विषय के आधार पर क्रमबद्ध करना पसंद करते हैं, तो आप शब्द हैं में कुछ प्रासंगिक शब्द लिखकर आसानी से ऐसा कर सकते हैं। फ़ील्ड.

2. शब्दों को अल्पविराम से अलग करें, और फिर खोज . पर जाएं नीचे विकल्प। डिफ़ॉल्ट रूप से, यह विकल्प सभी संदेशों को खोजने के लिए सेट है, लेकिन आप इसे केवल किसी विशेष लेबल या इनबॉक्स में फ़िल्टर किए गए ईमेल खोजने के लिए बदल सकते हैं।

यह तरीका उन आइटम्स पर लागू होता है जो स्पैम या ट्रैश फ़ोल्डर में गए थे।

निष्कर्ष

जीमेल के स्वचालित सॉर्टिंग टूल आपके लिए आपके ईमेल को सॉर्ट कर सकते हैं, लेकिन, यदि आप अधिक व्यावहारिक होना चाहते हैं, तो आप इस गाइड में युक्तियों को अपनी दिनचर्या का हिस्सा बना सकते हैं। आप न केवल समय की बचत करेंगे बल्कि संगठित और उत्पादक भी रहेंगे।