यदि आपके पास एक सक्रिय ईमेल अकाउंट है, तो आपको शायद अपने इनबॉक्स में लोगों से सैकड़ों संदेश प्राप्त होते हैं जो आपका ध्यान आकर्षित करने की कोशिश करते हैं। नतीजतन, प्रत्येक नए ईमेल को छानकर महत्वपूर्ण लोगों को चुनना एक कठिन काम बन जाता है।
सौभाग्य से, यदि आप जीमेल का उपयोग करते हैं, तो आपके पास अपने इनबॉक्स और अन्य फोल्डर्स को सॉर्ट, कस्टमाइज़ और व्यवस्थित करने के दर्जनों फीचर्स और तरीके हैं ताकि इसे अधिक प्रबंधनीय बनाया जा सके और संदेशों को ढूंढने पर आपको अधिक नियंत्रण मिल सके।
आप जीमेल को सेंडर, साइज, प्राप्तकर्ता, सब्जेक्ट, लेबल, अटैचमेंट, चैट, मैसेज बॉडी और तारीख के अनुसार सॉर्ट कर सकते हैं।
इस गाइड में, हम आपको दिखाएंगे कि सेंडर, लेबल या सब्जेक्ट फिल्टर्स का उपयोग करके अपने संदेशों को सॉर्ट करके अपने जीमेल ऐप को कैसे व्यवस्थित, खोज और स्वचालित करें।
जीमेल मैसेजेस को सेंडर के अनुसार कैसे सॉर्ट करें
अपने जीमेल इनबॉक्स को व्यवस्थित और साफ करने की दिशा में पहला कदम उन सैकड़ों प्रोमोशनल ईमेल से छुटकारा पाना है, जो आपके स्टोरेज स्पेस का 90 प्रतिशत से अधिक लेते हैं। वे आपके पर्सनल या बिजनेस कॉन्टैक्ट्स के वैध ईमेल के साथ मिश्रित हो जाते हैं, जिनमें से अधिकांश महत्वपूर्ण हो सकते हैं, और ट्रैश बिन के लिए नहीं बने होते।
यदि आपने अपने इनबॉक्स से प्रत्येक प्रोमोशनल मैसेज को चुनने की कोशिश की है, तो संदेशों की बाढ़ के कारण आपके पास शायद पर्याप्त ताकत नहीं बची होगी, और आप शायद इस प्रक्रिया में कुछ महत्वपूर्ण ईमेल भी डिलीट कर देंगे।
सेंडर के अनुसार जीमेल सॉर्ट करने से आपको विशिष्ट सेंडर्स के ईमेल को एक साथ ग्रुप करने में मदद मिलेगी, और उन्हें एक ही बार में डिलीट कर सकेंगे जबकि महत्वपूर्ण और वैध ईमेल को आपके इनबॉक्स में बख्श देंगे।
यह किसी विशेष सेंडर से एक विशिष्ट ईमेल खोजते समय समय बचाने में भी मदद करता है, और अपने कॉन्टैक्ट्स को ईमेल फॉरवर्ड करने में। संक्षेप में, आपके इनबॉक्स पर आपका अधिक नियंत्रण होता है, और आप हर दिन अधिक व्यवस्थित और उत्पादक रह सकते हैं।
ऐसे कई ट्रिक्स हैं जिनका उपयोग आप जीमेल को सेंडर के अनुसार सॉर्ट करने और अपनी कॉन्टैक्ट लिस्ट में हर व्यक्ति से सभी ईमेल देखने के लिए कर सकते हैं। हम आपको नीचे इसे करने के विभिन्न तरीकों के बारे में बताएंगे।
विधि 1: किसी विशेष सेंडर के अनुसार सॉर्टिंग
- जीमेल खोलें और अपने इनबॉक्स पर जाएं। अपनी कॉन्टैक्ट लिस्ट के महत्वपूर्ण सेंडर्स में से एक से एक ईमेल चुनें और उस पर राइट-क्लिक करें।
- नए मेनू में, Find emails from पर क्लिक करें।
- उस विशेष सेंडर से आपको बहुत पहले से प्राप्त सभी ईमेल की एक सूची दिखाई देगी, जिसमें सेंडर का पूरा कॉन्टैक्ट विवरण शामिल होगा। इस तरह, आप उन्हें जल्दी से एक मैसेज भेज सकते हैं या वीडियो कॉल भी शुरू कर सकते हैं।
- यदि आपको अपने इनबॉक्स में व्यक्ति का नाम नहीं दिखता है, तो उनका नाम सर्च बॉक्स में टाइप करके एक त्वरित खोज करें, और फिर सर्च परिणामों से किसी भी मैसेज पर राइट-क्लिक करें, और Find emails from चुनें।
- सर्च बॉक्स के बगल में नीचे की ओर इशारा करने वाले तीर पर क्लिक करके आप मल्टीपल सर्च क्राइटेरिया का उपयोग कर सकते हैं। अगला, ईमेल एड्रेस को "From" फील्ड में पेस्ट करें, या अधिक विशिष्ट खोज के लिए सेंडर के नाम के साथ "Has the words" फील्ड का उपयोग करें।
- जब आप कर लें तो search बटन पर क्लिक करें ताकि उस विशेष सेंडर से ईमेल प्राप्त हो सके।
नोट: आप Create filter पर क्लिक करके अपनी खोजों के लिए फिल्टर बना सकते हैं, और अगली बार जब आपको ऐसे ईमेल मिलें जो क्राइटेरिया से मेल खाते हों तो स्वचालित रूप से कुछ एक्शन लागू करें।
विधि 2: किसी भी सेंडर से जीमेल ईमेल सॉर्ट करें
- Google सर्च बार पर जाएं और दाईं ओर छोटे नीचे की ओर इशारा करने वाले तीर पर क्लिक करके संदेशों का पता लगाने के विकल्प प्रदर्शित करें।
- अपने ईमेल ढूंढने के लिए पैरामीटर्स निर्दिष्ट करें जिनमें विशिष्ट शब्द शामिल हों या बाहर हों। यह तब काम आता है जब आपको बातचीत का केवल एक हिस्सा याद हो, क्योंकि यह पूरे ईमेल को ढूंढता है, न कि केवल सब्जेक्ट में।
नोट: यदि आप चाहें, तो आप खोज परिणामों को केवल अटैचमेंट वाले संदेशों तक सीमित कर सकते हैं। Date within जैसे अन्य विकल्प हैं जो खोज परिणामों को विशिष्ट तारीखों या समय सीमा तक सीमित करते हैं।
- एक बार जब आपको वह सेंडर मिल जाए जिसे आप चाहते हैं, तो संदेशों की सूची को पॉप्युलेट करने के लिए Find emails from पर क्लिक करें।
विधि 3: वाइल्डकार्ड फंक्शनैलिटी का उपयोग करके जीमेल ईमेल सॉर्ट करें
यह विधि तब मदद करती है जब आपको ईमेल स्टोरेज स्पेस खाली करने और अपने इनबॉक्स में सैकड़ों संदेशों से आवश्यक ईमेल प्राप्त करने की आवश्यकता होती है।
यदि आपके पास पूर्व सहयोगियों के ईमेल हैं (एक ही डोमेन नाम के साथ) जिन्हें आप एक साथ प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो वाइल्डकार्ड फंक्शनैलिटी का उपयोग करें। यह एक एस्टेरिस्क कैरेक्टर (*) द्वारा दर्शाया जाता है, जो एक ही जानकारी वाले कई रिकॉर्ड ढूंढता है।
- अपना जीमेल अकाउंट खोलें। सर्च बार में, एक एस्टेरिस्क (*) टाइप करें जिसके बाद कंपनी का डोमेन नाम हो, उदाहरण के लिए, *@helpdeskgeek.com।
- आप ईमेल एड्रेस के किसी अन्य हिस्से को वाइल्डकार्ड से भी बदल सकते हैं, उदाहरण के लिए, elsie@*.com, elsie@helpdeskgeek.*, या e.*@helpdeskgeek.com। इनमें से कोई भी काम करेगा।
जीमेल Google सेवाओं के परिवार का हिस्सा है, लेकिन सर्च इंजन के विपरीत जहां आप पैरेंथेसिस या कोटेशन मार्क्स का उपयोग करके खोज परिणामों को विशिष्ट शब्दों या वाक्यांशों तक सीमित कर सकते हैं, आप जीमेल में ऐसा नहीं कर सकते। इसके बजाय, यदि आप बिल्ट-इन सर्च फीचर में इनका उपयोग करने का प्रयास करते हैं तो यह इनेक्सैक्ट मैच लौटाएगा।
हालांकि, आप कई स्वतंत्र कीवर्ड्स वाले ईमेल खोजने के लिए पैरेंथेसिस का उपयोग कर सकते हैं, उदाहरण के लिए (Christmas party)। यह विषय पंक्ति में प्रत्येक कीवर्ड वाले हर ईमेल को प्राप्त करेगा, जबकि (Christmas OR party) टाइप करने से विषय पंक्ति में किसी भी कीवर्ड वाले सभी ईमेल आएंगे।
जीमेल मोबाइल ऐप का उपयोग करके सेंडर के अनुसार जीमेल सॉर्ट करना
अपने एंड्रॉइड या iOS डिवाइस पर, आप नीचे दिए गए चरणों का उपयोग करके जीमेल में अपने ईमेल को सेंडर के अनुसार सॉर्ट कर सकते हैं।
- Gmail app खोलें, यदि आपने पहले से साइन इन नहीं किया है तो साइन इन करें, और फिर शीर्ष पर सर्च बार पर टैप करें।
- उस सेंडर का ईमेल एड्रेस टाइप करें जिसे आप ढूंढ रहे हैं और Search आइकन (ऑन-स्क्रीन कीबोर्ड पर छोटा मैग्नीफाइंग ग्लास आइकन) पर क्लिक करें।
नोट: मोबाइल ऐप आपको खोज परिणामों को आगे फिल्टर करने के लिए अतिरिक्त खोज मानदंडों का उपयोग नहीं करने देता। इस मामले में, आप डेस्कटॉप ऐप का उपयोग कर सकते हैं और पहली विधि लागू कर सकते हैं।
लेबल के अनुसार जीमेल कैसे सॉर्ट करें
जीमेल में, लेबल कलर-कोडेड, टेक्स्ट-आधारित पहचानकर्ता हैं जो आपको वह ईमेल तेजी से ढूंढने में मदद करते हैं जो आप चाहते हैं। साइडबार पर, आपको Inbox, Drafts, Trash, Spam और अन्य जैसे आइटम दिखाई देंगे, जो पहले से ही आपके लिए सेट अप हैं, और टैग या फोल्डर की तरह व्यवहार करते हैं।
आप जीमेल में विशिष्ट लेबल वाले मैसेज ढूंढ सकते हैं और उनका उपयोग अपने इनबॉक्स को सॉर्ट करने के लिए कर सकते हैं जैसा कि नीचे बताया गया है।
- इसे खोलने के लिए अपने इनबॉक्स में एक ईमेल मैसेज चुनें। आपको मैसेज के ठीक ऊपर कई आइकन दिखाई देंगे, और टैग जैसा दिखने वाला चुनें ताकि लेबल की सूची दिखाई दे।
- Create New पर क्लिक करके एक नया लेबल बनाएं।
- नए लेबल का नाम दर्ज करें, और नीले Create बटन पर क्लिक करें।
आप लेबल आइकन पर क्लिक करने से पहले उनके चेकबॉक्स चुनकर एक साथ कई ईमेल को लेबल भी कर सकते हैं, और फिर सूची से इच्छित लेबल द्वारा उन्हें सॉर्ट कर सकते हैं।
अब जब आप जानते हैं कि अपने ईमेल मैसेज पर लेबल कैसे लागू करें, तो आप अपने ईमेल को लेबल के अनुसार सॉर्ट कर सकते हैं। ईमेल मैसेज में या साइडबार से लेबल टैग पर क्लिक करें और आप एक विशिष्ट लेबल में सभी ईमेल देखेंगे।
स्मार्ट लेबल्स का उपयोग करके ईमेल सॉर्ट करना
स्मार्ट लेबल्स आपके ईमेल को पांच अलग-अलग श्रेणियों में व्यवस्थित करते हैं: Primary, Social, Promotions, Updates, और Forums।
यह आपके इनबॉक्स को साफ और अव्यवस्था मुक्त रखने में मदद करता है बजाय इसके कि न्यूज़लेटर्स, नोटिफिकेशन्स, प्रोमोशन्स और अन्य के सभी ईमेल एक साथ आपके इनबॉक्स पर दिखाई दें। जीमेल इसे आपके लिए स्वचालित रूप से सॉर्ट करता है, इसलिए आपको हर सेंडर के लिए किसी भी नियम को संशोधित करने या इसे स्वयं सेट करने की आवश्यकता नहीं है।
- Smart Labels टैब्स को जीमेल में कॉन्फ़िगर करने के लिए, नेविगेशन बार से Settings पर क्लिक करें।
- Configure Inbox पर क्लिक करें।
- उन मैसेज कैटेगरी को चुनें जिन्हें आप इनबॉक्स टैब के रूप में प्रदर्शित करना चाहते हैं।
- परिवर्तनों को प्रभावी करने के लिए Save पर क्लिक करें।
आप स्टार्ड सेंडर्स के मैसेज को अपने इनबॉक्स के Primary टैब पर दिखाने की अनुमति भी दे सकते हैं, भले ही वे अन्य टैब पर जाएं। उदाहरण के लिए, यदि आपको एक प्रोमोशनल मैसेज मिलता है, तो आप इसे स्टार कर सकते हैं और यह आपके Primary इनबॉक्स में दिखाई देगा।
इस तरह, आप अपने महत्वपूर्ण संदेशों को देख सकते हैं और बाद में उन पर आसानी से फॉलो अप कर सकते हैं।
सब्जेक्ट के अनुसार जीमेल कैसे सॉर्ट करें
- यदि आप सेंडर या लेबल के बजाय अपने ईमेल को सब्जेक्ट के अनुसार सॉर्ट करना पसंद करते हैं, तो आप Has the words फील्ड में कुछ प्रासंगिक शब्द टाइप करके आसानी से ऐसा कर सकते हैं।
- शब्दों को कॉमा से अलग करें, और फिर नीचे Search विकल्प पर जाएं। डिफ़ॉल्ट रूप से, यह विकल्प सभी संदेशों को खोजने के लिए सेट है, लेकिन आप इसे किसी विशेष लेबल या इनबॉक्स में फिल्टर किए गए केवल ईमेल खोजने के लिए बदल सकते हैं।
यह विधि उन आइटम्स पर लागू होती है जो स्पैम या ट्रैश फोल्डर में गए थे।
निष्कर्ष
जीमेल के स्वचालित सॉर्टिंग टूल आपके ईमेल को आपके लिए सॉर्ट कर सकते हैं, लेकिन यदि आप अधिक व्यावहारिक होना चाहते हैं, तो आप इस गाइड के सुझावों को अपनी दैनिक दिनचर्या का हिस्सा बना सकते हैं। आप न केवल समय बचाएंगे बल्कि व्यवस्थित और उत्पादक भी रहेंगे।
