चूंकि Microsoft Outlook कई सुविधाओं से भरा हुआ है, यह लाखों उपयोगकर्ताओं के लिए मानक ईमेल और कैलेंडर प्लेटफॉर्म बना हुआ है। इसे उपयोगकर्ताओं को उनके कार्य समय को अधिक प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। लेकिन जब कई उपयोगकर्ता सहयोग कर रहे होते हैं तो वे कैसे सुनिश्चित करते हैं कि उन्हें अपने कार्य घंटों के बाहर मीटिंग अनुरोध प्राप्त नहीं हो रहे हैं? Outlook में अपने कार्य घंटे प्रदर्शित करके! आज हम उस विधि को देखेंगे जो आपको Outlook में अपने सहयोगियों को अपने कार्य घंटे प्रदर्शित करने की अनुमति देती है।
Outlook में कार्य घंटे दिखाएं
Scheduling Assistant आपके द्वारा चुनी गई तारीख और समय पर उपलब्धता के आधार पर सुझाए गए समय प्रदर्शित करता है। इसलिए, जब आप Outlook में मीटिंग अनुरोध बनाते हैं, तो Scheduling Assistant (Meetings के माध्यम से सुलभ) एक ऐसा समय स्लॉट खोजने का प्रयास करता है जहां आप और आपके सहयोगी दोनों फ्री हों।
हालांकि, Scheduling Assistant आधी रात से आधी रात तक के घंटे प्रदर्शित नहीं करता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, कार्य सप्ताह सोमवार से शुक्रवार तक सेट होता है जिसमें कार्य दिवस सुबह 8 बजे से शाम 5 बजे तक फैला होता है। कैलेंडर में सप्ताह का पहला दिन रविवार है।
आप इन कार्य घंटों को अपनी इच्छानुसार बदल सकते हैं। इसके लिए,
File > Options > Calendar पर क्लिक करें और 'Work Time' सेक्शन खोजें। आवश्यकतानुसार कार्य घंटे बदलें।
यहां, हमने इसे सुबह 8 बजे से दोपहर 2 बजे तक बदल दिया है।
अब, यदि हम एक नया मीटिंग अनुरोध खोलते हैं और Scheduling Assistant पर क्लिक करते हैं, तो हमारे कार्य घंटे नए मूल्यों को प्रतिबिंबित करने के लिए बदल जाएंगे। साथ ही, Outlook इन घंटों को आपके किसी भी सहयोगी को प्रदर्शित करेगा जिसके पास आपके कैलेंडर तक पहुंच है और जब वे आपके साथ मीटिंग आयोजित करने का प्रयास करते हैं।
आपके सहयोगी के कार्य समय के साथ ओवरलैप होना चाहिए। भले ही यह न हो, आप एक मीटिंग अनुरोध बना सकते हैं और एक सहयोगी जोड़ सकते हैं।
Outlook उसे आपके कार्य घंटे प्रदर्शित करेगा। यदि उनके किसी भी कार्य समय का आपके कार्य समय के साथ ओवरलैप नहीं होता है, तो इसे हल्के ग्रे बार के रूप में दिखाया जाएगा जिसका अर्थ है 'कार्य घंटों के बाहर'।
इस तरह, आप अपने सहयोगी के साथ आम जमीन (कार्य घंटे) ढूंढ सकते हैं और तदनुसार सहयोग कर सकते हैं। यह आपको टीम के सदस्यों के साथ आगे-पीछे जाने में लगने वाले समय को कम करने में मदद करेगा, मीटिंग समय को अंतिम रूप देने की कोशिश कर रहे हैं।
अगला पढ़ें: Microsoft Outlook में आपके द्वारा भेजे गए ईमेल को कैसे रिकॉल करें।
