माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल उपयोगकर्ताओं को मैक्रोज़ और विजुअल बेसिक फॉर एप्लिकेशन (वीबीए) स्क्रिप्टिंग का उपयोग करके सुविधाओं और आदेशों को स्वचालित करने में सक्षम बनाता है। वीबीए प्रोग्रामिंग भाषा है जो एक्सेल मैक्रोज़ बनाने के लिए उपयोग करता है। यह विशिष्ट परिस्थितियों के आधार पर स्वचालित कमांड भी निष्पादित करेगा।
मैक्रो प्री-रिकॉर्डेड कमांड की एक श्रृंखला है। जब कोई विशिष्ट आदेश दिया जाता है तो वे स्वचालित रूप से चलते हैं। यदि आपके पास Microsoft Excel में ऐसे कार्य हैं जो आप बार-बार करते हैं, जैसे लेखांकन, परियोजना प्रबंधन, या पेरोल, तो इन प्रक्रियाओं को स्वचालित करने से बहुत समय की बचत हो सकती है।
डेवलपर . के अंतर्गत रिबन . पर टैब एक्सेल में, उपयोगकर्ता माउस क्लिक और कीस्ट्रोक्स (मैक्रोज़) रिकॉर्ड कर सकते हैं। हालांकि, कुछ कार्यों के लिए मैक्रोज़ की तुलना में अधिक गहन स्क्रिप्टिंग की आवश्यकता होती है। यहीं पर VBA स्क्रिप्टिंग एक बहुत बड़ा लाभ बन जाता है। यह उपयोगकर्ताओं को अधिक जटिल स्क्रिप्ट बनाने की अनुमति देता है।
इस लेख में, हम निम्नलिखित की व्याख्या करेंगे:
- स्क्रिप्ट और मैक्रो सक्षम करना
- एक्सेल में मैक्रो कैसे बनाएं
- मैक्रो का विशिष्ट उदाहरण
- वीबीए के बारे में अधिक जानें
- VBA के साथ आरंभ करने के लिए एक बटन बनाएं
- बटन को कार्यात्मकता देने के लिए कोड जोड़ें
- क्या यह काम कर गया?
स्क्रिप्ट और मैक्रो सक्षम करना
इससे पहले कि आप एक्सेल में मैक्रोज़ या वीबीए स्क्रिप्ट बना सकें, आपको डेवलपर . को सक्षम करना होगा रिबन . पर टैब मेन्यू। डेवलपर टैब डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम नहीं है। इसे सक्षम करने के लिए:
- एक्सेल वर्कशीट खोलें।
- फ़ाइल पर क्लिक करें> विकल्प > रिबन को अनुकूलित करें।
- डेवलपर . के आगे वाले बॉक्स में सही का निशान लगाएं ।
- डेवलपर पर क्लिक करें रिबन . से टैब मेनू।
- अगला, मैक्रो सुरक्षा पर क्लिक करें और सभी मैक्रो सक्षम करें (अनुशंसित नहीं; संभावित रूप से खतरनाक कोड चल सकता है) के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें।
- फिर ठीक क्लिक करें।
मैक्रोज़ के डिफ़ॉल्ट रूप से चालू नहीं होने और चेतावनी के साथ आने का कारण यह है कि वे कंप्यूटर कोड हैं जिनमें मैलवेयर हो सकता है।
सुनिश्चित करें कि दस्तावेज़ एक विश्वसनीय स्रोत से है यदि आप Excel और अन्य Microsoft प्रोग्राम में किसी साझा प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं।
जब आप अपनी स्क्रिप्ट और मैक्रोज़ का उपयोग कर लें, तो संभावित रूप से दुर्भावनापूर्ण कोड को अन्य दस्तावेज़ों को संक्रमित करने से रोकने के लिए सभी मैक्रोज़ को अक्षम कर दें।
एक्सेल में मैक्रो बनाएं
मैक्रो रिकॉर्ड करते समय एक्सेल में आपके द्वारा की जाने वाली सभी क्रियाएं इसमें जोड़ दी जाती हैं।
- डेवलपर टैब से, मैक्रो रिकॉर्ड करें . पर क्लिक करें ।
- एक मैक्रो नाम दर्ज करें , एक शॉर्टकट कुंजी , और एक विवरण। मैक्रो नाम एक अक्षर से शुरू होने चाहिए और उनमें कोई स्थान नहीं हो सकता। शॉर्टकट कुंजी एक अक्षर होना चाहिए।
निम्नलिखित विकल्पों में से तय करें कि आप मैक्रो को कहाँ स्टोर करना चाहते हैं:
- व्यक्तिगत मैक्रो कार्यपुस्तिका :यह किसी भी एक्सेल दस्तावेज़ के साथ उपयोग किए जाने के लिए संग्रहीत मैक्रोज़ के साथ एक छिपा हुआ एक्सेल दस्तावेज़ बनाएगा।
- नई कार्यपुस्तिका :बनाए गए मैक्रोज़ को संग्रहीत करने के लिए एक नया एक्सेल दस्तावेज़ बनाएगा।
- यह कार्यपुस्तिका :यह केवल उस दस्तावेज़ पर लागू होगा जिसे आप वर्तमान में संपादित कर रहे हैं।
हो जाने पर, ठीक . क्लिक करें .
- उन कार्रवाइयों को पूरा करें जिन्हें आप स्वचालित करना चाहते हैं। जब आप समाप्त कर लें, तो रिकॉर्डिंग रोकें click क्लिक करें .
- जब आप अपने मैक्रो तक पहुंचना चाहते हैं, तो अपने द्वारा दिए गए कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करें।
मैक्रो का विशिष्ट उदाहरण
आइए ग्राहकों के लिए एक सरल स्प्रैडशीट के साथ शुरू करें और उन पर कितना बकाया है। हम कार्यपत्रक को प्रारूपित करने के लिए मैक्रो बनाकर शुरू करेंगे।
आइए मान लें कि आप तय करते हैं कि सभी स्प्रैडशीट्स को एक अलग प्रारूप का उपयोग करना चाहिए जैसे कि पहले और अंतिम नाम को अलग-अलग कॉलम में रखना।
आप इसे मैन्युअल रूप से बदल सकते हैं। या आप मैक्रो का उपयोग करके एक प्रोग्राम बना सकते हैं ताकि इसे आपके लिए स्वचालित रूप से सही ढंग से प्रारूपित किया जा सके।
मैक्रो रिकॉर्ड करें
- रिकॉर्ड मैक्रो पर क्लिक करें . आइए इसे कहते हैं Format_Customer_Data और ठीक . क्लिक करें .
- हम जो स्वरूपण चाहते हैं उसे प्राप्त करने के लिए, हम पहले कॉलम नाम को प्रथम नाम . में बदल देंगे .
- फिर A के बगल में एक कॉलम डालें और उसे अंतिम नाम कहें .
- पहले कॉलम में सभी नामों को हाइलाइट करें (जिसमें अभी भी पहला और अंतिम नाम शामिल है), और डेटा पर क्लिक करें रिबन नेविगेशन से।
- कॉलम के लिए टेक्स्ट पर क्लिक करें ।
- सीमांकित पर निशान लगाएं> अगला > अंतरिक्ष से अलग करें> अगला > समाप्त करें . नीचे स्क्रीनशॉट देखें और ऊपर की प्रक्रिया द्वारा पहले और अंतिम नामों को कैसे अलग किया गया।
- देय शेष फ़ील्ड को प्रारूपित करने के लिए, राशियों को हाइलाइट करें। होम . पर क्लिक करें> सशर्त स्वरूपण> सेल नियमों को हाइलाइट करें> इससे बड़ा > 0 ।
यह उन कोशिकाओं को उजागर करेगा जिनके पास शेष राशि है। स्वरूपण को और स्पष्ट करने के कारण हमने कुछ ग्राहकों को बिना शेष राशि के जोड़ा।
- वापस जाएं डेवलपर और रिकॉर्डिंग रोकें . क्लिक करें ।
मैक्रो लागू करें
मैक्रो को सही ढंग से प्रारूपित करने के लिए रिकॉर्ड करने से पहले आइए मूल स्प्रेडशीट से शुरू करें। मैक्रोज़ . पर क्लिक करें , चुनें और चलाएं मैक्रो जो आपने अभी बनाया है।
जब आप एक मैक्रो चलाते हैं, तो आपके लिए सभी स्वरूपण किया जाता है। हमारे द्वारा अभी बनाया गया यह मैक्रो Visual Basic Editor . में संगृहीत है ।
उपयोगकर्ता मैक्रोज़ को कई अलग-अलग तरीकों से चला सकते हैं। अधिक जानने के लिए मैक्रो चलाएँ पढ़ें।
VBA के बारे में अधिक जानें
VBA के बारे में जानने के लिए, मैक्रो . पर क्लिक करें डेवलपर . की ओर से टैब। अपने द्वारा बनाए गए एक को ढूंढें और संपादित करें पर क्लिक करें
ऊपर दिए गए बॉक्स में आपको जो कोड दिखाई दे रहा है, वह वही है जो आपके द्वारा अपना मैक्रो रिकॉर्ड करते समय बनाया गया था।
जब आप अन्य ग्राहक भुगतान स्प्रैडशीट्स को उसी तरह प्रारूपित करना चाहते हैं तो आप इसे भी चलाएंगे।
VBA के साथ आरंभ करने के लिए एक बटन बनाएं
ग्राहकों के साथ ऊपर दी गई समान स्प्रैडशीट का उपयोग करके और उन पर कितना बकाया है, आइए एक मुद्रा परिवर्तक बनाते हैं।
- एक बटन तत्व सम्मिलित करने के लिए, डेवलपर . पर नेविगेट करें टैब।
- चुनें ActiveX कमांड बटन सम्मिलित करें . के बगल में स्थित ड्रॉपडाउन से नियंत्रणों . में अनुभाग.
- स्प्रेडशीट पर बटन को कहीं भी खींचें ताकि आप इसे आसानी से एक्सेस कर सकें और यदि आप चाहें तो इसे बाद में बदल सकें।
- कोड संलग्न करने के लिए, बटन पर राइट-क्लिक करें और गुण . चुनें . हम नाम . रखेंगे कमांडबटन . के रूप में और कैप्शन करने के लिए कनवर्ट करें (यह बटन टेक्स्ट है)।
बटन को कार्यात्मकता देने के लिए कोड जोड़ें
एक्सेल इंटरफेस में वीबीए कोडिंग नहीं होती है। यह एक अलग वातावरण में किया जाता है।
- डेवलपर पर जाएं टैब करें और सुनिश्चित करें कि डिज़ाइन मोड सक्रिय है।
- हमारे द्वारा अभी बनाए गए बटन के कोड तक पहुंचने के लिए, उस पर राइट-क्लिक करें और कोड देखें चुनें ।
- नीचे स्क्रीनशॉट में दिए गए कोड को देखकर, शुरुआत पर ध्यान दें (निजी उप ) और अंत (सब खत्म करें ) कोड पहले से मौजूद है।
- नीचे दिया गया कोड मुद्रा रूपांतरण प्रक्रिया को संचालित करेगा।
ActiveCell.Value =(ActiveCell * 1.28)
इस खंड में हमारा उद्देश्य हमारी स्प्रेडशीट में मुद्रा को परिवर्तित करना है। ऊपर दी गई स्क्रिप्ट GBP से USD तक की विनिमय दर को दर्शाती है। सेल का नया मान वह होगा जो वर्तमान में 1.28 से गुणा किया जाता है।
नीचे दिया गया स्क्रीनशॉट आपको दिखाता है कि कोड डालने के बाद VBA विंडो में कैसा दिखता है।
- फ़ाइल पर जाएं शीर्ष नेविगेशन में और बंद करें पर क्लिक करें और Microsoft Excel पर लौटें मुख्य एक्सेल इंटरफ़ेस पर लौटने के लिए।
क्या यह कारगर रहा?
इससे पहले कि आप अपने कोड का परीक्षण कर सकें, आपको पहले डिज़ाइन मोड को अक्षम करना होगा (उस पर क्लिक करें) ताकि आगे के संशोधनों से बचा जा सके और बटन को कार्यात्मकता प्रदान की जा सके।
- अपनी स्प्रैडशीट में कोई भी संख्या लिखें और फिर रूपांतरित करें . पर क्लिक करें बटन। यदि आपकी संख्या का मूल्य लगभग एक-चौथाई बढ़ जाता है, तो यह काम कर गया।
इस उदाहरण के लिए, मैंने नंबर 4 को एक सेल में रखा है। रूपांतरित करें . क्लिक करने के बाद , संख्या बदलकर 5.12 हो गई। चूंकि 4 गुना 1.28 5.12 है, कोड सही ढंग से किया गया था।
अब जब आप समझ गए हैं कि एक्सेल में मैक्रो या स्क्रिप्ट कैसे बनाई जाती है, तो आप एक्सेल में कई क्रियाओं को स्वचालित करने के लिए उनका उपयोग कर सकते हैं।