Microsoft Excel उपयोगकर्ताओं को मैक्रो और Visual Basic for Applications (VBA) स्क्रिप्टिंग का उपयोग करके सुविधाओं और कमांड को स्वचालित करने में सक्षम बनाता है। VBA वह प्रोग्रामिंग भाषा है जिसका उपयोग Excel मैक्रो बनाने के लिए करता है। यह विशिष्ट शर्तों के आधार पर स्वचालित कमांड भी निष्पादित करेगा।
मैक्रो पूर्व-रिकॉर्डेड कमांड की एक श्रृंखला है। वे तब स्वचालित रूप से चलते हैं जब एक विशिष्ट कमांड दी जाती है। यदि आपके पास Microsoft Excel में ऐसे कार्य हैं जिन्हें आप बार-बार करते हैं, जैसे लेखांकन, परियोजना प्रबंधन, या पेरोल, तो इन प्रक्रियाओं को स्वचालित करने से बहुत समय बच सकता है।
Excel में Ribbon पर Developer टैब के तहत, उपयोगकर्ता माउस क्लिक और कीस्ट्रोक्स (मैक्रो) रिकॉर्ड कर सकते हैं। हालांकि, कुछ फ़ंक्शन के लिए मैक्रो की तुलना में अधिक गहन स्क्रिप्टिंग की आवश्यकता होती है। यहीं VBA स्क्रिप्टिंग एक बड़ा लाभ बन जाती है। यह उपयोगकर्ताओं को अधिक जटिल स्क्रिप्ट बनाने की अनुमति देती है।
इस लेख में, हम निम्नलिखित समझाएंगे:
- स्क्रिप्ट और मैक्रो सक्षम करना
- Excel में मैक्रो कैसे बनाएं
- मैक्रो का विशिष्ट उदाहरण
- VBA के बारे में अधिक जानें
- VBA के साथ शुरुआत करने के लिए बटन बनाएं
- बटन को कार्यक्षमता देने के लिए कोड जोड़ें
- क्या यह काम किया?
स्क्रिप्ट और मैक्रो सक्षम करना
इससे पहले कि आप Excel में मैक्रो या VBA स्क्रिप्ट बना सकें, आपको Ribbon मेनू पर Developer टैब को सक्षम करना होगा। Developer टैब डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम नहीं है। इसे सक्षम करने के लिए:
- एक Excel वर्कशीट खोलें।
- File > Options > Customize Ribbon पर क्लिक करें।
- Developer के बगल में स्थित बॉक्स में टिक लगाएं।
- Ribbon मेनू से Developer टैब पर क्लिक करें।
- इसके बाद, Macro Security पर क्लिक करें और Enable all macros (not recommended; potentially dangerous code can run) के बगल में स्थित बॉक्स में टिक लगाएं।
- फिर OK पर क्लिक करें।
मैक्रो डिफ़ॉल्ट रूप से चालू नहीं होते हैं और चेतावनी के साथ आते हैं क्योंकि वे कंप्यूटर कोड हैं जिनमें मैलवेयर हो सकता है।
सुनिश्चित करें कि दस्तावेज़ किसी विश्वसनीय स्रोत से है यदि आप Excel और अन्य Microsoft प्रोग्राम में किसी साझा प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं।
जब आप अपने स्क्रिप्ट और मैक्रो का उपयोग कर लें, तो संभावित दुर्भावनापूर्ण कोड को अन्य दस्तावेज़ों को संक्रमित करने से रोकने के लिए सभी मैक्रो को अक्षम करें।
Excel में मैक्रो बनाएं
मैक्रो रिकॉर्ड करते समय Excel में आपके द्वारा की जाने वाली सभी क्रियाएं इसमें जुड़ जाती हैं।
- Developer टैब से, Record Macro पर क्लिक करें।
- Macro name, Shortcut key, और Description दर्ज करें। मैक्रो नाम एक अक्षर से शुरू होना चाहिए और इसमें कोई स्पेस नहीं हो सकते। शॉर्टकट कुंजी एक अक्षर होनी चाहिए।
तय करें कि आप मैक्रो को निम्न विकल्पों में से कहां स्टोर करना चाहते हैं:
- Personal Macro Workbook: यह स्टोर किए गए मैक्रो के साथ एक छिपा हुआ Excel दस्तावेज़ बनाएगा जिसे किसी भी Excel दस्तावेज़ के साथ उपयोग किया जा सकता है।
- New Workbook: बनाए गए मैक्रो को स्टोर करने के लिए एक नया Excel दस्तावेज़ बनाएगा।
- This Workbook: यह केवल उस दस्तावेज़ पर लागू होगा जिसे आप वर्तमान में संपादित कर रहे हैं।
हो जाने पर, OK पर क्लिक करें।
- उन क्रियाओं को चलाएं जिन्हें आप स्वचालित करना चाहते हैं। जब आप समाप्त कर लें, तो Stop Recording पर क्लिक करें।
- जब आप अपने मैक्रो तक पहुंचना चाहते हैं, तो आपके द्वारा दिए गए कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करें।
मैक्रो का विशिष्ट उदाहरण
आइए ग्राहकों और वे कितना बकाया है, इसके लिए एक साधारण स्प्रेडशीट से शुरू करते हैं। हम वर्कशीट को फॉर्मेट करने के लिए एक मैक्रो बनाकर शुरू करेंगे।
मान लें कि आप तय करते हैं कि सभी स्प्रेडशीट को एक अलग फॉर्मेट का उपयोग करना चाहिए जैसे पहले और अंतिम नाम को अलग-अलग कॉलम में रखना।
आप इसे मैन्युअली बदल सकते हैं। या आप इसे स्वचालित रूप से आपके लिए सही ढंग से फॉर्मेट करने के लिए मैक्रो का उपयोग करके एक प्रोग्राम बना सकते हैं।
मैक्रो रिकॉर्ड करें
- Record Macro पर क्लिक करें। आइए इसे Format_Customer_Data कहते हैं और OK पर क्लिक करें।
- हम जो फॉर्मेट चाहते हैं उसे पाने के लिए, हम पहले कॉलम का नाम First Name में बदल देंगे।
- फिर A के बगल में एक कॉलम डालें और इसे Last Name कहें।
- पहले कॉलम में सभी नामों को हाइलाइट करें (जिनमें अभी भी पहला और अंतिम नाम शामिल हैं), और Ribbon नेविगेशन से Data पर क्लिक करें।
- Text to Columns पर क्लिक करें।
- Delimited > Next > Separate by Space > Next > Finish पर टिक करें। ऊपर स्क्रीनशॉट देखें और देखें कि ऊपर की प्रक्रिया से पहला और अंतिम नाम कैसे अलग किए गए थे।
- Balance Due फ़ील्ड को फॉर्मेट करने के लिए, राशियों को हाइलाइट करें। Home > Conditional Formatting > Highlight Cell Rules > Greater Than > 0 पर क्लिक करें।
यह उन सेल को हाइलाइट करेगा जिनमें बकाया राशि है। हमने कुछ ग्राहकों को बिना बकाया के जोड़ा ताकि फॉर्मेटिंग को और स्पष्ट किया जा सके।
- Developer पर वापस जाएं और Stop Recording पर क्लिक करें।
मैक्रो लागू करें
आइए मैक्रो रिकॉर्ड करने से पहले मूल स्प्रेडशीट से शुरू करते हैं ताकि इसे सही ढंग से फॉर्मेट किया जा सके। Macros पर क्लिक करें, आपके द्वारा अभी बनाए गए मैक्रो को चुनें और Run करें।
जब आप मैक्रो चलाते हैं, तो सभी फॉर्मेटिंग आपके लिए हो जाती है। हमने जो मैक्रो अभी बनाया है वह Visual Basic Editor में स्टोर है।
उपयोगकर्ता कई अलग-अलग तरीकों से मैक्रो चला सकते हैं। अधिक जानने के लिए "Run a macro" पढ़ें।
VBA के बारे में अधिक जानें
VBA के बारे में जानने के लिए, Developer टैब से Macro पर क्लिक करें। आपके द्वारा बनाया गया एक ढूंढें और Edit पर क्लिक करें।
ऊपर बॉक्स में आप जो कोड देखते हैं वह वही है जो आपके मैक्रो को रिकॉर्ड करते समय बनाया गया था।
यह वही है जो आप चलाएंगे जब आप अन्य ग्राहक भुगतान स्प्रेडशीट को उसी तरह फॉर्मेट करना चाहेंगे।
VBA के साथ शुरुआत करने के लिए बटन बनाएं
ऊपर उसी स्प्रेडशीट का उपयोग करके जिसमें ग्राहक हैं और वे कितना बकाया है, आइए एक करेंसी कनवर्टर बनाएं।
- बटन एलिमेंट डालने के लिए, Developer टैब पर नेविगेट करें।
- Controls सेक्शन में Insert के बगल में ड्रॉपडाउन से ActiveX Command Button चुनें।
- बटन को स्प्रेडशीट पर कहीं भी खींचें ताकि आप आसानी से उस तक पहुंच सकें और बाद में चाहें तो उसे बदल सकें।
- कोड संलग्न करने के लिए, बटन पर राइट-क्लिक करें और Properties चुनें। हम Name को CommandButton और Caption को Convert रखेंगे (यह बटन टेक्स्ट है)।
बटन को कार्यक्षमता देने के लिए कोड जोड़ें
VBA कोडिंग Excel इंटरफ़ेस में नहीं होती। यह एक अलग वातावरण में की जाती है।
- Developer टैब पर जाएं और सुनिश्चित करें कि Design Mode सक्रिय है।
- हमने अभी जो बटन बनाया है उसका कोड एक्सेस करने के लिए, उस पर राइट-क्लिक करें और View Code चुनें।
- नीचे स्क्रीनशॉट में कोड को देखते हुए, कोड की शुरुआत (Private Sub) और अंत (End Sub) पहले से ही वहां है।
- नीचे दिया गया कोड करेंसी रूपांतरण प्रक्रिया को चलाएगा।
ActiveCell.Value = (ActiveCell * 1.28)
इस खंड में हमारा उद्देश्य हमारी स्प्रेडशीट में करेंसी को परिवर्तित करना है। ऊपर दिया गया स्क्रिप्ट GBP से USD की विनिमय दर को दर्शाता है। एक सेल का नया मान वर्तमान में जो है उसे 1.28 से गुणा किया जाएगा।
नीचे स्क्रीनशॉट दिखाता है कि कोड VBA विंडो में डालने के बाद कैसा दिखता है।
- शीर्ष नेविगेशन में File पर जाएं और Close and Return to Microsoft Excel पर क्लिक करके मुख्य Excel इंटरफ़ेस पर वापस आएं।
क्या यह काम किया?
अपने कोड का परीक्षण करने से पहले, आपको आगे संशोधन से बचने और बटन को कार्यक्षमता देने के लिए पहले Design Mode को अक्षम करना होगा (उस पर क्लिक करें)।
- अपनी स्प्रेडशीट में कोई भी संख्या टाइप करें और फिर Convert बटन पर क्लिक करें। यदि आपकी संख्या का मान लगभग एक-चौथाई बढ़ जाता है, तो यह काम कर गया।
इस उदाहरण के लिए, मैंने एक सेल में संख्या 4 डाली। Convert पर क्लिक करने के बाद, संख्या 5.12 हो गई। चूंकि 4 गुना 1.28 = 5.12 होता है, कोड सही ढंग से निष्पादित हुआ।
अब जब आप समझ गए हैं कि Excel में मैक्रो या स्क्रिप्ट कैसे बनाई जाती है, तो आप उनका उपयोग Excel में कई क्रियाओं को स्वचालित करने के लिए कर सकते हैं।
