हमारा ईमेल इनबॉक्स सबसे अच्छे समय में एक उत्पादकता ब्लैक होल हो सकता है। कोई पढ़ने, ड्राफ्टिंग, और ईमेल लिखने के दलदल में फंस जाता है। हर ईमेल क्लाइंट, ऑनलाइन और ऑफलाइन दोनों, ने ध्यान दिया है और हमारे दिन को यथासंभव आसान बनाने का प्रयास किया है। जीमेल जैसे कुछ सफल हुए हैं।
थ्रेडेड वार्तालाप और स्मार्ट लेबल एक शुरुआत थे। पूर्व ने वास्तव में अंत-से-अंत वार्तालाप करने में मदद की, और बाद वाला बाद में ईमेल संगठनात्मक उपकरण के रूप में आया। लेकिन क्या होगा यदि आप जीमेल वार्तालाप में कुछ और जोड़ना चाहते हैं? उदाहरण के लिए, एक नोट या एनोटेशन जो आपको बताता है - इसे लेखा विभाग में श्री जो को सौंप दें। जीमेल में अभी भी एक विशिष्ट ईमेल को कुछ अतिरिक्त जानकारी के साथ टैग करने के लिए नोट्स सुविधा का अभाव है जो भविष्य के संदर्भ के रूप में आपकी मदद करता है।
सबसे सरल समाधान - एक सेल्फ फॉरवर्ड
आप बस कुछ वर्णनात्मक टेक्स्ट को संदेश बॉडी, विषय पंक्ति, या दोनों में जोड़कर ईमेल को स्वयं को फॉरवर्ड कर सकते हैं; और फिर इसे एक विशेष लेबल के साथ चिह्नित करें। बाद में, आप अपने सभी सेल्फ-फॉरवर्डेड ईमेल तक पहुंचने के लिए लेबल पर क्लिक कर सकते हैं और देख सकते हैं कि प्रत्येक किस बारे में था।
दूसरा सबसे सरल समाधान - जीमेल टास्क
जीमेल टास्क आपको किसी भी जीमेल थ्रेड को टास्क पेन (अधिक - कार्यों में जोड़ें) पर भेजने देता है। टास्क सूची पर प्रत्येक आइटम मूल ईमेल से जुड़ा होता है, और आपको मूल ईमेल को संदर्भित करने के लिए बस संबंधित ईमेल लिंक पर क्लिक करना होता है। अधिक महत्वपूर्ण बात, जब आप टास्क विवरण पर क्लिक करते हैं (विवरण संपादित करें के माध्यम से), तो आप उस छोटे बॉक्स को देखते हैं जो नोट के लिए है। जीमेल टास्क आपके ईमेल को कार्रवाई योग्य GTD नौकरियों में बदलने में मदद करता है, और नोट्स जोड़ने से उन्हें एक अतिरिक्त आयाम मिलता है।
आप एक ईमेल भी ले सकते हैं और इसे गूगल डॉक्यूमेंट में बदल सकते हैं, लेकिन यह थोड़ा बहुत ज्यादा है। हम यहां जिसकी तलाश कर रहे हैं वे सुंदर समाधान हैं। अब, आइए कुछ थर्ड-पार्टी टूल्स की ओर मुड़ें और जीमेल में नोट्स जोड़ने के कुछ नए तरीकों को अंदर आने दें।
गूगल चैट के साथ नोट्स लिखें
Sticky.io (बीटा) एक थर्ड-पार्टी वेब एप्लिकेशन है जो मेरी राय में, आपके चैट क्लाइंट जैसे गूगल चैट को नोट लेने वाले 'सचिव' में बदल देता है। छोटा ऐप आपको ईमेल पढ़ते समय नोट्स लेने देता है। आप अपने नोट्स को Sticky.io पर ईमेल भी कर सकते हैं और उन्हें पोस्टरिटी के लिए रख सकते हैं, या यदि आप वास्तव में चलते-फिरते हैं - तो बस उन्हें SMS कर दें।
जब आप पहली बार अपने जीमेल खाते से लॉग-इन करते हैं, तो Sticky.io उसी खाते के चैट बॉक्स में एक निमंत्रण भेजता है। इसे स्वीकार करें, और आप जाने के लिए अच्छे हैं। Sticky.io के साथ 'चैट' करते समय आप जो भी नोट दर्ज करते हैं, वह स्वचालित रूप से आपके Sticky.io खाते में सहेजा जाता है। यहां, आप इस पर विस्तार करके अपने नोट्स को व्यवस्थित कर सकते हैं (उदाहरण के लिए, आप अधिक बाहरी सामग्री से लिंक कर सकते हैं), और फिर उन्हें विशिष्ट स्व-लेबल नोटबुक में समूहित कर सकते हैं।
हां, Sticky.io आपको एक विशिष्ट ईमेल को नोट के साथ एनोटेट करने का तरीका नहीं देता है, लेकिन मुझे यह इनबॉक्स के माध्यम से काम करते समय अधिक विस्तृत नोट लेने के लिए उपयोगी लगता है। आप निश्चित रूप से, विशिष्ट जीमेल परमालिंक को नोट में कॉपी-पेस्ट कर सकते हैं और दोनों को लिंक कर सकते हैं। नोटबुक और टैग तब विचारों को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने और उन्हें ठीक से संग्रहीत रखने में मदद करते हैं।
जीमेल के लिए नोट्स
नाम स्वयं व्याख्यात्मक है। जीमेल के लिए नोट्स एक क्रोम एक्सटेंशन है जो अभी प्राइवेट बीटा में है। लेकिन तत्काल आमंत्रण प्राप्त करना काफी आसान है जैसा कि मैंने पाया। एक बार जब आप इसे इंस्टॉल करते हैं और किसी विशेष जीमेल खाते के साथ इसके उपयोग को अधिकृत करते हैं, तो आप मेल के शीर्ष पर और थ्रेड ईमेल में भी एक नोट जोड़ें बटन देखेंगे। इस पर क्लिक करने से प्रविष्टि के लिए नोट बॉक्स खुल जाता है। सभी नोट्स विशिष्ट ईमेल के साथ सहेजे जाते हैं।
आप अपने माउस को उस पर होवर करके और उपयुक्त आइकन पर क्लिक करके अपने नोट को संपादित, हटा और साझा कर सकते हैं। अधिक महत्वपूर्ण बात, आप रिमाइंडर जोड़ सकते हैं। जीमेल के लिए नोट्स आपको कुछ फॉर्मेटिंग विकल्प और छवियों को जोड़ने की सुविधा देता है।
यह अभी स्पष्ट नहीं है कि जीमेल के लिए नोट्स सार्वजनिक होने के बाद मुफ्त रहेगा या नहीं। साइट कहती है कि - सक्रिय बीटा उपयोगकर्ताओं को जीवन भर मुफ्त सेवा प्राप्त होगी। इसलिए, इसे आजमाना हमारे लिए फायदेमंद होगा।
जीमेल नोट्स साइडबार (फायरफॉक्स)
सभी समाधानों को केवल क्रोम तक ही सीमित क्यों रखें... जब फायरफॉक्स अभी भी आसपास है। जीमेल नोट्स साइडबार आपको व्यक्तिगत ईमेल में नोट्स जोड़ने की अनुमति देता है। ऐड-ऑन का विवरण कहता है कि -
जीमेल नोट्स जीमेल की एक एकीकृत सुविधा नहीं है, बल्कि गूगल एप्लिकेशन इंजन फ्रेमवर्क पर चलने वाला एक अलग वेब एप्लिकेशन है। इसलिए आपके नोट्स आपके जीमेल डेटा से अलग संग्रहीत हैं, हालांकि वे अभी भी गूगल इंफ्रास्ट्रक्चर में हैं। और क्योंकि आपके नोट्स गूगल क्लाउड में संग्रहीत हैं, आप उन्हें विभिन्न मशीनों से देख/संपादित/बना सकते हैं।
जीमेल नोट्स साइडबार आपको अपने नोट्स को पूरी तरह से फॉर्मेट करने के लिए एक रिच टेक्स्ट एडिटर देता है। सभी नोट्स को विस्तार योग्य सूची में देखने के लिए एक सूची दृश्य भी है। टैब फिल्टर के उपयोग की भी अनुमति देता है ताकि प्रदर्शन को व्यवस्थित किया जा सके। आप स्पष्ट रूप से जीमेल लिंक और टाइमस्टैम्प दर्ज कर सकते हैं। जीमेल नोट्स साइडबार अनुशंसा करता है कि आप एक संदेश को नोट के साथ हाइलाइट करने के लिए स्टार और सुपरस्टार का उपयोग करें।
जैसा कि हमने पहले कई बार देखा है, जीमेल को उत्पादकता जानवर में बदलने के कई तरीके हैं। नोट्स उन विशेषताओं में से एक है जो जानवर को बेहतर ढंग से व्यवस्थित रखने में मदद कर सकता है, और आपको बेहतर सूचित। आप अपने इनबॉक्स में जीमेल नोट्स के लिए क्या उपयोग देखते हैं? क्या आप स्वयं कुछ वर्कअराउंड का उपयोग करते हैं? क्या आपको लगता है कि जीमेल को इसे एक मानक सुविधा बनाना चाहिए? हमें एक नोट दें।
