ईमेल को ट्रेलो में फॉरवर्ड करने की क्षमता नई नहीं है, लेकिन यह बहुत आसान नहीं है। ट्रेलो आपको ईमेल फॉरवर्ड करने देता है, लेकिन अब आप उस ईमेल का क्या करेंगे? आप इसका जवाब नहीं दे सकते, और क्या होगा अगर यह व्यक्ति इस थ्रेड में फिर से आपसे संपर्क करता है? कोई अपडेट नहीं होगा।
सेंडबोर्ड के साथ ट्रेलो में ईमेल कार्य एक पूरी तरह से नया अनुभव है। ट्रेलो के लिए सेंडबोर्ड उन टीमों के लिए एकदम सही है जिन्हें आने वाले ईमेल को त्वरित रूप से एक्शन आइटम में बदलने की आवश्यकता है।
सेंडबोर्ड क्या है?
सेंडबोर्ड ट्रेलो के लिए एक ईमेलिंग पावर-अप है। यह आपको अपने ट्रेलो बोर्ड के भीतर अपने ईमेल का जवाब देने, देखने और प्रबंधित करने में मदद करता है। इसे अपने ट्रेलो बोर्ड पर सक्षम करने के बाद सेंडबोर्ड ऊपरी-दाएं कोने में दिखाई देता है।
जब आप अपने बोर्ड पर सेंडबोर्ड विकल्प पर क्लिक करते हैं, तो आपका पहला पड़ाव मेलबॉक्स होना चाहिए। सेंडबोर्ड साइन अप करने पर आपके लिए स्वचालित रूप से एक पता बनाता है। यहां नाम वह नाम होगा जो आप अपने खाते के लिए चुनते हैं। फिर, आप @ प्रतीक के सामने जो चाहें चुन सकते हैं।
यदि आप एक नया ईमेल पता नहीं चाहते हैं, तो आपको एक बनाने की आवश्यकता नहीं है। यदि आपके पास एक है तो आप अपने कस्टम ईमेल पते का उपयोग कर सकते हैं। इसलिए लोग आपको उसी पते पर ईमेल कर सकते हैं जैसा उन्होंने हमेशा किया है।
यदि आप बोर्ड टैब पर क्लिक करते हैं, तो यह विकल्प है कि ईमेल कहां दिखाई दें। ड्रॉपडाउन का उपयोग करके, आप चुन सकते हैं कि आप उन ईमेल को कहां पहुंचाना चाहते हैं।
आप ऑटो-रिप्लाई बनाने के लिए टेम्पलेट्स टैब का उपयोग कर सकते हैं। यदि आपको बड़ी मात्रा में ईमेल प्राप्त होते हैं और यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि सभी को जवाब मिले, तो यह बहुत उपयोगी है।
सेंडबोर्ड उपयोग करने के लिए बिल्कुल मुफ्त है। इस पर कितने लोग उपयोग कर सकते हैं, इस पर कोई प्रतिबंध नहीं है, लेकिन आप इसे केवल एक बोर्ड पर उपयोग कर सकते हैं। यदि आपको अधिक सुविधाओं और कार्यक्षमता की आवश्यकता है, तो उनकी एसेंशियल प्लान $6/प्रति उपयोगकर्ता/प्रति माह और $10/प्रति उपयोगकर्ता/प्रति माह से शुरू होती है। आप सेंडबोर्ड को आधिकारिक साइट से डाउनलोड कर सकते हैं।
सेंडबोर्ड का उपयोग कैसे करें
आप अपने किसी भी ईमेल को अपने ट्रेलो बोर्ड पर फॉरवर्ड कर सकते हैं, उन्हें अपने बोर्ड के लिए दिए गए सेंडबोर्ड पते पर ईमेल करके। जब आप एक ईमेल फॉरवर्ड करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से एक ट्रेलो कार्ड के रूप में दिखाई देगा।
1. ईमेल का जवाब दें
एक कार्ड खोलने पर, उदाहरण के लिए, आप पहली बार नोटिस कर सकते हैं कि कुछ भी गलत नहीं लगता। लेकिन जैसे ही आप नीचे स्क्रॉल करते हैं, आप एक संपूर्ण ईमेल थ्रेड की संपूर्णता देख सकते हैं। संपूर्ण ईमेल वार्तालाप गतिविधि क्षेत्र में दिखाई देते हैं। वे न केवल यहां पहुंच योग्य हैं, बल्कि आप उनका जवाब भी दे सकते हैं। सेंडबोर्ड पावर-अप को सक्षम करने के परिणामस्वरूप, आपके आने वाले ईमेल संदेशों में व्यू ईमेल एंड रिप्लाई और सेंडबोर्ड नामक दो बटन शामिल होंगे।
सेंडबोर्ड के माध्यम से ईमेल का जवाब देने के लिए:
- व्यू ईमेल एंड रिप्लाई बटन पर क्लिक करें।
- यह सेंडबोर्ड डायलॉग खोलने जा रहा है, और आप संपूर्ण ईमेल थ्रेड देखेंगे।
- रिप्लाई लिखें बॉक्स पर क्लिक करें। अपना जवाब टाइप करें और सेंड दबाएं।
या
- ट्रेलो कार्ड पर सेंडबोर्ड बटन पर क्लिक करें। रिप्लाई विकल्प चुनें।
- रिप्लाई बॉक्स दिखाई देता है। अपना जवाब टाइप करें और सेंड दबाएं।
आपकी टीम के सदस्य जिनके पास इस बोर्ड तक पहुंच है, वे भी इसे देख सकते हैं। जब यह व्यक्ति आपको जवाब देता है, तो आप ट्रेलो के भीतर से जवाब दे सकते हैं। आपके ईमेल क्लाइंट में आपको मिलने वाले सभी कार्य और सुविधाएं, जैसे फॉरवर्डिंग, रिप्लाई करना, और यहां तक कि एक नया ईमेल शुरू करना, इस पावर-अप के साथ उपलब्ध हैं।
2. कार्ड को एक साथ मर्ज करें
सेंडबोर्ड की एक और बड़ी विशेषता एक ही उपयोगकर्ता के सभी संदेशों को देखने और विभिन्न कार्डों को एक साथ मर्ज करने की क्षमता है। कभी-कभी, आपके पास एक ही व्यक्ति से दो अलग-अलग ईमेल होते हैं और उसी चीज़ के बारे में। इसका मतलब है कि व्यक्ति ने उसी थ्रेड को जारी नहीं रखा, बल्कि एक नया शुरू कर दिया है।
जब आप एक कार्ड खोलते हैं और व्यू ईमेल एंड रिप्लाई बटन पर क्लिक करते हैं, तो बाएं हाथ की तरफ, आप उसी व्यक्ति के अन्य वार्तालाप देखेंगे। इसका मतलब है कि एक ही प्रेषक से दो वार्तालापों के लिए दो अलग-अलग कार्ड हैं।
इन कार्डों को एक साथ मर्ज करने के लिए, आपको बस इतना करना है:
- इनमें से एक कार्ड खोलें और सेंडबोर्ड बटन पर क्लिक करें।
- मर्ज कार्ड विकल्प चुनें। यह पूछेगा कि क्या आप इस कार्ड को रखना चाहते हैं या इसे दूसरे के साथ मर्ज करना चाहते हैं।
- इस कार्ड को दूसरे के साथ मर्ज करना चुनें और नेक्स्ट चुनें। तुरंत, यह उसी प्रेषक के दूसरे कार्ड के साथ कार्ड को मर्ज करने का सुझाव देगा। आप किसी अन्य कार्ड का चयन भी कर सकते हैं।
- आप यह भी तय कर सकते हैं कि किसी भी टिप्पणी, अटैचमेंट, या आर्काइव्ड कार्ड को रखना है या नहीं।
- अंत में, मर्ज पर क्लिक करें।
आप एक टिप्पणी भी देखेंगे जिसे आप संपादित कर सकते हैं, इसलिए आप जानते हैं कि यह सब कैसे शुरू हुआ। मर्ज पर क्लिक करने के बाद, आप अपना प्राथमिक कार्ड देखेंगे।
3. सेव्ड रिप्लाई का उपयोग करें
अपने व्यवसाय के भीतर ईमेल प्रबंधित करते समय, आपको ऐसे प्रश्न प्राप्त होंगे जिनका उत्तर एक टेम्पलेटेड उत्तर दे सकता है। सेंडबोर्ड की महान चीजों में से एक यह है कि आप जितने चाहें उतने ईमेल प्रतिक्रियाएं बना सकते हैं। तो मान लें कि आपका क्लाइंट एक बहुत ही सामान्य प्रश्न पूछता है, और आप वही चीज़ टाइप करके अपना समय बर्बाद नहीं करना चाहते। इसके लिए एक टेम्पलेट बनाने के लिए:
- व्यू ईमेल एंड रिप्लाई बटन पर क्लिक करें। फिर अपना रिप्लाई लिखें बॉक्स पर क्लिक करें। एक रिप्लाई बॉक्स दिखाई देता है।
- अपने दाहिने हाथ की तरफ सेव्ड रिप्लाई विकल्प पर क्लिक करें। और फिर क्रिएट विकल्प पर क्लिक करें।
- आप यहां अपने रिप्लाई बना सकते हैं।
- और फिर मैसेज का जवाब देते समय सेव्ड रिप्लाई विकल्प पर क्लिक करके उनका उपयोग करें।
आप प्राप्तकर्ता को नाम से संबोधित करने के लिए इन्सर्ट फील्ड्स का भी उपयोग कर सकते हैं, अपना खुद का हस्ताक्षर संलग्न कर सकते हैं, या आप बस सेंडबोर्ड को आपके लिए काम करने दे सकते हैं।
अपने ट्रेलो बोर्ड पर मानक ईमेल सुविधाएं लाएं
यदि आप या आपकी कंपनी ट्रेलो को प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल के रूप में उपयोग करती है, तो सेंडबोर्ड एक परम वरदान बन जाता है। यहां तक कि यदि आप ट्रेलो को टू-डू सूची के रूप में उपयोग करते हैं, तो सेंडबोर्ड उपयोगी हो जाता है। कुल मिलाकर, सेंडबोर्ड ईमेल के साथ प्रोजेक्ट मैनेजमेंट का एक शानदार एकीकरण है।
लेकिन, अगर आपको सेंडबोर्ड का उपयोग करने से पहले ट्रेलो सीखने की आवश्यकता है तो यह समय की बर्बादी है। सेंडबोर्ड में कई और विशेषताएं हैं; हमने केवल महत्वपूर्ण लोगों को सूचीबद्ध किया है।
