गूगल शीट्स में फिल्टर मास्टर करें: व्यूज़ और फ़ंक्शंस समझाए गए

जब आप बड़े डेटासेट के साथ काम कर रहे होते हैं, तो यह जानना उपयोगी होता है कि गूगल शीट्स में फ़िल्टर कैसे करें।

इसे करने के दो तरीके हैं। आप गूगल शीट्स मेनू में फ़िल्टर व्यू का उपयोग कर सकते हैं, जो आपको शीट में डेटा को फ़िल्टर करने के विशिष्ट तरीकों को अनुकूलित करने देता है जिन्हें आप पुनः उपयोग कर सकते हैं। गूगल शीट्स में डेटा फ़िल्टर करने का एक अधिक डायनामिक तरीका FILTER फ़ंक्शन का उपयोग करना है।

इस लेख में, आप दोनों विधियों का उपयोग करना सीखेंगे।

गूगल शीट्स में फ़िल्टर व्यू बनाएं

इस विधि में, आप एक फ़िल्टर लागू करना सीखेंगे जो आपको केवल एक बड़े डेटासेट से वह डेटा दिखाएगा जिसे आप देखना चाहते हैं। यह फ़िल्टर व्यू अन्य सभी डेटा को छिपा देगा। आप अधिक उन्नत फ़िल्टर व्यू के लिए फ़िल्टर पैरामीटर को भी जोड़ सकते हैं।

फ़िल्टर व्यू कैसे बनाएं

एक उदाहरण के रूप में, कल्पना करें कि आपके पास डेटा का एक सेट है जिसमें ग्राहकों द्वारा की गई उत्पाद खरीद शामिल हैं। डेटा में नाम, पते, ईमेल, फोन नंबर, और बहुत कुछ शामिल हैं।

इस उदाहरण के लिए, मान लें कि आप केवल प्लाया विस्टा, CA के ग्राहकों को देखना चाहते हैं, और केवल उन ग्राहकों को जिनके पास ".gov" ईमेल पता है।

1. यह फ़िल्टर बनाने के लिए, मेनू में फ़िल्टर बनाएं आइकन चुनें। यह आइकन एक फ़नल जैसा दिखता है।

2. आप प्रत्येक कॉलम हेडर के दाईं ओर छोटे फ़िल्टर आइकन देखेंगे। ग्राहक पता फ़ील्ड के शीर्ष पर इस फ़नल आइकन को चुनकर इस फ़ील्ड के लिए फ़िल्टर को अनुकूलित करें।

3. यह एक विंडो खोलेगा जहां आप फ़िल्टर विकल्पों को अनुकूलित कर सकते हैं। मानों के अनुसार फ़िल्टर करें के बाईं ओर तीर चुनें। उस फ़ील्ड में सभी प्रविष्टियों को अचयनित करने के लिए साफ़ करें चुनें।

नोट: यह एक महत्वपूर्ण कदम है क्योंकि यह व्यू को सभी रिकॉर्ड दिखाने से कोई नहीं दिखाने पर रीसेट करता है। यह अगले चरणों में आपके द्वारा बनाए जाने वाले फ़िल्टर को लागू करने के लिए एक्सेल को तैयार करता है।

4. नीचे फ़ील्ड में वह टेक्स्ट टाइप करें जिसके द्वारा आप फ़ील्ड को फ़िल्टर करना चाहते हैं। इस उदाहरण में, हम "प्लाया विस्टा" का उपयोग करेंगे और केवल उन रिकॉर्ड्स को देखने के लिए खोज आइकन चुनेंगे जिनमें वह टेक्स्ट है। परिणाम सूची में दिखाई देने वाले सभी रिकॉर्ड्स का चयन करें। यह आपके फ़िल्टर को अनुकूलित करता है ताकि केवल आपके द्वारा चुने गए आइटम स्प्रेडशीट में प्रदर्शित हों।

4. एक बार जब आप ओके बटन चुनते हैं, तो आप अपने शीट में डेटा फ़िल्टर देखेंगे ताकि केवल प्लाया विस्टा के ग्राहक प्रदर्शित हों।

5. दूसरे फ़ील्ड पर फ़िल्टर करने के लिए, उस फ़ील्ड के शीर्ष पर फ़िल्टर आइकन चुनें। ऊपर की प्रक्रिया को दोहराकर फ़िल्टर बनाएं। सभी प्रविष्टियों को साफ़ करें, "gov" टेक्स्ट टाइप करें ताकि उन ईमेल पतों को फ़िल्टर आउट किया जा सके जिनमें "gov" नहीं है, उन प्रविष्टियों का चयन करें, और ओके चुनें।

अब आपने अपना फ़िल्टर अनुकूलित कर लिया है ताकि डेटासेट में केवल वे रिकॉर्ड प्रदर्शित हों जिनकी आप परवाह करते हैं। ताकि आपको हर बार स्प्रेडशीट खोलने पर इस प्रक्रिया को दोहराना न पड़े, फ़िल्टर को सहेजने का समय आ गया है।

फ़िल्टर व्यू सहेजना और देखना

जब आप अपना फ़िल्टर सेट करना समाप्त कर लेते हैं, तो आप इसे एक फ़िल्टर व्यू के रूप में सहेज सकते हैं जिसे आप किसी भी समय सक्षम कर सकते हैं।

फ़िल्टर व्यू सहेजने के लिए, बस फ़िल्टर आइकन के बगल में ड्रॉपडाउन तीर चुनें और फ़िल्टर व्यू के रूप में सहेजें चुनें।

आपको स्प्रेडशीट के शीर्ष पर एक गहरा ग्रे फ़ील्ड खुला दिखाई देगा। यह आपको चयनित रेंज दिखाएगा जिस पर फ़िल्टर लागू होता है और फ़ील्ड का नाम। बस नाम के बगल में फ़ील्ड चुनें और वह नाम टाइप करें जिसे आप उस फ़िल्टर पर लागू करना चाहते हैं।

बस नाम टाइप करें और एंटर दबाएं।

आप ग्रे बार के दाईं ओर एक गियर आइकन देखेंगे। फ़िल्टर विकल्प देखने के लिए इस आइकन को चुनें।

उपलब्ध विकल्पों में शामिल हैं:

• फ़िल्टर का नाम बदलें
• वह रेंज अपडेट करें जिस पर फ़िल्टर लागू होता है
• मूल फ़िल्टर को प्रभावित किए बिना इसे अपडेट करने के लिए फ़िल्टर डुप्लिकेट करें
• फ़िल्टर हटाएं

आप फ़िल्टर आइकन को फिर से चुनकर किसी भी समय आपके द्वारा सक्षम किए गए फ़िल्टर को बंद कर सकते हैं।

ध्यान दें कि जब कोई फ़िल्टर सक्षम होता है, तो फ़िल्टर आइकन हरा हो जाएगा। जब आप फ़िल्टर अक्षम करते हैं, तो यह आइकन वापस काला हो जाएगा। यह पूरी डेटासेट देखने या यह देखने का एक त्वरित तरीका है कि क्या किसी फ़िल्टर ने वर्तमान व्यू से डेटा हटा दिया है।

बाद में, यदि आप अपने द्वारा बनाए गए किसी भी फ़िल्टर को फिर से सक्षम करना चाहते हैं, तो बस फ़िल्टर आइकन के बगल में ड्रॉपडाउन तीर चुनें। आपको मेनू में आपके द्वारा सहेजे गए फ़िल्टर दिखाई देंगे। बस उस फ़िल्टर को चुनें जब भी आप इसे सक्षम करना चाहें।

यह फ़िल्टर व्यू को फिर से आपके द्वारा कॉन्फ़िगर की गई फ़िल्टर सेटिंग्स का उपयोग करके फ़िल्टर करेगा।

FILTER फ़ंक्शन का उपयोग करना

गूगल शीट्स में फ़िल्टर करने का एक अन्य विकल्प FILTER फ़ंक्शन का उपयोग करना है।

FILTER फ़ंक्शन आपको किसी भी संख्या में शर्तों के आधार पर एक डेटासेट को फ़िल्टर करने देता है जिन्हें आप चुनते हैं।

आइए पिछले अनुभाग के समान ग्राहक खरीद उदाहरण का उपयोग करके FILTER फ़ंक्शन का उपयोग करने पर एक नज़र डालते हैं।

FILTER फ़ंक्शन का सिंटैक्स इस प्रकार है:

FILTER(range, condition1, [condition2, …])

केवल फ़िल्टरिंग के लिए रेंज और एक शर्त आवश्यक है। आप जितनी चाहें उतनी अतिरिक्त शर्तें जोड़ सकते हैं, लेकिन वे आवश्यक नहीं हैं।

FILTER फ़ंक्शन के पैरामीटर निम्नानुसार हैं:

• range: सेल्स की वह रेंज जिसे आप फ़िल्टर करना चाहते हैं
• condition1: वह कॉलम या पंक्तियाँ जिनका उपयोग आप परिणाम फ़िल्टर करने के लिए करना चाहते हैं
• conditionX: अन्य कॉलम या पंक्तियाँ जिनका उपयोग आप परिणाम फ़िल्टर करने के लिए भी करना चाहते हैं

ध्यान रखें कि आपकी शर्तों के लिए उपयोग की जाने वाली रेंज में पूरी रेंज के समान पंक्तियों की संख्या होनी चाहिए।

उदाहरण के लिए, यदि आप इस लेख के पहले भाग के समान फ़िल्टर बनाना चाहते हैं, तो आप निम्न FILTER फ़ंक्शन का उपयोग करेंगे।

=FILTER(F1:J20,SEARCH("प्लाया विस्टा",H1:H20),SEARCH("gov",I1:I20))

यह डेटा की मूल तालिका (F1:J20) से पंक्तियों और कॉलम को पकड़ता है और फिर एक एम्बेडेड SEARCH फ़ंक्शन का उपयोग करके उन टेक्स्ट खंडों को खोजता है जिनमें हम रुचि रखते हैं, पते और ईमेल कॉलम में।

SEARCH फ़ंक्शन केवल तभी आवश्यक है जब आप किसी टेक्स्ट खंड को खोजना चाहते हैं। यदि आप सटीक मिलान में अधिक रुचि रखते हैं, तो आप इसके बजाय इसे शर्त स्टेटमेंट के रूप में उपयोग कर सकते हैं:

I1:I20="nmathou3@zimbio.com"

आप अन्य सशर्त ऑपरेटर्स का भी उपयोग कर सकते हैं, जैसे > या < यदि आप किसी निश्चित सीमा से अधिक या कम मानों को फ़िल्टर करना चाहते हैं।

एक बार जब आप एंटर दबाते हैं, तो आप FILTER फ़ंक्शन के परिणाम को एक परिणाम तालिका के रूप में देखेंगे।

जैसा कि आप देख सकते हैं, फ़ंक्शन के पहले पैरामीटर में आपके द्वारा चुनी गई रेंज में केवल कॉलम वापस किए जाते हैं। इसलिए FILTER फ़ंक्शन को उस सेल में रखना महत्वपूर्ण है जहां सभी परिणामों के प्रकट होने के लिए पर्याप्त जगह (पर्याप्त कॉलम) हो।

गूगल शीट्स में फ़िल्टर का उपयोग करना

गूगल शीट्स में फ़िल्टर गूगल शीट्स में डेटा के बहुत बड़े सेट के माध्यम से खुदाई करने का एक बहुत शक्तिशाली तरीका है। FILTER फ़ंक्शन आपको मूल डेटासेट को जगह पर रखते हुए परिणामों को कहीं और आउटपुट करने की लचीलापन देता है।

गूगल शीट्स में अंतर्निहित फ़िल्टर सुविधा आपको किसी भी क्षण जिस तरह से आप रुचि रखते हैं, सक्रिय डेटासेट व्यू को संशोधित करने देती है। आप फ़िल्टर को सहेज, सक्रिय, निष्क्रिय, या हटा सकते हैं जैसे आप चाहें।

क्या आपके पास गूगल शीट्स में फ़िल्टर का उपयोग करने के लिए कोई दिलचस्प सुझाव हैं? उन्हें नीचे टिप्पणी अनुभाग में साझा करें।