Google Sheets और Microsoft Excel दोनों शक्तिशाली स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर हैं। जहां Excel में आप ऑफ़लाइन काम कर सकते हैं, Google Sheets आपको ऑनलाइन स्प्रेडशीट बनाने और प्रबंधित करने देता है। Google Sheets हर एक परिवर्तन को स्वचालित रूप से सहेजता भी है। Google Sheets का उपयोग करने का लाभ यह है कि आप बस अपने Google खाते में साइन इन करके किसी भी डिवाइस पर कहीं से भी स्प्रेडशीट प्रबंधित कर सकते हैं।
आप Google Sheets को xlsx और अन्य प्रारूपों में डाउनलोड कर सकते हैं और अपने PC पर बैकअप बना सकते हैं। लेकिन हर बार जब आप Google Sheets में परिवर्तन करते हैं, तो आपको इसे डाउनलोड करना होगा और पिछली बैकअप फ़ाइल को बदलना होगा। अब, कल्पना करें कि यदि आप किसी संगठन में उच्च पद पर हैं, तो आपको बड़ी मात्रा में डेटा प्रबंधित करना होगा। ऐसी स्थिति में, सभी बैकअप फ़ाइलों को मैन्युअल रूप से Google Sheets के साथ सिंक्रनाइज़ रखना आपके लिए व्यस्त हो जाएगा। क्या कोई विधि है जिससे सभी डाउनलोड की गई फ़ाइलें स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएंगी? हां, है। इस लेख में, हम Google Sheets को MS Excel से कनेक्ट या सिंक्रनाइज़ करने की विधि देखेंगे ताकि Google Sheets में किया गया हर परिवर्तन संबंधित MS Excel फ़ाइल में स्वचालित रूप से परिलक्षित हो।
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Google Sheets को Excel से कैसे कनेक्ट करें
1] Google Sheets में वह फ़ाइल खोलें जिसे आप MS Excel के साथ सिंक्रनाइज़ करना चाहते हैं। मैंने भारत के विभिन्न राज्यों के तापमान का नमूना डेटा तैयार किया है।
2] अब Google Sheets में "File > Publish to the web" पर जाएं।
3] "Entire Document" ड्रॉप-डाउन मेनू में, आपके पास पूरे दस्तावेज़ या केवल दस्तावेज़ की विशेष शीट को प्रकाशित करने का विकल्प है।
"Published content & settings" भाग पर क्लिक करके इसे विस्तारित करें और देखें कि "Automatically republish when the changes are made" भाग सक्षम है या नहीं। यदि नहीं, तो इसे सक्षम करें। अब "Publish" बटन पर क्लिक करें और पॉपअप में OK चुनें।
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4] दस्तावेज़ प्रकाशित करने के बाद, आपको एक लिंक मिलेगा। आपको इस लिंक को उस MS Excel दस्तावेज़ में पेस्ट करना होगा जिसे आप Google Sheets से कनेक्ट करना चाहते हैं। यदि आप इस लिंक को अपने वेब ब्राउज़र में पेस्ट करते हैं, तो आप देखेंगे कि यह एक वेब पेज के रूप में उपलब्ध है।
अब, MS Excel लॉन्च करें और इसमें एक नया खाली दस्तावेज़ बनाएं। "Data > New Query > From Other Sources > From Web" पर जाएं।
5] आपको एक पॉपअप विंडो मिलेगी, जहां आपको कॉपी किया गया लिंक पेस्ट करना होगा और OK पर क्लिक करना होगा। यदि आपको यहां दो विकल्प मिलते हैं, Basic और Advanced, तो Basic चुनें।
6] पूरा Google Sheet डेटा Excel में एक टेबल के रूप में उपलब्ध होगा। अब, "Navigator" विंडो में, पहले, "Select multiple items" चेक बॉक्स पर क्लिक करें और फिर "Table 0" चुनें। चयनित आइटम का पूर्वावलोकन दाएं पैनल पर उपलब्ध है।
आप नीचे स्क्रीनशॉट में देख सकते हैं कि कॉलम 1 खाली है और कॉलम 2 क्रमांक सूचीबद्ध करता है, और हमारा वास्तविक डेटा कॉलम 3 और 4 में सूचीबद्ध है। क्योंकि हमें कॉलम 1 और 2 की आवश्यकता नहीं है, हमें उन्हें हटाना होगा। इसके लिए, Navigator विंडो के नीचे "Edit" बटन पर क्लिक करें। आप में से कुछ के पास "Edit" विकल्प के स्थान पर "Transform Data" हो सकता है, यह आपके MS Excel संस्करण पर निर्भर करता है। यह "Query Editor" खोलेगा।
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7] हम अपनी पहली पंक्ति को हेडर बनाना चाहते हैं। इसके लिए, ऊपरी बाएं कोने पर क्लिक करें और "Use first row as headers" चुनें।
8] अवांछित कॉलम हटाने के लिए, ऊपरी बाएं कोने पर क्लिक करें और "Choose columns" चुनें। उसके बाद, उन कॉलम के बॉक्स को अनचेक करें जिन्हें आप नहीं चाहते हैं और OK पर क्लिक करें।
9] अब, Google Sheet के डेटा को Excel में लोड करने के लिए "Close & Load" पर क्लिक करें।
आपने अपना Google Sheet Excel से कनेक्ट कर लिया है। जब भी आप Google Sheet में कोई परिवर्तन करते हैं, तो आपको उन परिवर्तनों को वेब पर प्रकाशित होने के लिए 5 मिनट इंतजार करना होगा। उसके बाद, आपको इन परिवर्तनों को Excel फ़ाइल में परिलक्षित करने के लिए एक्सेल फ़ाइल को रीफ्रेश करना होगा। इसके लिए, "Data > Refresh All" पर जाएं।
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यदि आप चाहते हैं कि Excel स्वचालित रूप से अपडेट हो जब भी आप Google Sheet में परिवर्तन करते हैं, तो आपको कुछ और चरण करने होंगे।
1] टेबल चुनें और "Data > Connections" पर जाएं। यह एक विंडो खोलेगा जिसमें आपको "Properties" चुनना होगा।
2] अब, "Refresh every" चेकबॉक्स पर क्लिक करें और वह समय दर्ज करें जिसके बाद आप चाहते हैं कि Excel स्वचालित रूप से अपडेट हो। मैंने 5 मिनट दर्ज किया है। यदि आप "Refresh data when opening the file" विकल्प सक्षम करते हैं, तो Excel हर बार इसे खोलने पर अपडेट की जांच करेगा। जब आप कर लें, तो OK पर क्लिक करें और पिछली विंडो बंद करें।
बस इतना ही। इस तरह आप Google Sheets को MS Excel से कनेक्ट कर सकते हैं।
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