माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल एक उत्कृष्ट उपकरण है जिसमें गणना क्षमताएं, ग्राफिक टूल्स, पिवट टेबल्स और VBA शामिल हैं। सॉफ्टवेयर मुख्य रूप से अपेक्षाकृत छोटे डेटासेट के प्रबंधन और काम करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। लेकिन विशाल डेटासेट और कई अन्य कारणों से फाइल का आकार बहुत बड़ा हो जाता है। और बड़े एक्सेल फाइलों के बारे में कुछ भी मददगार नहीं है सिवाय बड़ी मात्रा में डेटा रखने के। उन्हें साझा करना कठिन होता है और उनकी हर प्रक्रिया आवश्यकता से अधिक समय लेती है। यदि आप पाते हैं कि आपकी एक्सेल फाइल बिना किसी कारण के बहुत बड़ी है, तो इन संभावित समाधानों में से एक आपकी समस्या ठीक कर सकता है।
यदि आपकी एक्सेल फाइल बिना किसी कारण के बहुत बड़ी है तो 10 संभावित समाधान
एक एक्सेल फाइल कई कारणों से बड़ी हो सकती है। यह स्प्रेडशीट में बहुत अधिक जानकारी होने जितना सरल हो सकता है या ब्लैंक सेल्स अभी भी उपयोग में हैं। चूंकि बड़ी एक्सेल फाइलें काम करने के लिए बिल्कुल मनोरंजक नहीं हैं, इसलिए अक्सर उन्हें छोटा करना संभव होता है। यदि आप पाते हैं कि आपकी एक्सेल फाइल बिना किसी स्पष्ट कारण के बहुत बड़ी है, तो इन युक्तियों और तरकीबों को आज़माएं जो आपकी फाइल का आकार कम करने में मदद करेंगे। आकार में कमी इस बात पर निर्भर करती है कि फाइल को बड़ा क्या कारण बना रहा है। फिर भी, प्रत्येक को आज़माएं ताकि आप जान सकें कि आपके लिए क्या काम करता है।
1. छुपी हुई वर्कशीट की जांच करें
कभी-कभी आपकी वर्कबुक में पहले से मौजूद स्प्रेडशीट हो सकती हैं जो आपको सादे दृश्य में नहीं मिलेंगी। दूसरे शब्दों में, "छुपी हुई वर्कशीट"। उदाहरण के लिए, आइए एक छुपी हुई शीट वाली वर्कबुक पर नज़र डालते हैं। नीचे बाईं ओर शीट टैब को देखते हुए यह ऐसा दिखेगा।
जैसा कि हम आंकड़े से देख सकते हैं, वर्कबुक में तीन स्प्रेडशीट हैं। लेकिन रिव्यू टैब पर जाएं और प्रूफिंग समूह से वर्कबुक स्टैटिस्टिक्स चुनें।
आपको यहां वास्तविक वर्कशीट जानकारी की संख्या मिलेगी।
वर्कशीट को अनहाइड करने के लिए, इन चरणों का पालन करें।
चरण:
- सबसे पहले, स्प्रेडशीट के नीचे बाईं ओर शीट टैब पर किसी भी नाम पर राइट-क्लिक करें।
- फिर कॉन्टेक्स्ट मेनू से अनहाइड चुनें।
- अगला, अनहाइड डायलॉग बॉक्स से आप जिस शीट को अनहाइड करना चाहते हैं उसे चुनें।
- फिर ओके पर क्लिक करें।
उसके बाद, आप शीट टैब पर फिर से छुपी हुई शीट देखेंगे।
अब उन स्प्रेडशीट का पता लगाएं जो छुपी हुई थीं और यदि वे किसी काम की नहीं हैं, तो उन्हें हटा दें।
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2. अनुपयोगी वर्कशीट हटाएं
आपको उन स्प्रेडशीट को हटाना चाहिए जिनका अब उपयोग नहीं होता न केवल छुपी हुई बल्कि अनहाइड वाली भी। बहुत अधिक स्प्रेडशीट होने से दोनों अप्रासंगिक जानकारी रखने और ब्लैंक उपयोग की गई सेल रेंज के कारण बहुत अधिक जगह घिरती है (अगले खंड में विवरण)।
तो, यदि आपकी एक्सेल फाइल बिना किसी वैध कारण के बहुत बड़ी है तो उन्हें हटाना सबसे तार्किक कदम है।
और पढ़ें: ईमेल के लिए एक्सेल फाइल कैसे कंप्रेस करें (13 त्वरित विधियां)
3. उपयोग की गई रेंज की जांच करें
एक और प्रमुख कारण जिससे आप अपनी एक्सेल फाइल के बहुत बड़ा होने का कोई कारण नहीं ढूंढ पाते, वह यह है कि आपकी वर्कबुक में दिखाई देने से अधिक सेल्स उपयोग में हैं। कुछ उपयोग किए गए सेल्स उनमें जानकारी के कारण जगह घेरते हैं और एक्सेल फाइलों को बड़ा बनाते हैं।
यह देखने के लिए कि आपकी उपयोग की गई सेल रेंज कहाँ समाप्त होती है, स्प्रेडशीट में किसी भी सेल का चयन करें और अपने कीबोर्ड पर Ctrl+End दबाएं। आदर्श रूप से, स्थिति वहीं होनी चाहिए जहां डेटासेट समाप्त होता है।
यदि हम डेटासेट के बाहर किसी सेल में मान दर्ज करते हैं और फिर उसे हटा देते हैं, तो सेल अभी भी उपयोग में रहेगा भले ही उसमें कोई सामग्री न हो। यह फाइल को उसके वास्तविक आकार से बड़ा बनाता है।
आप स्प्रेडशीट से अनुपयोगी सेल्स को हटाने के लिए इन त्वरित और आसान चरणों का पालन कर सकते हैं।
चरण:
- सबसे पहले, उस कॉलम हेडर पर क्लिक करके डेटासेट समाप्त होने के बाद से शुरू होने वाले कॉलम चुनें।
- फिर अपने कीबोर्ड पर Ctrl+Shift+दायां तीर दबाएं। यह स्प्रेडशीट के अंत तक सभी कॉलम चुन लेगा।
- अब, चयन पर राइट-क्लिक करें।
- उसके बाद, कॉन्टेक्स्ट मेनू से डिलीट चुनें।
- अगला, डेटासेट समाप्त होने के बाद की पंक्ति चुनें।
- फिर अपने कीबोर्ड पर Ctrl+Shift+नीचे तीर दबाएं। यह स्प्रेडशीट के अंत तक सभी पंक्तियों का चयन करेगा।
- अब, राइट-क्लिक करें और कॉन्टेक्स्ट मेनू से डिलीट चुनें।
उसके बाद सेल्स उपयोग में नहीं रहेंगे। इस बिंदु पर फाइल का आकार कम हो जाना चाहिए।
ध्यान रखें कि केवल अपने कीबोर्ड पर डिलीट बटन न दबाएं। इसके बजाय, कॉन्टेक्स्ट मेनू से चुनें।
4. अनावश्यक फॉर्मेटिंग हटाएं
फॉर्मेटिंग हमें डेटासेट को अधिक प्रस्तुत करने योग्य बनाने के लिए अनुकूलित करने में मदद करती है। लेकिन वे हमारी फाइलों को भी बड़ा बनाते हैं। छोटे डेटासेट के लिए भी, फॉर्मेटिंग फाइल को अधिक जानकारी रखने का कारण बनती है। और इस प्रकार, फाइल का आकार बढ़ाती है। आपकी एक्सेल फाइल बहुत अधिक फॉर्मेटिंग के कारण बहुत बड़ी हो सकती है। तो, अनावश्यक फॉर्मेटिंग हटाएं या शुरुआत में बहुत अधिक न रखने का प्रयास करें। या बस, फाइल के आकार के आधार पर सभी हटा दें।
फॉर्मेटिंग हटाने के लिए, इन चरणों का पालन करें।
चरण:
- सबसे पहले, उस सेल या सेल की रेंज का चयन करें जिससे आप फॉर्मेटिंग हटाना चाहते हैं।
- फिर अपने रिबन पर होम टैब पर जाएं।
- उसके बाद एडिटिंग समूह से क्लियर चुनें।
- अब ड्रॉप-डाउन मेनू से क्लियर फॉर्मेटिंग चुनें।
और पढ़ें: मैक्रो के साथ एक्सेल फाइल साइज़ कैसे कम करें (11 आसान तरीके)
5. स्प्रेडशीट में इमेज कंप्रेस करें
कभी-कभी हमें विभिन्न उद्देश्यों के लिए अपने स्प्रेडशीट में तस्वीरें जोड़ने की आवश्यकता होती है। लेकिन तस्वीरें जोड़ने से एक्सेल फाइल में इमेज डेटा भी जुड़ जाता है। जिससे फाइल आकार में बड़ी हो जाती है। यदि तस्वीरें जोड़ना अनिवार्य है, तो इससे निपटने का एक तरीका इमेज को कंप्रेस करके छोटा करना है। इस तरह, सेव करने के बाद फाइल कम जगह लेगी।
एक्सेल में इमेज कंप्रेस करने के लिए, इन चरणों का पालन करें।
चरण:
- सबसे पहले, उस पर क्लिक करके तस्वीर चुनें।
- फिर रिबन पर पिक्चर फॉर्मेट नाम का एक नया टैब दिखाई देगा। उसे चुनें।
- उसके बाद, कंप्रेस पिक्चर्स पर क्लिक करें। आप इसे टैब के एडजस्ट समूह में पाएंगे।
- अगला, अपनी पसंदीदा कंप्रेशन विकल्प और रिज़ॉल्यूशन चुनें।
- उसके बाद, ओके पर क्लिक करें और आपकी तस्वीर कंप्रेस हो जाएगी।
और पढ़ें: तस्वीरों के साथ एक्सेल फाइल साइज़ कैसे कम करें (2 आसान तरीके)
6. फॉर्मूला उपयोग अनुकूलित करें
किसी भी अन्य संशोधन की तरह, फॉर्मूला भी सामान्य टेक्स्ट या संख्यात्मक प्रविष्टियों की तुलना में अधिक जगह लेते हैं। लेकिन कुछ मामलों में, फॉर्मूला उपयोग अपरिहार्य है। हालांकि यह सच हो सकता है, यह अधिक जगह भी लेता है। इसलिए अपनी वर्कशीट में फॉर्मूला उपयोग को अनुकूलित करने का प्रयास करें।
बड़े एक्सेल फाइल में फॉर्मूला का उपयोग करते समय निम्न बातों का ध्यान रखें।
- RAND, NOW, TODAY, OFFSET, CELL, INDIRECT, और INFO जैसे वाष्पशील फॉर्मूला शामिल करने से बचने का प्रयास करें।
- यदि फॉर्मूला से बचा जा सकता है तो पिवट टेबल या एक्सेल टेबल का उपयोग करें।
- पूरी पंक्तियों या कॉलम को रेफरेंस के रूप में उपयोग न करने का प्रयास करें।
- दोहराए गए गणनाओं वाले फॉर्मूला से बचना सुनिश्चित करें।
7. अनुपयोगी डेटा हटाएं
डेटा रखने वाला या उपयोग में आने वाला प्रत्येक सेल आपकी हार्ड ड्राइव में जगह लेता है। यह फाइल को बड़ा बनाता है। यदि आपके स्प्रेडशीट में अप्रयुक्त डेटासेट हैं जिनकी आपको अब आवश्यकता नहीं है, तो उन्हें हटा दें।
उन्हें स्थायी रूप से हटाने के बजाय, उन्हें किसी अन्य फाइल में संग्रहीत करने का प्रयास करें क्योंकि आपको अब उस विशेष फाइल में उनकी आवश्यकता नहीं है। इस तरह, यदि आपको बाद में उनकी आवश्यकता होती है, तो आप उन्हें वापस पा सकते हैं।
8. अनुपयोगी पिवट टेबल और चार्ट हटाएं
पिवट टेबल और एक्सेल चार्ट भी जगह लेते हैं। और ज्यादातर मामलों में, सामान्य सेल्स या फॉर्मेटेड डेटासेट से अधिक। ये उत्कृष्ट उपकरण हैं जो हमारे एक्सेल ऑपरेशन को आसान बनाते हैं। लेकिन अगर आपको उनकी आवश्यकता नहीं है, तो फाइल को छोटा बनाने के लिए उनका उपयोग बिल्कुल न करने का प्रयास करें। यह सामान्य एक्सेल ऑपरेशन जैसे खोलना और सेव करना भी आसान बना देगा।
और पढ़ें: पिवट टेबल के साथ एक्सेल फाइल साइज़ कैसे कम करें
9. फाइल को बाइनरी के रूप में सेव करें
एक्सेल के नवीनतम संस्करण तक, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल आमतौर पर xlsx एक्सटेंशन के साथ फाइल सेव करता है। मैक्रो वाली वर्कबुक के लिए, एक्सटेंशन xlsm है। एक्सेल के पास फाइल को बाइनरी फॉर्मेट में सेव करने का एक और फॉर्मेट है जिसका एक्सटेंशन xlsb है। इस प्रकार की फाइलें xlsx या xlsm फाइल की तुलना में कम जगह लेती हैं। यदि आपके पास कोई अन्य विकल्प उपलब्ध नहीं है तो इसे आज़माएं।
फाइल को बाइनरी के रूप में सेव करने के लिए, इन चरणों का पालन करें।
चरण:
- सबसे पहले, अपने रिबन पर फाइल टैब पर क्लिक करें।
- फिर बैकस्टेज व्यू से सेव एज चुनें।
- उसके बाद, उस फोल्डर पर नेविगेट करें जहां आप अपनी फाइल सेव करना चाहते हैं और सेव एज टाइप ड्रॉप-डाउन में एक्सेल बाइनरी वर्कबुक चुनें।
- फिर सेव पर क्लिक करें।
यह फाइल को xlsb फॉर्मेट में सेव करेगा जो xlsx फॉर्मेट से कम होना चाहिए।
10. बाहरी डेटा स्रोत की जांच करें
यदि उपरोक्त कोई भी विधि आपकी एक्सेल फाइल का आकार कम नहीं कर रही है, तो आपकी वर्कबुक में उससे अधिक डेटा हो सकता है जितना होना चाहिए। उस स्थिति में, आपको एक्सेल का उपयोग ऐसे डेटासेट को सेव करने के लिए करने से पहले फिर से सोचना चाहिए। एक्सेल डेटाबेस टूल नहीं है। इसके बजाय, इसका उपयोग विश्लेषणात्मक टूल के रूप में किया जाता है। बड़े डेटाबेस के लिए, आपको Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, आदि जैसे डेटाबेस टूल का उपयोग करने पर विचार करना चाहिए।
निष्कर्ष
ये सभी फिक्स थे जिनका उपयोग आप तब कर सकते हैं जब आप खुद को ऐसी स्थिति में पाते हैं जहां आपकी एक्सेल फाइल बिना किसी कारण के बहुत बड़ी है। उम्मीद है, इनमें से एक या संयोजन ने आपकी मदद की। मुझे आशा है कि आपको यह गाइड उपयोगी और जानकारीपूर्ण लगा। यदि आपके कोई प्रश्न या सुझाव हैं, तो हमें नीचे बताएं।
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