[फिक्स्ड!] बिना किसी कारण के एक्सेल फाइल बहुत बड़ी (10 संभावित समाधान)

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल एक उत्कृष्ट उपकरण है जिसमें गणना या गणना क्षमताओं, ग्राफिक उपकरण, पिवट टेबल और वीबीए शामिल हैं। सॉफ्टवेयर मुख्य रूप से अपेक्षाकृत छोटे डेटासेट के प्रबंधन और काम करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। लेकिन एक विशाल डेटासेट और कई अन्य कारणों से फ़ाइल का आकार बड़ा हो जाता है। और बड़ी मात्रा में डेटा रखने के अलावा बड़ी एक्सेल फाइलों के बारे में कुछ भी मददगार नहीं है। उन्हें साझा करना कठिन होता है और उनकी हर प्रक्रिया में आवश्यकता से अधिक समय लगता है। यदि आप पाते हैं कि आपकी एक्सेल फ़ाइल बिना किसी कारण के बहुत बड़ी है, तो इनमें से एक संभावित समाधान आपकी समस्या का समाधान कर सकता है।

10 संभावित समाधान यदि आपकी एक्सेल फ़ाइल बिना किसी कारण के बहुत बड़ी है

एक एक्सेल फाइल कई कारणों से बड़ी हो सकती है। यह स्प्रैडशीट में अभी भी उपयोग में आने वाले रिक्त कक्षों में बहुत अधिक जानकारी रखने जितना आसान हो सकता है। चूंकि बड़ी एक्सेल फाइलें काम करने के लिए बिल्कुल मनोरंजक नहीं हैं, इसलिए उन्हें छोटे में बनाना अक्सर संभव होता है। यदि आप पाते हैं कि आपकी एक्सेल फ़ाइल बिना किसी कारण के बहुत बड़ी है, तो आप इन युक्तियों और तरकीबों को आज़माएँ जो आपकी फ़ाइल का आकार कम करने में मदद करेंगी। . आकार में कमी इस बात पर निर्भर करती है कि फ़ाइल के बड़े होने का कारण क्या है। फिर भी, आपके लिए क्या कारगर है, यह जानने के लिए हर एक को आजमाएं।

कभी-कभी आपकी कार्यपुस्तिका में पहले से मौजूद स्प्रैडशीट हो सकती हैं जो आपको सादे दृश्य में नहीं मिलेंगी। दूसरे शब्दों में, "छिपी हुई कार्यपत्रक"। उदाहरण के लिए, आइए एक छिपी हुई शीट वाली कार्यपुस्तिका पर एक नज़र डालें। स्प्रैडशीट के नीचे बाईं ओर शीट टैब को देखने पर यह कुछ इस तरह दिखाई देगा।

जैसा कि हम चित्र से देख सकते हैं, कार्यपुस्तिका में तीन स्प्रेडशीट हैं। लेकिन समीक्षा . पर जाएं टैब करें और कार्यपुस्तिका सांख्यिकी . चुनें प्रूफ़िंग . से पहले समूह।

आपको वर्कशीट की वास्तविक संख्या की जानकारी यहां मिलेगी।

कार्यपत्रकों को दिखाने के लिए, इन चरणों का पालन करें।

चरण:

• सबसे पहले, शीट टैब . पर किसी भी नाम पर राइट-क्लिक करें स्प्रैडशीट के नीचे-बाईं ओर।
• फिर दिखाएं . चुनें संदर्भ मेनू से।

• अगला, उस शीट का चयन करें जिसे आप दिखाएं  . से दिखाना चाहते हैं डायलॉग बॉक्स।

• फिर ठीक . पर क्लिक करें ।

उसके बाद, आप शीट टैब . पर छुपी हुई शीट देखेंगे फिर से।

अब उन स्प्रैडशीट्स को एक्सप्लोर करें जो छिपी हुई थीं और यदि वे किसी काम की नहीं हैं, तो उन्हें हटा दें।

और पढ़ें: कैसे निर्धारित करें कि बड़े एक्सेल फ़ाइल आकार का कारण क्या है

आपको उन स्प्रैडशीट्स को हटा देना चाहिए जो अब न केवल छिपी हुई बल्कि अनछुए लोगों के लिए भी उपयोग की जाती हैं। बहुत अधिक स्प्रैडशीट होने के परिणामस्वरूप अप्रासंगिक जानकारी और रिक्त उपयोग की गई सेल श्रेणी (विवरण अगले भाग में) दोनों के लिए बहुत अधिक स्थान लेता है।

इसलिए, यदि आपकी एक्सेल फ़ाइल बिना किसी वैध कारण के बहुत बड़ी है, तो उन्हें हटाना सबसे तार्किक कदम है।

और पढ़ें: ईमेल के लिए एक्सेल फाइल को कैसे कंप्रेस करें (13 क्विक मेथड्स)

आपकी एक्सेल फ़ाइल के बहुत बड़ी होने का कोई कारण नहीं मिलने का एक अन्य प्रमुख कारण यह है कि आपकी कार्यपुस्तिका में दिखाई देने की तुलना में बड़ी संख्या में सेल उपयोग में हैं। कुछ प्रयुक्त सेल जो उनमें मौजूद सूचनाओं के कारण रिक्त स्थान लेते हैं और एक्सेल फाइलों को बड़ा बनाते हैं।

यह देखने के लिए कि आपकी प्रयुक्त सेल श्रेणी कहाँ समाप्त हुई, स्प्रेडशीट में किसी भी सेल का चयन करें और Ctrl+End दबाएं। अपने कीबोर्ड पर। आदर्श रूप से, वह स्थान होना चाहिए जहां डेटासेट समाप्त होता है।

यदि हम डेटासेट के बाहर किसी सेल में कोई मान दर्ज करते हैं और फिर उसे हटा देते हैं, तो सेल अभी भी उपयोग में रहेगा, भले ही उसमें कोई सामग्री न हो। यह फ़ाइल को जितना होना चाहिए उससे बड़ा बनाता है।

आप स्प्रेडशीट से अप्रयुक्त सेल को निकालने के लिए इन त्वरित और आसान चरणों का पालन कर सकते हैं।

चरण:

• सबसे पहले, कॉलम हेडर पर क्लिक करके उस कॉलम का चयन करें जहां से डेटासेट समाप्त होता है।
• फिर Ctrl+Shift+दायां तीर दबाएं अपने कीबोर्ड पर। यह स्प्रैडशीट के अंत तक सभी स्तंभों का चयन करेगा।
• अब, चयन पर राइट-क्लिक करें।
• उसके बाद, हटाएं . चुनें संदर्भ मेनू से।
• अगला, उस पंक्ति का चयन करें जहां डेटासेट समाप्त होता है।
• फिर Ctrl+Shift+नीचे तीर दबाएं अपने कीबोर्ड पर। यह स्प्रैडशीट के अंत तक सभी पंक्तियों का चयन करेगा।
• अब, राइट-क्लिक करें और हटाएं . चुनें संदर्भ मेनू से।

उसके बाद सेल अब उपयोग में नहीं रहेंगे। इस बिंदु पर फ़ाइल का आकार छोटा हो जाना चाहिए।

ध्यान रखें कि अपने कीबोर्ड पर केवल डिलीट बटन को ही न दबाएं। इसके बजाय, इसे संदर्भ मेनू से चुनें।

स्वरूपण हमें डेटासेट को अधिक प्रस्तुत करने योग्य बनाने के लिए अनुकूलित करने में मदद करते हैं। लेकिन हे हमारी फाइलें भी बड़ी कर देते हैं। छोटे डेटासेट के लिए भी, स्वरूपण के कारण फ़ाइल में अधिक जानकारी होती है। और इस प्रकार, फ़ाइल का आकार बढ़ाता है। बहुत अधिक फ़ॉर्मेटिंग के कारण आपकी एक्सेल फ़ाइल बहुत बड़ी हो सकती है। इसलिए, अनावश्यक स्वरूपण को हटा दें या कोशिश करें कि शुरुआत में बहुत अधिक न हो। या बस, आपके पास मौजूद फ़ाइल आकार के आधार पर सभी को हटा दें।

स्वरूपण हटाने के लिए, इन चरणों का पालन करें।

चरण:

• सबसे पहले, उस सेल या सेल की श्रेणी का चयन करें जिससे आप फ़ॉर्मेटिंग हटाना चाहते हैं।
• फिर होम पर जाएं अपने रिबन पर टैब करें।
• इसके बाद साफ़ करें . चुनें संपादन  . से समूह।
• अब स्वरूपण साफ़ करें select चुनें ड्रॉप-डाउन मेनू से।

और पढ़ें: मैक्रो के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें (11 आसान तरीके)

5. स्प्रैडशीट में छवियों को संपीड़ित करें

कभी-कभी हमें विभिन्न उद्देश्यों के लिए अपनी स्प्रैडशीट में चित्र जोड़ने की आवश्यकता होती है। लेकिन चित्र जोड़ने से छवि डेटा एक्सेल फ़ाइल में भी जुड़ जाता है। जो फाइल को साइज में बड़ा बनाता है। यदि चित्र जोड़ना अपरिहार्य है, तो इसे हल करने का एक तरीका यह है कि छवि को आकार में छोटा करने के लिए उसे संपीड़ित किया जाए। इस तरह, फ़ाइल सहेजने के बाद कम जगह लेगी।

एक्सेल में इमेज को कंप्रेस करने के लिए इन स्टेप्स को फॉलो करें।

चरण:

• सबसे पहले, चित्र पर क्लिक करके उसे चुनें।
• फिर रिबन पर एक नया टैब दिखाई देगा जिसे चित्र प्रारूप . कहा जाता है . इसे चुनें।
• उसके बाद, चित्रों को संपीड़ित करें . पर क्लिक करें . आप इसे समायोजित करें . में पाएंगे टैब का समूह।

• अगला, अपना पसंदीदा संपीड़न विकल्प select चुनें और संकल्प ।

• उसके बाद, ठीक . पर क्लिक करें और आपकी तस्वीर संकुचित हो जाएगी।

और पढ़ें: चित्रों के साथ एक्सेल फ़ाइल का आकार कैसे कम करें (2 आसान तरीके)

किसी भी अन्य संशोधनों की तरह, सूत्र भी सामान्य पाठ या संख्यात्मक प्रविष्टियों की तुलना में अधिक स्थान लेते हैं। लेकिन कुछ मामलों में, सूत्र उपयोग अपरिहार्य हैं। हालांकि यह सच हो सकता है, यह अधिक स्थान भी लेता है। इसलिए अपने कार्यपत्रकों में सूत्र उपयोग को अनुकूलित करने का प्रयास करें।

किसी बड़ी एक्सेल फ़ाइल में फ़ार्मुलों का उपयोग करते समय निम्न बातों का ध्यान रखें।

• रैंड . जैसे अस्थिर फ़ार्मुलों को शामिल करने से बचने का प्रयास करें , अभी , आज , ऑफसेट , सेल , अप्रत्यक्ष , और जानकारी ।
• अगर सूत्रों से बचा जा सकता है तो पिवट टेबल या एक्सेल टेबल का उपयोग करें।
• कोशिश करें कि पूरी पंक्तियों या स्तंभों को संदर्भ के रूप में उपयोग न करें।
• सुनिश्चित करें कि बार-बार गणना करने वाले फ़ार्मुलों से बचें।

Each cell containing data or in use takes up space in your hard drive. This makes the file large. If you have unused datasets in spreadsheets that you no longer need, remove them.

Instead of removing them permanently, try storing them in another file as you no longer need them in the particular file. This way, if you need them for later purposes, you can have them back.

8. Delete Unused Pivot Tables and Charts

Pivot tables and Excel charts also take up space. And in most cases, more than normal cells or formatted datasets. These are excellent tools that help our Excel operations easier. But if you don’t need them, try to avoid using them at all to make the file smaller. This will also make usual Excel operations like opening and saving smoother.

और पढ़ें: How to Reduce Excel File Size with Pivot Table

9. Save File as Binary

Up to Excel’s latest version, Microsoft Excel usually saves the files with an xlsx extension. For workbooks that contain macros, the extension is xlsm. Excel has another format for saving the file as binary format with an extension of xlsb. These types of files take up lower space than an xlsx or an xlsm file. Try this out if you have no other options available.

To save the file as binary, follow these steps.

चरण:

• First, click on the File tab on your ribbon.
• Then select Save As from the backstage view.
• After that, navigate to the folder where you want to save your file and select Excel Binary Workbook in the Save as type  ड्रॉप-डाउन.

• Then click on Save ।

This will save the file in xlsb format which should be lower than the xlsx प्रारूप।

If none of the above methods is shrinking your Excel file size, your workbook might be containing more data than it should. In that case, you should think again before using Excel for saving such datasets. Excel is not a database tool. Instead, it is used as an analytical one. For large databases, you should consider using database tools like Microsoft Access, Microsoft SQL Server, CSV, etc.

निष्कर्ष

These were all the fixes you can use if you find yourself in a situation where your Excel file is too large for no reason. Hopefully, one or a combination of these fixes helped you out. I hope you found this guide helpful and informative. If you have any questions or suggestions, let us know below.

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