एक्सेल सूचियों से बल्क ईमेल भेजें: 2 सिद्ध स्वचालन विधियां

जब आपको बड़ी संख्या में लोगों को एक साथ ईमेल भेजने की आवश्यकता होती है, तो आपको एक स्वचालित प्रक्रिया की आवश्यकता होगी जो दोहराए जाने वाले कार्यों को तेजी से संभाल सके। ईमेल की सूची के साथ एक एक्सेल फाइल बनाना बल्क ईमेल भेजने का सबसे आम तरीका है। तो, इस ट्यूटोरियल में, हम आपको दिखाएंगे कि मौजूदा सूची से एक्सेल सूची से पसंदीदा व्यक्तियों को ईमेल कैसे स्वचालित रूप से भेजें।

एक्सेल सूची से ईमेल भेजने के 2 आसान दृष्टिकोण

हमने नीचे दी गई छवि में कुछ लोगों के नाम, साथ ही उनके ईमेल और पंजीकरण संख्या के साथ एक डेटा सेट शामिल किया है। एक्सेल सूची से, हमें प्रत्येक व्यक्ति को ईमेल भेजना होगा। इसे पूरा करने के लिए, हम माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के मेल मर्ज फंक्शन का उपयोग करेंगे, उसके बाद मौजूदा सूची से पसंदीदा व्यक्तियों को ईमेल भेजने के लिए एक VBA कोड।

1. एक्सेल सूची से एकाधिक ईमेल भेजने के लिए मेल मर्ज फंक्शन लागू करें

⇒ चरण 1: एक नई वर्ड फाइल खोलें

• एक खाली वर्ड दस्तावेज़ खोलें।
• Mailings टैब पर क्लिक करें।
• Select Recipients विकल्प से, Use an Existing List विकल्प चुनें।

⇒ चरण 2: एक्सेल सूची को वर्ड फाइल से लिंक करें

• वह एक्सेल फाइल चुनें जहां आपने सूची बनाई है और फाइल खोलने के लिए Open पर क्लिक करें।

• वह शीट नंबर चुनें जहां आपने सूची लिखी है।
• फिर, OK पर क्लिक करें।

⇒ चरण 3: फील्ड डालें

• Mailings विकल्प से, उन फील्ड को दर्ज करने के लिए Insert Merge Field विकल्प पर क्लिक करें जिन्हें आप डालना चाहते हैं।
• सबसे पहले, सामान्य मेल में पसंदीदा स्थिति में उस पर क्लिक करके Name फील्ड डालें।

• जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है, Name फील्ड जोड़ने के बाद, यह हर व्यक्ति के नाम के वेरिएबल के रूप में दिखाएगा।

• इसी तरह, टेक्स्ट संदेश में जहां चाहें Reg फील्ड रखें।

• इसलिए, यह नीचे दिखाई गई छवि के रूप में दिखाई देगा।

⇒ चरण 4: पूर्वावलोकन परिणाम जांचें

• ईमेल भेजने से पहले अंतिम पूर्वावलोकन देखने के लिए Preview Results पर क्लिक करें।
• नीचे दिया गया स्क्रीनशॉट दिखाता है कि एक नमूना ईमेल कैसा दिखेगा।

⇒ चरण 5: ईमेल मर्ज करें

• ईमेल मर्ज करने के लिए, Finish & Merge विकल्प पर क्लिक करें।
• Merge to E-mail बॉक्स खोलने के लिए, Send Email Messages विकल्प चुनें।

• To बॉक्स में, Email विकल्प चुनें।
• Subject line बॉक्स में अपनी पसंद की विषय पंक्ति टाइप करें।
• मेल फॉर्मेट डिफ़ॉल्ट रूप से HTML होगा, इसलिए आपको इसे बदलने की आवश्यकता नहीं है।
• Send Records विकल्प में, All पर क्लिक करें।
• अंत में, एक ही समय में कई प्राप्तकर्ताओं को ईमेल भेजने के लिए OK पर क्लिक करें।

• नतीजतन, सभी ईमेल आपके संबद्ध आउटलुक के माध्यम से भेजे जाएंगे। पुष्टि करने के लिए अपने आउटलुक भेजे गए विकल्प की जांच करें कि ईमेल भेजे गए हैं।

• जब आप एक भेजा गया ईमेल खोलते हैं, तो आप देखेंगे कि प्रत्येक फील्ड एक विशिष्ट व्यक्ति की जानकारी से भरा हुआ है।

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2. रेंज के चयन से ईमेल भेजने के लिए VBA कोड चलाएं

VBA के आशीर्वाद से, आप एक्सेल सूची से रेंज के पसंदीदा चयन के साथ ईमेल भेजने के लिए एक प्रोग्राम बना सकते हैं। कार्य करने के लिए नीचे उल्लिखित चरणों का पालन करें।

⇒ चरण 1: एक मॉड्यूल बनाएं

• VBA मैक्रो खोलने के लिए, Alt + F11 दबाएं।
• Insert टैब पर क्लिक करें।
• Module विकल्प चुनकर Module बनाएं।

⇒ चरण 2: VBA कोड पेस्ट करें

• नए Module में, निम्नलिखित VBA कोड पेस्ट करें।

#If VBA7 And Win64 Then 'Ptr is used to change for operating 32 bit to 64 bit Private Declare PtrSafe Function ShellExecute Lib "shell32.dll" Alias "ShellExecuteA" ( _ ByVal wnd As LongPtr, ByVal lpDirect As String, _ ByVal Parameters As String, ByVal File As String, ByVal Operation As String, _ ByVal nCmd As Long) As LongPtr #Else #End If Sub SendExcelListEMail() 'Declare the variables Dim xMailAdd As String Dim xRegCode As String Dim xBody As String Dim xURLink As String Dim xRngCell As Range Dim xIntRg As Range Dim xSelectTxt As String Dim k As Integer Dim p As Double On Error Resume Next 'Select range select adddress xSelectTxt = ActiveWindow.RangeSelection.Address 'Create a Input box for the range selection Set xIntRg = Application.InputBox("Please Input Excel data range:", "ExcelDemy", xSelectTxt, , , , , 8) 'Apply If condition to specify column numbers for the operation If xIntRg Is Nothing Then Exit Sub If xIntRg.Columns.Count <> 3 Then 'Show the result in a msg box for not meeting the condition MsgBox "Error with Region Selection, please confirm", , "ExcelDemy" Exit Sub End If 'Apply For loop to run operation in each row individually For k = 1 To xIntRg.Rows.Count ' Collect the email address and set to the variable xMailAdd = xIntRg.Cells(k, 2) ' Give a subject for the Email xRegCode = "ExcelDemy Registration No." ' Type the body of the email xBody = "" ' Insert Names with the variable xIntRg xBody = xBody & "Greetings " & xIntRg.Cells(k, 1) & "," & vbCrLf & vbCrLf xBody = xBody & " Here is your ExcelDemy Registration No. " ' Insert Registration No. with the variable xIntRg xBody = xBody & xIntRg.Cells(k, 3).Text & "." & vbCrLf & vbCrLf xBody = xBody & "We are really glad to have you visit in our site, keep supporting us." & vbCrLf xBody = xBody & "ExcelDemy Team" ' Define spaces with (hex) xRegCode = Application.WorksheetFunction.Substitute(xRegCode, " ", "%20") xBody = Application.WorksheetFunction.Substitute(xBody, " ", "%20") ' Specify to replace carriage returns with(hex) xBody = Application.WorksheetFunction.Substitute(xBody, vbCrLf, "%0D%0A") ' Generate the URL Link xURLink = "mailto:" & xMailAdd & "?subject=" & xRegCode & "&body=" & xBody ' Use the Link to start emailing ShellExecute 0&, vbNullString, xURLink, vbNullString, vbNullString, vbNormalFocus ' three seconds interval for sending keystrokes Application.Wait (Now + TimeValue("0:00:03")) Application.SendKeys "%s" Next End Sub

⇒ चरण 3: प्रोग्राम चलाएं

• F5 दबाकर प्रोग्राम चलाएं।
• Select इनपुट बॉक्स में रेंज।
• ईमेल भेजने के लिए OK पर क्लिक करें।

• परिणामस्वरूप, नीचे दिखाई गई छवि में दिखाए अनुसार ईमेल भेजने के पूर्वावलोकन दिखाई देंगे।

• अंत में, आप पुष्टि के लिए भेजे गए ईमेल की जांच कर सकते हैं।

अधिक पढ़ें: एक्सेल में शर्तें पूरी होने पर ईमेल कैसे भेजें (3 आसान तरीके)

निष्कर्ष

मुझे आशा है कि इस लेख ने आपको एक्सेल सूची से बल्क ईमेल भेजने के बारे में एक ट्यूटोरियल दिया है। इन सभी प्रक्रियाओं को सीखा जाना चाहिए और अपने डेटासेट पर लागू किया जाना चाहिए। अभ्यास वर्कबुक पर एक नज़र डालें और इन कौशलों को परीक्षण में डालें। हम आपके मूल्यवान समर्थन के कारण इस तरह के ट्यूटोरियल बनाते रहने के लिए प्रेरित हैं।

यदि आपके कोई प्रश्न हैं तो कृपया हमसे संपर्क करें। साथ ही, नीचे कमेंट सेक्शन में टिप्पणी छोड़ने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।

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हमारे साथ बने रहें और सीखते रहें।

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