जो लोग नियमित रूप से एक्सेल का उपयोग करते हैं, उनके लिए डेटा को सारांशित और हेरफेर करने के लिए बिल्ट-इन सूत्रों और फ़ंक्शंस की संख्या आश्चर्यजनक है। एक्सेल का उपयोग सचमुच हर कोई करता है: वित्तीय कक्षा के छात्रों से लेकर वॉल स्ट्रीट के हेज फंड मैनेजर्स तक। यह बेहद शक्तिशाली है, लेकिन साथ ही बहुत सरल भी।
एक्सेल के साथ शुरुआत करने वालों के लिए, सीखने वाले फ़ंक्शंस के पहले समूह में से एक सारांश फ़ंक्शंस हैं। इनमें SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, LARGE, SMALL और AGGREGATE शामिल हैं। ये फ़ंक्शंस संख्यात्मक डेटा पर सबसे अच्छे तरीके से उपयोग किए जाते हैं।
इस लेख में, मैं आपको दिखाऊंगा कि एक्सेल स्प्रेडशीट में सूत्र कैसे बनाएं और फ़ंक्शन डालें। एक्सेल में प्रत्येक फ़ंक्शन arguments (तर्क) लेता है, जो वे मूल्य हैं जिनकी फ़ंक्शन को आउटपुट की गणना करने के लिए आवश्यकता होती है।
सूत्र और फ़ंक्शंस को समझना
उदाहरण के लिए, यदि आपको 2 और 2 को एक साथ जोड़ने की आवश्यकता है, तो फ़ंक्शन SUM होगा और तर्क संख्या 2 और 2 होंगे। हम आम तौर पर इसे 2 + 2 के रूप में लिखते हैं, लेकिन एक्सेल में आप इसे =SUM(2+2) के रूप में लिखेंगे। यहां आप दो अक्षरशः संख्याओं के इस सरल जोड़ का परिणाम देख सकते हैं।
भले ही इस सूत्र में कुछ भी गलत नहीं है, यह वास्तव में आवश्यक नहीं है। आप एक्सेल में बस =2+2 टाइप कर सकते हैं और वह भी काम करेगा। एक्सेल में, जब आप SUM जैसे फ़ंक्शन का उपयोग करते हैं, तो तर्कों का उपयोग करना अधिक मायने रखता है। SUM फ़ंक्शन के साथ, एक्सेल कम से कम दो तर्कों की अपेक्षा करता है, जो स्प्रेडशीट पर सेल्स के संदर्भ होंगे।
एक्सेल सूत्र के अंदर सेल को कैसे संदर्भित करें? खैर, यह काफी आसान है। हर पंक्ति का एक नंबर होता है और हर कॉलम का एक अक्षर होता है। A1 स्प्रेडशीट पर शीर्ष बाईं ओर पहला सेल है। B1, A1 के दाईं ओर का सेल होगा। A2, A1 के ठीक नीचे का सेल है। काफी आसान है ना?
हमारा नया सूत्र लिखने से पहले, आइए काम करने के लिए कॉलम A और B में कुछ डेटा डालें। आगे बढ़ें और हमारे डेटा सेट के लिए A1 से A10 और B1 से B10 तक रैंडम नंबर टाइप करें। अब D1 पर जाएं और =SUM(A1,B1) टाइप करें। आपको परिणाम केवल A1 + B1 का मान दिखाई देना चाहिए।
एक्सेल में सूत्र टाइप करते समय ध्यान देने योग्य कुछ बातें हैं। सबसे पहले, आप देखेंगे कि जब आप फ़ंक्शन नाम के बाद पहला ओपनिंग पैरेंथिसिस ( टाइप करते हैं, तो एक्सेल स्वचालित रूप से आपको बताएगा कि वह फ़ंक्शन कौन से तर्क लेता है। हमारे उदाहरण में, यह number1, number2, आदि दिखाता है। आप तर्कों को कॉमा से अलग करते हैं। यह विशेष फ़ंक्शन अनंत संख्या में मान ले सकता है क्योंकि SUM फ़ंक्शन इसी तरह काम करता है।
दूसरे, या तो आप सेल रेफरेंस को मैन्युअली टाइप कर सकते हैं (A1) या आप ओपन पैरेंथिसिस टाइप करने के बाद सेल A1 पर क्लिक कर सकते हैं। एक्सेल सेल को सेल रेफरेंस के समान रंग में हाइलाइट भी करेगा ताकि आप सटीक संबंधित मान देख सकें। तो हमने एक पंक्ति को एक साथ जोड़ा, लेकिन हम बिना सूत्र को फिर से टाइप किए या कॉपी-पेस्ट किए अन्य सभी पंक्तियों को कैसे जोड़ सकते हैं? सौभाग्य से, एक्सेल इसे आसान बनाता है।
अपने माउस कर्सर को सेल D1 के निचले दाएं कोने पर ले जाएं और आप देखेंगे कि यह सफेद क्रॉस से काले प्लस साइन में बदल जाता है।
अब अपने माउस बटन को दबाए रखें और क्लिक करें। कर्सर को डेटा वाली अंतिम पंक्ति तक नीचे खींचें और अंत में छोड़ दें।
एक्सेल इतना स्मार्ट है कि वह जानता है कि सूत्र को बदलना चाहिए और अन्य पंक्तियों में मानों को प्रतिबिंबित करना चाहिए बजाय आपको पूरे रास्ते में वही A1 + B1 दिखाने के। इसके बजाय, आप A2+B2, A3+B3 और इसी तरह देखेंगे।
SUM का उपयोग करने का एक और तरीका भी है जो एक्सेल में तर्कों के पीछे की एक और अवधारणा को समझाता है। मान लीजिए हम A1 से A12 तक के सभी मानों को जोड़ना चाहते हैं, तो हम कैसे करेंगे? हम =SUM(A1, A2, A3, आदि) जैसा कुछ टाइप कर सकते हैं, लेकिन यह बहुत समय लेने वाला है। एक बेहतर तरीका है एक्सेल रेंज का उपयोग करना।
A1 से A12 को जोड़ने के लिए, हमें बस =SUM(A1:A12) टाइप करना होगा जिसमें दो सेल रेफरेंस को कॉमा के बजाय कोलन से अलग किया गया हो। आप =SUM(A1:B12) जैसा कुछ भी टाइप कर सकते हैं और यह A1 से A12 और B1 से B12 तक के सभी मानों को जोड़ देगा।
यह एक्सेल में फ़ंक्शंस और सूत्रों का उपयोग करने का एक बहुत ही बुनियादी अवलोकन था, लेकिन यह पर्याप्त है ताकि आप सभी डेटा सारांश फ़ंक्शंस का उपयोग शुरू कर सकें।
सारांश फ़ंक्शंस
डेटा के उसी सेट का उपयोग करके, हम बाकी सारांश फ़ंक्शंस का उपयोग यह देखने के लिए करेंगे कि हम किस तरह की संख्याओं की गणना कर सकते हैं। आइए COUNT और COUNTA फ़ंक्शंस से शुरू करते हैं।
यहां मैंने D2 में COUNT फ़ंक्शन और E2 में COUNTA फ़ंक्शन दर्ज किया है, दोनों फ़ंक्शंस के लिए डेटा सेट के रूप में A2:A12 रेंज का उपयोग करके। मैंने A9 में मान को टेक्स्ट स्ट्रिंग hello में भी बदल दिया ताकि अंतर दिखाया जा सके। COUNT केवल उन सेल्स को गिनता है जिनमें संख्याएं होती हैं जबकि COUNTA उन सेल्स को गिनता है जिनमें टेक्स्ट और संख्याएं होती हैं। दोनों फ़ंक्शंस खाली सेल्स को नहीं गिनते। यदि आप खाली सेल्स गिनना चाहते हैं, तो COUNTBLANK फ़ंक्शन का उपयोग करें।
अगले हैं AVERAGE, MEDIAN और MODE फ़ंक्शंस। औसत स्व-व्याख्यात्मक है, माध्य संख्याओं के एक सेट में मध्य संख्या है और बहुलक संख्याओं के एक सेट में सबसे आम संख्या या संख्याएं हैं। एक्सेल के नए संस्करणों में, आपके पास MODE.SNGL और MODE.MULT हैं क्योंकि एक सेट में एक से अधिक संख्या हो सकती है जो सबसे आम संख्या है। मैंने नीचे दिए गए उदाहरण में B2:B12 रेंज का उपयोग किया है।
आगे बढ़ते हुए, हम B2:B12 के संख्या सेट के लिए MIN, MAX और STDEV की गणना कर सकते हैं। STDEV फ़ंक्शन गणना करेगा कि मान औसत मान से कितने व्यापक रूप से फैले हुए हैं। एक्सेल के नए संस्करणों में, आपके पास STDEV.P और STDEV.S हैं, जो क्रमशः पूरी आबादी के आधार पर या नमूने के आधार पर गणना करते हैं।
अंत में, दो और उपयोगी फ़ंक्शंस हैं LARGE और SMALL। वे दो तर्क लेते हैं: सेल रेंज और k-वां सबसे बड़ा मान जिसे आप वापस करना चाहते हैं। तो यदि आप सेट में दूसरा सबसे बड़ा मान चाहते हैं, तो आप दूसरे तर्क के लिए 2 का उपयोग करेंगे, तीसरी सबसे बड़ी संख्या के लिए 3, आदि। SMALL उसी तरह काम करता है, लेकिन आपको k-वां सबसे छोटा नंबर देता है।
अंत में, AGGREGATE नामक एक फ़ंक्शन है, जो आपको ऊपर उल्लिखित किसी भी अन्य फ़ंक्शन को लागू करने की अनुमति देता है, लेकिन यह आपको छिपी हुई पंक्तियों को अनदेखा करने, त्रुटि मानों को अनदेखा करने आदि जैसी चीजें करने की भी अनुमति देता है। आपको शायद इसका इतना उपयोग करने की आवश्यकता नहीं होगी, लेकिन यदि आपको इसकी आवश्यकता है तो आप यहां इसके बारे में अधिक जान सकते हैं।
तो यह एक्सेल में कुछ सबसे आम सारांश फ़ंक्शंस का एक बुनियादी अवलोकन है। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो बेझिझक टिप्पणी पोस्ट करें। आनंद लें!
