घर से काम करते समय, अधिकांश समय हम समय का ट्रैक खो देते हैं और अधूरे कार्यों के साथ समाप्त होते हैं। इस प्रकार योजना बनाना और स्टिकी नोट्स बनाना हमारे द्वारा उपयोग की जाने वाली सबसे अच्छी प्रथा है। लेकिन, क्या होगा अगर मैं आपको बताऊं कि आपको इन चीजों की आवश्यकता नहीं है और फिर भी आप अपना काम समय पर पूरा कर सकते हैं। इस लेख में, हम सीखेंगे कि Microsoft Planner का उपयोग कैसे करें और घर से काम करते समय कार्यों को ट्रैक करें।
Microsoft Planner एक टू-डू ऐप है जो केवल Office 365 के साथ आता है। स्व-संगरोध के इन दिनों में, आइए सीखें कि एप्लिकेशन का उपयोग करके खुद को अधिक उत्पादक कैसे बनाया जाए। घर पर रहने से हम आलसी हो सकते हैं, कार्यों को प्राथमिकता देना वही है जो हमें करने की आवश्यकता है।
Microsoft Planner का उपयोग करके कार्यों को ट्रैक करें
एप्लिकेशन Office 365 Groups से जुड़ी "Plans" के साथ काम करता है। इसका मतलब है कि सभी कार्य या योजनाएं उस समूह के अनुसार काम करती हैं जिससे वे संबंधित हैं। जब एक नई योजना बनाई जाती है, तो एक नया समूह भी स्वचालित रूप से बन जाता है। जब तक कार्य किसी मौजूदा समूह को सौंपा नहीं जाता, यह हमेशा एक नया समूह बनाएगा। लेकिन, अगर आप इसे नहीं समझते हैं तो चिंता न करें, आप दैनिक आधार पर काम करते हुए सीखेंगे।
पढ़ें: Microsoft Planner में योजनाएं और कार्य कैसे जोड़ें।
जब हम किसी संगठन के लिए काम करते हैं चाहे वे बड़े हों या छोटे, हम एकल कार्य को भी अलग करते हैं। योजना से पूर्णता तक, हम एक कार्य को कई चरणों में विभाजित करते हैं। प्लानर हमें इस तरह बकेट बनाने की अनुमति देता है ताकि हम कार्यों के बीच अंतर कर सकें। अब, छोटे संगठन कार्यों को To-Do, In Progress, Completed जैसे विभाजित कर सकते हैं। हालांकि, नामकरण परंपरा और बकेट की संख्या बड़े संगठनों की तुलना में भिन्न हो सकती है।
जब लेख लिखने की बात आती है, तो हम Planning, Research, Writing, Editing, Reviewing, Submitted for Review, आदि के रूप में उपनाम संरचना करने का प्रयास करते हैं। हम कार्यों की प्रगति दिखाने के लिए प्रोग्रेस बार का भी उपयोग कर सकते हैं।
कार्य बनाने के लिए, आपको बकेट बनाने की आवश्यकता है। बकेट में तदनुसार कार्य होते हैं।
Board अनुभाग में, Add new bucket पर क्लिक करें।
बकेट का नाम दर्ज करें।
अब Add task पर क्लिक करें।
कार्य नाम दर्ज करें, due date सेट करें और इसे कर्मचारी को असाइन करें।
Add Task पर क्लिक करें और कार्य बनाया गया है।
एक योजना और कार्य बनाने के बाद, कोई केवल उन्हें प्राथमिकता दे सकता है। प्राथमिकता सेट करने के लिए, किसी भी बकेट से कार्य पर क्लिक करें। अब ड्रॉपडाउन से Priority स्तर चुनें।
प्रत्येक प्राथमिकता स्तर का अपना लोगो होता है। कार्य असाइन करने के लिए, बस Assign बटन पर क्लिक करें और कर्मचारी की ईमेल आईडी दर्ज करें। आप कार्यों के रंग भी सेट कर सकते हैं। कार्य को बड़ा करें, विंडो के दाईं ओर, आपको रंग पैलेट मिलेगा। उनमें से किसी एक को चुनें।
आपको सौंपे गए कार्यों की प्रगति आसानी से सेट कर सकते हैं। कार्य को बड़ा करें और ड्रॉपडाउन सूची से कार्य की Progress चुनें। कार्य के Notes या Descriptions दर्ज करें।
योजना और कार्यों की समग्र प्रगति जांचने के लिए, ऊपर मेनू से Charts पर क्लिक करें। यह आपको हर संभव तरीके से योजना की स्थिति दिखाएगा।
आप अपने कार्यों को अपने Outlook Calendar में भी जोड़ सकते हैं। बस ऊपरी मेनू में Schedule के बगल में तीन डॉट्स पर क्लिक करें और Add plan to Outlook calendar चुनें। 
अब Publish पर क्लिक करें और फिर Add to Outlook पर क्लिक करें। 
एक नए टैब में, आपका Office 365 Outlook Calendar खुल जाएगा। यहां अपने कार्यालय कार्य के लिए उपयोग किए जाने वाले कैलेंडर का चयन करें, एक रंग चुनें और Import पर क्लिक करें।
यहां आप दो दिन पहले सौंपे गए कार्य को पूरा करने के लिए पूरी तरह तैयार हैं।
इस तरह, आप Microsoft Planner का उपयोग करके हर कार्य को ट्रैक कर सकते हैं।
यदि आप इसे व्यापक उपयोग के साथ दैनिक आधार पर उपयोग करते हैं, तो यह आपके लिए सबसे शक्तिशाली और उपयोगी एप्लिकेशन के रूप में सामने आएगा।
