यदि आपके कार्यस्थल या व्यवसाय को Microsoft Office 365 की सदस्यता प्राप्त है, तो ऐसे कई बेहतरीन उपकरण हैं जिनका आप अपनी दक्षता में सुधार करने के लिए लाभ उठा सकते हैं। हम इनमें से कुछ को पहले ही छू चुके हैं, जिनमें टीम्स, आउटलुक, वनड्राइव और साथ ही वननोट शामिल हैं। हालांकि, अब समय आ गया है कि हम अपना ध्यान माइक्रोसॉफ्ट प्लानर की ओर लगाएं।
एक परियोजना प्रबंधन उपकरण, प्लानर मुफ्त या सशुल्क सेवाओं ट्रेलो या आसन के समान है। यह बिना किसी अतिरिक्त लागत के आता है और इसे ठीक Office 365 में बनाया गया है, और यह आपके संगठन को महत्वपूर्ण कार्यों का ट्रैक रखने और वर्कफ़्लोज़ को बेहतर बनाने में मदद कर सकता है। हम इसे OnMSFT पर कैसे उपयोग करते हैं, और आप इसे अपने कार्यस्थल में कैसे उपयोग कर सकते हैं, इसके बारे में अधिक जानकारी यहां दी गई है।
"बकेट" के साथ विभिन्न कार्यों के लिए श्रेणियां बनाएं
प्लानर के अनुभव के केंद्र में कुछ चीजें हैं जिन्हें "योजना," "बकेट" और "बोर्ड" के रूप में जाना जाता है। सबसे पहले, एक बोर्ड वह है जो आपकी योजना, या कार्यों की सूची का घर है। एक बार जब आप साइडबार पर (+) बटन के साथ प्लानर के तहत एक योजना बना लेते हैं, तो आपके पास एक नया बोर्ड होगा। फिर आप विभिन्न प्रकार के कार्यों को आयोजित करने के लिए बोर्ड के भीतर विभिन्न "बकेट" बना सकते हैं।
आप बोर्ड के शीर्ष पर "नई बकेट जोड़ें" लिंक पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं। यहां ओएनएमएसएफटी में, हम अपने समाचार कवरेज को ट्रैक करने के लिए प्लानर का उपयोग करते हैं। हमारे पास हमारे अन्य प्रकार के कवरेज के लिए भी अलग-अलग बोर्ड हैं, जिनमें Office 365 और How-Tos शामिल हैं। आमतौर पर, हमारे पास स्टोरी आइडियाज, न्यूज स्टोरीज, डीआईबीएस के साथ-साथ संपादकों के लिए पूरी की गई स्टोरीज को चिह्नित करने के लिए एक विशेष बकेट भी होता है।
बकेट जोड़ने के बाद, बकेट के नाम के नीचे एक अलग (+) बटन होता है। यह आपको एक नया टास्क कार्ड बनाने और नियत तारीख निर्धारित करने या टीम के किसी सदस्य को असाइन करने की अनुमति देगा। हमारे पास इसके बारे में और नीचे है।
प्रगति, दिनांक सेट करके, कार्ड पर विवरण जोड़कर और बहुत कुछ करके कार्यों को ट्रैक करें
ऐसे कई तरीके हैं जिनसे आप अपने उत्पादकता लाभ के लिए प्लानर में टास्क कार्ड का लाभ उठा सकते हैं। आप इसे विभिन्न बकेट में ले जाने के लिए ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग कर सकते हैं, इसकी प्रगति बदल सकते हैं, और प्रारंभ तिथि और देय तिथि सेट कर सकते हैं। आप अपने सहयोगियों को यह बताने के लिए विवरण भी लिख सकते हैं कि आप क्या काम कर रहे हैं। पर। सादगी के लिए, यहां एक चेकलिस्ट भी है, जो असाइन किए गए कार्यों की प्रगति को ट्रैक करने में मदद कर सकती है।
Even better, there's also an "Add attachment" button which you can use to insert files or links that will be visible on the card itself. We often use this feature here at OnMSFT to share links to sources for any articles we're writing about.
In addition, there are different colored "labels" which run along the side of each task cards. A total of six are available, and you can customize the name for each one. This will make stick a color label to the side of the card, and help make for a visual cue on what the card signifies. For us here at OnMSFT, we use "high priority" and "low priority" labels.
Use filters or group by feature to help you pick out what matters
As you add more and more tasks and bucket lists to planner, it might become hard to track what's going on. Luckily, there is a filter feature that can help. Available on the top right-hand side of the window, this will let you filter out assignments based on your name only --- or the name of your coworker.
As an alternative, you also can use the "Group by" feature to switch up the look of the bucket lists. This will allow you to group by the person the task is assigned to, by the progress, or by due dates and labels.
Try out charts to get an analytical look at your progress
The planner can get messy at times, and (as a boss or manager) you might not always get to see what's being worked on, and who is on what specific task. Luckily, Microsoft has a neat little feature built into Planner that can help.
From the top menu bar, next to the name of the Plan, you'll see an icon that looks like a graph. If you click this, it will switch you into a chart mode. You can see the total status of plans, and more details on what tasks have been started, in progress, late, or completed. You also can see the number of tasks per bucket, and the number of tasks per members. A list is also viewable on the side, with all available bucket items.
A similar feature is also available for anyone in the team to visually see their tasks across all plans and buckets. Just click on the circle icon on the left sidebar to trigger an overview page. You'll get a visual view of how many tasks you have left, and more.
How will you use Planner?
As you can see, Planner is a very powerful tool. There's more than one way you can use it to eliminate the chaos and better manage the tasks in your workplace environment. It's built right into Office 365, and you can get everything you need to manage your team without having to worry about having to switch between different services or apps. Do you think you'll use Planner in your company? Let us know in the comments below.