यदि आपका कार्यस्थल या व्यवसाय माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 365 की सदस्यता लेता है, तो ऐसे कई बेहतरीन टूल हैं जिनका लाभ उठाकर आप अपनी दक्षता में सुधार कर सकते हैं। हम पहले ही इनमें से कुछ को छू चुके हैं, जिनमें टीम्स, आउटलुक, वनड्राइव, साथ ही वननोट शामिल हैं। अब, हालांकि, माइक्रोसॉफ्ट प्लानर की ओर अपना ध्यान केंद्रित करने का समय आ गया है।
एक प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल, प्लानर मुफ्त या सशुल्क सेवाओं ट्रेलो या आसन के समान है। यह बिना किसी अतिरिक्त लागत के आता है और ऑफिस 365 में अंतर्निहित है, और आपके संगठन को महत्वपूर्ण कार्यों पर नज़र रखने और वर्कफ़्लो में सुधार करने में मदद कर सकता है। यहां इस बारे में अधिक जानकारी है कि हम OnMSFT पर इसका उपयोग कैसे करते हैं, और एक गाइड कि आप इसे अपने कार्यस्थल में कैसे उपयोग कर सकते हैं।
"बकेट" के साथ विभिन्न कार्यों के लिए श्रेणियां बनाएं
प्लानर अनुभव के केंद्र में "प्लान," "बकेट" और "बोर्ड" के रूप में जानी जाने वाली कुछ चीजें हैं। सबसे पहले, एक बोर्ड वह है जो आपके प्लान, या कार्यों की सूची का घर है। एक बार जब आप साइडबार पर (+) बटन के साथ प्लानर के तहत एक प्लान बनाते हैं, तो आपके पास एक नया बोर्ड होगा। फिर आप बोर्ड के भीतर विभिन्न "बकेट" बना सकते हैं विभिन्न प्रकार के कार्यों को व्यवस्थित करने के लिए।
आप बोर्ड के शीर्ष पर "नया बकेट जोड़ें" लिंक पर दबाकर ऐसा कर सकते हैं। यहां OnMSFT पर, हम अपनी समाचार कवरेज को ट्रैक करने के लिए प्लानर का उपयोग करते हैं। हमारे अन्य प्रकार की कवरेज के लिए भी अलग-अलग बोर्ड हैं, जिनमें ऑफिस 365, और हाउ-टू शामिल हैं। आमतौर पर, हमारे पास स्टोरी आइडियाज, न्यूज़ स्टोरीज़, DIBS के लिए बकेट होते हैं, साथ ही संपादकों के लिए पूर्ण की गई कहानियों को चिह्नित करने के लिए एक विशेष बकेट।
एक बार जब आप एक बकेट जोड़ लेते हैं, तो बकेट के नाम के नीचे एक अलग (+) बटन होता है। यह आपको एक नया टास्क कार्ड बनाने और एक देय तिथि निर्धारित करने, या इसे टीम के किसी सदस्य को सौंपने की अनुमति देगा। इस पर नीचे और अधिक।
प्रगति, तिथियां सेट करके, कार्ड पर विवरण जोड़कर, और अधिक के द्वारा कार्यों को ट्रैक करें
प्लानर में टास्क कार्ड का लाभ उठाकर आप अपनी उत्पादकता लाभ के लिए कई तरीके हैं। आप ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग इसे विभिन्न बकेट में ले जाने, इसकी प्रगति बदलने, और प्रारंभ तिथि और देय तिथि निर्धारित करने के लिए कर सकते हैं। आप अपने सहकर्मियों को यह बताने के लिए एक विवरण भी टाइप कर सकते हैं कि आप किस पर काम कर रहे हैं। सरलता के लिए, एक चेकलिस्ट भी है, जो जो भी सौंपा गया है उसकी प्रगति को ट्रैक करने में मदद कर सकती है।
यहां तक कि बेहतर, एक "अटैचमेंट जोड़ें" बटन भी है जिसका उपयोग आप फ़ाइलों या लिंक्स को डालने के लिए कर सकते हैं जो कार्ड पर ही दिखाई देंगे। हम अक्सर यहां OnMSFT पर किसी भी लेख के लिए स्रोतों के लिंक साझा करने के लिए इस सुविधा का उपयोग करते हैं जिनके बारे में हम लिख रहे हैं।
इसके अलावा, अलग-अलग रंग के "लेबल" हैं जो प्रत्येक टास्क कार्ड के किनारे चलते हैं। कुल छह उपलब्ध हैं, और आप प्रत्येक के लिए नाम अनुकूलित कर सकते हैं। यह कार्ड के किनारे एक रंग लेबल चिपका देगा, और कार्ड क्या दर्शाता है इस पर एक दृश्य संकेत बनाने में मदद करेगा। हमारे लिए यहां OnMSFT पर, हम "हाई प्रायोरिटी" और "लो प्रायोरिटी" लेबल का उपयोग करते हैं।
फिल्टर या ग्रुप बाय फीचर का उपयोग करके जो मायने रखता है उसे चुनने में मदद करें
जैसे-जैसे आप प्लानर में अधिक से अधिक कार्य और बकेट सूचियां जोड़ते हैं, यह ट्रैक करना कठिन हो सकता है कि क्या हो रहा है। सौभाग्य से, एक फिल्टर फीचर है जो मदद कर सकता है। विंडो के ऊपरी दाएं हाथ की तरफ उपलब्ध, यह आपको अपने नाम के आधार पर असाइनमेंट फ़िल्टर करने देगा --- या आपके सहकर्मी का नाम।
एक विकल्प के रूप में, आप बकेट सूचियों के रूप को बदलने के लिए "ग्रुप बाय" फीचर का भी उपयोग कर सकते हैं। यह आपको कार्य को सौंपे गए व्यक्ति द्वारा, प्रगति द्वारा, या देय तिथियों और लेबल द्वारा समूह बनाने की अनुमति देगा।
चार्ट आज़माएं अपनी प्रगति पर एक विश्लेषणात्मक नज़र पाने के लिए
प्लानर कभी-कभी गड़बड़ हो सकता है, और (एक बॉस या मैनेजर के रूप में) आप हमेशा यह नहीं देख पाएंगे कि क्या काम किया जा रहा है, और कौन किस विशिष्ट कार्य पर है। सौभाग्य से, माइक्रोसॉफ्ट के पास प्लानर में एक छोटी सी सुविधा अंतर्निहित है जो मदद कर सकती है।
शीर्ष मेनू बार से, प्लान के नाम के बगल में, आप एक आइकन देखेंगे जो ग्राफ की तरह दिखता है। यदि आप इस पर क्लिक करते हैं, तो यह आपको चार्ट मोड में बदल देगा। आप प्लान की कुल स्थिति देख सकते हैं, और कौन से कार्य शुरू किए गए हैं, प्रगति पर हैं, देर से हैं, या पूर्ण हैं, इस पर अधिक विवरण। आप प्रति बकेट कार्यों की संख्या, और प्रति सदस्य कार्यों की संख्या भी देख सकते हैं। साइड पर एक सूची भी देखने योग्य है, जिसमें सभी उपलब्ध बकेट आइटम हैं।
एक समान सुविधा टीम में किसी के लिए भी सभी प्लान और बकेट में उनके कार्यों को नेत्रहीन रूप से देखने के लिए उपलब्ध है। बाएं साइडबार पर सर्कल आइकन पर क्लिक करके एक अवलोकन पेज ट्रिगर करें। आपको इस बात का दृश्य दृश्य मिलेगा कि आपके पास कितने कार्य बचे हैं, और बहुत कुछ।
आप प्लानर का उपयोग कैसे करेंगे?
जैसा कि आप देख सकते हैं, प्लानर एक बहुत शक्तिशाली टूल है। आपके कार्यस्थल वातावरण में अराजकता को खत्म करने और कार्यों को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने के लिए इसका उपयोग करने के एक से अधिक तरीके हैं। यह ऑफिस 365 में अंतर्निहित है, और आप विभिन्न सेवाओं या ऐप्स के बीच स्विच करने की चिंता किए बिना अपनी टीम को प्रबंधित करने के लिए आवश्यक सब कुछ प्राप्त कर सकते हैं। क्या आपको लगता है कि आप अपनी कंपनी में प्लानर का उपयोग करेंगे? हमें नीचे टिप्पणियों में बताएं।
