पूरे कार्यालय अब दूरस्थ रूप से काम करने के लिए अनुकूल हो रहे हैं, कार्यों को असाइन और प्रतिनिधि करने का एक प्रभावी तरीका ढूंढना मुश्किल हो सकता है। जबकि दैनिक व्हाइटबोर्ड सत्र या टीम स्टैंड-अप मीटिंग का कोई सीधा विकल्प नहीं है, Microsoft Planner यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है कि हर कोई जानता है कि क्या हो रहा है।
यदि आप Planner में नए हैं, तो आप आगे बढ़ने से पहले पहले हमारे अवलोकन गाइड को पढ़ना चाह सकते हैं। Planner आपको एक Kanban-स्टाइल टास्क बोर्ड देता है, जहां कार्य कार्ड की ऊर्ध्वाधर सूचियों के रूप में क्षैतिज "बकेट" में व्यवस्थित होते हैं। बकेट का उपयोग कार्यों को श्रेणी या पूर्णता स्थिति के अनुसार समूहित करने के लिए किया जाता है।
कार्यों को Planner उपयोगकर्ताओं को "असाइन" किया जा सकता है। बोर्ड पर किसी भी कार्य पर क्लिक करें और फिर उसके शीर्षक के नीचे "+ Assign" बटन पर क्लिक करें।
दिखाई देने वाले ड्रॉपडाउन मेनू का उपयोग करके उस उपयोगकर्ता का चयन करें जिसे आप कार्य असाइन करना चाहते हैं। बोर्ड पर वापस, असाइनी कार्य के कार्ड पर दिखाई देगा, जिससे हर कोई देख सकेगा कि अब कोई समस्या से निपट रहा है।
टास्क असाइनमेंट से अधिकतम लाभ प्राप्त करने के लिए, उपयोगकर्ताओं को Planner सूचनाएं सक्षम करनी चाहिए। शीर्ष-दाएं कोने में सेटिंग्स कॉग आइकन पर क्लिक करें, पहले शीर्षक ("Planner") के तहत "Notifications" पर क्लिक करें। (नोट: भ्रामक रूप से, सेटिंग्स पेन में आगे एक अलग "Notifications" शीर्षक है, जो आपको एक क्लिक से सभी Planner अलर्ट चालू या बंद करने देता है।)
नोटिफिकेशन पॉपअप डायलॉग आपको चुनने देता है कि जब आपको एक नया कार्य असाइन किया जाता है तो आपको कैसे सूचित किया जाना चाहिए। सक्षम होने पर, जब भी आप किसी कार्य के असाइनी बनते हैं तो आपको एक ईमेल, पुश नोटिफिकेशन और Microsoft Teams अलर्ट मिलेगा। आप समय सीमा नजदीक आने या ओवरड्यू होने पर ईमेल अलर्ट प्राप्त करना भी चुन सकते हैं।
उपयोगकर्ताओं को कार्य असाइन करके, आपको इस बात की अधिक दृश्यता मिलती है कि क्या काम किया जा रहा है। आप व्यक्तिगत टीम सदस्यों के कार्यभार की जांच भी कर सकते हैं। Planner स्क्रीन के शीर्ष पर "Charts" टैब पर क्लिक करके प्रत्येक उपयोगकर्ता को असाइन किए गए कार्यों का विवरण देखें। यदि किसी के पास बहुत सारे बकाया कार्य हैं, तो आप उन्हें उनके दिन में मदद करने के लिए एक हाथ देना चाह सकते हैं।
