पूरे कार्यालय के साथ अब दूर से काम करने के लिए अनुकूल होने के कारण, कार्यों को सौंपने और सौंपने का एक प्रभावी तरीका पता लगाना मुश्किल हो सकता है। जबकि दैनिक व्हाइटबोर्ड सत्र या टीम स्टैंड-अप मीटिंग का कोई सीधा विकल्प नहीं है, Microsoft प्लानर यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकता है कि क्या हो रहा है।
अगर आप प्लानर में नए हैं, तो आगे बढ़ने से पहले आप हमारी ओवरव्यू गाइड को पढ़ना चाहेंगे। प्लानर आपको एक कानबन-शैली का टास्क बोर्ड देता है, जहां कार्यों को क्षैतिज "बाल्टी" में कार्ड की लंबवत सूची के रूप में व्यवस्थित किया जाता है। बकेट का उपयोग कार्यों को श्रेणी या पूरा होने की स्थिति के अनुसार समूहीकृत करने के लिए किया जाता है।
प्लानर उपयोगकर्ताओं को कार्य "असाइन" किए जा सकते हैं। बोर्ड पर किसी भी कार्य पर क्लिक करें और फिर उसके शीर्षक के नीचे "+ असाइन करें" बटन पर क्लिक करें।
ड्रॉपडाउन मेनू का उपयोग करें जो उस उपयोगकर्ता का चयन करने के लिए प्रकट होता है जिसे आप कार्य सौंपना चाहते हैं। बोर्ड पर वापस, असाइनी टास्क के कार्ड पर दिखाई देगा, जिससे सभी को यह देखने में मदद मिलेगी कि अब कोई है जो समस्या का समाधान कर रहा है।
टास्क असाइनमेंट का अधिक से अधिक लाभ उठाने के लिए, उपयोगकर्ताओं को प्लानर नोटिफिकेशन को सक्षम करना चाहिए। शीर्ष-दाएं कोने में सेटिंग कॉग आइकन पर क्लिक करें, उसके बाद पहले शीर्षक ("प्लानर") के तहत "सूचनाएं" पर क्लिक करें। (नोट:भ्रामक रूप से, सेटिंग फलक के नीचे एक अलग "सूचनाएं" शीर्षक है, जो आपको एक क्लिक के साथ सभी प्लानर अलर्ट चालू या बंद करने देता है।)
अधिसूचना पॉपअप संवाद आपको यह चुनने देता है कि जब आपको कोई नया कार्य सौंपा जाता है तो आपको कैसे सूचित किया जाना चाहिए। सक्षम होने पर, आपको एक ईमेल, पुश सूचना और Microsoft टीम अलर्ट प्राप्त होगा जब भी आप किसी कार्य का असाइनी बनेंगे। जब कोई कार्य अपनी समय सीमा के करीब आ रहा हो या अतिदेय हो गया हो, तो आप ईमेल अलर्ट प्राप्त करना भी चुन सकते हैं।
उपयोगकर्ताओं को कार्य सौंपने से, आप इस बारे में अधिक दृश्यता प्राप्त करते हैं कि किस पर काम किया जा रहा है। आप व्यक्तिगत टीम के सदस्यों के कार्यभार की जांच भी कर सकते हैं। प्रत्येक उपयोगकर्ता को सौंपे गए कार्यों का विश्लेषण देखने के लिए प्लानर स्क्रीन के शीर्ष पर "चार्ट" टैब पर क्लिक करें। अगर किसी के बहुत सारे काम बकाया हैं, तो हो सकता है कि आप उन्हें उनके दिन भर उनकी मदद करने के लिए एक हाथ देना चाहें।