यदि आप Microsoft 365 Personal, Family, या Business सब्सक्राइबर हैं, तो आपने अपने मेलबॉक्स के साइडबार में नीचे दाएं कोने में एक छोटा चेकमार्क देखा होगा जब Outlook on the web पर साइडबार देख रहे हों। यदि आप Try the new Outlook स्विच पर भी क्लिक करते हैं, तो यह एक लिंक है जो आपको To Do, Microsoft के नए टास्क मैनेजमेंट टूल के साथ एक प्रीव्यू इंटीग्रेशन आज़माने के लिए ले जाएगा।
यह टूल कुछ ऐसा है जो छोटे व्यवसाय मालिकों, छात्रों, माता-पिता, या शिक्षकों को समान रूप से उपयोगी लग सकता है। यह आपके महत्वपूर्ण फ़्लैग किए गए ईमेल खींच सकता है, आपको योजनाबद्ध चीजें दिखा सकता है, और यहां तक कि Microsoft Planner में आपके असाइनमेंट भी खींच सकता है। यहां उस सब पर एक नज़र है, और कैसे आप इसे अपने उत्पादकता लाभ के लिए उपयोग कर सकते हैं।
To Do में My Day और Tasks
To Do में सबसे पहली चीज़ जो ध्यान देने योग्य है वह है जिसे "My Day" के नाम से जाना जाता है। My Day प्रत्येक दिन पूरा करने के लिए आपके द्वारा चाहे जाने वाले कुछ कार्यों को जोड़ने के लिए एक नई साफ स्लेट है। आप Add a task बटन के साथ सामान्य कार्यों को मैन्युअली जोड़ सकते हैं, या आप स्क्रीन के शीर्ष पर लाइटबल्ब आइकन के साथ अपने दिन के लिए सुझाए गए यात्रा कार्यक्रम और अन्य आइटम देख सकते हैं। सुझावों को Yesterday, Later, और Earlier द्वारा समूहीकृत किया जाएगा, इस आधार पर कि To Do को लगता है कि आपको उन्हें कब जोड़ना चाहिए। आप इसे जोड़ने के लिए टास्क के बगल में + आइकन पर क्लिक कर सकते हैं, या इसे पूरा करने के लिए सर्कल बॉक्स पर क्लिक कर सकते हैं। My Day पेज से उपलब्ध अन्य विकल्पों में सॉर्ट करने के विकल्प शामिल हैं। आप महत्व, देय तिथि, वर्णानुक्रम, या निर्माण तिथि के अनुसार सॉर्ट करने के विकल्प देखेंगे।
To Do में "Tasks" सेक्शन भी ध्यान देने योग्य है। यह साइडबार के नीचे दिखाई देता है और उन सभी चीजों की आपकी सूची है जिन्हें आपने उन सभी श्रेणियों से To Do में जोड़ा है जिन पर हम अगले चर्चा करेंगे।
To Do में Important
To Do में अगला है जिसे "Important" के नाम से जाना जाता है। To Do में Important वे कार्य हैं जिन्हें आपने तत्काल के रूप में चिह्नित किया है, जैसे कि उस महत्वपूर्ण मीटिंग में भाग लेना, या पेपर ग्रेड करना, या यहां तक कि बिल्ली के बच्चों को खिलाना। स्टार आइकन के कारण इन्हें अतिरिक्त दृश्य ध्यान मिलेगा जो आप उनके बगल में देखेंगे। Important कार्य अन्य कार्यों की तरह ही काम करते हैं। Add a task बटन के साथ एक बनाने के बाद, आप इसे सूची में पॉप्युलेट होते देखेंगे और स्टार के साथ महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित कर सकते हैं। आप सर्कल चेकबॉक्स पर क्लिक करके इसे पूरा कर पाएंगे। To Do में सभी कार्यों में टास्क के बगल में एक आइकन भी होगा जो आपको बताएगा कि यह कहां से आया है --- चाहे वह My Day हो, या एक ईमेल।
To Do में Planned
To Do में तीसरा क्षेत्र जिसे "planned" के नाम से जाना जाता है। जैसा कि नाम से पता चलता है, नियोजित कार्य भविष्य के लिए कार्य हैं। आप + आइकन के साथ इन कार्यों को बना सकते हैं, और फिर add पर क्लिक करें। एक बार जोड़ने के बाद, आप राइट-क्लिक करके, और दूसरी तारीख चुनकर देय तिथि बदल सकते हैं। टास्क पर एक पारंपरिक लेफ्ट क्लिक, इस बीच, आपको रिमाइंडर विकल्प, चरण, और अलग तारीख सेट करने के लिए और विकल्प देगा। यदि आपको आवश्यकता हो तो आप फ़ाइलें भी संलग्न कर सकते हैं या नोट्स छोड़ सकते हैं।
To Do में Assigned to you और Flagged email
यदि आपका छोटा व्यवसाय या स्कूल Microsoft 365 की सदस्यता लेता है और Microsoft Planner का उपयोग कर रहा है, तो To Do का यह सेक्शन आपके लिए है। "Assigned to you" सेक्शन आपको प्रबंधन द्वारा To Do या Microsoft Planner के माध्यम से आपको असाइन किए गए कार्य दिखाएगा।
आपको साइडबार में पॉप-अप में Create बटन पर क्लिक करके इसे सेट अप करने की आवश्यकता हो सकती है, अपने Planner अकाउंट को To Do से लिंक करने के लिए। एक बार सेट अप हो जाने पर, सभी Planner कार्य To Do में दिखाई देंगे। आप . . . पर क्लिक करके और फिर Show completed tasks चुनकर पुराने भी देख सकते हैं। यह एक छोटी सी सुविधा है जो आपको एक अच्छा उत्पादकता बढ़ावा देती है और उन सभी कार्यों पर एक नज़र डालती है जिन्हें आपको दिन के लिए समाप्त करने की आवश्यकता है।
हम Flagged email सेक्शन के बारे में भी बात करेंगे। यदि आपने Outlook में किसी ईमेल को फ़्लैग किया है, तो वे To Do के इस सेक्शन में दिखाई देंगे। यहां से, आप टास्क पर राइट-क्लिक करके इसे "My Day" सूची में जोड़ सकते हैं, महत्व हटा सकते हैं, या देय तिथि बदल सकते हैं। इस पर डबल क्लिक करने से, इस बीच, आपको संदेश से जानकारी दिखाई देगी, और आपको इसे Outlook में खोलने की अनुमति देगी। फिर से, कई चीजों पर क्लिक किए बिना महत्वपूर्ण चीजों को खोजने से बचने के लिए यह एक अच्छा छोटा शॉर्टकट है।
To Do के अन्य पहलू
हमने To Do के मुख्य पहलुओं को छुआ है, लेकिन आप सेवा के Lists फ़ंक्शन का भी लाभ उठा सकते हैं। एक बार जब आप To Do में एक टास्क जोड़ते हैं, तो आप इसके लिए एक सूची बना सकते हैं। मान लें, यदि टास्क खरीदारी करना है, तो आप टास्क पर राइट-क्लिक कर सकते हैं, और फिर इसके लिए एक सूची बना सकते हैं। सूची साइडबार में दिखाई देगी, और आप उन्हें पूरा करते ही चीजों को चेक ऑफ कर पाएंगे। यह जटिल स्थितियों को प्रबंधित करने का एक वास्तव में अच्छा तरीका है, जैसे पेपर ग्रेड करना, या यहां तक कि सामान की इन्वेंट्री।
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